Configurer les paramètres des workflows

Dernière mise à jour: March 6, 2018

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Les paramètres d'un workflow permettent d'ajuster sa logique, ses fonctionnalités et son comportement. Avant d'activer un workflow, quelques questions importantes doivent être considérées :

  • Un contact peut-il s'inscrire plusieurs fois dans le workflow ?
  • Les actions du workflow doivent-elles être exécutées uniquement les jours ouvrés, ou bien sur une plage horaire donnée ?
  • Quand un contact s'inscrit dans ce workflow, doit-il être désinscrit des autres workflows ?
  • Faut-il empêcher l'inscription de certains contacts ?

Les paramètres des workflow visent à répondre à ces questions.

Accéder aux paramètres d'un workflow

Chaque workflow dispose d'un ensemble d'options qui doivent être configurées avant son activation. Pour accéder aux paramètres d'un workflow, cliquez sur Paramètres dans le menu supérieur du workflow.

Selon la taille de votre navigateur, l'option Paramètres peut aussi se trouver sous le menu Plus.

Explorer les paramètres des workflows

Cet article décrit chacun des paramètres configurables dans le tableau de bord Workflows. Prenez ces différentes options en considération pour configurer un workflow.

Quand les actions doivent-elles être exécutées ?

Par défaut, cette option est définie sur 7 jours/semaine. Si vous préférez que le workflow ne soit pas exécuté le weekend, sélectionnez Jours ouvrés uniquement (L-V).

Remarque : si les paramètres du workflow n'autorisent pas son exécution le weekend, et qu'une action, comme l'envoi d'un e-mail, est programmée pour un contact le samedi à 16 heures, cette action sera reprogrammée à la même heure le lundi. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de ce paramètre, consultez cet article.

À quelle heure les actions doivent-elles être exécutées ?

Par défaut, cette option est définie sur À tout moment pendant la journée. Si vous préférez que les actions s'exécutent pendant une plage horaire donnée, sélectionnez Exécuter uniquement entre :, et indiquez une plage horaire.

Notez que le fuseau horaire appliqué correspond à celui que vous avez configuré sous Rapports > Paramètres des rapports. Le fonctionnement de ce paramètre est similaire au précédent : si une action est programmée pour un contact en dehors de la plage horaire indiquée, le workflow reprogramme l'action pour la prochaine plage horaire disponible (le plus souvent le jour suivant).

Par exemple, si les paramètres du workflow autorisent l'exécution des actions uniquement entre 9 et 18 h, et qu'un e-mail de suivi doit être envoyé à un contact à 20 h, l'e-mail sera reprogrammé entre 9 et 18 h le jour suivant.

Autoriser l'inscription des contacts à ce workflow depuis Salesforce ?

Si vous voulez autoriser l'équipe commerciale à inscrire des leads dans un workflow de lead nurturing, vous pouvez activer le workflow pour autoriser l'inscription de leads et de contacts depuis Salesforce. Le lead ou contact visé doit être enregistré sur HubSpot pour apparaître dans Salesforce, et sa fiche d'informations doit avoir été ajoutée à son profil d'utilisateur.

Cette fonctionnalité est disponible si vous utilisez l'intégration entre HubSpot et Salesforce, et que vous avez associé la page Visualforce correspondante aux fiches d'informations des leads et des contacts Salesforce. Pour en savoir plus sur l'utilisation des workflows en synergie avec Salesforce, consultez cet article.

Personas ciblées :

Si le workflow cible un persona précis, vous pouvez lui associer un de vos personas existants. Le tableau de bord Workflows permet de filtrer les workflows par persona pour examiner leurs performances.

Remarque : les contacts inscrits dans un workflow ciblant un persona restent associés à la propriété Persona de leur fiche d'informations.

Campagnes associées :

Vous pouvez ajouter un workflow à la campagne de votre choix. Une fois les paramètres enregistrés, les workflows ajoutés apparaîtront dans le tableau de bord de la campagne sélectionnée.

Consultez le guide suivant pour en savoir plus sur les campagnes HubSpot.

Lorsque des contacts s'inscrivent à ce workflow :

Il est parfois nécessaire de supprimer certains contacts d'un workflow existant. Par défaut, cette option est définie sur Ne pas les supprimer d'autres workflows. Vous pouvez configurer ce paramètre de façon à Les supprimer de tous les autres workflows ou Les supprimer de certains workflows (et sélectionner le workflow souhaité dans le menu déroulant).

Si vous disposez d'un workflow principal, qui supplante tous les autres, alors les contacts qui le rejoignent doivent être désinscrits du reste des workflows. Par exemple, si un lead s'inscrit dans un workflow typique du bas de l'entonnoir qui doit le conduire à parler avec un commercial, vous pouvez le supprimer de tous les autres workflows. Si le contact inscrit dans un workflow conçu pour le sommet de l'entonnoir se convertit sur une offre correspondant au milieu de l'entonnoir, il peut être judicieux de le supprimer du premier workflow. Dans ce cas, ne le supprimez pas de tous les workflows, mais uniquement du premier, car ceux associés au milieu de l'entonnoir peuvent, et doivent peut-être, rester pertinents.

Pour cela, sélectionnez le ou les workflows concernés dans le menu déroulant Les supprimer de certains workflows. (Remarque : vous pouvez sélectionner plusieurs workflows dans ce menu.)

Lorsqu'un contact ne répond plus aux conditions initiales, le supprimer du workflow ?

Il arrive de devoir modifier la logique d'une liste intelligente. Certains contacts risquent alors d'en être retirés. Il se peut aussi qu'un contact effectue une action qui le conduise à sortir de la liste utilisée en tant que condition initiale du workflow. Ce paramètre détermine si les contacts qui ne remplissent plus la condition initiale d'une liste intelligente doivent être désinscrits du workflow. Par défaut, il est défini sur Non, les conserver dans ce workflow.

Listes de suppression pour ce workflow :

Les listes de suppression permettent de sélectionner des contacts qui ne seront pas autorisés à s'inscrire dans le workflow. Si ce paramètre est modifié alors que des contacts de la liste de suppression sont inscrits dans le workflow, ces contacts seront désinscrits avant l'exécution de l'action suivante.

Différentes raisons peuvent vous pousser à empêcher l'inscription de certains contacts dans un workflow. Par exemple, les contacts que la phase du cycle de vie définit comme des clients peuvent être exclus d'un workflow de demande de version d'essai. Dans ce cas, vous devez créer une liste de suppression des clients pour ce workflow.

Définir les critères d'inscription

Certains paramètres importants régissent les conditions initiales d'un workflow :

1. Les contacts ne seront inscrits que la première fois qu'ils répondent aux critères ci-dessus : ce paramètre par défaut inscrit les contacts uniquement la première fois qu'ils répondent aux conditions initiales. Cliquez sur Modifier les options de réinscription pour autoriser la réinscription des contacts en cas d'inscription manuelle ou pour sélectionner des critères de réinscription. Pour pouvoir être réinscrit dans un workflow, le contact doit remplir les conditions initiales en plus des critères de réinscription. Pour en savoir plus, cliquez ici.

2. Inscrire les contacts ayant déjà répondu à ces critères : ce paramètre permet d'inscrire dans le workflow tous les contacts qui ont rempli les critères par le passé. Par exemple, si le workflow est basé sur la soumission d'un formulaire, tous les contacts ayant soumis le formulaire avant la création et l'activation du workflow seront inscrits.

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