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Meetings

Créer un lien de réunions d'équipe

Dernière mise à jour: octobre 31, 2019

Disponible avec :

Hub Sales Starter, Professional, Enterprise
Hub Services Starter, Professional, Enterprise

Grâce à l'outil Réunions, vous pouvez créer un lien de prise de rendez-vous d'équipe afin que les contacts puissent prendre rendez-vous avec vous et votre équipe. Les liens de prise de rendez-vous d'équipe affichent les disponibilités de plusieurs membres de l'équipe.

Il existe deux options pour inclure d'autres membres de l'équipe dans les liens des réunions :

  • Disponibilités du groupe : ce lien de prise de rendez-vous d'équipe affiche les créneaux horaires où tous les membres de l'équipe sélectionnés sont disponibles. Utilisez cette option pour permettre à un contact de prendre rendez-vous avec plusieurs membres de votre équipe à la fois.
  • Disponibilités Round Robin : ce lien de prise de rendez-vous d'équipe indique la disponibilité individuelle de tous les membres de l'équipe sélectionnés. Utilisez cette option pour permettre à un contact de prendre rendez-vous avec un membre de l'équipe dont la disponibilité correspond le mieux à son planning.

Créer un lien de groupe ou un lien de prise de rendez-vous Round Robin

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un lien de prise de rendez-vous, puis sélectionnez Équipe.
  • Sélectionnez le type de rendez-vous que vous souhaitez créer : Disponibilité de groupe ou disponibilité Round Robin.

team-type

  • Dans la section Membres de l'équipe qui s'affiche, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un membre de l'équipe à ajouter à votre réunion.
  • Si vous créez un lien de prise de rendez-vous Round Robin, vous pouvez choisir d'afficher la page de prise de rendez-vous du propriétaire du contact lorsque le contact a enregistré un rendez-vous avec ce lien. Pour ce faire, sélectionnez la case Si le contact appartient à quelqu'un, afficher l'agenda du propriétaire. Découvrez comment ce paramètre affecte les disponibilités.

Remarque : le membre de votre équipe doit être un utilisateur Hub Sales ou Hub Services et disposer d'un calendrier lié avant de pouvoir être ajouté à un lien de prise de rendez-vous de groupe ou Round Robin.

Remarque : une fois le lien de prise de rendez-vous créé, l'utilisateur qui a créé un lien de prise de rendez-vous de groupe ne peut pas être supprimé du lien. Toutefois, un utilisateur qui a créé un lien de prise de rendez-vous Round Robin peut se désabonner du lien.

Fonctionnement de la disponibilité de groupe ou Round Robin

Lors de la création d'une réunion de groupe ou Round Robin, votre prospect verra des heures spécifiques en fonction du type du lien de prise de rendez-vous.

  • Disponibilités du groupe : HubSpot vérifiera automatiquement la disponibilité personnalisée que vous avez définie dans les paramètres de disponibilité des liens de prise de rendez-vous par rapport aux calendriers intégrés des membres de l'équipe et bloquera les heures occupées. Si un utilisateur dispose de plusieurs calendriers intégrés, HubSpot vérifiera cette disponibilité personnalisée par rapport à tous les calendriers.
    • Lors de la prise de rendez-vous avec un lien de prise de rendez-vous de groupe, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels les membres de l'équipe sélectionnés sont disponible.
    • Lorsqu'un contact clique sur le lien de prise de rendez-vous, il peut sélectionner une heure, puis ajouter des détails pour prendre un rendez-vous. Le créateur de la réunion recevra une notification et la réunion apparaîtra dans les calendriers de tous les participants.
  • Disponibilités Round Robin : HubSpot vérifiera automatiquement la disponibilité personnalisée que vous avez définie dans les paramètres de disponibilité des liens de prise de rendez-vous par rapport aux calendriers intégrés des membres de l'équipe et bloquera les heures occupées durant lesquelles aucun d'entre eux n'est disponible. Si un utilisateur dispose de plusieurs calendriers intégrés, HubSpot vérifiera cette disponibilité personnalisée par rapport à tous les calendriers.
    • Lors de la prise de rendez-vous avec un lien de prise de rendez-vous Round Robin, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels l'un des membres de l'équipe sélectionnés est disponible.
    • Lorsqu'un contact clique sur le lien de prise de rendez-vous, il peut sélectionner une heure, puis ajouter des détails pour prendre un rendez-vous. Le membre de l'équipe disponible pendant la période sélectionnée sera enregistré pour la réunion et recevra une notification. La réunion apparaîtra dans son calendrier.
    • Si vous avez sélectionné le paramètre Si le contact appartient à quelqu'un, afficher l'agenda du propriétaire, lorsqu'un contact prend rendez-vous, il devra saisir son adresse e-mail. Si le contact appartient à un propriétaire dans votre compte, la page de prise de rendez-vous de celui-ci s'affichera. Tenez compte des conditions suivantes lors de l'utilisation de ce paramètre : 
      • Si le contact appartient à quelqu'un et que le propriétaire est un utilisateur payant de Hub Sales ou Hub Services, a des réunions définies, fait partie de ce lien Round Robin et dispose de disponibilités, l'outil présentera les heures disponibles spécifiées dans le lien Round Robin, et non dans le lien de rendez-vous personnels par défaut du propriétaire.
      • Si le contact appartient à quelqu'un et que le propriétaire est un utilisateur payant de Hub Sales ou Hub Services, a des réunions définies, fait partie de ce lien Round Robin et ne dispose pas de disponibilités, le contact ne verra aucune disponibilité et pourra envoyer un e-mail à son propriétaire.
      • Si le contact appartient à quelqu'un mais que le propriétaire n'est pas un utilisateur payant de Hub Sales ou Hub Services, n'a pas de réunions définies ou ne fait pas partie de ce lien Round Robin, ce dernier fonctionnera normalement, en présentant la disponibilité de tous les membres de l'équipe inclus dans le lien.
      • Si plusieurs utilisateurs du lien de prise de rendez-vous disposent d'une disponibilité au moment sélectionné et que l'option Si le contact appartient à quelqu'un, afficher l'agenda du propriétaire n'est pas sélectionnée, un utilisateur sera sélectionné au hasard pour le rendez-vous.