Guide des autorisations utilisateur HubSpot

• Redirections d'URL : sélectionnez les cases à cocher pour accorder à l'utilisateur les accès Afficher ou Modifier dans l'outil de redirection d'URL. Les utilisateurs avec accès Modifier peuvent créer et mettre à jour les redirections d'URL.
• Outils de conception : activer l'interrupteur Outils de conception pour permettre à l'utilisateur de modifier les modèles et les modules . Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent également accéder à la place de marché de modèles et enregistrer des e-mails de marketing en tant que modèles.

Remarque : Il est recommandé d'accorder à l'utilisateur les autorisations Paramètres du contenu global et Paramètres du site web s'il doit modifier des éléments web globaux et les paramètres du blog/site web.

Ventes

Dans l'onglet Sales, définissez des autorisations et des restrictions plus granulaires pour les outils de vente tels que products et templates, ainsi que l'attribution de paid Sales Hub seats.

• Gérer la bibliothèque de produits : cliquez pour activer l'interrupteur Gérer la bibliothèque de produits pour permettre à l'utilisateur de créer et de modifier des produits dans la bibliothèque de produits .
• Créer des postes personnalisés : Cette option est activée par défaut et permet à l'utilisateur de créer des postes à partir d'une transaction ou d'un devis. Pour supprimer l'accès pour un utilisateur, désactivez l'option Créer des lignes de produit personnalisées.
• Accès aux outils de vente : activez l'option Accès aux outils de vente pour permettre à l'utilisateur d'accéder aux modèles de vente, aux blocs de texte, aux documents, aux appels et aux intégrations d'e-mail ainsi que de connecter leur adresse e-mail personnelle. Une fois l'option activée, vous disposerez d'options plus précises pour les outils Sales Hub de HubSpot.
• Modèles : cliquez pour activer l'option Modèles et permettre à l'utilisateur de créer, de modifier et de supprimer des modèles. Les utilisateurs disposant de licences payantes Sales Hub et Service Hub et n'étant pas autorisés à créer et à modifier des modèles pourront toujours les consulter et les envoyer.
• Créer des pages de planification pour d'autres utilisateurs : cliquez pour activer l'option Créer des pages de planification pour d'autres utilisateurs afin de permettre à l'utilisateur de créer, de modifier et de supprimer des pages de planification pour d'autres utilisateurs.
• Sales Starter/Pro/Entreprise : cliquez pour activer l'option Starter/Pro/Entreprise pour permettre à l'utilisateur d'accéder aux outils de vente disponibles pour la licence : Par défaut, cela inclut les guides conversationnels, la transcription des appels et les workflows basés sur des devis.

Remarque : Si vous avez attribué toutes vos licences payantes, vous pouvez cliquer sur Acheter un autre utilisateur pour mettre à niveau un utilisateur. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs rémunérés de Sales Hub .

• • Prévisions : personnalisez l'accès Modifier et Afficher pour l'outil de prévision des ventes et les objectifs de chiffre d'affaires.
    • Tous les utilisateurs peuvent créer un objectif.
    • Les utilisateurs avec une licence utilisateur Sales Hub Pro ou Entreprise ou Service Hub Entreprise peuvent se voir attribuer un objectif.
    • Les utilisateurs disposant d'autorisations de consultation en mode Propriétaire uniquement ne peuvent voir que leurs propres objectifs et prévisions.
    • Les utilisateurs disposant de l'autorisation Équipe uniquement peuvent voir leurs propres objectifs et prévisions ainsi que ceux de leurs coéquipiers au sein de l'équipe.
  • Guides conversationnels : sélectionnez les cases à cocher pour accorder à l'utilisateur l'accès Publier ou Modifier pour les guides conversationnels. Seuls les utilisateurs Sales Hub Pro et Entreprise disposant de l'autorisation Accès au compte peuvent modifier les autorisations Publier et Modifier d'un utilisateur pour les manuels.
  • Séquences : cliquez pour activer l'option Séquences et permettre à l'utilisateur de créer et modifier des séquences. Les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur Sales Hub Pro ou Entreprise ou Service Hub Pro ou Entreprise et n'étant pas autorisés à créer et à modifier des séquences pourront toujours les consulter et les envoyer.
  • Inscrire les séquences en masse : cette option est activée par défaut pour les utilisateurs Sales Hub Pro et Entreprise. Cliquez pour désactiver l'option Inscrire les séquences en masse afin de supprimer l'accès d'un utilisateur à l'inscription en masse de contacts dans une séquence. Si cette option est désactivée, les utilisateurs peuvent inscrire les contacts l'un après l'autre uniquement.

  Si votre entreprise est basée aux États-Unis et que vous utilisez l'outil de paiement, vous pouvez personnaliser les utilisateurs qui peuvent créer des liens de paiement ou gérer l'historique des transactions de votre compte. Utilisez ces options d'autorisation pour gérer l'accès de vos équipes de front et de back office :

  • Gérer les liens de paiement : cliquez pour activer l'option Gérer les liens de paiement et permettre à l'utilisateur de créer, modifier et supprimer des liens de paiement.
  • Gérer les paiements et les abonnements : cliquez pour activer l'option Gérer les paiements et les abonnements afin de permettre à l'utilisateur de consulter l'historique des transactions et des paiements, de télécharger les rapports de paiement, de renvoyer les reçus, d'annuler les abonnements et d'émettre des remboursements.

  Service

  Dans l'onglet Service Hub, vous pouvez définir des autorisations plus détaillées pour les outils Service Hub de HubSpot.

  • Accès à Service Hub : activez l'option Accès à Service Hub pour permettre à l'utilisateur d'accéder aux outils de service client. Une fois l'option activée, vous disposerez d'options plus précises pour les outils de service de HubSpot. 
  • Enquêtes de feedback client : la case à cocher Modifier permet à l'utilisateur de créer des enquêtes dans l'outil de feedback.
  • Articles de la base de connaissances : cochez les cases pour autoriser l'utilisateur à Publier ou Modifier dans l'outil de la base de connaissances. Les utilisateurs avec l'accès Modifier peuvent créer des articles de base de connaissances, mais ne peuvent pas les publier ou les mettre à jour.
  • Modèles : cliquez pour activer l'option Modèles et permettre à l'utilisateur de créer, de modifier et de supprimer des modèles. Les utilisateurs disposant de licences payantes Sales Hub et Service Hub et n'étant pas autorisés à créer et à modifier des modèles pourront toujours les consulter et les envoyer.
  • Créer des pages de planification pour d'autres utilisateurs : cliquez pour activer l'option Créer des pages de planification pour d'autres utilisateurs afin de permettre à l'utilisateur de créer, de modifier et de supprimer des pages de planification pour d'autres utilisateurs.
  • Service Starter/Pro/Entreprise : activez le commutateur Service Starter/Pro/Entreprise pour attribuer à l'utilisateur des licences Service Hub Starter, Pro, ou Entreprise si celles-ci sont disponibles. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs payants de Service Hub .
    • Guides conversationnels : sélectionnez les cases à cocher pour accorder à l'utilisateur l'accès Publier ou Modifier dans l'outil Guides conversationnels. Seuls les utilisateurs Service Hub Pro et Entreprise disposant de l'autorisation Accès au compte peuvent modifier les autorisations Publier et Modifier d'un utilisateur pour les manuels.
    • Séquences : cliquez pour activer l'option Séquences et permettre à l'utilisateur de créer et modifier des séquences. Les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur Sales Hub Pro ou Entreprise ou Service Hub Pro ou Entreprise et n'étant pas autorisés à créer et à modifier des séquences pourront toujours les consulter et les envoyer.
    • Inscrire les séquences en masse : cette option est activée par défaut pour les utilisateurs Sales Hub Pro et Entreprise. Cliquez pour désactiver l'option Inscrire les séquences en masse afin de supprimer l'accès d'un utilisateur à l'inscription en masse de contacts dans une séquence. Si cette option est désactivée, les utilisateurs peuvent inscrire les contacts l'un après l'autre uniquement.

• Rapports

  Dans l'onglet Rapports, vous pouvez autoriser l'utilisateur à créer, modifier et/ou consulter des tableaux de bord, des rapports et des analytics.

  • Accès aux outils de qualité des données : activer l'interrupteur Accès aux outils de qualité des données pour permettre aux utilisateurs non super administrateurs d'accéder au centre de commande de qualité des données afin de surveiller et de résoudre les problèmes de qualité des données.
  • Accès aux outils de rapport : pour autoriser l'utilisateur à accéder aux outils de rapport, y compris les tableaux de bord, les rapports et les analytics, activez l'option Accès aux rapports. Une fois l'option activée, vous disposerez d'options plus précises pour les outils de Signalement client de HubSpot.
  • Tableaux de bord, rapports et analytics : sélectionnez les cases à cocher pour octroyer à l'utilisateur les accès Créer/posséder, Modifier ou Modifier des outils de reporting.
    • Créer/posséder : permet à l'utilisateur de créer et de posséder des tableaux de bord et des rapports.
    • Modifier : permet à l'utilisateur de modifier les tableaux de bord, les rapports et les analytics auxquels il a accès. Cette option sera sélectionnée si vous autorisez l'utilisateur à créer et à posséder.
    • Afficher : permet à l'utilisateur de visualiser les tableaux de bord, les rapports et les analytics. Cette option est sélectionnée par défaut si le bouton Accès aux rapports est activé.

• • Objectifs : cliquez sur les menus déroulants View et Edit pour contrôler le niveau d'accès des utilisateurs à la visualisation, à la création et à la modification des objectifs.
  • Datasets : cochez les cases pour donner à l'utilisateur View et Edit l'accès aux datasets.
    
    • View : permet aux utilisateurs de visualiser les ensembles de données préconstruits existants afin de créer des rapports à l'aide de l'outil de création de rapports personnalisés . Cela permet aux utilisateurs d'utiliser des champs calculés prédéterminés, des critères de filtrage et des propriétés pour créer un rapport.
    • Modifier : permet aux utilisateurs de créer de nouveaux ensembles de données qui peuvent être utilisés pour créer des rapports personnalisés.

• • Rapports de marketing : activez l'option Rapports de marketing pour autoriser l'accès aux rapports marketing dans les outils d'analytics de HubSpot. Cela comprend l'analyse du trafic, la performance des pages, les concurrents, le générateur d'URL de suivi, les événements (Marketing Hub Entreprise uniquement) et les paramètres des rapports.

  Compte

  Dans l'onglet Compte, vous pouvez définir des autorisations plus détaillées pour l'administration du compte.

  Paramètres

  • Accès aux contacts marketing : activez le bouton Accès aux contacts marketing pour permettre à l'utilisateur de définir des contacts comme des contacts marketing ou des contacts non marketing.
  •  Accès à l'e-mail personnel : activer l'accès à l'e-mail personnel pour envoyer et suivre des e-mails 1:1 à partir du CRM. Les utilisateurs pourront également utiliser l'extension HubSpot Sales. 
  • Accès au marketplace des applications : activez l'option Accès au marketplace des applications pour permettre à l'utilisateur d'installer des applications à partir du marketplace de HubSpot. 
  • Accès au marketplace des ressources : activez l'option Accès au marketplace des ressources pour permettre à l'utilisateur d'installer des modules et des modèles depuis le marketplace de HubSpot.
  • GDPR delete contacts : activer l'option GDPR delete contacts pour permettre à l'utilisateur GDPR delete contact records. Pour supprimer des contacts, l'utilisateur doit également disposer de l'autorisation de supprimer des contacts dans l'onglet CRM.
  • Approuver le contenu : activez Approuver le contenu pour permettre à l'utilisateur d'approuver le contenu des e-mails marketing. 
  • Paramètres du tableau HubDB : activez l'option Paramètres du tableau HubDB pour permettre à l'utilisateur de configurer les paramètres du tableau et de créer, cloner, annuler la publication ou supprimer de tableaux HubDB.
  • Paramètres de contenu global : activer le bouton Paramètres de contenu global pour permettre à l'utilisateur de modifier le contenu global et les thèmes pour le contenu du site web.
  • Paramètres du site web : activez l'option Paramètres du site web pour permettre à l'utilisateur de modifier les paramètres du site. Cela permettra également à l'utilisateur de mettre à jour l'outil de référencement et de gérer les paramètres du compte de messagerie.
  • Paramètres de la base de connaissances : activez l'option Paramètres de la base de connaissances pour permettre à l'utilisateur de modifier les paramètres de la base de connaissances. Cette autorisation donnera également à l'utilisateur la possibilité de publier dans l'outil de base de connaissances par défaut.
  • Paramètres du portail client : activez l'option Paramètres du portail client pour autoriser l'utilisateur à modifier les paramètres du portail client. Cette autorisation accordera également à l'utilisateur l'accès Publier dans l'outil de portail client par défaut.

• • Rapports et tableaux de bord : activez l'option Rapports et tableaux de bord pour permettre à l'utilisateur de créer un rapport ou un tableau de bord. Cette autorisation donne également accès à tous les outils d'analytics et remplacera tous les paramètres dans l'onglet d'autorisation Rapports.
  • Paramètres du domaine : activer l'interrupteur Paramètres du domaine pour permettre à l'utilisateur de se connecter et de modifier les domaines.
  • Paramètres de tableau utilisateur : activez le bouton Paramètres de tableau utilisateur pour donner à l'utilisateur la possibilité d'afficher la liste des utilisateurs dans son compte HubSpot. 
  • Gestion de la disponibilité : activez le bouton Gestion de la disponibilité pour permettre à l'utilisateur de modifier la disponibilité des membres de l'équipe dans la boîte de réception des conversations.

  Accès au compte

  Les autorisations d'accès au compte donnent accès à l'accès administrateur du compte utilisateur.

  

  Par défaut, l'accès suivant est accordé avec l'autorisation activée et peut être désactivé par un simple bouton.

  • Ajouter et modifier des utilisateurs : activer l'interrupteur Ajouter et modifier des utilisateurs pour permettre à l'utilisateur d'ajouter ou de modifier d'autres utilisateurs. Un utilisateur disposant des autorisations Accès au compte peut accorder des autorisations à un autre utilisateur uniquement s'il en dispose lui-même. Si un utilisateur disposant des autorisations Accès au compte ne possède pas de l'accès à Sales Hub, il ne pourra pas attribuer cet accès Sales Hub à un autre utilisateur. Cela s'applique également aux ensembles d'autorisations ; les utilisateurs ne peuvent attribuer que les ensembles d'autorisations avec lesquels ils partagent des autorisations. Seul un super administrateur peut créer et modifier des ensembles d'autorisations.
  • Ajouter et modifier des équipes : activez l'option Ajouter et modifier des équipes pour donner à l'utilisateur la possibilité d'organiser d'autres utilisateurs en équipes spécifiques.
  • Limiter l'accès par équipe (Entreprise): activer le bouton Limiter l'accès par équipe pour permettre à l'utilisateur de limiter l'accès aux actifs de HubSpot à des utilisateurs et des équipes spécifiques. 

• • Modifier les valeurs par défaut du compte : activer l'option Modifier les valeurs par défaut du compte pour permettre à l'utilisateur de définir le nom, la langue, le fuseau horaire, la devise et le format par défaut de la date et des nombres de votre compte. Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent créer et modifier des alertes relatives à la politique de confidentialité et créer des kits de marque.

  Remarque : si vous êtes un utilisateur dans un compte Pro ou Entreprise et que vous utilisez multiple currencies, vous devez être un super admin pour modifier la devise par défaut du compte.

  • Modifier la facturation et le nom du contrat : activez l'option Modifier la facturation et le nom du contrat pour permettre à l'utilisateur de modifier les informations de facturation de votre compte HubSpot et d'acheter et gérer des licences utilisateur.

  En outre, les utilisateurs disposant d'une autorisation de compte peuvent faire en sorte par défaut :

  • Afficher et envoyer des modèles privés
  • Créer et modifier des types d'appels et de réunions
  • Créer et modifier des produits à partir de la bibliothèque de produits.
  • Modifier les champs qui s'affichent lors de la création d'un nouveau dossier
  • Exporter l'historique des activités de contenu du compte.
  • Voir toutes les conversations dans les boîtes de réception et connecter les canaux aux boîtes de réception, y compris formulaires d'assistance.
  • Personnaliser les barres latérales d'enregistrement
  • Gérez les paramètres de confirmation d'inscription aux e-mails.

• Super administrateur

  Les droits de super administrateur donnent accès à tous les outils et paramètres du compte décrits dans cet article, à l'exception des fonctionnalités payantes Sales Hub ou Service Hub , qui requièrent un abonnement payant. Les super-administrateurs peuvent également accéder à la clé API du compte et créer et gérer des pages de programmation pour les autres utilisateurs du compte. Les autorisations de super administrateur ne sont pas modifiables.

• Si vous supprimez un utilisateur en tant que super administrateur, son niveau d'accès sera modifié en fonction des nouvelles autorisations qui lui seront attribuées.

• Seul un super administrateur peut nommer un autre utilisateur en tant que super administrateur. Pour octroyer le statut de super administrateur à un utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Donner le rôle de super administrateur.

  

  Si un super administrateur est nécessaire pour effectuer une tâche ou un processus, il est recommandé de solliciter un super administrateur existant au lieu de mettre à jour les autorisations d'un utilisateur individuel.

  Compte partenaire

  Dans l'onglet Partenaire, vous pouvez autoriser un utilisateur à accéder aux outils partenaires de votre compte HubSpot et les désigner comme un employé partenaire dans les portails clients. Par défaut, tous les nouveaux utilisateurs d'un compte partenaire n'auront pas accès aux outils partenaires tant que l'accès aux outils Partenaires ne sera pas activé.

  • Accès aux outils partenaires : activez l'option Accès aux outils partenaires pour permettre à l'utilisateur d'accéder aux outils partenaires.
    • Tableau de bord du partenaire : cochez les cases pour donner à l'utilisateur Modifier ou View l'accès au tableau de bord du partenaire .
    • Répertoire des solutions : cochez la case Modifier pour donner à l'utilisateur Modifier l'accès au répertoire .
    • Gestion du salarié partenaire : sélectionnez la case à cocher pour accorder à l'utilisateur un accès Voir ou Modifier à la liste des salariés partenaires pour un client. 
  • Salarié partenaire : activez le bouton Salarié partenaire dans un compte partenaire HubSpot pour marquer un utilisateur en tant que salarié partenaire lorsqu'il est ajouté en tant qu'utilisateur dans le compte HubSpot d'un client.