Créer des workflows

Grâce à l'outil Workflows, vous pouvez automatiser vos processus de marketing, de vente et de service afin d'accroitre l'efficacité de votre équipe. Définissez des critères d'inscription pour inscrire automatiquement des fiches d'informations et agir sur vos contacts, entreprises, transactions, devis et tickets. Vous pouvez également agir sur des fiches d'informations associées, comme mettre à jour l'entreprise associée à un contact inscrit dans le workflow.

Remarque : Les workflows basés sur les contacts ont été migrés afin que le même système que tous les autres objets puisse être utilisé. Certaines différences demeurent toutefois entre les types de workflows, telles que les paramètres. Découvrez-en davantage sur la migration des workflows.

Les séquences sont un autre outil d'automatisation qui s'appuie sur des e-mails individuels et des rappels de tâches de suivi afin d'aider les commerciaux à faire parvenir à maturation des prospects et à automatiser leurs processus de vente. Lorsqu'un contact répond ou prend un rendez-vous, il sera désinscrit de la séquence. Découvrez-en davantage sur l'utilisation des séquences.

Pour commencer à créer un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow.

Vous êtes alors invité à sélectionner le type de workflow que vous souhaitez créer.

Sélectionner un type de workflow

Vous pouvez créer des workflows pour les objets suivants :

• Contacts
• Entreprises
• Transactions (Hub Sales Pro ou Entreprise)
• Devis (Hub Sales Entreprise)
• Tickets (Hub Services Pro ou Entreprise)
• Objets personnalisés (Entreprise uniquement)

Pour sélectionner votre type de workflow :

• Dans le panneau de gauche de la page de configuration de workflow, indiquez si vous souhaitez commencer votre workflow à partir de zéro ou à partir d'un modèle.
  
  • Commencer à partir de zéro : pour commencer à utiliser un workflow vierge, cliquez sur l'onglet Commencer à partir de zéro. Sélectionnez ensuite le type de workflow : Basé sur les contacts, Basé sur l'entreprise, Basé sur les transactions, Basé sur les tickets, Basé sur le devis ou Basé sur les objets personnalisés. Si vous sélectionnez Basé sur les contacts, vous pouvez choisir de continuer à partir de zéro ou centrer votre workflow sur une date ou une propriété de date.
    
    
  • Modèles : pour commencer à utiliser un ensemble de critères et d'actions d'inscription par défaut, cliquez sur l'onglet Modèles. Dans le panneau de gauche, effectuez une recherche ou cliquez sur le menu déroulant Type pour filtrer par type de modèle. À droite, sélectionnez un modèle pour prévisualiser les critères et les actions d'inscription.
    
    
• Cliquez sur l'icône crayon edit pour donner un nom à votre workflow, puis cliquez sur Créer un workflow.

Définir des critères d'inscription

Une fois votre workflow créé, définissez les critères d'inscription. Lorsqu'une fiche d'informations répond à ces critères, elle sera automatiquement inscrite. Si vous souhaitez inscrire manuellement des fiches d'informations, laissez la case relative aux critères d'inscription vierge. Découvrez-en davantage sur l'inscription manuelle.

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur Définir les critères d'inscription. Découvrez-en davantage sur la configuration des critères d'inscription dans les workflows.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez un type de filtre pour le critère d'inscription. Configurez les critères, puis cliquez sur Appliquer le filtre.

• Par défaut, les fiches d'informations ne seront inscrites dans un workflow que la première fois où elles répondront aux critères d'inscription. Pour activer la réinscription :
  • Dans la barre latérale de droite, cliquez sur l'onglet Réinscription.
  • Cliquez pour activer le bouton de réinscription.
  • Sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser pour la réinscription. Découvrez-en davantage sur l'ajout de critères de réinscription à des workflows.
• Ajoutez plus de critères d'inscription si nécessaire.
• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des actions

• Cliquez sur l'icône plus (+) pour ajouter une action de workflow.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez une action. Découvrez-en davantage sur le choix des actions du workflow.

• Configurez les détails de l'action, puis cliquez sur Enregistrer.
• Cliquez sur l'icône plus (+) pour ajouter plus d'actions de workflow.
• Si vous créez un workflow basé sur les contacts pour envoyer des e-mails marketing, il est recommandé de définir un objectif de workflow afin de mesurer l'interaction avec votre contenu. Découvrez-en davantage sur l'utilisation des objectifs dans les workflows basés sur les contacts.

Après avoir ajouté une action, vous pouvez la cloner ou la déplacer afin de fluidifier le processus de création de workflow.

Si vous souhaitez laisser une note sur une action de workflow pour vous ou votre équipe, découvrez comment ajouter des commentaires à des actions de workflow. 

Vous pouvez également connecter des applications à votre compte HubSpot via l'outil Workflows, ce qui vous permettra d'utiliser toutes les actions de workflow disponibles dans l'application. Découvrez-en davantage sur l'utilisation d'applications connectées dans les workflows.

Gérer les paramètres

Cliquez sur l'onglet Paramètres pour gérer les paramètres du workflow. Sur la page Général, sélectionnez les jours et heures auxquels vous souhaitez exécuter les actions, inscrire des contacts à partir de Salesforce et associer des campagnes au workflow. Sur la page Désinscription et suppression, définissez des critères de désinscription et de suppression afin de supprimer ou d'exclure automatiquement des fiches d'informations du workflow.

Découvrez-en davantage sur la gestion des paramètres de votre workflow.

Activer votre workflow

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier.
• Choisissez d'inscrire les fiches d'informations répondant actuellement aux critères ou d'inscrire uniquement les fiches d'informations répondant aux critères dans le futur :
  • Pour inscrire uniquement les fiches d'informations répondant aux critères d'inscription après l'activation du workflow, sélectionnez Non, inscrire uniquement les [objets] répondant aux critères de déclenchement après l'activation du workflow.
  • Pour inscrire les fiches d'informations existantes répondant aux critères d'inscription, sélectionnez Oui, inscrire les [objets] existants qui répondent aux critères de déclenchement dès maintenant.

• • Si vous disposez d'un compte Hub Marketing Starter, Pro ou Entreprise, dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez afficher une liste statique de contacts répondant aux critères en cliquant sur Utiliser des listes pour voir ces contacts. La liste sera automatiquement enregistrée et accessible à partir de votre tableau de bord des listes.
    

• Vérifiez les paramètres du workflow, puis cliquez sur Activer.
• Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Oui, activer.

Une fois votre workflow activé, vous pouvez consulter l'historique du workflow pour suivre les fiches d'informations inscrites.