Visite guidée de l'outil Workflows

Dernière mise à jour: March 6, 2018

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Marketing Hub: Pro, Enterprise

Au cours de ces dernières années, le « marketing automation » est devenu un mot très à la mode et un incontournable pour de nombreux marketeurs. Les logiciels de marketing automation sont certes de puissants outils, mais toute cette puissance et cette flexibilité se traduisent parfois par davantage de complexité et des efforts marketing moins soutenus. L'utilisation de logiciels complexes pour essayer de gagner du temps et ajuster vos campagnes marketing contribue souvent à une abondance d'actions marketing qui se concentrent sur le milieu de l'entonnoir sans générer de leads qualifiés ni de clients.

Tous les marketeurs inbound savent bien que les campagnes de lead nurturing sont le résultat de divers efforts. Pour porter ses fruits, le marketing automation doit reposer sur des actions pertinentes qui ont lieu au bon moment et qui tiennent compte du contexte. En d'autres termes, les contacts ne lisent pas uniquement les e-mails que nous leur envoyons, mais ils consultent aussi nos articles de blog, explorent notre site web et interagissent avec nous sur les réseaux sociaux. C'est le principe même de l'inbound marketing : tous les modes d'interaction des contacts avec notre contenu ont de l'importance. Avec l'outil Workflows de HubSpot, vous pouvez exploiter les données dont vous disposez sur le comportement des contacts pour créer des actions marketing personnalisées et pertinentes en fonction du contexte.

L'interopérabilité des outils HubSpot vous permet de développer un pipeline de contacts engagés, de leur offrir un contenu adapté au moment opportun et de faciliter la tâche des commerciaux en mettant à leur disposition toutes les informations dont ils ont besoin pour conclure la vente. Ce guide de l'utilisateur décrit non seulement les fonctionnalités de l'outil Workflows, mais explique également comment configurer des actions marketing automatisées contextuelles, ciblées et mesurables.

Qu'est-ce qu'un workflow ?

Les workflows sont des ensembles automatisés d'actions marketing dont le déclenchement repose sur une condition initiale. Ils vous permettent notamment d'automatiser les tâches de lead nurturing et d'effectuer des actions internes. L'outil Workflows permet l'exécution de plusieurs actions à des intervalles que vous définissez. Il inclut également une logique de branchement afin d'initier des actions spécifiques selon le mode d'interaction d'un contact avec votre contenu ou votre site web.

Voici quelques exemples d'actions de workflow :

  • Envoi d'un e-mail de suivi contenant l'offre promise lors qu'un contact remplit certains formulaires
  • Envoi d'e-mails de rappel pour un webinar ou une conférence à venir et envoi d'e-mails de suivi après l'événement
  • Envoi de différents e-mails selon la façon dont un contact a rempli un formulaire
  • Mise à jour dynamique de la propriété d'un contact pour qu'il voit une version distincte du contenu intelligent de votre page (comptes HubSpot Pro et Entreprise uniquement)

Les workflows sont non seulement suffisamment puissants pour automatiser le lead nurturing, mais ils vous aident aussi à réaliser des tâches internes :

  • Notification de l'équipe commerciale lorsqu'un contact soumet un formulaire de demande d'évaluation gratuite
  • Définition automatique d'une propriété de contact interne, telle que la date de début de l'évaluation
  • Ajout des contacts à une liste statique de participants à une conférence pour suivre leur historique
  • Publication des données des contacts dans un autre système via un webhook lorsque ce contact remplit un formulaire

L'outil Workflows de HubSpot présente l'avantage unique de permettre le suivi des performances d'un workflow par rapport à un objectif précis. L'élaboration d'une liste d'objectifs est essentielle si vous souhaitez déterminer rapidement l'efficacité d'un workflow.

Visite guidée de l'outil Workflows

Pour ouvrir l'outil Workflows dans votre compte HubSpot Marketing, accédez à Contacts > Workflows.

Le tableau de bord Workflows apparaît. Celui-ci affiche une liste de tous vos workflows, le nombre total de contacts inscrits dans chacun d'eux, le nombre de contacts actifs (personnes n'ayant pas encore terminé le workflow), ainsi que la date à laquelle chaque workflow a été modifié pour la dernière fois.

Un point gris ou un point vert indiquent, respectivement, les workflows inactifs et les workflows actifs. Le tableau de bord vous permet de filtrer les workflows par type et par statut, ainsi que ceux associés à un persona spécifique.

Pour créer un workflow, cliquez sur le bouton Nouveau workflow. Le premier champ que vous voyez lors de la création d'un workflow vous permet de lui donner un nom interne, suivi d'une option vous demandant de choisir le type de workflow : StandardDate fixe et Basé sur une propriété. Vous trouverez ci-dessous une brève description des trois types de workflows disponibles. Nous abordons également les types de workflows plus en détail dans une section ultérieure de ce guide.

Types de workflows

  • Standard : l'inscription au workflow est déclenchée dès que le contact remplit la ou les conditions initiales correspondantes, puis est suivie d'étapes spécifiques liées à l'étape ou au délai précédents. Le déclenchement des workflows standard peut également se faire manuellement en inscrivant un contact ou une liste statique de contacts.
  • Date fixe : l'inscription au workflow intervient dès que le contact remplit la ou les conditions initiales correspondantes, mais l'exécution des étapes suivantes repose sur une date précise, telle qu'un webinar, une conférence ou un jour férié.
  • Basé sur une propriété : l'inscription au workflow intervient dès que le contact remplit la ou les conditions initiales correspondantes et l'exécution des étapes suivantes est similaire au workflow de date fixe dans la mesure où elle repose sur une date. Toutefois, il s'agit ici d'une propriété de date personnalisée figurant dans la fiche d'informations d'un contact, telle que la date d'expiration d'une version d'évaluation, une date de renouvellement ou une date d'anniversaire. Pour en savoir plus sur la création de propriétés personnalisées dans HubSpot, lisez cet article.

Pour en savoir plus sur les types de workflows, cliquez ici.

Définir les critères d'inscription

La première étape consiste à définir les critères d'inscription. Vous devez décider si vous souhaitez inscrire les contacts au workflow manuellement ou automatiquement. Si vous sélectionnez manuellement, vous ne pourrez inscrire les contacts qu'en cliquant sur le bouton Inscrire présent en haut du workflow et en ajoutant des contacts individuels ou des listes.  Si vous sélectionnez automatiquement, vous aurez le choix entre plusieurs critères et les contacts seront inscrits dès qu'ils les rempliront.

Présentation de la liste d'objectifs

La liste d'objectifs est une liste intelligente d'objectifs spécifiques à un workflow. Les contacts qui remplissent les critères de la liste d'objectifs sont désinscrits du workflow et sont comptabilisés parmi les objectifs atteints, dont le nombre figure en haut du workflow. Cette valeur vous permet d'estimer le succès du workflow et vous aide à cibler l'automatisation par rapport à un objectif unifié. Pour en savoir plus sur les listes d'objectifs, lisez cet article

Actions

Lorsque vous cliquez sur un workflow dans le tableau de bord correspondant, l'écran Actions s'affiche. Il résume tout ce qui se produit dans le workflow : nombre de contacts qui ont entamé le workflow, condition initiale, étapes que vous avez configurées et nombre de contacts dans chaque étape.

Les workflows se constituent d'actions. Les actions sont des fonctions individuelles exécutées dans le cadre d'un workflow. Voici quelques exemples courants d'actions :

  • Ajouter un délai : permet de définir un délai entre les actions du workflow.
  • Envoyer un e-mail : permet d'envoyer un e-mail automatique aux contacts inscrits.
  • Définir la valeur d'une propriété de contact : permet de définir la valeur d'une propriété de contact telle que la date de début d'une version d'évaluation.

Nous aborderons les actions que vous pouvez utiliser dans les workflows dans une section ultérieure de ce guide.

Paramètres, performances et historique

Chaque workflow contient les sections Paramètres, Performances et Historique. Ces liens se situent en haut de chaque workflow (et s'affichent sous Plus selon la taille de votre écran).

Performances

Cette section indique les performances des e-mails du workflow. Elle présente également le taux de conversion du workflow.

En dessous se trouvent plusieurs modules de reporting, y compris la section Performances des contacts qui précise combien de contacts sont inscrits dans le workflow, combien ont terminé le workflow, combien l'ont quitté et combien ont atteint l'objectif sur la période donnée.

Vous pouvez sélectionner le filtre de date dans l'angle supérieur droit de cette section pour consulter les performances du workflow sur une période précise ou selon la plage de dates de votre choix. Pour en savoir plus sur les performances des workflows, cliquez ici.

Historique

Cette section présente l'historique du workflow par ordre chronologique. Elle indique quand un contact s'est inscrit, quand les étapes doivent être exécutées, quand une action a abouti (définition d'une propriété de contact ou envoi d'un e-mail, par exemple) et quand un contact termine le workflow. Elle signale également toute erreur potentielle, tel que l'échec d'envoi d'un e-mail inéligible à un contact.

Paramètres

Cette section contrôle les options spécifique à l'exécution du workflow. Elle vous permet notamment de déterminer si les contacts peuvent s'inscrire plus d'une fois, de lier le workflow à une campagne, de définir des listes de suppression, etc. Nous aborderons plus en détail les paramètres des workflows dans une section ultérieure de ce guide.

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