Connecter votre calendrier à HubSpot

Dans les paramètres de votre calendrier, vous pouvez connecter un calendrier Google, Office 365 ou Exchange à l'outil Réunions. Avec un calendrier connecté : 

• Vous pouvez permettre aux contacts de planifier des réunions sur votre agenda tout en les empêchant de planifier des réunions sur des événements de calendrier existants.
• Vous pouvez synchroniser les réunions créées dans HubSpot avec votre calendrier.
• Vous pouvez ajuster des réglages de calendrier supplémentaires.

Un calendrier connecté n'est pas requis pour consulter, modifier ou créer des pages de planification dans l'outil Réunions, mais il est nécessaire pour programmer des rendez-vous. Si un calendrier n'est pas connecté, la page de planification sera en mode hors ligne. Les réunions peuvent être demandées mais ne seront pas automatiquement ajoutées au calendrier.

Pour connecter votre calendrier, vous devez avoir accès à l'adresse e-mail personnelle accordée dans vos paramètres. 

Remarque : Si votre compte a été créé avant le 13 mars 2023, il se peut que vous ayez connecté un compte pour les paramètres de calendrier et un compte pour les paramètres de réunion. Vous maintiendrez ces liens. Cependant, si vous déconnectez l'un des comptes après le 13 mars 2023, vous ne pourrez vous connecter qu'à un seul compte, car vous ne pouvez en connecter qu'un à la fois.

Connecter votre calendrier Gmail ou Office 365

Vous pouvez connecter un calendrier hébergé par Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365. Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

• Si vous avez connecté votre boîte de réception en tant que boîte de réception partagée dans l'outil Conversations, votre calendrier ne pourra pas être lié à l'outil Réunions. Seules les boîtes de réception personnelles peuvent être connectées à l'outil Réunions.
• Si vous connectez un calendrier, la boîte de réception associée se connectera automatiquement dans les paramètres d'intégration de messagerie. Après avoir connecté votre calendrier, vous pouvez déconnecter la boîte de réception. 
• Veuillez vous assurer que vous êtes connecté au bon compte Gmail ou Office 365 avant de le connecter à HubSpot.

Version de bureau

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Cliquez sur Connecter votre calendrier.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Google/Gmail ou Office 365, puis cliquez sur Connecter votre calendrier.

• Vérifiez les informations dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Accepter et se connecter à [Google/Office 365] pour que l'outil Réunions puisse accéder à votre calendrier.
  • Sur la page de connexion Google, sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter, puis vérifiez les autorisations. Cliquez sur Autoriser pour continuer à connecter votre calendrier.
  • Sur la page de connexion à Office 365, assurez-vous que vous êtes connecté au bon compte et vérifiez les autorisations. Cliquez sur Oui pour continuer à connecter votre calendrier.

Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez gérer vos paramètres de calendrier.

Application mobile HubSpot

Les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise peuvent connecter leur calendrier hébergé par Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365.

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile.
• Dans la section Connecter votre calendrier, appuyez sur Connecter.
• Appuyez sur Google/Gmail ou Office 365.
• Vérifiez les informations, puis appuyez sur Continuer pour permettre à l'outil Réunions d'accéder à votre calendrier.
  • Sur la page de connexion Google, sélectionnez le compte auquel vous souhaitez vous connecter, puis vérifiez les autorisations. Cliquez sur Continuer pour continuer à connecter votre calendrier, puis cliquez sur Autoriser.
  • Sur la page de connexion à Office 365, assurez-vous que vous êtes connecté au bon compte et vérifiez les autorisations. Cliquez sur Oui pour continuer à connecter votre calendrier.
• Appuyez sur Terminé dans l'angle supérieur gauche pour revenir à votre page d'accueil. Une notification contextuelle vous indiquera que votre calendrier a été connecté.

Divulgation nécessaire : HubSpot aura accès à la fois à votre calendrier Google et à tout autre calendrier auquel vous accédez via Google afin d'alimenter l'outil Réunions et de permettre l'association d'événements à des contacts dans le CRM. HubSpot pourra créer ou modifier vos calendriers et mettre à jour des événements de calendrier individuels.

Connecter votre calendrier Exchange

Avant de connecter votre calendrier Exchange, tenez compte des informations suivantes : 

• Vérifiez avec votre équipe informatique que votre serveur Exchange fonctionne sur Exchange 2010 SP2 et les versions ultérieures.
• Votre adresse e-mail et votre mot de passe Exchange sont obligatoires pour connecter votre calendrier. Cependant, en fonction de la configuration de votre serveur Exchange, HubSpot peut exiger des informations supplémentaires pour vous connecter. Consultez le tableau ci-dessous avant de connecter votre calendrier pour vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires.

Remarque : Si votre compte Exchange est configuré pour utiliser la double authentification, vous devrez saisir le mot de passe d'une application tierce. Consultez la documentation de Microsoft pour savoir comment générer un mot de passe pour une application tierce.

Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

• Vous ne pouvez pas annuler ou reprogrammer une réunion pour un calendrier Exchange connecté.
• La synchronisation bidirectionnelle entre vos calendriers Exchange et HubSpot n'est pas prise en charge :
  • Les réunions créées via une fiche d'informations de CRM ne seront pas ajoutées à un calendrier Exchange.
  • Les réunions créées dans un calendrier Exchange ne seront pas synchronisées avec HubSpot comme un événement de calendrier.
• Vous ne pouvez pas insérer des horaires de réunion proposés dans un e-mail à l'aide d'un calendrier Exchange.

Version de bureau

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Cliquez sur Connecter votre calendrier.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Exchange, puis cliquez sur Connecter votre calendrier.

• Découvrez à quoi vous attendre lorsque vous connectez votre calendrier à HubSpot, puis cliquez sur Continuer.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez les informations suivantes :
  • Adresse e-mail : votre adresse e-mail Exchange.
  • Nom d'utilisateur : saisissez votre nom d'utilisateur. Il s'agit généralement de la partie située avant le symbole @ dans l'adresse e-mail, ou de votre identifiant d'utilisateur.
  • Mot de passe : votre mot de passe Exchange.
  • URL Exchange : saisissez l'URL utilisée pour accéder à votre serveur Exchange.

• Cliquez sur Connecter la boîte de réception. 

Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez gérer vos paramètres de calendrier.

Application mobile HubSpot

Les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise peuvent connecter leur calendrier hébergé avec Exchange.

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile.
• Dans la section Connecter votre calendrier, appuyez sur Connecter.
• Appuyez sur Microsoft Exchange.
• Sur la page Configurer votre compte Exchange , cliquez sur Afficher les champs facultatifs. Ensuite, saisissez votre adresse e-mail, votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et votre URL Exchange, puis cliquez sur Se connecter à la messagerie.
• Vérifiez les informations, puis appuyez sur Continuer pour permettre à l'outil Réunions d'accéder à votre calendrier.
• Appuyez sur Terminé dans l'angle supérieur gauche pour revenir à votre page d'accueil. Une notification contextuelle vous indiquera que votre calendrier a été connecté.