Gérer les paramètres de l'outil Réunions

Dans vos paramètres de calendrier, vous pouvez connecter un calendrier Google, Office 365 ou Exchange à l'outil Réunions. Ainsi, si un événement existe dans votre calendrier connecté, la page de planification affichera une indisponibilité à cette période. Vous pouvez également modifier la page de planification par défaut, ajouter des calendriers supplémentaires ou héberger l'URL de la page de planification sur un domaine connecté dans vos paramètres. 

Un calendrier connecté n'est pas requis pour consulter, modifier ou créer des pages de planification dans l'outil Réunions, mais il est nécessaire pour programmer des rendez-vous. Si un calendrier n'est pas connecté, la page de planification sera en mode hors ligne. Des rendez-vous peuvent être demandés, mais ils ne seront pas automatiquement ajoutés au calendrier.

Connecter votre calendrier Gmail ou Office 365

Vous pouvez connecter un calendrier hébergé par Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365 à l'outil Réunions. Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

• Si vous connectez un calendrier à l'outil Réunions, la boîte de réception associée se connectera automatiquement dans les paramètres d'intégration de messagerie. Toutefois, une fois que votre calendrier est intégré, vous pouvez désactiver la connexion de la boîte de réception sans désactiver la connexion du calendrier.
• Si vous avez connecté votre boîte de réception en tant que boîte de réception partagée dans l'outil Conversations, votre calendrier ne pourra pas être lié à l'outil Réunions. Seules les boîtes de réception personnelles peuvent être connectées à l'outil Réunions.
• Veuillez vous assurer que vous êtes connecté au bon compte Gmail ou Office 365 avant de le connecter à HubSpot. 

Pour connecter un calendrier :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Cliquez sur Connecter votre calendrier.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Google/Gmail ou Office 365, puis cliquez sur Connecter votre calendrier.

• Vérifiez les informations dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Accepter et se connecter à [Google/Office 365] pour que l'outil Réunions puisse accéder à votre calendrier.

Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez configurer une page de planification individuelle.

Divulgation nécessaire : HubSpot aura accès à la fois à votre calendrier Google et à tout autre calendrier auquel vous accédez via Google afin d'alimenter l'outil Réunions et de permettre l'association d'événements à des contacts dans le CRM. HubSpot pourra créer ou modifier vos calendriers et mettre à jour des événements de calendrier individuels.

Connecter votre calendrier Exchange

Avant de connecter votre calendrier Exchange, vérifiez avec votre équipe informatique que votre serveur Exchange fonctionne sur Exchange 2010 SP2 et les versions ultérieures. Votre adresse e-mail et votre mot de passe Exchange sont obligatoires pour connecter votre calendrier. Cependant, en fonction de la configuration de votre serveur Exchange, HubSpot peut exiger des informations supplémentaires pour vous connecter. Consultez le tableau ci-dessous avant de connecter votre calendrier pour vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires.

Remarque : Si votre compte Exchange est configuré pour utiliser la double authentification, vous devrez saisir le mot de passe d'une application tierce. Consultez la documentation de Microsoft pour savoir comment générer un mot de passe pour une application tierce.

Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

• Vous ne pouvez pas annuler ou reprogrammer une réunion pour un calendrier Exchange connecté.
• La synchronisation bidirectionnelle entre vos calendriers Exchange et HubSpot n'est pas prise en charge :
  • Les réunions créées via une fiche d'informations CRM ne seront pas ajoutées à un calendrier Exchange.
  • Les réunions créées dans un calendrier Exchange ne seront pas synchronisées avec HubSpot comme un événement de calendrier.
• Vous ne pouvez pas insérer des heures de réunion proposées dans un e-mail avec un calendrier Exchange.

Pour connecter un calendrier :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Cliquez sur Connecter votre calendrier.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Exchange, puis cliquez sur Connecter votre calendrier.

• Découvrez à quoi vous attendre lorsque vous connectez votre calendrier à HubSpot, puis cliquez sur Continuer.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez les informations suivantes :
  • Adresse e-mail : votre adresse e-mail Exchange.
  • Nom d'utilisateur : saisissez votre nom d'utilisateur. Il s'agit généralement de la partie située avant le symbole @ dans l'adresse e-mail, ou de votre identifiant d'utilisateur.
  • Mot de passe : votre mot de passe Exchange.
  • URL Exchange : saisissez l'URL utilisée pour accéder à votre serveur Exchange.

• Cliquez sur Connecter la boîte de réception. 

Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez configurer une page de planification individuelle.

Personnaliser les paramètres du calendrier connecté

Après avoir connecté votre calendrier, les utilisateurs disposant d'une licence attribuée Sales Hub ou Service Hub peuvent personnaliser l'URL de leur page de planification. En fonction de votre abonnement HubSpot, vous pouvez également héberger l'URL de la page de planification sur un domaine personnalisé connecté à HubSpot. Tous les utilisateurs peuvent connecter des calendriers supplémentaires dans leurs paramètres.

Modifier l'URL de votre page de planification et la page de planification par défaut (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Dans les paramètres de votre calendrier dans HubSpot, vous pouvez modifier l'URL de votre page de planification qui est utilisée pour chaque page de planification que vous créerez à l'avenir. Vous pouvez également modifier la page de planification par défaut utilisée lors de l'insertion de liens de réunion dans les modèles d'e-mails commerciaux.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Dans le champ URL de réunions, modifiez l'URL. Notez que toute modification apportée aux URL des pages de planification s'appliquera uniquement aux nouvelles pages de planification et ne modifiera pas les URL des pages de planification existantes.

• Pour sélectionner une autre page de planification par défaut, cliquez sur le menu déroulant Lien de réunion par défaut.

Connecter des calendriers supplémentaires

Vous pouvez connecter des calendriers supplémentaires à votre calendrier intégré. Lorsqu'un contact prend rendez-vous avec vous, HubSpot vérifie la disponibilité de chaque calendrier et bloque les créneaux horaires non disponibles.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Cliquez sur le menu déroulant Calendriers sélectionnés et sélectionnez tous les calendriers supplémentaires.
  
  
• Pour supprimer un calendrier supplémentaire, cliquez sur X à côté du nom du calendrier.
• Cliquez sur Enregistrer.

Il est impossible d'ajouter à votre compte HubSpot un calendrier dont vous n'êtes pas propriétaire ou auquel vous n'avez pas accès depuis votre compte Google ou Office 365. Découvrez comment configurer de nouveaux calendriers Google et de nouveaux calendriers Office 365. Lorsqu'un prospect planifie une réunion, celle-ci apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut.

Si vous ne parvenez pas à accéder à l'un de vos calendriers, vos contacts ne pourront plus programmer de rendez-vous avec vous, même si vous avez intégré d'autres calendriers auxquels vous avez accès. Vous recevrez un e-mail de notification vous informant de cette demande. Vous pourrez alors demander au propriétaire du calendrier de vous redonner l'accès ou supprimer le calendrier inactif de vos paramètres.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Pour supprimer le calendrier de vos paramètres, cliquez sur le X à côté du calendrier inactif.

Héberger des pages de planification sur un domaine personnalisé

Veuillez noter que tout utilisateur peut héberger des pages de planification sur des domaines personnalisés, à condition que ces domaines soient connectés dans le gestionnaire de domaines. 

Vous pouvez utiliser votre propre domaine personnalisé pour vos pages de planification afin de refléter votre marque et activer les champs de formulaire pour les pré-remplir avec des informations provenant de précédentes soumissions de formulaires.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Dans le menu déroulant Domaine de réunion, sélectionnez un domaine personnalisé pour héberger vos pages de planification au lieu d'une adresse HubSpot. Seuls les domaines qui ont été connectés dans le gestionnaire de domaine sont affichés dans le menu déroulant.

Si vous souhaitez empêcher les moteurs de recherche d'indexer des pages de planification sur des domaines personnalisés, vous pouvez ajouter « Disallow: /meetings* » à votre fichier robots.txt.

Remarque : Si vous utilisez un domaine personnalisé, l'URL doit toujours avoir un slug différent de la page de planification existante sur d'autres domaines.

Par exemple, http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple et http://app.hubspot.com/réunions/exemple sont considérés comme identiques, vous ne pourriez pas utiliser http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple si http://app.hubspot.com/réunions/exemple existe déjà.

Ajouter un lien de prise de rendez-vous à votre widget de chat

Vous pouvez inclure un lien de prise de rendez-vous dans le widget de chat afin qu'un visiteur puisse accéder à votre page de planification pendant une conversation de chat.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
• Cliquez sur l'onglet Calendrier.
• Dans la section Profil de chat, sélectionnez la case à cocher Inclure un lien vers votre page de prise de rendez-vous dans la fenêtre de chat.
• Cliquez sur le menu déroulant Lien de rendez-vous du chat et sélectionnez un lien de prise de rendez-vous.

Lorsque vous avez terminé de modifier les paramètres de votre outil Réunions, cliquez sur Enregistrer. Découvrez comment créer ou modifier une page de planification, puis la partager avec vos contacts.