Comment choisir les actions d'un workflow ?

Dernière mise à jour: March 6, 2018

Disponible avec :

Marketing: Pro, Enterprise
Sales: N/A
Services: N/A

Une fois que vous avez sélectionné le type de workflow, que vous avez défini les conditions initiales et que vous avez, le cas échéant, ajouté une liste d'objectifs, vous pouvez commencer à ajouter des actions à votre workflow.

Les actions sont des fonctions individuelles qui s'exécutent dans le cadre d'un workflow, telles que l'envoi d'un e-mail, l'ajout d'un délai entre des actions ou la définition de la valeur d'une propriété de contact. Par exemple, vous pouvez configurer le délai d'un workflow afin d'envoyer un e-mail aux contacts qui viennent d'y être inscrits et de mettre à jour la valeur d'une propriété de contact au bout d'une journée.

Définir l'échéance des actions

Dans les workflows standard, les délais reposent sur l'action précédente. Lorsqu'une action s'exécute, l'action suivante est planifiée. Si vous avez ajouté un délai, le workflow attend la période spécifiée avant de passer à l'action suivante. Dans un workflow standard, vous pouvez définir le délai en jours, en heures et en minutes par rapport à l'action précédente ou à la date d'inscription au workflow.

Notez que lorsqu'une action est planifiée pour un contact, le workflow ne vérifie pas si elle a été mise à jour, qu'il s'agisse d'une modification de l'action suivante (envoi d'un autre e-mail automatisé, par exemple) ou de la longueur du délai associé, tant que l'heure planifiée initiale n'est pas arrivée. Au moment venu, le workflow analyse l'action pour déterminer l'e-mail à envoyer ou le délai à appliquer.

Pour ajouter un délai dans un workflow, cliquez sur l'icône + afin d'ajouter une action, puis sélectionnez Ajouter un délai

Dans un workflow à date fixe ou basé sur une propriété, tout délai est relatif à la date fixe sélectionnée ou à la valeur de la propriété de la date définie dans la fiche d'informations du contact. Vous devrez décider si l'action s'exécute avant, le jour même ou après la date spécifiée et à quelle heure.

Pour optimiser les performances et la cohérence, nous vous conseillons de planifier et de tester le workflow avant de l'activer et d'éviter de modifier les délais ou les actions une fois que le workflow est actif. Vous découvrirez comment tester et corriger les défauts de fonctionnement des workflows dans d'autres sections de ce guide.

Ajout d'actions

Il existe de nombreux types d'actions pouvant être ajoutés à un workflow. Avant de les passer en revue, voyons comment ajouter une action à un workflow.

Pour ajouter une action, cliquez sur l'icône + dans le workflow correspondant.

Une fois l'action ajoutée, sélectionnez le type d'action que vous souhaitez inclure. Vous avez le choix entre diverses actions de lead nurturing, de vente et d'administration.

Pour ajouter une autre action dans le workflow, cliquez de nouveau sur l'icône +, qui apparaît soit en gris, soit en orange selon que l'action se trouve entre des étapes ou non.

Ajouter un délai

L'action Ajouter un délai ajoute un délai avant l'exécution de l'action suivante. S'il s'agit de la première action que vous définissez dans le workflow, elle représente le délai entre la date d'inscription du contact et l'action suivante. Dans un workflow standard, vous pouvez indiquer le délai en jours, en heures et/ou en minutes.

Lorsque vous ajoutez un délai dans un workflow à date fixe ou basé sur une propriété, celui-ci repose sur la date fixe ou la propriété de date sélectionnée au début du workflow. Dans les workflows à date fixe ou basés sur une propriété, vous devez décider si l'étape s'exécute avant, le jour même ou après la date spécifiée et à quelle heure.

Ajouter une branche si/alors

L'action Ajouter une branche si/alors vous permet de spécifier les étapes suivantes, qui varient selon que les contacts remplissent ou non les critères que vous avez définis dans le workflow. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à des contacts comme première action dans le workflow, vous pouvez ensuite leur transmettre un contenu différent ou planifier des actions différentes s'ils ont ouvert l'e-mail initial ou non.

Dans HubSpot, c'est ce que l'on appelle la logique de branchement, également connue sous le nom de « logique conditionnelle ». Pour découvrir comment utiliser la logique de branchement dans l'outil Workflows de HubSpot, lisez cet article.

Envoyer un e-mail

L'action Envoyer un e-mail transmet un e-mail externe aux contacts inscrits dans le workflow et vous permet de sélectionner n'importe quel e-mail automatisé que vous avez publié. Utilisez cette action lorsque vous souhaitez envoyer des e-mails personnalisés à vos contacts, en veillant à choisir la date et la fréquence appropriées.

Si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez créer des e-mails internes ou externes directement dans l'outil Workflows. Pour ce faire, sélectionnez l'action Envoyer un e-mail, puis cliquez sur Créer un nouvel e-mail à droite. Cette opération vous redirige vers l'outil E-mails, dans lequel vous pourrez créer et enregistrer votre e-mail. Une fois l'e-mail enregistré, vous retournerez directement là où vous en étiez resté dans votre workflow.

Envoyer un e-mail interne

L'action Envoyer un e-mail interne vous permet d'envoyer un e-mail interne à des adresses e-mail spécifiques ou à une propriété d'adresse e-mail telle que l'adresse e-mail du propriétaire HubSpot. Pour découvrir comment configurer rapidement des notifications par e-mail dans les workflows, cliquez ici.

Notez que si vous choisissez d'utiliser une propriété de contact qui stocke une adresse e-mail, et si la propriété correspondante du contact inscrit ne contient pas de valeur, aucun e-mail interne ne sera envoyé. Vous pouvez toutefois définir une valeur de personnalisation pour la propriété d'adresse e-mail.

Envoyer un SMS interne

L'action Envoyer un SMS interne vous permet d'envoyer un SMS à un numéro de téléphone que vous saisissez ou à celui d'un utilisateur HubSpot. Chaque utilisateur peut définir cette information sous le menu Compte > Paramètres > Mon profil.

Vous pouvez également utiliser des jetons de personnalisation dans le corps des SMS. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Silhouette et sélectionnez la propriété de contact à inclure.

Si vous envoyez un SMS interne à l'international, veillez à insérer l'indicatif du pays, comme vous le feriez si vous appeliez quelqu'un à l'étranger.

Créer une transaction

L'action Créer une transaction vous permet de créer une transaction et de l'associer automatiquement à chaque contact qui termine le workflow. Vous pouvez définir le propriétaire de la transaction et utiliser des jetons pour personnaliser le nom de cette transaction pour chaque contact associé. Cette action de workflow vous permet également de sélectionner le pipeline de la transaction, sa phase, sa date de fermeture et son montant. Pour en savoir plus sur la création de transactions avec l'outil Workflows, lisez cet article

Créer une tâche

L'action Créer une tâche vous permet de créer une tâche et de l'associer automatiquement à chaque contact qui termine le workflow. Vous pouvez choisir de définir le propriétaire de la tâche en fonction du propriétaire HubSpot de chaque contact ou de sélectionner un propriétaire HubSpot spécifique pour toutes les tâches définies dans ce workflow. Cette action de workflow vous permet également d'indiquer le statut de la tâche, sa date d'échéance, son propriétaire et sa description. Pour en savoir plus sur la création de tâches avec l'outil Workflows, lisez cet article.

Effectuer une rotation des leads

L'action Effectuer une rotation des leads vous permet de distribuer les leads à différents propriétaires HubSpot. Vous pouvez en définir au moins deux avec les menus déroulants. Les pourcentages se mettent automatiquement à jour à mesure que vous ajoutez des propriétaires, afin que les leads soient distribués équitablement entre chacun d'eux.

Définir la valeur d'une propriété de contact

L'action Définir la valeur d'une propriété de contact vous permet d'indiquer la valeur d'une propriété de contact spécifique, telle que la définition automatique de la phase de cycle de vie MQL pour un contact. Choisissez cette action lorsque vous souhaitez indiquer une valeur pour la propriété d'un contact qui est ajouté à un workflow précis.

Les workflows vous permettent d'utiliser et de mettre à jour les propriétés Salesforce personnalisées (en cas d'intégration), mais vous ne pouvez pas modifier ni définir les données qui sont uniquement contrôlées par Salesforce, telles que le nom et l'adresse e-mail du propriétaire. La configuration des propriétaires Salesforce repose sur des règles d'attribution ou des mises à jour dans Salesforce.

Définir la valeur d'une propriété d'entreprise

L'action Définir la valeur d'une propriété d'entreprise vous permet d'indiquer la valeur d'une propriété d'entreprise spécifique (définition du secteur d'activité Communications pour une société, par exemple). Utilisez cette action si vous souhaitez définir automatiquement la propriété des entreprises associées aux contacts inscrits dans le workflow.

Ajouter à une liste statique/Supprimer d'une liste statique

Les deux actions Ajouter à une liste statique et Supprimer d'une liste statique vous permettent d'ajouter ou de supprimer des contacts dans une liste statique existante. Vous pouvez utiliser cette liste statique à diverses fins, notamment pour consulter l'historique des inscriptions ou le nombre de contacts ayant terminé un workflow sans avoir été ajoutés à la liste d'objectifs, ou encore pour envoyer manuellement un e-mail de suivi à cette liste en dehors du workflow.

Incrémenter une propriété de contact numérique

Cette action vous permet d'ajouter une propriété de contact numérique. Par exemple, si vous avez créé la propriété numérique Nombre de versions d'évaluation téléchargées, vous pouvez ajouter un incrément de 1 ou plus à chaque fois qu'un contact soumet le formulaire correspondant. Si votre objectif est de réduire la valeur d'une propriété de contact numérique via un workflow, sachez que cette action permet également de définir des valeurs négatives.

Incrémenter une propriété d'entreprise numérique

Cette action vous permet d'ajouter une propriété d'entreprise numérique. Vous pouvez ajouter un incrément de 1 ou plus à une propriété de la fiche d'entreprise associée à chaque contact à chaque fois que ce dernier parcourt le workflow. Si votre objectif est de réduire la valeur d'une propriété d'entreprise numérique via un workflow, sachez que cette action permet également de définir des valeurs négatives.

Copier la valeur d'une propriété de contact

Cette action vous permet de copier les données d'une propriété de contact vers une autre propriété de contact ou d'entreprise. Elle est particulièrement utile en cas de nettoyage des données. Si vous avez cessé d'utiliser une propriété spécifique, mais que vous souhaitez en copier les données dans une propriété similaire, cette action vous permet d'automatiser le processus. Notez que la copie n'est pas possible si les propriétés ne sont pas du même type. Les propriétés incompatibles n'apparaissent pas comme options dans la propriété cible de cette action de workflow.

Copier la valeur d'une propriété de l'entreprise

Cette action vous permet de copier les données d'une propriété d'entreprise vers une autre propriété d'entreprise ou de contact. Elle est particulièrement utile en cas de nettoyage des données. Si vous avez cessé d'utiliser une propriété spécifique, mais que vous souhaitez en copier les données dans une propriété similaire, cette action vous permet d'automatiser le processus. Notez que la copie n'est pas possible si les propriétés ne sont pas du même type. Les propriétés incompatibles n'apparaissent pas comme options dans la propriété cible de cette action de workflow.

Déclencher un webhook

Cette action permet au workflow de communiquer avec un système externe. Par exemple, vous pouvez utiliser un webhook pour envoyer les informations d'un contact HubSpot (au format JSON) à un système CRM externe lorsque ce contact soumet un formulaire donné. Cette action permet l'utilisation des méthodes de rappel POST et GET. Pour en savoir plus sur l'utilisation des webhooks dans les workflows, cliquez ici.

Remarque : HubSpot ne prend pas en charge l'implémentation ou le dépannage des webhooks dans l'outil Workflows. Pour en savoir plus sur l'utilisation de webhooks dans les workflows, reportez-vous au site web des développeurs. De même, pour toute question relative aux webhooks, consultez le forum des développeurs.

Effacer une propriété de contact

Cette action, qui vous permet d'effacer la valeur d'une propriété de contact, est particulièrement utile lorsque vous souhaitez nettoyer des données. Vous pouvez également la combiner avec une action de copie ou de définition de la valeur d'une propriété de contact. Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour annuler la phase de cycle de vie des contacts. Pour ce faire, ajoutez une action pour effacer la propriété Phase du cycle de vie, puis ajoutez-en une pour définir la nouvelle phase du cycle de vie. 

Effacer une propriété de l'entreprise

Cette action, qui vous permet d'effacer la valeur d'une propriété d'entreprise, est particulièrement utile lorsque vous souhaitez nettoyer des données. Vous pouvez également la combiner avec une action de copie ou de définition de la valeur d'une propriété d'entreprise. Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour annuler la phase de cycle de vie des entreprises associées aux contacts. Pour ce faire, ajoutez une action pour effacer la propriété Phase du cycle de vie, puis ajoutez-en une pour définir la nouvelle phase du cycle de vie.

Inscrire un contact dans un workflow

Cette action vous permet d'inscrire un contact dans le workflow actif de votre choix. Elle vous évite de devoir modifier la condition initiale de l'autre workflow pour y inscrire les contacts du workflow actuel. L'autre workflow est déjà actif et effectue d'autres actions que vous avez définies. Il est préférable de ne pas le modifier afin de ne pas perturber le parcours des contacts qui y sont inscrits.

Définir une tâche Salesforce (uniquement pour les intégrations SFDC)

Si vous utilisez l'intégration HubSpot avec Salesforce, l'outil Workflows vous permet de définir automatiquement une tâche Salesforce au niveau de la fiche d'informations d'un contact ou d'un lead. Vous pouvez attribuer cette tâche au propriétaire Salesforce du contact ou à l'utilisateur de l'intégration. Un statut doit être sélectionné. Vous pouvez, par ailleurs, inclure dans cette tâche une ligne d'objet et des commentaires. Nous aborderons plus en détail l'utilisation des workflows avec Salesforce dans une autre section de ce guide.

Définir une campagne Salesforce (uniquement pour les intégrations SFDC)

Cette action vous permet d'inscrire les contacts dans une campagne Salesforce et de définir leur statut dans cette campagne. Nous aborderons plus en détail l'utilisation des workflows avec Salesforce dans une autre section de ce guide.

 Une fois que vous avez ajouté les étapes et les actions requises dans un workflow, vérifiez les paramètres du workflow avant de l'activer.

Article précédent:

Learn about HubSpot's Worksflow Tools - Click Here

Article suivant: