Comment choisir le type de workflow et les critères d'inscription les mieux adaptés à votre objectif ?

Dernière mise à jour: March 6, 2018

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L'outil Workflows permet de créer trois types de workflows : Standard, Date fixe et Basé sur une propriété. Le timing des actions de workflow dépend du type de workflow que vous sélectionnez.

Une fois que vous avez sélectionné un type de workflow, vous devez définir des critères d'inscription. Il s'agit d'une ou de plusieurs règles qui déterminent les conditions dans lesquelles les contacts sont ajoutés à un workflow. Vous pouvez inscrire les contacts dans le workflow manuellement ou automatiquement sur la base de critères précis. Par exemple, vous pouvez les inscrire automatiquement en fonction d'une propriété de contact, d'une propriété d'entreprise, d'une propriété de transaction, de l'adhésion à une liste, de la soumission d'un formulaire, d'un e-mail, d'une page vue, d'un événement (pour les comptes HubSpot Entreprise uniquement) et du statut du workflow. 

Vous découvrirez, dans cet article, les différences entre les trois types de workflows ainsi que les divers critères d'inscription disponibles.

Types de workflows

Voici une description de chaque type de workflow, ainsi que des exemples de scénarios classiques dans lesquels vous pouvez les utiliser.

Workflow standard

Les workflows de type Standard sont conçus pour être déclenchés lorsqu'un contact remplit les conditions initiales correspondantes.  Si un délai est ajouté en tant que première action, celui-ci est relatif à la première date d'inscription du contact au workflow. En revanche, lorsqu'un délai est ajouté à un autre stade d'un workflow standard, celui-ci repose sur l'étape précédente.  

Voici quelques exemples classiques de scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser un workflow de type Standard :

  • Envoi d'un e-mail de suivi spécifique et définition d'une propriété de contact personnalisée en fonction d'une réponse précise apportée par les contacts dans un formulaire
  • Automatisation d'une série d'actions après avoir récolté une information précise sur un contact, telle que son secteur d'activité ou son persona
  • Envoi d'un e-mail interne au propriétaire d'un contact lorsque ce dernier consulte votre page de tarifs

Workflow à date fixe

Les workflows de type Date fixe partagent les mêmes options de conditions initiales que les workflows standard, mais tous les délais ajoutés sont relatifs à une date donnée. Une section située en dessous des conditions initiales vous permet de fixer la date de référence du workflow. Par défaut, ce dernier s'exécutera autour de la date que vous sélectionnez. Si l'événement correspondant a lieu à la même date chaque année, cochez la case Récurrence annuelle. Voici quelques exemples classiques de scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser ce type de workflow :

  • Envoi d'un rappel pour l'inscription à un webinar à venir
  • Automatisation de l'envoi d'e-mails incluant des bons de réduction ou des offres spéciales lors des fêtes de fin d'année
  • Envoi d'une invitation à une conférence, d'un rappel et d'e-mails de suivi

Workflow basé sur une propriété

Le workflow Basé sur une propriété est similaire au workflow Date fixe. Toutefois, au lieu de choisir une date précise, ce type de workflow implique la sélection d'une propriété de type date. Tous les délais ajoutés dans ce workflow sont relatifs à la date répertoriée dans la fiche d'informations du contact inscrit, qui diffère d'un contact à un autre. Pour que cette condition initiale se répète chaque année, cochez la case Récurrence annuelle. Voici quelques exemples de scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser ce type de workflow :

  • Envoi d'un e-mail de bienvenue, puis d'une série d'e-mails contenant des conseils utiles en fonction d'une propriété de contact personnalisée, telle que la date d'activation du compte
  • Automatisation des actions internes et externes en fonction de la date d'expiration de la version d'évaluation d'un contact
  • Envoi par e-mail de bons de réductions ou d'offres personnalisées à un contact le jour de son anniversaire

Définir les critères d'inscription

Maintenant que vous connaissez les différents types de workflows, voyons les différentes conditions initiales que vous pouvez utiliser pour inscrire les contacts. Une fois que vous entamez la création du workflow, les conditions initiales suivantes vous sont proposées :

  • Manuellement : cette option vous permet de configurer les actions souhaitées du workflow, puis d'y inscrire manuellement les contacts. Aucun contact ne sera inscrit sans votre intervention. Pour en savoir plus sur l'inscription manuelle de contacts ou de listes de contacts à un workflow, lisez cet article
  • Automatiquement : cette option permet d'inscrire les contacts de manière dynamique, lorsqu'ils répondent aux critères que vous avez définis dans le workflow. Vous serez invité à spécifier les critères que les contacts doivent remplir pour rejoindre le workflow. Voici les critères d'inscription possibles : propriété du contact, propriété d'entreprise, propriété de transaction, adhésion à une liste, soumission d'un formulaire, e-mail, page vue, événement et statut du workflow.

 

Propriété du contact

Vous pouvez baser le workflow sur une propriété du contact. Dans l'exemple ci-dessous, ce workflow inscrira automatiquement les contacts dont la propriété Phase du cycle de vie (que partagent tous les contacts HubSpot) indique Lead ou Abonné.

Propriété d'entreprise

Vous pouvez baser le workflow sur une propriété d'entreprise. Dans l'exemple ci-dessous, ce workflow inscrira automatiquement les contacts dont la propriété d'entreprise Nombre de sites associée est supérieure à 99.

Propriété de transaction

Vous pouvez baser le workflow sur une propriété de transaction. Dans l'exemple ci-dessous, ce workflow inscrira automatiquement les contacts dont la date de fermeture de la transaction est antérieure au 15 juillet 2016.

Adhésion à une liste

Le critère d'inscription Adhésion à une liste inscrit les contacts dans un workflow lorsqu'ils sont ajoutés à une liste intelligente spécifique. Seules les listes intelligentes sont proposées comme options pour cette condition initiale. Une fois qu'un contact remplira les critères de la liste intelligente, il sera ajouté à cette liste, puis au workflow.

Soumission de formulaire

La condition initiale Soumission de formulaire inscrit les contacts au workflow lorsqu'ils remplissent un formulaire donné. Cette condition initiale vous permet de sélectionner n'importe lequel de vos formulaires HubSpot. Vous pouvez également choisir d'inscrire les contacts indépendamment de la page sur laquelle se trouve le formulaire sur votre site web ou de n'inscrire que ceux qui remplissent le formulaire d'une page HubSpot spécifique.

Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessous, ce workflow inscrira automatiquement les contacts qui ont rempli le formulaire de démonstration sur la page À propos.

Si vous souhaitez affiner davantage ce critère, sélectionnez Affiner par. Cette section offre des options de date et de fréquence. Le critère d'inscription Soumission de formulaire est maintenant affiné de sorte à inscrire les contacts qui ont soumis le formulaire de démonstration sur la page À propos le 1er décembre 2016 ou après cette date.

E-mail

Vous pouvez baser le workflow sur une activité d'e-mail spécifique. Dans l'exemple ci-dessous, le workflow inscrira automatiquement les contacts qui ont cliqué sur biglytics.net dans l'e-mail 1 d'invitation à l'événement.

Page vue

Vous pouvez baser le workflow sur une page vue. Ce critère vous permet d'inscrire les contacts qui ont consulté une URL donnée. Dans l'exemple ci-dessous, le workflow inscrira automatiquement les contacts qui ont consulté la page biglytics.net/about.

Événement (comptes HubSpot Entreprise uniquement)

Vous pouvez baser le workflow sur un événement spécifique. Vous pouvez configurer ce critère pour inscrire les contacts qui ont terminé ou qui n'ont pas terminé un événement personnalisé que vous avez défini.

Dans l'exemple ci-dessous, le workflow inscrira automatiquement les contacts qui ont terminé l'événement Clic sur s'inscrire.

Statut du workflow

Vous pouvez baser le workflow sur le statut du workflow d'un contact. Ce critère permet d'inscrire les contacts qui sont actifs dans le workflow, qui l'ont terminé, qui ont atteint un objectif donné, etc. Dans l'exemple ci-dessous, le workflow inscrira automatiquement les contacts qui ont atteint l'objectif du workflow Évaluation gratuite.

Call-to-action

Sélectionnez call-to-action pour inscrire les contacts selon qu'ils ont vu ou non l'un de vos CTA, ou qu'ils ont cliqué dessus ou non. 

Inscrire les contacts qui remplissent actuellement ces critères d'inscription

Si vous souhaitez inscrire au workflow les contacts qui remplissent actuellement les critères d'inscription, et pas ceux qui les rempliront ultérieurement, cochez la case Inscrire les contacts qui remplissent actuellement ces critères d'inscription. Cette option est disponible pour tous les critères d'inscription répertoriés ci-dessus.

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