Configurer et utiliser le connecteur HubSpot pour ChatGPT

• Utilisez le chat pour obtenir des réponses rapides et quotidiennes à vos questions sur votre contexte client dans HubSpot.
• Utilisez des recherches approfondies pour appliquer des recherches et des analyses de niveau doctorat à votre contexte client pour les fiches d’informations HubSpot en utilisant des requêtes rédigées dans un langage naturel.
• Créez et mettez à jour les fiches d’informations du CRM HubSpot, y compris les contacts et les transactions, à partir de la fenêtre de discussion ChatGPT.
• Générez des informations et prenez des mesures en fonction de votre historique d’engagement, notamment en consignant des e-mails, des appels, des réunions, des tâches et des notes. 
• Analysez les performances des campagnes marketing HubSpot pour suivre les indicateurs, identifier les tendances et évaluer le contenu des articles de blog, des pages de destination et des pages de site web. 

Avant de commencer

Avant de commencer à travailler avec le connecteur, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l’avance, ainsi que les conséquences potentielles de son utilisation.

• Le connecteur HubSpot pour ChatGPT est disponible pour tous les clients HubSpot à travers toutes les versions et disposant d’un compte OpenAI.
• Toutes les interactions restent soumises aux limites d’utilisation des API HubSpot.

• Lorsque vous créez ou mettez à jour des fiches d’informations HubSpot en masse, vous ne pouvez créer ou mettre à jour que 10 fiches d’informations à la fois. 

• Les règles de validation personnalisées (y compris les validations des phases du pipeline et des libellés d’association) ne sont pas appliquées lors de la création ou de la mise à jour des fiches d’informations HubSpot via le connecteur.
• Lorsque vous analysez les données de vos pages de site web, pages de destination ou articles de blog :
  • Seules les données des pages et des articles publiés seront disponibles. Pour les brouillons, vous pourrez uniquement accéder aux métadonnées de la page ou de l’article.
  • Pour obtenir des données de performance pour des pages ou des articles individuels, vous devez spécifier le nom de la campagne et la plage de dates dans votre requête.
• Lors de la demande de données pour vos utilisateurs et vos équipes (par exemple, les rôles utilisateur, les adhésions aux équipes, les structures hiérarchiques), il est recommandé d’utiliser un langage à la première personne (par exemple, mon équipe, mes subordonnés) pour le contexte personnel ou un langage à l’échelle de l’organisation (par exemple, notre équipe commerciale, tous les responsables) pour une analyse plus large.

Types d’objets et autorisations pris en charge

Le connecteur peut créer et mettre à jour des fiches d’informations CRM dans HubSpot, ainsi que consigner des activités. Il peut également accéder à l’historique d’engagement complet des fiches d’informations HubSpot, telles que les e-mails, les appels, les réunions, les notes et les tâches, et les analyser. 

Pour accorder un accès supplémentaire à de nouveaux objets ou à de nouvelles données d’informations via le connecteur, un super administrateur doit mettre à jour les autorisations de données du connecteur. Une fois qu’un super administrateur a mis à jour les autorisations de données, chaque utilisateur devra reconnecter le connecteur pour accéder aux données nouvellement approuvées. Les utilisateurs peuvent accéder uniquement aux données autorisées par leurs autorisations utilisateur HubSpot existantes.

Pouren savoir plus sur l’accès du connecteur ChatGPT aux objets HubSpot, consultez les règles ci-dessous.

Approuver le connecteur (super administrateurs)

Avant que les utilisateurs puissent connecter le connecteur HubSpot pour ChatGPT, un super administrateur doit l’approuver et configurer ses autorisations de données et son accès à l’installation. Pour approuver le connecteur, suivez les étapes de vérification et d’approbation des applications. Au cours du processus d’approbation, vous pouvez également sélectionner les autorisations de données facultatives auxquelles le connecteur peut accéder et qui, dans le compte, est autorisé à l’installer.

Configurer le connecteur HubSpot pour ChatGPT

Une fois qu’un super administrateur vous a autorisé l’accès pour installer le connecteur, vous pouvez procéder à la configuration du connecteur.

1. Dans votre fenêtre de discussion ChatGPT, sélectionnez l’icône de votre profil dans l’angle inférieur gauche.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur Applications.
4. Sélectionnez HubSpot, puis cliquez sur Connecter.
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Continuer vers HubSpot.
6. Authentifiez-vous à l’aide de vos identifiants HubSpot.
7. Sélectionnez le compte HubSpot auquel vous souhaitez vous connecter.
8. Sur la page Connexion du connecteur HubSpot pour ChatGPT à HubSpot , sélectionnez les autorisations que vous souhaitez autoriser pour le connecteur. Cliquez ensuite sur Connecter l’application. 
9. Après vous être connecté, vous serez redirigé vers la fenêtre de chat ChatGPT. Vous pouvez désormais utiliser le connecteur. 

Bonnes pratiques pour utiliser le connecteur HubSpot pour ChatGPT

Pour de meilleurs résultats :

• Incluez le terme « HubSpot » dans vos requêtes pour améliorer la précision et déclencher automatiquement le connecteur.

• Nettoyez régulièrement vos données HubSpot afin de garantir des réponses précises et pertinentes. Des données exactes permettent d’obtenir de meilleures informations. Découvrez-en davantage sur le centre de contrôle de la qualité des données HubSpot.
• Ajoutez des informations contextuelles en fonction de la façon dont vous utilisez HubSpot (par exemple, des propriétés personnalisées ou des types d’objets spécifiques) pour rendre les réponses plus personnalisées et exploitables.
• Commencez petit en mettant à jour une fiche d’informations unique avant d’effectuer des modifications en masse. 
• Examinez toujours les modifications proposées par ChatGPT avant de les confirmer. 

Utilisez la bibliothèque de requêtes pour trouver l’inspiration et des exemples.

Utiliser le connecteur HubSpot pour ChatGPT

Utiliser le chat

1. Dans votre fenêtre ChatGPT, cliquez sur l’icône > + Plus.
   
2. Cliquez sur HubSpot pour activer le connecteur. Si votre invite contient le terme « HubSpot », le connecteur sera automatiquement activé. 
3. Ajoutez votre invite et appuyez sur Entrée.
4. Si vous demandez à ChatGPT de créer ou de mettre à jour une fiche d’informations dans HubSpot, ChatGPT peut vous indiquer quels sont les changements proposés et vous demander une confirmation avant d’apporter des modifications.

Remarque : Il est recommandé de configurer le connecteur pour toujours demander l’approbation avant d’effectuer les mises à jour. Pour ce faire, accédez aux paramètres de l’outil de connecteur HubSpot dans ChatGPT et définissez Rédiger des outils sur Nécessite une approbation.
Si vous définissez le connecteur sur Toujours autoriser, des modifications peuvent avoir lieu sans demander d’approbation.

5. Examinez les modifications proposées. Saisissez ensuite Oui pour confirmer ou Non pour annuler. 

6. ChatGPT confirmera que la fiche d’informations a bien été créée dans HubSpot et renverra un lien vers la fiche d’informations. Cliquez sur le lien pour ouvrir la fiche d’informations dans votre compte HubSpot.

Utiliser des recherches approfondies

1. Dans votre fenêtre ChatGPT, cliquez sur l’icône > + Recherches approfondies.
2. Cliquez sur le menu déroulant Applications et activez l’option HubSpot . Si votre requête contient le terme « HubSpot », les recherches approfondies seront automatiquement activées. 
3. Ajoutez votre invite de recherche approfondie et cliquez sur Entrée.
4. Répondez à toutes les questions de clarification posées lors de votre recherche approfondie. Vous pouvez consulter la progression de la requête et le journaux d’activités de recherche.
   
   
5. Une fois le rapport de recherche approfondi disponible, affichez les sources du rapport dans le panneau latéral. 
6. Vous pouvez utiliser la citation dans le rapport ou les sources pour accéder aux pages de fiches d’informations HubSpot à partir du rapport de recherche approfondi, et continuer à entreprendre des actions dans HubSpot.

Déconnecter le connecteur HubSpot pour ChatGPT

1. Dans votre fenêtre de discussion ChatGPT, cliquez sur l’icône de votre profil. Cliquez ensuite sur Paramètres. 
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Applications. 
3. Dans la section Applications activées , cliquez sur HubSpot. 
4. Dans l’angle supérieur droit du connecteur HubSpot pour les paramètres de ChatGPT, cliquez sur Déconnecter. 

Foire aux questions

Comment fonctionnent les contrôles administrateurs pour le connecteur HubSpot pour ChatGPT ?

Un super administrateur doit approuver le connecteur HubSpot pour ChatGPT avant que les utilisateurs puissent le connecter. Lors de l’approbation, les super administrateurs sélectionnent les autorisations de données auxquelles le connecteur peut accéder et qui, dans le compte, peut l’installer. Découvrez-en davantage sur la gestion des accès aux applications. 

Existe-t-il une différence entre l’application HubSpot dans ChatGPT et le connecteur HubSpot pour ChatGPT ?

Il n’y a pas de différence ; elles sont identiques. Dans ChatGPT, le connecteur HubSpot peut simplement être répertorié en tant qu’application HubSpot.

À quelles données du CRM HubSpot le connecteur aura-t-il accès ?

Lorsqu’il est activé pour votre organisation, le connecteur permet à ChatGPT d’accéder à vos contacts, entreprises, transactions, tickets, utilisateurs, lignes de produits, devis, factures, commandes, paniers, produits, abonnements et segments d’objets (listes) HubSpot, ainsi qu’à leurs associations.

Le connecteur a également accès à l’historique d’engagement, y compris les e-mails, les appels, les réunions, les tâches et les notes. Cela permet à ChatGPT de fournir des informations plus riches et contextuelles basées sur les communications réelles de vos clients.

Remarque : Les associations sont limitées au même ensemble d’objets répertoriés ci-dessus. Les objets personnalisés, les données non structurées et les interactions associées ne sont pas encore disponibles.

ChatGPT peut-il mettre à jour mes données HubSpot en mon nom ?

Oui, le connecteur HubSpot pour ChatGPT peut créer et mettre à jour des fiches d’informations du CRM et enregistrer des activités directement depuis la fenêtre de chat de ChatGPT. Elle inclut :

• Création de nouveaux contacts et de nouvelles transactions.
• Mettre à jour les propriétés des fiches d’informations (par exemple, les phases de transaction, les informations de contact) et consigner des notes sur les fiches d’informations.
• Création de tâches et suivis.

Lorsque vous utilisez ces capacités d’écriture, ChatGPT vous montrera les modifications proposées avant leur exécution. Toutes les actions sont attribuées dans le journal d’audit de votre compte HubSpot à la fois à l’utilisateur et au connecteur ChatGPT. Actions de création et de mise à jour groupées pour un maximum de 10 fiches d’informations par requête. Examinez toujours les modifications proposées par ChatGPT avant de les exécuter et prenez un moment pour les confirmer.

Le connecteur HubSpot pour ChatGPT respectera-t-il mes préférences en matière de localisation des données ?

Oui. L’emplacement de votre centre de données respectera lorsque les données sont acheminées via les serveurs HubSpot. Par exemple, les demandes des comptes hébergés dans l'UE seront acheminées via le centre de données européen.

Est-ce que OpenAI effectue un entraînement sur mes données à partir du connecteur HubSpot ?

OpenAI respecte les paramètres d’entraînement que vous avez dans votre compte.

• Si vous utilisez ChatGPT avec un abonnement Entreprise, Business ou Education, les données de votre connecteur ne sont pas utilisées pour la formation, conformément à leurs conditions standard.
• Si vous disposez d’un abonnement gratuit, Go, Pro ou Plus (niveau grand public), vous avez la possibilité de désactiver l’entraînement du modèle dans vos paramètres ChatGPT. Si ce n’est pas le cas, OpenAI peut utiliser les données des connecteurs pour améliorer les performances des connecteurs (par exemple, une meilleure utilisation des outils et une meilleure précision de récupération), mais ne les utilisera pas pour l’entraînement général du modèle.

Comment le connecteur HubSpot pour ChatGPT gère-t-il les autorisations utilisateur ?

Le connecteur HubSpot pour ChatGPT respecte automatiquement les autorisations utilisateur définies dans HubSpot. Cela signifie que les utilisateurs verront uniquement dans ChatGPT les données CRM auxquelles ils sont autorisés à accéder dans HubSpot. Par exemple, les représentants commerciaux individuels ne verront que les données de pipeline pour les affaires qu'ils ont le droit de voir. Certains objets de CRM dans HubSpot disposent d’autorisations personnalisables. Lorsque l'accès est limité à des contacts spécifiques, qu'il s'agisse d'individus ou d'équipes, ChatGPT ne pourra voir que ces contacts. Découvrez-en davantage sur les autorisations utilisateur dans HubSpot.

Combien de temps OpenAI conserve-t-il les données accessibles via le connecteur ?

OpenAI conserve les données accessibles via le connecteur HubSpot pour permettre à ce dernier de fonctionner dans ChatGPT. En cas de résiliation de votre compte OpenAI, certaines données peuvent être conservées pour préserver l'historique de vos services. Pour plus d’informations sur les pratiques de OpenAI en matière de rétention des données, veuillez consulter la FAQ sur les contrôles de données et la politique de confidentialité de OpenAI. En savoir plus sur la confidentialité des entreprises chez OpenAI.

Combien de temps ChatGPT conserve-t-il ou supprime-t-il les données ?

Lorsque le connecteur HubSpot pour ChatGPT est activé par des outils tiers, les conditions que vous avez définies avec ces outils tiers régissent la conservation et la suppression des données. Pour en savoir plus sur les connecteurs dans ChatGPT, consultez l’article d’OpenAI intitulé Connecteurs dans ChatGPT . Pour plus d’informations sur les pratiques de OpenAI en matière de rétention des données, veuillez consulter la FAQ sur les contrôles de données et la politique de confidentialité de OpenAI.

De quelle visibilité les super administrateurs disposent-ils sur les journaux d'audit ou les données en temps réel par rapport au connecteur ?

Les super administrateurs peuvent utiliser les journaux d’audit pour savoir quels utilisateurs ont connecté ou reconnecté le connecteur HubSpot pour ChatGPT au compte, ainsi que la date et l’heure de la connexion. Découvrez-en davantage sur les journaux d'audit disponibles auprès d'OpenAI.

Comment HubSpot aide-t-il ses clients à comprendre le fonctionnement de ces connecteurs et les risques pouvant être associés aux connecteurs tiers ?

HubSpot invite tous ses clients à lire attentivement et à comprendre les conditions applicables à leur compte HubSpot et à tout compte tiers connecté, telles que les conditions de leur abonnement à ChatGPT. Nous avons fourni des informations que nous jugeons utiles dans cet article de la base de connaissances et dans ces FAQ. Vous devez toujours évaluer soigneusement les avantages et les risques de tout outil que vous choisissez d’utiliser.

Comment les données du client ou du CRM sont-elles conservées en toute sécurité lors de cette connexion ?

Vous contrôlez les données que vous partagez, avec quels connecteurs tiers, ainsi que les autorisations et paramètres que vous avez choisis dans vos comptes HubSpot et tiers. Vous devez toujours évaluer soigneusement les avantages et les risques de tout outil que vous choisissez d’utiliser. Pour plus d'informations sur les contrôles de sécurité d'OpenAI, consultez Admin Controls, Security, and Compliance in Connectors (Contrôles d'administration, sécurité et conformité avec les connecteurs).

OpenAI peut-il copier l’intégralité de mon CRM ou de mes listes de clients via le connecteur ?

Non, il n’a pas le droit de copier des données CRM ou des listes entières de clients via le connecteur. Pour plus d’informations sur la façon dont les données que vous choisissez d’analyser dans ChatGPT sont utilisées par OpenAI, veuillez consulter ci-dessus.

L’utilisation de ce connecteur pourrait-elle permettre aux concurrents d’obtenir par inadvertance des informations sur les données ou la stratégie de CRM d’une entreprise ?

Pour en savoir plus sur la façon dont OpenAI utilise vos données, consultez la FAQ sur les contrôles de données et la politique de confidentialité d'OpenAI. Pour plus d’informations sur les pratiques de OpenAI en matière de rétention des données, veuillez consulter la FAQ sur les contrôles de données et la politique de confidentialité de OpenAI. En savoir plus sur la confidentialité des entreprises chez OpenAI. Comme tout outil tiers, vous devez évaluer avec attention les avantages et les risques de votre utilisation.

Les agences ou consultants externes disposant d’un accès super administrateur peuvent-ils connecter les données du CRM directement à ChatGPT sans supervision supplémentaire ?

Le connecteur HubSpot pour ChatGPT respecte les autorisations d’accès que vous avez accordées dans votre compte HubSpot. Si des agences ou des consultants externes disposant d’un accès super administrateur dans votre compte HubSpot peuvent connecter le connecteur HubSpot pour ChatGPT dans votre compte HubSpot. Vérifier les tentatives de connexion dans les journaux d’audit.

Cette intégration est-elle conforme à des réglementations strictes en matière de confidentialité, telles que le RGPD, en particulier dans l’UE ?

Bien que les produits et outils HubSpot puissent soutenir vos efforts de conformité en matière de confidentialité, l'utilisation des produits HubSpot ne suffit pas. L’Accord sur le traitement des données de HubSpot s’applique à l’utilisation des Services HubSpot par le Client, et l’entreprise s’efforce d’être aussi transparente que possible en ce qui concerne ses fonctionnalités et les protections mises en place. En fin de compte, vous êtes le mieux placé pour comprendre vos obligations en matière de protection des données et si nos services répondent à vos besoins en matière de conformité.

ChatGPT peut-il avoir des hallucinations ou fournir des données inexactes ? Que peuvent faire les clients pour se protéger contre cela ?

ChatGPT peut faire des erreurs. Nous recommandons quelques techniques pour garantir que les résultats produits par le connecteur HubSpot pour ChatGPT sont précis et fiables :

• Assurez-vous que les données de votre compte connecté sont à jour et exactes.
• Désignez un membre de votre équipe pour réviser, affiner et vérifier les faits.
• Demandez des citations et des références pour tout fait ou toute affirmation importante afin de pouvoir les confirmer rapidement et facilement dans votre compte HubSpot.
• Ne vous fiez jamais aveuglément aux résultats de l’IA pour prendre des décisions importantes.

J’ai activé HubSpot en tant qu’outil de recherche approfondie, mais il continue à créer de faux exemples de données. Pourquoi cela se produit-il ?

• Ce message peut s’expliquer par différentes raisons, dont le fait que votre compte a été signalé par OpenAI pour violation de ses conditions d’utilisation.
• L’utilisation de la marque d’une autre organisation dans le nom ou le logo d’un GPT sans autorisation claire peut entraîner des violations des politiques d’OpenAI. OpenAI peut supprimer ou restreindre ces GPT.
• Veuillez contacter le support OpenAI (via l’icône de chat affichée dans l’angle inférieur droit) pour identifier et résoudre votre problème.

Le connecteur HubSpot pour ChatGPT aura-t-il accès aux données sensibles ?

Le connecteur HubSpot pour ChatGPT ne donne pas accès aux propriétés de données sensibles personnalisées ou au contenu sensible d’autres Services couverts par des données sensibles, y compris les Informations de santé personnelles et d’autres formes de Données hautement sensibles. Il dispose d'un accès en lecture seule aux fiches d'informations standard telles que les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets et leurs associations.

Quel est le résultat attendu lorsque je demande à ChatGPT de rédiger une campagne d’e-mailing ou un workflow ? Le connecteur HubSpot pour ChatGPT configure-t-il les e-mails marketing et le workflow ? Ou ChatGPT suggère-t-il le texte, les déclencheurs, les actions, etc., dans le volet ChatGPT ?

ChatGPT fournira le contenu provisoire que vous pourrez implémenter dans HubSpot.

Je suis un partenaire HubSpot qui gère plusieurs comptes HubSpot. Puis-je connecter un compte spécifique à un projet ChatGPT ?

Actuellement, vous ne pouvez connecter qu’un seul compte HubSpot à la fois à un seul compte ChatGPT. Pour travailler avec un autre compte HubSpot, vous devrez déconnecter le compte actuel et reconnecter le compte souhaité côté ChatGPT. S'il est impossible de gérer plusieurs connexions en simultané, il est possible de passer manuellement d'un compte à l'autre.

Le connecteur HubSpot pour ChatGPT nécessite-t-il une gestion des données impeccable (la plupart de votre base de données est-elle marquée par buyer persona ?

Si des données propres et bien organisées améliorent la qualité des informations, le connecteur n'a pas besoin de données parfaitement identifiées.

Quelles données HubSpot collecte-t-il sur les conversations de l’assistant IA lorsqu’il utilise le serveur MCP de HubSpot ?

Lorsque vous utilisez le serveur MCP de HubSpot, HubSpot peut collecter des résumés des appels d’outils, y compris l’intention de la demande et si elle a abouti. Nous prenons des mesures pour anonymiser les noms de personnes, d’entreprises ou de transactions. Ces données sont utilisées pour surveiller les performances des connecteurs et nous aider à améliorer votre expérience.