Configurer une rotation de réunion

Les rotations de réunions vous permettent de planifier des réunions au nom d’un groupe ou d’une équipe de représentants. Lorsque vous créez une nouvelle réunion sur la fiche d’informations d’un contact, d’une entreprise, d’une transaction ou d’un ticket, vous pouvez faire tourner l’organisateur de vos réunions. Vous pouvez également utiliser les rotations de réunion dans vos pages de planification.

Avant de commencer

Pour utiliser les rotations de réunion lors de la planification de réunions ou de la création de pages de planification :

• L’utilisateur qui planifie la réunion doit disposer d’une licence Sales ou Service attribuée et disposer des autorisations Créer des pages de planification pour d’autres personnes.
• Tous les utilisateurs inclus dans la rotation des réunions doivent avoir des licences Sales ou Service attribuées.
• Les utilisateurs de la rotation des réunions doivent également avoir leur calendrier connecté et avoir activé la synchronisation du calendrier .

Configurer une rotation de réunion

Pour créer une rotation de réunion :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Outils > Réunions.
3. Cliquez sur l’onglet Rotations de réunion. Cliquez ensuite sur Créer une rotation.
4. Dans le panneau de droite, entrez un nom de rotation .
5. Pour ajouter des utilisateurs à la rotation, cliquez sur le menu déroulant Rotation members. Puis, sélectionnez les utilisateurs ou équipes que vous souhaitez ajouter. Si vous sélectionnez des équipes, l'ajout ou la suppression d'utilisateurs de l'équipe ajoutera ou supprimera les membres de la rotation.
6. Dans la section Logique de distribution , sélectionnez comment les réunions doivent être attribuées aux membres :
   • Répartir équitablement les réunions entre les membres : les réunions seront réparties équitablement entre tous les membres.
   • Répartir les réunions sur la base d'un pourcentage pondéré attribué à chaque membre : vous pouvez attribuer un pourcentage pondéré à chaque membre. Ceci est utile si vous effectuez l'onboarding d'un nouveau membre de l'équipe et que vous ne souhaitez pas qu'il soit impliqué dans autant de réunions.
   • Cliquez sur Enregistrer.
7. Pour modifier le pourcentage pondéré des membres, cliquez sur le nom de la rotation.
   • Dans le tableau de rotation, il y aura une colonne Weight. Dans le champ Poids , saisissez le poids relatif de chaque membre. Cela indique le pourcentage relatif de réunions qu’ils devraient recevoir (par rapport aux autres membres).
   • Par défaut, chaque membre se voit attribuer un poids de 100 %. Si vous maintenez chaque membre à 100 %, ils recevront tous le même nombre de réunions. Si les poids de tous les membres sont identiques (quel que soit leur nombre), ils recevront un nombre égal de réunions.
   • Si un membre est affecté à 100 % et un autre à 50 %, le représentant affecté à 100 % se verra attribuer deux fois plus de réunions que l'autre.
   • En raison de la nature relative de la configuration, vous pouvez ajouter et supprimer des membres de votre rotation sans avoir à vérifier que la somme des pourcentages est égale à 100 %.
   • Cliquez sur Enregistrer et réinitialiser les comptes.

Remarque : Lorsque vous utilisez une rotation de réunion sur une page de planification Round Robin avec l’option Prioriser le propriétaire du contact activée, la disponibilité du propriétaire du contact apparaîtra avant la disponibilité du membre suivant de la rotation.

Modifier la rotation d'une réunion

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Outils > Réunions.
3. Cliquez sur le nom de la rotation.
4. Si un membre n’est pas disponible (par exemple, pour une formation ou des vacances), cliquez pour désactiver le bouton Disponibilité . Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez désactiver la disponibilité. Le membre ne sera pas programmé en tant qu’hôte pour les réunions utilisant cette rotation jusqu’à ce que son commutateur de disponibilité soit réactivé.

Remarque : La rotation des réunions ne prendra un membre en avant que si son option de disponibilité est désactivée. Si le bouton Disponibilité est activé, il continuera à apparaître dans la rotation, même si son calendrier connecté n’a aucun créneau disponible pour la réservation.

5. Pour modifier le nom ou les membres d'une rotation, cliquez sur Modifier la rotation.
   • Dans le panneau de droite, modifiez la rotation nom ou membres.
   • L'ajout d'un nouveau membre à une rotation réinitialisera le nombre de réunions réservées pour tous les membres de la rotation afin de garantir une répartition égale des réunions pour tous les membres à l'avenir.