Configurez des factures pour vos acheteurs

Utilisez les factures HubSpot pour envoyer des factures, suivre vos créances et collecter les paiements de vos acheteurs en utilisant les paiements HubSpot ou le traitement des paiements Stripe. En utilisant les factures, les acheteurs suivent un processus de paiement similaire aux liens de paiement et devis.

Cet article explique comment configurer des factures qui facturent vos acheteurs. Pour obtenir de l’aide concernant vos propres factures HubSpot, découvrez comment afficher, télécharger et payer votre facture HubSpot.

Vous pouvez créer des factures :

• À partir d’une fiche d’informations de contact, d’entreprise, de transaction ou de devis, ou à partir de la page index des factures.
• À partir d’un devis publié, pour copier les détails du devis dans une nouvelle facture.
• Automatiquement lors de la création des abonnements.
• Automatiquement lorsque des paiements sont effectués via des liens de paiement , des devis ou des devis hérités.
• Si le paramètre Créer automatiquement des contrats à partir de devis acceptés est activé et que vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, créée automatiquement. Les acheteurs effectuent des paiements au niveau de la facture. Les conditions de paiement net sont définies lors de la création de devis et la facturation courante est gérée par le biais de contrats. Découvrez-en davantage sur le paramètre.

Contrairement aux liens de paiement et aux devis, les factures suivent les dates d’échéance, les soldes et peuvent être marquées comme payées en dehors de votre prestataire de services de paiement. Elles contiennent également des numéros de facture, qui peuvent être nécessaires à certains acheteurs lorsqu'ils demandent un paiement.

Avant de commencer

Comprendre les limites et les considérations

• Si le paramètre Créer automatiquement des contrats à partir de devis acceptés est activé et que vous êtes inscrit à la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés, une fiche d’informations de contrat est automatiquement créée lorsqu’un devis est accepté par l’acheteur et que le contrat est utilisé pour gérer la facturation, la création de factures et la collecte des paiements en cours. Découvrez-en davantage sur le paramètre.
• Les utilisateurs HubSpot créés avant le 9 février 2023 disposent des autorisations Afficher et Modifier pour les factures par défaut. Les utilisateurs créés après cette date ne disposent pas d’autorisations de facturation par défaut.
• Les numéros de factures continueront à s’incrémenter séquentiellement à partir de la dernière facture créée (même si cette facture ou toute autre facture a été supprimée).
  • La suppression de factures peut créer des lacunes permanentes dans la numérotation des factures.
  • La numérotation ne peut être réinitialisée que si toutes les factures sont supprimées (mais les factures réglées ne peuvent pas être supprimées). Vous devez consulter votre équipe comptable pour assurer la conformité avec vos systèmes actuels.

Configuration des paramètres de facturation généraux

Pour commencer, configurez les paramètres de facturation suivants :

1. Configurer les autorisations de facturation : pour contrôler les utilisateurs HubSpot qui ont accès à la consultation, à la création et à la modification des factures, découvrez comment modifier les autorisations utilisateur pour les utilisateurs existants ou comment définir des autorisations lors de l’ajout de nouveaux utilisateurs. Une licence essentielle ou hub est requise pour créer ou modifier des factures. En savoir plus sur les types de licences utilisateurs.
2. Ajouter un logo et des couleurs de marque à votre kit de marque HubSpot : les factures utiliseront automatiquement le logo et les couleurs définis dans vos paramètres de marque par défaut HubSpot. La mise à jour de votre logo et de vos couleurs n’entraînera pas la mise à jour des factures finalisées existantes, mais uniquement des factures en cours de rédaction et des factures créées après la mise à jour.
3. Définir les options de paiement par défaut : vous pouvez éventuellement définir les modes de paiement que vos factures accepteront par défaut dans vos paramètres de paiement. Vous pouvez également personnaliser cette fonction sur chaque facture lors de sa création.
4. Connecter votre domaine à HubSpot : par défaut, les factures sont hébergées sur le domaine principal connecté à votre compte. Lors de la création d'une facture, vous pouvez également sélectionner l'un de vos domaines connectés. Si vous n'avez pas encore connecté un domaine ou si vous souhaitez connecter un sous-domaine distinct pour l'hébergement des factures (par exemple, billing.website.com), découvrez comment connecter un domaine à HubSpot.

Configurer les factures

Configurez les paramètres de facturation via l’onglet Configurer .

Personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture

Pour s'assurer que les numéros de facture HubSpot ne se chevauchent pas avec les numéros de facture de votre système de comptabilité, les factures HubSpot ont le préfixe INV et un numéro de départ de 1001 par défaut. Vous pouvez personnaliser le préfixe et le numéro de départ à partir des paramètres de votre facture. Une fois qu'une facture a été finalisée et qu'un numéro lui a été attribué, par exemple INV-1002, ce numéro ne peut être ni modifié ni réutilisé.

Remarque : Avant de personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture, vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer qu’ils sont compatibles avec les systèmes actuels.

Pour personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. Par défaut, les factures commencent par le préfixe INV. Pour le modifier, dans l'onglet Configuration, cliquez sur Modifier le préfixe. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nouveau préfixe et cliquez sur Enregistrer le préfixe. Le préfixe peut contenir 8 caractères maximum.
5. Par défaut, le numéro de facture de départ est 1001. Pour modifier cela, cliquez sur Mettre à jour le point de départ pour les numéros de facture. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nouveau numéro de point de départ, puis cliquez sur Mettre à jour le point de départ.

Autoriser la modification des factures non soldées

Activez l’option Modifier les factures ouvertes. Lorsque le paramètre est activé, les utilisateurs disposant des autorisations Super administrateur ou Modifier pour les factures peuvent modifier tous les champs sur les factures ouvertes. 

Il n’est pas nécessaire d’activer ce paramètre pour permettre aux utilisateurs de modifier les factures provisoires. Découvrez-en davantage sur la modification des factures finalisées.

Pour activer le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. Sous Gestion des factures, sélectionnez la case à cocher Autoriser la modification des factures ouvertes.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Autoriser la modification des factures réglées

Activez l’option Modifier les factures réglées. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à effectuer des modifications qui ne modifient pas le total des factures ou autoriser la modification des modifications financières qui changent les totaux des factures, les taxes ou les lignes de produits après le paiement. Lorsque le paramètre est activé, les utilisateurs disposant des autorisations Super administrateur ou Modifier pour les factures peuvent modifier les factures réglées.

Il n’est pas nécessaire d’activer ce paramètre pour permettre aux utilisateurs de modifier les factures provisoires. Découvrez-en davantage sur la modification des factures finalisées.

Pour activer le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. Sous Gestion des factures, sélectionnez une option :
   • Autoriser les modifications non financières sur les factures réglées : l’activation de ce paramètre permet aux utilisateurs de modifier les champs qui ne modifient pas le total des factures. Par exemple, les coordonnées du contact et de l’entreprise, les numéros de commande et les commentaires.
   • Autoriser les modifications financières sur les factures réglées (cela peut affecter le reporting) : l’activation de ce paramètre permet non seulement de modifier les champs qui ne modifient pas le total des factures, mais aussi les champs qui modifient les totaux, les taxes ou les lignes de produits des factures réglées. Lorsque les utilisateurs mettent à jour et confirment les modifications, le total de la facture, le solde dû et le statut de la facture sont mis à jour pour refléter les modifications apportées. Découvrez-en davantage sur la modification des factures finalisées.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Autoriser la suppression de facture

Autorisez la suppression des factures qui ne sont pas associées à une note de crédit, à un paiement ou à un abonnement. Les brouillons de factures peuvent être supprimés lorsque ce paramètre est désactivé. La suppression de la facture est définitive et ne peut donc pas être annulée.

Pour activer le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. Sous Gestion des factures, sélectionnez la case à cocher Autoriser la suppression de factures .
5. Cliquez sur Enregistrer. 

Définir l'association du contact de facturation

Associez automatiquement le contact de facturation de l’entreprise lors de la conversion des transactions et des devis en factures. Pour activer le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. Sous Association de contacts de facturation, sélectionnez la case à cocher Utiliser l’association de contacts de facturation de l’entreprise pour toutes les factures .
5. Cliquez sur Enregistrer.

Définir une adresse e-mail par défaut pour l'envoi de factures

Définissez une adresse e-mail par défaut pour les e-mails de facture. L'adresse e-mail par défaut peut être une adresse e-mail d'équipe ou une adresse e-mail personnelle. Si aucune adresse e-mail par défaut n’est définie, la facture sera envoyée à partir de l’adresse e-mail personnelle ou de l’adresse e-mail d’équipe choisie par l’utilisateur lors de l’envoi de la facture.

Pour définir une adresse e-mail par défaut :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.

3. Sous Paramètres de l'e-mail, cliquez sur le menu déroulant Adresse de l'expéditeur et sélectionnez l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser par défaut.
4. Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à envoyer manuellement des factures depuis leur adresse e-mail personnelle ou à partir d’autres adresses e-mail d’équipe auxquelles ils ont accès, sélectionnez la case à cocher Autoriser l’envoi à partir d’autres adresses e-mail .
5. Cliquez sur Enregistrer.

Créer automatiquement des factures pour les paiements

Choisissez de générer automatiquement des factures à partir de paiements ponctuels ou de devis hérités. Ce paramètre est activé par défaut.

Pour désactiver les factures automatisées pour les paiements sur les liens de paiement et les devis hérités :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. En haut, cliquez sur l’onglet Automatisation .
5. Décochez la case Paiements uniques pour désactiver la création automatique de factures pour les paiements sur les liens de paiement et les devis, puis cliquez sur Enregistrer.
6. Décochez la case Paiements d’abonnement automatiques pour désactiver la création automatique de factures pour les paiements effectués sur des abonnements, puis cliquez sur Enregistrer. Des factures sont toujours créées pour les abonnements à des paiements dus.

Envoyer des rappels aux clients pour qu’ils règlent leurs factures non soldées

Configurez des rappels par e-mail pour avertir les acheteurs qui ont une facture non réglée. L’envoi des rappels peut être planifié avant, après et à la date prévue. Dix contacts maximum peuvent y être ajoutés (1 contact dans le champ À et 9 contacts dans le champ Cc ). Les e-mails de rappel sont envoyés aux contacts de facturation comme suit :

• Champ À : premier contact trié par ordre alphabétique de nom, prénom et adresse e-mail.

• Champ CC : tous les contacts associés restants avec des adresses e-mail.

Remarque : Les factures doivent être créées pour que des rappels soient envoyés. Par exemple, si un rappel est défini pour être envoyé 2 jours avant la date d’échéance d’une facture, la facture doit avoir le statut Ouvert pour que le rappel d’envoi soit envoyé. Dans ce scénario, le rappel pour les factures définies pour une création automatique à une date ultérieure (par exemple, les factures créées à partir d’abonnements) ne sera pas envoyé, car la facture ne sera pas créée avant la date d’abonnement.

Pour activer les rappels par e-mail :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion des données , cliquez sur Objets.
3. Sur la page Objets , cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Factures.
4. En haut de la page, cliquez sur l'onglet Automatisation .
5. Sous Automatisations modélisées, activez l’option Envoyer des rappels aux clients pour qu’ils règlent leurs factures non soldées . Les e-mails seront envoyés depuis noreply@hubspot.com, sauf si une adresse d'expédition par défaut a été définie dans les paramètres de facturation. 
6. Par défaut, le calendrier de rappel comportera trois rappels (à la date d'échéance, sept jours après la date d'échéance et quatorze jours après la date d'échéance). Pour modifier les rappels :
   
   • Cliquez sur le menu déroulant Rappel et sélectionnez une option de date d’échéance. 
   • Si vous sélectionnez jours après la date d’échéance ou Jours avant la date d’échéance, saisissez le nombre de jours à côté de l’option de date d’échéance.
7. Cliquez sur + Ajouter un rappel pour ajouter un autre rappel.
8. Cliquez sur l'icône Supprimer delete pour supprimer une phase.
9. Cliquez sur le menu déroulant Heure d’envoi du rappel et sélectionnez l’heure à laquelle l’e-mail de rappel sera envoyé.
10. Cliquez sur Aperçu de l'e-mail pour voir à quoi il ressemblera une fois envoyé.
11. Lorsque vous avez défini vos options d'automatisation, cliquez sur Enregistrer.

Étapes suivantes

Après avoir configuré l'outil de facturation HubSpot, découvrez comment :

• Personnalisez les préréglages de facturation pour créer différentes configurations de facture à utiliser lors de la création d’une facture.
• Découvrez comment la version bêta du CPQ, de la facturation et des paiements connectés crée automatiquement des factures.
• Découvrez comment créer des factures à partir de zéro.
• Découvrez comment gérer les factures, y compris l’envoi, la modification, le suivi et l’exportation.
• Découvrez comment créer des séquences (Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise uniquement) et des workflows basés sur les factures (Pro et Entreprise uniquement) pour automatiser les processus de facturation.
• Découvrez comment utiliser la suite d’analyse des revenus pour mesurer les données des factures et leurs performances.