Comment configurer les paramètres de vos rendez-vous

Dernière mise à jour: May 2, 2018

Une fois que vous avez complété l'intégration de vos calendriers avec l'outil Réunions, vous pouvez personnaliser les URL de vos rendez-vous, les liens par défaut redirigeant vers ces derniers, ainsi que leur nom dans les paramètres de l'outil.

Définir vos préférences

Accédez aux Paramètres de votre compte Hub Sales dans le menu de navigation principal, puis cliquez sur Sales et sur Réunions dans le panneau latéral de gauche. Depuis l'onglet Préférences, vous pouvez :

  • Personnaliser les URL de vos rendez-vous dans le champ URL de rendez-vous (disponible uniquement pour les versions Starter et Pro de Hub Sales). Veuillez noter que toute modification apportée aux URL des rendez-vous s'appliqueront uniquement aux nouveaux liens et ne modifieront pas les liens existants.
  • Sélectionner votre lien de prise de rendez-vous par défaut dans le menu déroulant Lien de rendez-vous par défaut (disponible uniquement pour les versions Starter et Pro de le Hub Sales).

Personnaliser votre branding (disponible uniquement pour les versions Starter et Pro de le Hub Sales)

Accédez aux Paramètres de votre compte Hub Sales dans le menu de navigation principal, puis cliquez sur Sales et sur Branding dans le panneau latéral de gauche. Cette fonctionnalité permet de :

  • Charger ou sélectionner un logo qui apparaîtra sur tous vos rendez-vous.
  • Choisir la couleur d'accentuation à appliquer à l'ensemble de vos rendez-vous. Vous disposez de cinq couleurs prédéfinies et vous pouvez également sélectionner une couleur personnalisée avec un code de couleur HEX. 
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Configurer vos liens de prise de rendez-vous

Les utilisateurs du CRM disposent d'un lien de réunion et d'une page de réservation. L'outil Réunions comprend les liens suivants par défaut pour les utilisateurs des versions Starter et Pro du logiciel :


Des options prédéfinies de 60, 30 et 15 minutes. Lorsqu'un visiteur les utilise pour programmer un rendez-vous, son nom et son adresse e-mail lui sont demandés.

Pour modifier ces rendez-vous prédéfinis, passez le curseur de votre souris sur l'un d'eux puis cliquez sur Modifier, ou cliquez sur Créer un lien de prise de rendez-vous dans le coin supérieur droit de l'écran pour créer un nouveau lien personnalisé.

Personnaliser les options de vos rendez-vous

Il est possible de personnaliser les options suivantes :

  1. La photo. Elle s'affiche en haut de la page, et vous pouvez en changer en passant le curseur de votre souris dessus, puis en cliquant sur Modifier la photo.
  2. Le titre. Il se trouve dans le champ situé à droite de la photo. Cliquez dessus pour le modifier.
  3. Le nom. Il s'agit du nom interne du lien qui apparaît dans le tableau de bord de l'outil Réunions et lorsqu'il est inséré à un e-mail.
  4. Le lien. Il permet aux prospects de programmer un rendez-vous dans votre calendrier. Seuls les utilisateurs des versions Starter et Pro du Hub Sales peuvent le modifier.
  5. La localisation. Cette option indique le mode de communication choisi ou l'emplacement du rendez-vous. Il peut s'agir d'un lien d'appel ou de vos bureaux, par exemple.Ces informations figurent sur l'invitation que votre contact reçoit dans son calendrier, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  6. L'objet de l'invitation. Il s'agit du nom de l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que de l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut une fois le rendez-vous confirmé (par exemple, Démonstration de produit avec M. Laurent). Ce champ supporte l'ajout de jetons de personnalisation grâce aux menus déroulants Jeton du contact et Jeton de l'entreprise.
  7. La description de l'invitation. Elle indique l'objet du rendez-vous et s'affiche lorsque celui-ci est confirmé. Si vous utilisez des services de web conférence ou de visioconférence, comme WebEx ou Zoom, ajoutez le lien de votre vidéoconférence dans ce champ. Cette description apparaît dans l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  8. La plage horaire. Le temps alloué au rendez-vous dans votre calendrier. 

Définir vos disponibilités

Une fois ces options configurées, cliquez sur Suivant.

Vous pouvez alors indiquer vos disponibilités pour le rendez-vous créé en cliquant sur une plage horaire et en la faisant glisser pour en définir la durée. Pour en savoir plus sur ce sujet, cliquez ici.

Une fois vos disponibilités définies, cliquez sur Suivant.


Personnaliser les questions du formulaire (disponible uniquement pour les versions Starter et Pro du Hub Sales)

Lors de l'étape suivante, vous avez la possibilité de personnaliser les questions du formulaire (disponible uniquement pour les versions Starter et Pro du Hub Sales). Les champs  Prénom, Nom et E-mail sont requis par défaut, mais vous pouvez ajouter d'autres propriétés de contact depuis votre CRM et même des questions personnalisées.

Pour ce faire, cliquez sur + Propriété du contact ou + Question personnalisée, et sélectionnez une propriété dans le menu déroulant ou entrez votre question dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur Enregistrer. Pour rendre ce champ optionnel, décochez la case Obligatoire située sur la droite.

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Personnaliser les paramètres avancés de vos rendez-vous

Enfin, il est possible de personnaliser les paramètres avancés de vos rendez-vous. Ils comprennent les champs suivants :

  1. Délai de préavis minimum. Le délai minimum de réservation avant un rendez-vous.
  2. Période de battement. Une période avant ou après le rendez-vous pendant laquelle vous n'êtes pas disponible.
  3. Un rendez-vous peut être planifié dans les semaines à venir. Le nombre de semaines préalables au cours desquelles des rendez-vous peuvent être programmés dans votre agenda. 
  4. Langue. La langue dans laquelle votre lien de prise de rendez-vous et votre calendrier sont affichés pour les visiteurs.
  5. Format de date et de nombre. Le style des dates et nombres utilisés dans votre lien de prise de rendez-vous.

Une fois la configuration de votre lien de prise de rendez-vous terminée, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour utiliser ces liens afin de proposer un rendez-vous à l'un de vos contacts, passez le curseur de votre souris sur le lien souhaité, cliquez sur Copier le lien, puis envoyez-le lui. Il pourra alors choisir un créneau horaire en fonction de vos disponibilités.

Remarque : si vous avez intégré plusieurs calendriers à l'outil Réunions, vos liens de prise de rendez-vous tiennent compte de vos disponibilités sur l'ensemble de vos calendriers. En revanche, tout rendez-vous programmé par un prospect apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut. Pour en savoir plus sur ce sujet, cliquez ici.

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