Comment créer un rapport de contacts ?

Dernière mise à jour: mars 7, 2018

Disponible avec :

La base de contacts joue un rôle clé dans le travail de tous les marketeurs. HubSpot vous fournit les outils dont vous avez besoin pour examiner de près les données précieuses enregistrées dans les fiches d'informations de vos contacts. Grâce à la création d'un rapport de contacts, il vous permet également d'avoir une vue d'ensemble de ces derniers sur la base d'informations spécifiques. Lorsque vous créez un rapport de contacts, vous pouvez segmenter votre base de contacts en fonction des informations qui intéressent le plus votre entreprise et vous-même.
Le rapport de contacts est réservé aux comptes HubSpot Entreprise.  Si vous souhaitez bénéficier de cette fonctionnalité, contactez votre gestionnaire de compte afin de mettre votre logiciel à niveau ou installez la version d'évaluation gratuite de 30 jours de HubSpot Entreprise.

Le rapport de contacts vous permet de répertorier des informations spécifiques enregistrées dans votre base de contacts dans HubSpot. Les actions suivantes sont ainsi possibles :

  • Créer un rapport portant sur tous les contacts de votre base de données HubSpot ou sur une liste HubSpot
  • Créer un graphique illustrant l'évolution du nombre de contacts en fonction d'une propriété de date spécifique (date de création, date de conversion en lead, etc.)
  • Ventiler le rapport en fonction de la propriété de contact de votre choix (phase du cycle de vie, source, secteur d'activité, persona, etc.)
  • Calculer la somme d'une propriété numérique liée aux contacts inclus dans le rapport (revenus générés, score des leads, taux d'ouverture des e-mails, etc.)

Instructions

1. Accéder à la page Accueil des rapports

Dans le tableau de bord HubSpot Marketing, accédez à Rapports > Accueil des rapports.

2. Créer un rapport

Dans la section Accueil des rapports, cliquez sur Créer un rapport.

3. Rapport de contacts

Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Rapport de contacts.

Déterminez ensuite le type de rapport de contacts que vous souhaitez créer. Quatre options sont disponibles :

1. Commencer de zéro

2. Chiffre d'affaires généré le mois dernier grâce aux contacts

3. Répartition des phases du cycle de vie

4. Offres les plus propices à la conversion

Ces options peuvent varier selon que vous utilisez le CRM HubSpot ou non.

Pour cet exemple, nous allons choisir Commencer de zéro afin de passer en revue les différents critères que vous pouvez indiquer pour créer un rapport. Sélectionnez la case d'option Commencer à partir de zéro, puis cliquez sur Créer un rapport.

4. Créer votre rapport

Vous pouvez maintenant créer un rapport de contacts en vous basant sur plusieurs options. Examinons les différentes options proposées :

1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez inclure dans le rapport.

Vous pouvez créer un rapport portant sur tous les contacts ou sur une liste existante de votre base de données HubSpot, ou encore créer une nouvelle liste depuis cette section.

2. Choisissez un type de conversion et une période.

Cette section vous permet de sélectionner la propriété de date de votre choix, ainsi que la période qui vous intéresse.

3. Déterminez comment vous souhaitez regrouper les contacts.

Vous pouvez consulter les contacts par semaine ou par mois.

4. Ventilez le rapport en fonction d'une propriété de contact (option facultative).

Ce menu déroulant vous permet de sélectionner la propriété de contact HubSpot que vous souhaitez utiliser pour ventiler le rapport. Par exemple, si vous voulez que le rapport indique quand les contacts sont devenus des leads (et se sont vus attribuer cette phase du cycle de vie), sélectionnez Date de conversion en lead.

5. Calculez la valeur totale de la propriété numérique de contact de votre choix (option facultative).

Ce menu déroulant vous permet de calculer la somme d'une propriété numérique de contact HubSpot dans le rapport.

6. Créer un rapport

Cliquez sur ce bouton une fois que vous avez sélectionné les propriétés et les contacts voulus.

5. Consulter le rapport

Une fois les options de votre choix sélectionnées et le rapport créé, vous pouvez consulter ce dernier. Au début, un écran similaire à celui-ci devrait s'afficher.

Cet écran s'affiche tant que HubSpot n'a pas terminé de compiler toutes les informations que vous souhaitez inclure dans votre nouveau rapport.

Une fois la compilation terminée, vous pourrez consulter ce dernier. Voici la vue d'ensemble d'un rapport de contacts :

1. Titre : le titre du rapport est généré automatiquement en fonction des critères que vous avez définis. Vous pouvez toutefois le modifier. Pour ce faire, cliquez dessus et saisissez le titre souhaité.

2. Standard ou Cumulatif : ces boutons permettent respectivement d'afficher un graphique à barres ou un graphique linéaire.

3. Graphique : cette section illustre les données de votre rapport pour la période spécifiée.

4. Graphique : cliquez sur le bouton situé sous Graphique pour choisir une couleur spécifique et identifier rapidement les volumes correspondant à chaque valeur dans la section ventilée.

5. Répartition de votre propriété de contact. La valeur Propriété non définie indique que cette propriété n'est pas spécifiée pour certains contacts inclus dans le rapport.

6. Contacts : nombre de contacts qui partagent la même propriété de contact spécifiée dans le rapport

7. Filtrer le tableau... : cette option vous permet de filtrer votre tableau (sections 4, 5 et 6) et d'examiner de plus près les différentes valeurs liées à la propriété de contact.

8. Modifier le rapport : si vous avez effectué une erreur dans les options que vous avez choisies, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour modifier le rapport en conséquence.

9. Suivi des objectifs : vous pouvez définir un objectif afin de déterminer le nombre de contacts que vous souhaitez inclure dans ce rapport sur une période donnée. Saisissez un nombre dans la zone de texte, puis sélectionnez la fréquence dans le menu déroulant (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans).

10. Actions du rapport : cette section vous permet d'utiliser le rapport, de le partager, de le recréer ou de le supprimer.

Envoyer le rapport par e-mail

Vous pouvez envoyer le rapport sur les contacts à une personne spécifique (ou à plusieurs) par e-mail et l'accompagner d'un bref message. Vous pouvez également définir une fréquence d'envoi, les indicateurs qui vous intéressent (contacts, somme ou moyenne) et le mode d'affichage à appliquer au graphique.

Les e-mails programmés seront envoyés le jour prévu à 6 h EST.

Exporter le rapport

Cliquez sur le bouton Exporter dans la barre latérale pour exporter le rapport. Ce dernier vous sera envoyé par e-mail sous forme de fichier Excel ou .csv, en fonction du nombre de lignes. Les rapports de plus de 64 000 lignes sont exportés au format .csv.

Actualiser le rapport

Contrairement aux autres rapports HubSpot, le rapport de contacts ne se met pas à jour automatiquement. Vous devez donc l'actualiser via l'option correspondante dans la barre latérale ou activer son envoi par e-mail tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois afin qu'il s'actualise automatiquement.

Détails du rapport

La section Détails du rapport apparaît dans l'angle inférieur droit de l'écran. Elle vous permet de consulter rapidement les options que vous avez définies pour votre rapport. Vous pouvez également voir qui a modifié le rapport pour la dernière fois, et à quelle date.

Article précédent:

Measuring Your Performance Project

Article suivant: