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Meetings

Configurer l'outil Réunions

Dernière mise à jour: juillet 15, 2020

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Connectez un calendrier Google ou Office 365 avec l'outil Réunions pour synchroniser ces ressources avec HubSpot. Toute réunion enregistrée sur l'un de vos calendriers apparaîtra comme créneau horaire non disponible dans l'outil Réunions. Une fois votre calendrier connecté, vous pouvez créer des liens de réunion et les partager avec vos prospects et vos contacts afin qu'ils puissent prendre rendez-vous avec vous. Découvrez comment créer un lien de réunion.

Vous pouvez connecter un calendrier hébergé par Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365 à l'outil Réunions. Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

Connecter votre calendrier Gmail ou Office 365

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Cliquez sur Connectez votre agenda Google ou Connectez votre calendrier Office 365.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Accepter et se connecter à [Google/Office 365] pour que l'outil Réunions puisse accéder à votre calendrier.

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Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez configurer un lien de réunion individuel.

Remarque : Si vous avez activé la synchronisation de Google Agenda ou du calendrier Office 365 avec HubSpot, tout événement créé avec un contact directement dans Google Agenda ou le calendrier Office 365 sera synchronisé dans le CRM comme réunion.

Grâce à cette synchronisation de calendrier, les réunions créées directement depuis la fiche d'informations d'un contact dans le CRM génèreront l'envoi d'invitations aux événements de calendrier à ce dernier. Si votre calendrier n'est pas connecté, une réunion sera créée sur la fiche d'informations mais aucune invitation aux événements de calendrier ne sera envoyée. 

Personnaliser les paramètres du calendrier connecté

Après avoir connecté votre calendrier, les utilisateurs disposant d'une licence attribuée Hub Sales ou Hub Services peuvent personnaliser l'URL par défaut de leur lien de réunion. Les utilisateurs Hub Marketing Pro ou Entreprise peuvent également héberger le lien de réunion sur un domaine personnalisé connecté à HubSpot. Tous les utilisateurs peuvent ajouter des calendriers supplémentaires dans leurs paramètres.

Modifier l'URL par défaut de vos liens de réunion (Hub Sales et Hub Services Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Vous pouvez modifier votre URL de réunion ou sélectionner un nouveau lien de réunion par défaut. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Dans l'onglet Préférences, personnalisez l'URL de réunion :
    • Dans le champ URL de réunions, modifiez l'URL. Notez que toute modification apportée aux URL de réunion s'appliquera uniquement aux nouveaux liens et ne modifiera pas les liens existants.
    • Pour sélectionner un autre lien de réunion par défaut, cliquez sur le menu déroulant Lien de réunion par défaut

Connecter des calendriers supplémentaires

Vous pouvez connecter des calendriers supplémentaires à votre calendrier intégré. Lorsqu'un contact prend rendez-vous avec vous, HubSpot vérifiera la disponibilité de chaque calendrier et bloquera les créneaux horaires non disponibles.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Cliquez sur l'onglet Intégration du calendrier.
  • Cliquez sur le menu déroulant Utiliser plus de calendriers et sélectionnez tous les calendriers supplémentaires. meetings-settings-add-more-calendars
  • Pour supprimer un calendrier supplémentaire, cliquez sur à côté du nom du calendrier. 
  • Cliquez sur Enregistrer.

Il est impossible d'ajouter un calendrier dont vous n'êtes pas propriétaire ou auquel vous n'avez pas accès depuis votre compte Google ou Office 365. Découvrez comment configurer de nouveaux calendriers Google et de nouveaux calendriers Office 365. Lorsqu'un prospect planifie une réunion, celui-ci apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut.

Si vous êtes un utilisateur Hub Marketing Pro ou Entreprise avec les autorisations Modifiez les paramètres du site, vous pouvez utiliser votre propre domaine personnalisé plutôt que app.hubspot.com dans votre lien de réunion. Personnalisez votre domaine pour refléter votre marque et activez les champs de formulaire pour les pré-remplir avec des informations provenant de précédentes soumissions de formulaires.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Cliquez sur l'onglet Domaines personnalisés.
  • Dans le menu déroulant Domaine de réunion, sélectionnez un domaine personnalisé pour héberger les liens de réunion au lieu d'une adresse HubSpot. Seuls les domaines qui ont été connectés dans le gestionnaire de domaine sont affichés dans le menu déroulant.

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Remarque : Si vous utilisez un domaine personnalisé, l'URL doit toujours avoir un slug différent des liens existants sur d'autres domaines.

Par exemple, http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple et http://app.hubspot.com/réunions/exemple sont considérés comme identiques, vous ne pourriez pas utiliser http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple si http://app.hubspot.com/réunions/exemple existe déjà. 

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