Gérer les places payées et les autorisations

Si vous êtes un super administrateur dans votre compte HubSpot, vous pouvez attribuer des sièges pour définir le niveau d'accès d'un utilisateur. Cela vous permet de donner un accès gratuit, en vue seulement, aux utilisateurs qui ont juste besoin d'une visibilité sur vos données et vos actifs, et un accès payant, complet, aux utilisateurs qui travailleront régulièrement dans HubSpot. Vous pouvez ensuite personnaliser les autorisations de chaque utilisateur pour lui donner un accès granulaire à des outils et fonctionnalités spécifiques.

Votre niveau d'abonnement détermine le nombre de sièges que vous pouvez attribuer par défaut. Ci-dessous, vous apprendrez comment créer de nouveaux utilisateurs avec des affectations de sièges, gérer les sièges des utilisateurs existants, acheter des sièges supplémentaires et mettre à niveau votre niveau d'abonnement. 

Remarque : cet article s'adresse aux utilisateurs participant au projet pilote de HubSpot en Australie et en Nouvelle-Zélande pour le nouveau modèle de tarification.

Ajouter et gérer des utilisateurs

Les utilisateurs disposant des autorisationsAjouter et modifier des utilisateurs et Modifier la facturation peuvent donner à d'autres utilisateurs l'accès aux fonctionnalités payantes incluses dans votre abonnement. Chaque fois que vous donnez un accès à un utilisateur, vous lui attribuez un siège.

Ajouter des utilisateurs

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• En haut à droite, cliquez sur Créer un utilisateur.
• Vous pouvez ajouter des utilisateurs de différentes manières :
  • Saisissez les adresses e-mail dans le champ Ajouter une (des) adresse(s ) e-mail. Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs en même temps, vous devez séparer les adresses e-mail par une virgule ou un espace.
  • Vous pouvez également importer des utilisateurs en utilisant un fichier .csv. Dans Excel, ajoutez une colonne E-mail avec les adresses e-mail de vos utilisateurs et enregistrez le fichier au format CSV. Cliquez sur Un fichier CSV, puis faites glisser et déposez votre fichier .csv, ou cliquez sur Choisir un fichier pour parcourir les fichiers de votre ordinateur.
  • Si l'intégration Salesforce est activée( Pro et Entreprise uniquement), vous pouvez importer des utilisateurs depuis Salesforce. Cliquez sur Enregistrements Salesforce. Par défaut, tous vos utilisateurs Salesforce seront sélectionnés pour être importés. Décochez les cases en regard des utilisateurs que vous ne souhaitez pas importer.

• Cliquez sur Suivant.
• Sur la page Configurer les niveaux d'accès des utilisateurs , cliquez sur Attribuer un siège pour développer la section.
• Cliquez sur le menu déroulant Affectation des sièges pour sélectionner le type de siège correspondant à l'utilisateur :
  • Siège principal : permet à l'utilisateur d'accéder aux fonctions et aux outils de n'importe quelle entreprise De marketing Hub, CMS Hub, Operations Hub, Sales Hub Starter, Service Hub Starter ou des caractéristiques de la plateforme partagée. Les sièges principaux sont payants et le niveau d'accès qu'ils offrent dépend du niveau le plus élevé du Hub que vous possédez.
  • Siège de consultation uniquement : permet à l'utilisateur de consulter certains outils de votre compte HubSpot. Étant donné que les sièges en consultation seulement ne sont pas payants, l'utilisateur ne peut pas créer, publier, modifier, enregistrer ou supprimer des informations dans votre compte, et il ne peut pas disposer d'autorisations de super administrateur. Ce type de siège peut convenir à une personne qui n'a besoin que d'un accès occasionnel à HubSpot pour consulter des rapports, collecter des données et effectuer des tâches administratives.
  • Siège de vente ou de service (Sales Hub ou Service Hub Professional ou Entreprise uniquement): permet à l'utilisateur d'accéder aux fonctionnalités et aux outils d'un siège de base, ainsi qu'à des outils de vente et de service supplémentaires qui facilitent la communication individuelle avec les clients.
  • Siège partenaire : permet aux employés partenaires éligibles d'accéder à toutes les fonctionnalités du compte d'un client. Ce siège est gratuit et n'est disponible que lors de l'ajout d'employés des partenaires de solutions.

• Ensuite, cliquez sur Choisir comment restreindre l'accès pour développer la section. Sélectionnez l'une des options de configuration des autorisations suivantes :

• • Ne pasrestreindre l'accès : les utilisateurs auront les permissions par défaut de HubSpot en fonction du siège que vous avez sélectionné.
  • Commencez par un modèle : les utilisateurs peuvent se voir attribuer un ensemble de permissions basé sur la fonction de l'utilisateur.
    
    • Cliquez sur Accès restreint avec un jeu de permissions par défaut pour développer la section de sélection des modèles.
    • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un modèle pour sélectionner un jeu de permissions par défaut.
    • Cliquez sur Limiter l'accès avec des autorisations pour développer la section de personnalisation des autorisations pour le modèle que vous avez sélectionné. Personnalisez davantage les jeux de permissions si nécessaire.
  • Partezde zéro : consultez la liste complète des autorisations de HubSpot et personnalisez l'accès pour vos nouveaux utilisateurs.

• Cliquez sur Accès à l'examen pour développer la section d'examen. Revenez aux sections précédentes si d'autres modifications sont nécessaires.
• Cliquez sur Suivant.
• Par défaut, HubSpot envoie un e-mail d'invitation aux nouveaux utilisateurs avec un lien pour définir leur mot de passe. Si l'utilisateur a déjà créé un mot de passe HubSpot pour un autre compte, vous pouvez ne pas envoyer l'e-mail de bienvenue en cochant la case Ne pas envoyer d'e-mail d'invitation lorsque cet utilisateur est ajouté à HubSpot.
• Vérifiez les autorisations, puis cliquez sur Créer un utilisateur.
• Vous pouvez continuer à configurer vos utilisateurs en envoyant un lien d'invitation, en ajoutant vos utilisateurs à une équipe ou en configurant des utilisateurs avec des paramètres prédéfinis :
  • Pour envoyer un lien d'invitation au nouvel utilisateur, cliquez sur Copier le lien d'invitation. Lorsqu'ils créent leur compte, l'e-mail doit correspondre à celui qui a été ajouté lors de la configuration de l'utilisateur.
  • Pour ajouter le nouvel utilisateur à une équipe, utilisez les menus déroulants sous Ajouter vos utilisateurs à une équipe.
  • Pour configurer le nouvel utilisateur avec des paramètres prédéfinis, sous Configurer les utilisateurs avec des paramètres prédéfinis, cliquez sur Configurer les utilisateurs avec des paramètres prédéfinis, puis sur le menu déroulant Paramètres prédéfinis. En savoir plus sur la création de préréglages.

Le nouvel utilisateur recevra un e-mail de bienvenue dans lequel il pourra définir son mot de passe et se connecter. Si le nouvel utilisateur ne reçoit pas d'e-mail de bienvenue dans les cinq minutes qui suivent, consultez ces étapes de dépannage. Notez que l'utilisateur ne recevra pas d'E-mail si vous avez coché la case Ne pas envoyer d'invitation par E-mail lorsque cet utilisateur est ajouté à HubSpot pendant le processus de création.

Une fois qu'un utilisateur a été ajouté à un compte et qu'il a défini son mot de passe, il peut recevoir des notifications, telles que des notifications d'affectation de prospects. L'utilisateur peut gérer ses notifications en se connectant et en définissant son profil de notification et ses préférences.

Gérer les utilisateurs existants

Vous pouvez gérer les sièges et les autorisations des utilisateurs existants afin de modifier ou de supprimer leur accès aux outils de votre compte.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Dans l'onglet Utilisateurs, vous trouverez une liste intelligente de vos utilisateurs, de leurs équipes, de leur niveau d'accès et de leur type de siège, ainsi que de leur dernière date d'activité. Pour modifier les paramètres d'accès d'un utilisateur, cliquez sur son nom.
• Modifier les paramètres de l'utilisateur si nécessaire : 
  • Pour ajouter ou supprimer un utilisateur d'une équipe ou d'un préréglage, cliquez sur les menus déroulants situés sous son nom.
  • Pour consulter l'historique des autorisations d'un utilisateur, réinitialiser son mot de passe, le supprimer en tant que superadministrateur, le désactiver ou le supprimer de votre compte, cliquez sur le menu déroulant Actions , puis sur l'action que vous souhaitez entreprendre.

• • Pour modifier l'affectation du siège de l'utilisateur, cliquez sur Affecter un siège pour développer la section. Cliquez sur le menu déroulant Affectation des sièges pour changer de siège. Pour annuler complètement l'attribution d'un siège, cliquez sur Siège réservé à l'affichage. Découvrez comment acheter ou supprimer des sièges supplémentaires pour votre abonnement.

• Cliquez sur Enregistrer.

Gestion de la facturation des sièges

Ajouter ou supprimer des sièges payants

Les utilisateurs ayant le droit de modifier la facturation peuvent ajouter ou supprimer des sièges payants afin de modifier le nombre de sièges disponibles pouvant être attribués aux utilisateurs. Une fois qu'un siège payant est supprimé, votre facturation sera ajustée après votre date de renouvellement au début de votre prochaine période d'abonnement. Les sièges qui sont actuellement attribués à des utilisateurs ne peuvent pas être supprimés de votre compte. Apprenez à désaffecter les sièges payants.

Découvrez-en davantage sur les conséquences en termes de facturation et de paiement lorsque vous ajoutez ou supprimez des licences utilisateur. Pour plus d'informations, contactez l' équipe commerciale de HubSpot.

Pour ajouter ou supprimer des sièges d'utilisateurs :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Dans le menu supérieur, cliquez sur l'onglet Sièges. Vous pouvez y consulter l'attribution des sièges, l'état des invitations et les dernières dates d'activité des utilisateurs de votre compte. Utilisez la barre de recherche et les filtres en haut du tableau pour visualiser des utilisateurs spécifiques.

• Pour ajouter des sièges supplémentaires :
  • Cliquez sur Ajouter des sièges sous le type de siège que vous souhaitez acheter.
  • Sur la page d'achat des sièges, cliquez sur les flèches vers le haut pour augmenter le nombre de sièges, puis cliquez sur Acheter maintenant.

• Pour supprimer les sièges non attribués de votre compte :
  • Cliquez sur Supprimer les sièges non attribués pour accéder à l'onglet Abonnements de l'écran Facturation du compte &.
  • Cliquez sur Supprimer les sièges non attribués en regard du nom de l'abonnement ou du type de siège.

• • Dans la boîte de dialogue, utilisez les flèches pour indiquer le nombre de sièges payants non attribués que vous souhaitez supprimer. La case Abonnement en cours indique le nombre d'abonnements dont vous disposez actuellement et la case Renouvellement automatique indique l'ajustement de la facturation qui prendra effet au début de votre prochaine période d'abonnement.

• • Pour confirmer la modification, cliquez sur Supprimer [#] sièges.
  • Une confirmation de modification apparaîtra. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.
  • Après avoir programmé la suppression des sièges, une confirmation apparaîtra à côté de l'abonnement. Pour annuler la suppression du siège, cliquez sur Annuler cette suppression. Confirmez l'annulation de cette suppression en cliquant sur Annuler cette suppression.

Remarque : la réaffectation de sièges payés annulés avant la date d'entrée en vigueur du déclassement annulera le déclassement.

Achat ou mise à niveau d'abonnements

Vous pouvez visiter la page de tarification de HubSpot pour voir la liste complète des offres pour chaque niveau d'abonnement, commencer des essais de produits et mettre à niveau votre compte.

Remarque : si vous souhaitez rejoindre un compte existant, demandez au superadministrateur de votre équipe de vous ajouter à l'équipe.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur votre nom de compte en haut à droite, puis cliquez sur Pricing & Features pour voir les options de mise à niveau dans votre compte. Si vous n'avez pas de compte HubSpot, visitez la page HubSpot Pricing.
• Pour consulter les options de tarification pour des solutions et des produits de plateformes distinctes, cliquez sur les onglets de navigation de gauche pour explorer vos options.
• Pour acheter un abonnement individuel ou mettre à jour votre abonnement, cliquez sur Acheter maintenant ou sur Contacter le service des ventes.

• Pour acheter ou mettre à niveau des offres d'abonnement et des compléments de produit pour Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub et Operations Hub dans l'onglet Créer une offre groupée, cliquez sur la case à cocher en regard de chaque produit et module complémentaire. Vous pouvez ensuite entamer le processus d'achat en cliquant sur Acheter maintenant ou sur Parler aux vendeurs.

• Après avoir cliqué sur Acheter maintenant, le processus de paiement démarrera. Suivez les instructions à l'écran pour terminer votre achat. Si vous avez cliqué sur Parler aux ventes, vous pouvez appeler ou envoyer un message à un représentant commercial de HubSpot au sujet de l'abonnement.

Veuillez noter que votre carte de crédit sera débitée en fonction de votre période de facturation pendant la durée de l'abonnement et que vous devez conserver une carte active dans votre dossier. Après l'achat, vous pouvez mettre à jour les informations relatives à votre carte de crédit dans les paramètres de votre compte.