Utilisez l’outil de prise de notes mobile pour enregistrer des réunions avec l’application mobile HubSpot

Si vous enregistrez des réunions avec l’application mobile HubSpot, vous pouvez commencer à les enregistrer d’un simple toucher depuis l’écran d’accueil ou à partir de réunions existantes. Les utilisateurs peuvent enregistrer lorsqu’ils sont hors ligne et associer l’enregistrement au rendez-vous et à l’enregistrement CRM correspondants lorsqu’ils sont de nouveau en ligne. Après l’enregistrement, vous pouvez consulter les transcriptions, les résumés IA et les recommandations d’étapes suivantes directement dans l’application mobile.

Remarque : L’outil de prise de notes n’est pas un service couvert par les Données sensibles et ne peut pas prendre en charge les Informations de santé protégées. Si la gestion des Informations de santé protégées vous intéresse, inscrivez-vous à l’outil de prise de notes bêta pour l’HIPAA .

Configurer l’enregistrement en un clic pour l’application mobile HubSpot

Afin d’enregistrer des réunions en personne avec l’application mobile HubSpot, suivez les étapes suivantes depuis votre vue de bureau HubSpot :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Sur la gauche, cliquez sur outil de prise de notes, sous Outils.
   • Activez l’enregistrement de conversation.
   • Activez l’option Transcription et analyse.
3. Sur la gauche, cliquez sur IA sous Gestion de compte.
   • Activez l’option Donner accès aux utilisateurs aux outils et fonctionnalités de l’IA générative .
   • Activez l’option Données du CRM.
   • Activez l’option Données de conversation client .
4. Sur la gauche, cliquez sur Capture de données sous Gestion des données.
   • En haut, sélectionnez la case à cocher Utiliser la capture intelligente de données .
   • Configurez vos paramètres de recommandation automatique pour l’outil de prise de notes.

Enregistrement des réunions

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile.
2. Pour démarrer l’enregistrement à partir de l’écran d’accueil :
   • Si votre écran d’accueil est défini sur l’expérience Sales , appuyez sur l’icône du recordIcon microphone dans l’angle supérieur droit.
   • Si votre écran d’accueil n’est pas défini sur l’expérience Sales :
     • Dans l’angle supérieur gauche, appuyez sur l’icône Menu horizontalM. 
     • En haut, appuyez sur l’expérience sélectionnée. Ensuite, appuyez sur Ventes.
     • Sur l’écran d’accueil , appuyez sur l’icône du recordIcon microphone dans l’angle supérieur droit.
3. Pour commencer à enregistrer à partir d’une réunion existante engagement :
   • Sur l’écran d’accueil , appuyez sur l’icône  Menu dans l’angle supérieur gauche.
   • Dans la barre latérale de gauche, appuyez sur  Réunions.
   • Appuyez sur le nom de la réunion.
   • Sur l’enregistrement de la réunion, appuyez sur Enregistrer à côté de l’outil de prise de notes mobile .
4. Pour commencer l’enregistrement à partir d’une fiche d’informations CRM associée :
   • Sur l’écran d’accueil , appuyez sur l’icône  Menu dans l’angle supérieur gauche.
   • Dans la barre latérale gauche, appuyez sur le type d’objet (par exemple, Contacts).
   • Utilisez la barre de recherche pour trouver la fiche d’informations, puis appuyez sur le nom de la fiche d’informations.
   • Sur la fiche d’informations, recherchez l’engagement de réunion dans l’onglet Activité . Ensuite, appuyez sur Enregistrer en regard de l’outil de prise de notes mobile .
5. Si c’est la première fois que vous enregistrez un appel, dans la boîte de dialogue, appuyez sur Autoriser pour autoriser HubSpot à accéder à votre microphone.
6. L’outil de prise de notes commencera immédiatement à enregistrer.

7. Pour choisir de sauvegarder l’enregistrement et de générer une transcription pour votre réunion :
   • En haut, appuyez sur Enregistrer l’enregistrement.
   • Pour enregistrer une réunion sans enregistrer l’enregistrement audio ni générer de transcription, désactivez l’option Enregistrer l’enregistrement .
   • Pour enregistrer l’enregistrement audio et générer une transcription, activez le bouton Enregistrer l’enregistrement .
   • L’outil de prise de notes mobile mémorise votre choix le plus récent pour l’option Enregistrer l’enregistrement et conserve ce choix sélectionné par défaut pour les réunions futures.

Remarque : Lorsque l’option Enregistrer l’enregistrement est désactivée, l’outil de prise de notes mobile ne génère qu’un résumé IA de la réunion. Elle n’enregistrera pas l’enregistrement audio, ne générera pas de transcription, ne recommandera pas d’actions de suivi ou ne suggérera pas de mises à jour du CRM.

8. Pour mettre l’enregistrement en pause, appuyez sur le playerPauseIcon bouton Pause en bas. 
9. Pour reprendre l’enregistrement, appuyez sur le recordIcon bouton Reprendre en bas. 
10. Pour supprimer l’enregistrement, appuyez sur le deleteIcon bouton Supprimer en bas.  Dans la boîte de dialogue, appuyez sur Supprimer.
11. Pour terminer l’enregistrement, appuyez sur le successIcon bouton Terminer en bas. 

Modifier les détails et les associations d’enregistrements

Une fois qu’un enregistrement est terminé, vous pouvez modifier le nom et d’autres détails de l’enregistrement de la réunion et l’associer aux enregistrements du CRM.

Remarque : Si vous avez enregistré la réunion hors ligne, vous pouvez écouter l’enregistrement et modifier le nom de la réunion lorsque vous êtes toujours hors ligne. Vous devez vous connecter à Internet avant de pouvoir associer la réunion à des fiches d’informations du CRM.

1. Pour écouter l’enregistrement, appuyez sur le playerPlay bouton Lecture . 
2. Pour modifier le nom de l’enregistrement :
   • Appuyez sur l’icône verticalMenu des trois points verticaux à droite de l’enregistrement.
   • Puis, dans la boîte de dialogue, saisissez un nom et appuyez sur Enregistrer.
3. Pour associer l’enregistrement à une réunion existante et planifiée :
   • Appuyez sur l’icône Plus dans le coin inférieur droit. Ensuite, appuyez sur Choisir un rendez-vous planifié.
   • Sur le calendrier, appuyez sur une réunion planifiée existante.
   • Pour être éligible à la sélection, la réunion planifiée doit être créée directement via HubSpot (autrement dit, et non synchronisée à partir d’un calendrier tiers).
   • Modifiez les détails et les associations de la fiche d’informations de réunion planifiée.
4. Pour enregistrer l’enregistrement en tant que nouveau rendez-vous :
   • Appuyez sur l’icône Plus dans le coin inférieur droit. Ensuite, appuyez sur Consigner une réunion.
   • Modifiez les détails et les associations du nouvel enregistrement de réunion.

Modifier les détails et les associations de rendez-vous

Après avoir associé un enregistrement à une réunion planifiée ou enregistré une nouvelle réunion, vous pouvez ajuster les détails de la fiche d’informations de cette réunion. Par exemple, vous pouvez ajouter une description, sélectionner un résultat de réunion ou associer la fiche d’informations d’une réunion à des fiches d’informations du CRM.

1. Pour ajouter une description de la réunion, appuyez sur le champ Décrire la réunion... et saisissez du texte.
   • Pour ajouter une image, appuyez sur l’icône de l’appareil photo . Ensuite, choisissez la source de l’image et sélectionnez l’image.
   • Pour ajouter une pièce jointe, appuyez sur l’icône de pièce attach jointe . Ensuite, choisissez la source de la pièce jointe et sélectionnez le fichier.
   • Pour mentionner des utilisateurs spécifiques, appuyez sur l’icône esperluette mention et sélectionnez un utilisateur. 
2. Pour créer une tâche de suivi pour la réunion, appuyez sur le bouton Tâche de suivi .
   • Pour ajuster le délai du suivi, appuyez sur Suivi dans, puis effectuez vos sélections.
   • Appuyez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
3. Appuyez sur les boutons Type de réunion et Résultat de la réunion pour sélectionner un type et un résultat pour la réunion enregistrée.
4. Appuyez sur les boutons Durée et Date/heure pour ajuster les détails de la durée spécifiques qui seront enregistrés pour la réunion enregistrée.
5. Pour associer la réunion à des fiches d’informations du CRM :
   • Appuyez sur le bouton Associer avec en bas.
   • Appuyez sur le type de fiche d’informations , puis sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations que vous souhaitez associer. Ensuite, appuyez sur Terminé dans l’angle supérieur droit.
   • Vous pouvez associer l’enregistrement à plusieurs fiches d’informations de types différents.
   • Lorsque vous avez terminé de sélectionner les fiches d’informations à associer, appuyez sur Appliquer dans l’angle supérieur droit.
6. Lorsque vous avez terminé de modifier les détails de la réunion, appuyez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.

Analyser les enregistrements existants

Pour accéder aux enregistrements que vous avez réalisés avec l’application mobile :

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile.
2. Dans l’angle supérieur gauche, appuyez sur l’icône Menu . 
3. Sur la gauche, appuyez sur l’outil de prise de notes mobile. 
4. À partir de la liste des enregistrements, vous pouvez consulter et modifier des enregistrements individuels en suivant les instructions ci-dessus.

Analyser les enregistrements et les actions recommandées

Une fois que vous avez enregistré l’enregistrement comme réunion, l’outil de prise de notes mobile traite l’audio pour générer une transcription et des recommandations sur les étapes suivantes. Lorsque le résumé de la réunion est prêt, vous pouvez recevoir une notification push contenant un lien vers l’onglet récapitulatif de la réunion. Découvrez comment gérer les notifications de votre mobile.

Pour analyser la réunion, sa transcription et les recommandations générées pour les étapes suivantes :

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile.
2. Dans l’angle supérieur gauche, appuyez sur l’icône Menu .
3. Sur la gauche, appuyez sur l’outil de prise de notes mobile. 
4. En bas de l’enregistrement spécifique, appuyez sur Rendez-vous consigné créé.
5. À partir de l’engagement de réunion enregistré, vous pouvez :
   • Analyser et modifier les détails des réunions.
   • Examinez la transcription de la réunion.
   • Suivre les actions de suivi recommandées.
6. Pour modifier la description de la réunion ou ajuster les associations de la réunion :
   • Dans l’angle supérieur droit, appuyez sur l’icône des verticalMenu trois points verticaux . Ensuite, appuyez sur Modifier.
   • Ajustez les détails de la réunion si nécessaire.
   • Lorsque vous avez terminé de modifier les détails du rendez-vous, appuyez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
7. Pour partager le record de réunion enregistré, appuyez sur l’icône des verticalMenu trois points verticaux en haut à droite. Ensuite, appuyez sur Partager.
8. Pour supprimer la fiche d’informations de réunion consignée :
   • Appuyez sur l’icône verticalMenu des trois points verticaux dans le coin supérieur droit. Ensuite, appuyez sur Supprimer.
   • Dans la boîte de dialogue, appuyez sur Supprimer.

Analyser et modifier les détails de la réunion

1. Sur la réunion enregistrée, appuyez sur Détails en haut.

2. Pour ajuster le type ou le résultat de la réunion, appuyez sur Type de réunion ou Résultat de la réunion, puis appuyez sur la valeur souhaitée.
3. Pour consulter les détails d’une fiche d’informations associée :
   • Sous Associations, appuyez sur la fiche d’informations.
   • Pour revenir à la réunion enregistrée, appuyez sur Fermer dans l’angle supérieur gauche.
4. Pour ajouter des commentaires internes au compte rendu de la réunion :
   • Appuyez sur Ajouter un commentaire en bas.
   • Dans la zone de texte, saisissez votre commentaire. Appuyez sur l’esperluette mentionIcon et appuyez sur un utilisateur pour mentionner un utilisateur.  Appuyez sur l’icône d’envoi sendIcon pour ajouter votre commentaire. 
   • Lorsque vous avez fini d’ajouter des commentaires, appuyez sur Fermer dans l’angle supérieur gauche.

Analyser l’enregistrement et la transcription

1. Sur la réunion enregistrée, appuyez sur Vérifier en haut.

2. En haut, utilisez les commandes de lecture pour écouter la réunion enregistrée.
3. Consultez un résumé de réunion généré par l’IA dans Notes de réunion. Lorsque vous consultez le résumé, vous pouvez le partager par e-mail ou en le copiant :
   • Pour partager le résumé par e-mail, appuyez sur E-mail. Le résumé sera ajouté dans le corps de l’e-mail.
   • Pour copier le texte du résumé, appuyez sur Copier.
4. Examinez la transcription dans Transcription.

Suivre les actions de suivi recommandées

1. Sur la réunion enregistrée, appuyez sur Actions en haut.

2. Sous Analyser les actions requises, consultez les tâches de suivi suggérées.
3. Sous Mettre à jour les propriétés du CRM, consultez les mises à jour suggérées des propriétés du CRM sur les fiches d’informations associées pertinentes. Découvrez comment configurer vos paramètres de recommandation automatique pour l’outil de prise de notes .

Remarque : les suggestions de mise à jour des propriétés du CRM s’affichent uniquement pour les enregistrements de plus de dix secondes.