Comment utiliser l'outil Workflows en synergie avec Salesforce

Dernière mise à jour: March 6, 2018

Disponible avec :

Marketing Hub
marketing-pro-enterprise
Professional, Enterprise

L'intégration Salesforce permet non seulement la synchronisation de données entre HubSpot et Salesforce, mais aussi le déclenchement de différentes tâches. L'intégration permet par exemple à l'équipe commerciale d'inscrire des leads dans certains workflows HubSpot, de configurer et assigner une tâche Salesforce détaillant des actions de suivi, de définir des propriétés d'entreprise à synchroniser avec Salesforce, ou encore d'associer des contacts à une campagne Salesforce.

Cette intégration, disponible sur Salesforce 2.57 et versions ultérieures, est conçue pour renforcer les liens entre activités commerciales et marketing, dans une optique smarketing.

Comment inscrire manuellement des leads et des contacts Salesforce dans un workflow HubSpot

Il est possible d'autoriser l'équipe commerciale à inscrire des leads ou des contacts Salesforce dans un workflow HubSpot préalablement configuré. L'inscription peut se faire directement dans Salesforce.

Une fois l'intégration Salesforce activée, une option autorisant l'inscription de contacts Salesforce apparaît dans les paramètres des workflows. Si ce paramètre est défini sur Oui, l'équipe commerciale peut ajouter des leads ou des contacts Salesforce à un workflow HubSpot en quelques clics. Pour pouvoir inscrire des contacts dans les workflows depuis Salesforce, la page Visualforce de lead nurturing doit être ajoutée aux fiches d'informations des leads et des contacts.

Remarque : pour pouvoir inscrire un lead ou contact dans un workflow, vous devez attendre que sa fiche d'informations soit synchronisée dans les deux logiciels. Si la mention « Aucune donnée disponible » s'affiche sur la page Visualforce, il se peut que la fiche d'informations n'ait pas été synchronisée avec HubSpot ou que les données de prospection HubSpot soient manquantes. Dans ce cas, le lead ou contact ne pourra pas être inscrit dans l'outil Workflows.

Une fois les données synchronisées, les workflows disponibles s'affichent dans la section Lead nurturing HubSpot, accessible depuis la fiche d'informations Salesforce du lead ou du contact. Pour inscrire manuellement un lead ou contact Salesforce dans un workflow HubSpot sans quitter Salesforce, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accéder à l'outil Workflows

Dans le tableau de bord HubSpot Marketing, accédez à Contacts > Workflows.

2. Sélectionner un workflow et accéder aux paramètres

Cliquez sur le nom du workflow à rendre accessible dans Salesforce pour le modifier. Une fois le workflow ouvert, cliquez sur Paramètres dans le menu supérieur.

3. Autoriser l'inscription des contacts Salesforce dans le workflow

Dans la section Autoriser l'inscription des contacts à ce workflow depuis Salesforce, cochez Oui, autoriser l'inscription depuis Salesforce.

4. Activer le workflow

Faites glisser l'interrupteur situé dans l'angle supérieur droit pour activer le workflow.

Seuls les workflows actifs peuvent s'afficher dans Salesforce.

 

5. Accéder au lead ou au contact dans Salesforce

Accédez au lead ou au contact souhaité dans Salesforce, et faites défiler la page jusqu'à la section Visualforce de lead nurturing, disponible sous Données de prospection HubSpot. La section Visualforce de lead nurturing doit avoir été ajoutée aux fiches d'informations des leads et des contacts au préalable.

6. Sélectionner le workflow d'inscription

Dans le menu déroulant, sélectionnez le workflow HubSpot dans lequel inscrire le lead ou le contact. Cliquez sur Inscrire dans le workflowLe lead ou le contact est maintenant inscrit dans le workflow HubSpot.

Comment ajouter une tâche Salesforce à un workflow HubSpot

Dans l'outil Workflows, l'option Définir une tâche Salesforce permet d'assigner une tâche à l'utilisateur de l'intégration (celui dont les identifiants Salesforce ont été utilisés pour configurer l'intégration), ou au propriétaire du lead ou du contact. Cette option permet également d'associer un statut, un objet et un commentaire à la tâche.

Ces éléments permettent de détailler les actions à exécuter suite à la progression du lead ou du contact dans le workflow. Par exemple, si le lead s'inscrit dans un workflow en accédant à une version d'essai, ce workflow peut configurer une tâche dans Salesforce. Cette tâche peut par exemple être assignée au propriétaire du lead, et comprendre un commentaire l'invitant à contacter ce dernier. Le commercial concerné peut alors se mettre en relation avec le lead pour identifier son problème et lui proposer des solutions.

Pour définir une tâche Salesforce dans un workflow HubSpot, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accéder à l'outil Workflows

Dans le tableau de bord HubSpot Marketing, accédez à Contacts > Workflows. Sur cet écran, vous pouvez créer un nouveau workflow ou cliquer sur le nom d'un workflow existant pour le modifier.

2. Ajouter une action pour définir une tâche Salesforce

Une fois que vous avez créé ou ouvert un workflow, cliquez sur l'icône + pour ajouter une action, puis sélectionnez Définir une tâche Salesforce.

3. Renseigner les détails de la tâche

Sélectionnez un statut dans le menu déroulant, assignez la tâche à l'utilisateur de l'intégration ou au propriétaire du lead, saisissez un objet et d'éventuels commentaires, puis enregistrez l'action.

4. Activer le workflow

Faites glisser l'interrupteur situé dans l'angle supérieur droit pour activer le workflow.

Comment définir les valeurs d'une propriété d'entreprise

Bien que leur fonctionnement soit identique, les propriétés d'entreprise et les propriétés de contact ne sont pas définies de la même façon. Une propriété de contact est attribuée spécifiquement au contact concerné. Une propriété d'entreprise est appliquée à la fiche d'informations d'une entreprise (ou « Compte » dans Salesforce), elle-même associée à la fiche d'informations d'un ou plusieurs contacts. Quand une propriété d'entreprise (ou compte) est mise à jour, la modification s'applique à tous les contacts associés.

Par exemple, si vous voulez mettre à jour la propriété « URL de l'entreprise » pour plusieurs contacts appartenant à la même société (en cas de rebranding ou de fusion-acquisition, par exemple), il suffit d'inscrire un seul de ces contacts dans le workflow de mise à jour pour que la nouvelle propriété « URL de l'entreprise » soit appliquée à tous les contacts concernés.

Cette mise à jour peut être effectuée directement dans Salesforce, mais il arrive que la personne en charge de cette tâche n'ait pas accès à Salesforce ou préfère utiliser HubSpot.

Pour mettre à jour la valeur d'une propriété d'entreprise via un workflow, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accéder à l'outil Workflows

Dans le tableau de bord HubSpot Marketing, accédez à Contacts > Workflows. Sur cet écran, vous pouvez créer un nouveau workflow ou cliquer sur le nom d'un workflow existant pour le modifier.

2. Ajouter une action pour définir la valeur d'une propriété d'entreprise

Une fois que vous avez créé ou ouvert un workflow, cliquez sur l'icône + pour ajouter une action et sélectionnez Définir la valeur d'une propriété d'entreprise.

3. Indiquer la nouvelle valeur

Choisissez la propriété d'entreprise à définir parmi les options disponibles, et indiquez la nouvelle valeur. Enregistrez l'action.

Remarque : la propriété « Propriétaire Salesforce » est synchronisée automatiquement et ne peut pas être modifiée via un workflow HubSpot.

4. Activer le workflow

Faites glisser l'interrupteur situé dans l'angle supérieur droit pour activer le workflow.

Comment associer des contacts à une campagne Salesforce via un workflow

En plus de définir des tâches et des propriétés d'entreprise, il est également possible d'utiliser l'outil Workflows pour associer des contacts à une campagne Salesforce.

Pour associer un contact à une campagne Salesforce à l'aide d'un workflow, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accéder à l'outil Workflows

Dans le tableau de bord HubSpot Marketing, accédez à Contacts > Workflows. Sur cet écran, vous pouvez créer un nouveau workflow ou cliquer sur le nom d'un workflow existant pour le modifier.

2. Sélectionner Définir une campagne Salesforce

Une fois que vous avez créé ou ouvert un workflow, cliquez sur l'icône + pour ajouter une tâche et sélectionnez Définir une tâche Salesforce.

3. Sélectionner une campagne et un statut

Sélectionnez la campagne Salesforce souhaitée. Vous pouvez également attribuer un statut au contact ajouté à la campagne. Enregistrez l'action.

Remarque : pour pouvoir associer un contact à une campagne Salesforce, cette dernière doit être active.

4. Activer le workflow

Faites glisser l'interrupteur situé dans l'angle supérieur droit pour activer le workflow.

Article précédent:

Article suivant: