Comment configurer un workflow dans HubSpot ?

Dernière mise à jour: mars 6, 2018

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Le lead nurturing encourage les leads à rester engagés avec votre entreprise en leur montrant que vous comprenez leurs besoins et en les convaincant que vous avez quelque chose à leur apporter. Vos contacts n'en sont peut-être pas encore au stade de la prise de décision dans le cycle de vente. Si tel est le cas, ils ne sont pas encore prêts à parler à l'un de vos commerciaux ou à acheter votre produit. En revanche, s'ils se trouvent dans la phase de prise de conscience ou de considération, ils sont à la recherche d'informations, telles que des e-books, des guides spécialisés, des études de cas ou d'autres supports. Lorsque vous êtes en mesure d'identifier à quel stade se trouvent vos contacts dans le processus d'achat, vous êtes mieux positionné pour leur fournir les informations de qualité dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin, et ainsi les faire avancer dans votre entonnoir afin qu'ils deviennent des clients. L'outil Workflows de HubSpot vous permet d'automatiser et d'ajuster ce processus de lead nurturing.

HubSpot Academy

Meilleures pratiques

Notre équipe HubSpot Academy a élaboré un projet qui vous permet de configurer un workflow spécifique pour le lead nurturing. Ce projet vous explique comment effectuer les actions suivantes :

  • Assurer automatiquement le suivi auprès des leads
  • Faire avancer les contacts dans leur processus d'achat
  • Convertir les leads en clients

Cliquez ici pour en savoir plus sur ce projet.

En savoir plus

Les workflows HubSpot n'ont pas pour objectif de servir la même offre générique à tous vos contacts ou à écarter complètement les marketeurs du processus de nurturing. Au lieu de cela, ils vous permettent d'automatiser et d'ajuster vos interactions marketing dans le but d'en savoir plus sur les contacts et de mettre à leur disposition des informations contextuelles qui répondent à leurs besoins et à leurs questions. Plus vous en saurez sur vos contacts, mieux vous pourrez les segmenter en fonction de leur persona ou de leur stade dans l'entonnoir. Cela vous aidera grandement à déterminer le type de contenu que vous devez leur transmettre pour qu'ils restent engagés. Avant d'entamer la configuration de workflows de lead nurturing ou de passer en revue les exemples ci-dessous, nous vous conseillons de lire les 6 tactiques à éviter à tout prix lorsque vous créez et menez ce type de campagne.

Plusieurs approches s'offrent à vous pour accompagner efficacement les leads dans l'entonnoir. Leur fournir un contenu de qualité qui les incite à rester engagés demande du temps et de la réflexion. Les workflows, qui vous aident à automatiser le lead nurturing en rationalisant le processus et en limitant les efforts de configuration requis, vous permettent de vous concentrer sur le contenu que vous devez proposer à vos leads pour les encourager à avancer dans l'entonnoir.

Instructions

Cet article décrit comment créer un workflow HubSpot de base. Vous y découvrirez comment choisir une condition initiale, définir les critères du workflow et ajouter des actions et des délais.

Pour illustrer comment effectuer ces actions, nous vous montrerons comment envoyer un e-mail de suivi à un contact qui a rempli un formulaire spécifique. Nous allons donc créer un workflow qui inscrira les contacts en fonction du formulaire qu'ils rempliront, puis qui leur enverra un e-mail de suivi.

C'est parti.

1. Accéder à l'outil Workflows

Dans votre compte HubSpot Marketing, accédez à Contacts > Workflows.

2. Créer un workflow

Une fois dans le tableau de bord Workflows, cliquez sur le bouton Nouveau workflow, dans l'angle supérieur droit de l'écran.

3. Donner un nom au workflow et sélectionner le type de workflow Standard

Comme cet exemple de workflow doit envoyer un contenu spécifique aux contacts selon les informations qu'ils ont indiquées dans votre formulaire, optez pour un workflow standard, qui utilise la date d'inscription des contacts comme point de départ pour déclencher l'action suivante. Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche après avoir cliqué sur Nouveau workflow, donnez un nom à votre workflow et sélectionnez l'option Standard. Cliquez ensuite sur le bouton Créer un workflow.

4. Définir les critères d'inscription

Commencez par sélectionner le ou les critères que les contacts doivent remplir pour être inscrits dans ce nouveau workflow.

Vous avez le choix entre plusieurs conditions initiales (dont vous trouverez la description ici). Pour cet exemple, nous allons choisir Soumission de formulaire.

Pour ce faire, cliquez sur Définir les critères d'inscription, puis sur Soumission de formulaire.

Vous devez ensuite définir le critère selon lequel les contacts seront ajoutés au workflow. L'option par défaut inscrit les contacts qui ont rempli n'importe quel formulaire. Vous pouvez toutefois utiliser le menu déroulant pour indiquer le formulaire d'une page spécifique.

Les options de workflow ci-dessous indiquent que Le contact a rempli le formulaire intitulé Demande de devis sur n'importe quelle page.

Une fois que vous avez défini ces options, cliquez sur Terminé pour appliquer les critères d'inscription et pour commencer à créer des actions de workflow.

Après avoir enregistré cette étape, un écran semblable à l'image ci-dessous s'affiche. Voici quelques éléments à prendre en compte ou à vérifier :

1. Le contact a rempli Demande de devis (formulaire) : cette section résume les critères que vous avez définis lors de l'étape précédente. Vérifiez qu'elle contient tous les critères requis.

2. ET/OU : ces boutons vous permettent de définir des règles Et/Ou afin d'affiner les critères du workflow. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces boutons, vous retournez au début de cette étape afin de choisir les autres critères que vous souhaitez y ajouter.

3. Réinscription : cliquez sur Modifier les options de réinscription si vous souhaitez réinscrire les contacts lorsqu'ils remplissent à nouveau vos critères. Vous pouvez activer la réinscription si tous les critères sont respectés, ou seulement certains d'entre eux.

4. Inscrire les contacts existants : cochez la case Inscrire les contacts ayant déjà répondu à ces critères pour inscrire toutes les personnes qui ont effectué les actions définies dans les critères d'inscription avant la configuration de ce workflow. Dans cet exemple, si des contacts ont rempli ce formulaire avant l'activation du workflow, ils seront ajoutés au workflow au même titre que ceux qui rempliront ce formulaire par la suite.

5. Ajouter une action au workflow

Maintenant que vous avez défini les critères d'inscription des contacts en fonction de leur soumission de formulaire, cliquez sur l'icône + pour ajouter une action.

Ce menu permet de spécifier de nombreuses actions distinctes. Toutefois, dans cet exemple, nous allons nous contenter d'envoyer un e-mail de suivi aux contacts qui ont rempli le formulaire « Demande de devis ». Dans ce cas précis, trois étapes sont nécessaires pour créer cette action :

1. Sélectionnez l'action à effectuer lorsqu'un contact est ajouté à ce workflow (l'envoi d'un e-mail dans cet exemple).

2. Sélectionner un e-mail : tous les e-mails enregistrés pour les processus d'automation apparaissent dans ce menu déroulant. Sélectionnez celui dont vous avez besoin.

Notez que si vous avez créé un e-mail qui n'a pas été configuré pour être utilisé dans le cadre d'un processus d'automation, celui-ci ne figurera pas dans le menu déroulant. Assurez-vous donc que vous avez sélectionné l'option Enregistrer pour automation lors de la configuration de votre e-mail.

3. Créer un nouvel e-mail : si vous n'avez pas encore créé l'e-mail de suivi, pas de problème ! Ce lien vous redirige vers l'outil E-mails, dans lequel vous pouvez concevoir le message requis avant de passer à l'étape suivante.

Enfin, pensez à enregistrer l'action de workflow.

6. Paramètres du workflow

Cliquez sur Paramètres à gauche du workflow. Cette section contient les différents paramètres que vous pouvez utiliser pour modifier le fonctionnement de votre workflow. Pour en savoir plus sur les paramètres, lisez cet article.

Une fois que vous avez sélectionné les paramètres que vous souhaitez appliquer, cliquez sur le bouton Enregistrer les paramètres, tout en bas de l'écran.

7. Tester le workflow

Avant d'activer un workflow, vous devriez le tester afin de vous assurer que vous avez configuré correctement toutes les actions requises. Pour découvrir comment tester un workflow, lisez cet article.

8. Activer le workflow

Lorsque la configuration du workflow vous convient, activez-le afin d'initier les étapes automatisées. Pour ce faire, faites glisser vers la droite le bouton situé dans l'angle supérieur droit.

Une fois que vous activez le workflow, un résumé de l'activation apparaît. Vérifiez les paramètres indiqués avant d'activer le workflow. Cette fenêtre vous permet également d'inscrire les contacts qui remplissent déjà les critères d'inscription et de modifier rapidement les étapes existantes. Cliquez sur Modifier si vous souhaitez apporter des modifications.

Une fois que la configuration du workflow est terminée, cliquez sur Activer le workflow.

Vous pouvez modifier cet exemple pour qu'il réponde à vos besoins et créer d'autres workflows en fonction des informations recueillies dans vos formulaires. Pour engager davantage les leads et les inciter à devenir clients, pensez à mettre à leur disposition des informations qui répondent à leurs questions. Vous découvrirez également à quoi ressemble le résultat du workflow et comment analyser les performances de vos efforts de lead nurturing dans une autre section de ce guide. Rappelez-vous que le nombre de contacts inscrits dans un processus de lead nurturing, l'objectif du workflow et les autres critères varient en fonction de chaque entreprise.

Pour aller plus loin, vous pouvez ajouter une logique de branchement à vos workflows afin d'exécuter des actions basées sur des conditions selon le mode d'interaction actuel et passé d'un contact avec vous. Nous expliquerons comment utiliser la logique de branchement dans l'outil Workflows dans une autre section de ce guide.

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