Visualizza ed esporta la cronologia delle attività dell'account

 Utilizza i registri di audit per esaminare, filtrare ed esportare una cronologia delle azioni degli utenti in un account HubSpot. Ciò consente di risolvere i problemi legati a modifiche impreviste e di monitorare le attività relative alla sicurezza. Scopri quali dati dei registri di audit sono disponibili in base al tuo abbonamento.

Visualizza, filtra ed esporta un registro di audit centralizzato

Nel registro di audit centralizzato puoi visualizzare le azioni degli utenti nel tuo account. Il registro registra solo le azioni effettuate dagli utenti HubSpot. Gli aggiornamenti alle proprietà non effettuati da un utente (ad esempio, l’invio di un modulo) non verranno visualizzati nel registro di audit. Per visualizzare, filtrare ed esportare un registro centralizzato delle attività dell’account nella pagina Registri di audit:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, sottoGestione account, clicca suRegistri di audit.
3. Per visualizzare un riepilogo delle azioni nel tuo account HubSpot generato dall’IA utilizzando Breeze, l’IA di HubSpot, in alto a destra, clicca su Riepilogo.
4. Passa a una delle tre visualizzazioni:
   
   • Tutti i registri: tutte le categorie di registri degli ultimi 30 giorni.
   • Cronologia accessi: tutti gli accessi degli ultimi 30 giorni (compresi quelli dall’app mobile).

   Nota: quando si effettua l'accesso all'app mobile, gli utenti rimangono connessi per 30 giorni, quindi non devono effettuare l'accesso ogni volta che utilizzano l'app. Il registro di audit non tiene traccia di ogni volta che l'app viene aperta dall'utente, ma registra ogni accesso.

   • Attività di sicurezza: tutte le attività di sicurezza degli ultimi 30 giorni.
5. Per modificare i filtri in ciascuna scheda, fare clic su uno dei filtri riportati di seguito e selezionare le opzioni di filtraggio desiderate:
   
   • Categoria: gli utenti con un account Starter o Professional potranno filtrare per Accesso o Attività di sicurezza. Gli utenti con un account Enterprise potranno filtrare in base a ulteriori categorie, tra cui Approvazione, Contenuti, Flussi di lavoro e altro ancora. Scopri quali dati sono disponibili in base al tuo abbonamento.

4. • Sottocategoria: filtra in base a una sottocategoria. Ad esempio, se hai selezionato "Accesso", puoi filtrare per "Accesso non riuscito" o "Accesso riuscito". Perutilizzare questo filtro, devi prima selezionare una categoria . 
   • Azione: filtra in base al tipo di azione. Ad esempio, potresti voler filtrare solo le azioni di "Eliminazione" . 

   Nota: quando si filtra per l’azione “Visualizza”, gli eventi elencati riguarderanno la visualizzazione di valori di proprietà altamente sensibili.

   • Modificato da: filtra in base agli utenti o ai team che hanno eseguito le azioni. 
   • Data: filtra in base all’intervallo di date in cui si è verificata l’azione. 
5. Fare clic suAnnulla "Reimposta vista " per ripristinare le modifiche.
6. Fare clic sul pulsante " Clona vista " per clonare la vista.
7. Fare clic sull'icona"Salva " (saveEditableView ) per salvare la vista.
   
   
8. Per gestire le tue viste, cliccasu " " nel menu a tendina "More"e seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Rinomina: rinominala vista.
   • Elimina: eliminala vista.
   • Gestisci condivisione: scegli se mantenere la vista privata o condividerla con tutti.
   • Gestisci tutte le viste: gestiscile viste esistenti e creane di nuove.
9. Fare clic su Esporta report per esportare la vista corrente. Verificare i dettagli dell’esportazione nella finestra di dialogo e fare clic suEsporta per confermare. Il report verrà inviato via e-mail e sarà disponibile nelle notifiche.
   
10. Per visualizzare ulteriori dettagli, fare clicsu una riga qualsiasidella tabella.

• • Gli utenti di un account con abbonamentoStarter oProfessional possono visualizzare ulteriori dettagli nel pannello di destra, quali:
    • Paese, regione e indirizzo IP dell’utente che ha apportato la modifica.
    • Tipo di accesso.
    • Informazioni sull'user agent.
  • Gli utenti di un account con abbonamentoEnterprise possono: 
    • Visualizzare metadati aggiuntivi nella scheda Dettagli. Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Visualizza ulteriori informazioni per visualizzare la sezione del CRM in cui si è verificata l’azione dell’utente.

• • Per ripristinare i record eliminati, nella categoria degli oggetti CRM con l’azione “Elimina” selezionata:
    • Fare clic sul registrodi eliminazione nella tabella.
    • Nel pannello di destra, fare clic su Ripristina [tipo di record].
    • Nella finestra di dialogo, fare clic su Ripristina. Un record può essere ripristinato solo entro 90 giorni dalla cancellazione. 

• • Se l'utente ha effettuato un'esportazione, è possibile scaricare il file esportato. Fare clic sulla voce "Esporta" nella tabella, quindi, nel pannello di destra, fare clic su "Scarica file esportato". 

• • Nella schedaCommenti, scrivi uncommento nella casella di testo. Per taggare un collega e inviargli una notifica, digita @ seguito dal suo nome.
    • Fare clic su «Rispondi» sotto il commento per avviare una discussione. Per uscire dalla discussione, fare clic su«Torna a tutti i commenti» nella parte superiore del pannello.
    • Fai clic sui puntini di sospensioneaccanto al tuo commento per modificarlo, eliminarlo o copiare un link al commento stesso.
    • Fai clic sulsegno di spunta di confermaper chiudere un commento.

• • • Per filtrare i commenti, clicca sul menu a tendinaCommenti e selezionaCommenti aperti,Tutti i commenti oCommenti risolti.

11. Per esportare l’intero registro di audit o un registro di audit basato sui filtri selezionati, fare clic su «Esporta report». Quindi, fare clic su«Esporta».

Visualizza la scheda "Analisi degli utenti

Per visualizzare le analisi degli utenti dalla pagina "Registri di controllo":

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, in "Gestione dati", fare clic su "Registri di audit".
3. Nella parte superiore, fare clic sulla scheda Analizza.
4. Nella schedaAnalizza:
   • Nella parte superiore è possibile visualizzare una panoramica del numero totale di accessi giornalieri, delle eliminazioni giornaliere, delle esportazioni giornaliere e dei report giornalieri. Fare clic suVisualizza dettagli per accedere a un registro di audit centralizzato relativo a quella specifica azione.

• • Sotto la panoramica, è possibile visualizzare grafici relativi all’attività degli utenti per categoria, azione, andamento degli accessi e record CRM. È inoltre possibile filtrare ciascuna sezione facendo clic sui menu a discesa accanto a ciascuna opzione. Fare clicsu Visualizza record filtrati per accedere a un registro di audit centralizzato relativo a quella specifica azione.

Configurare le notifiche per gli eventi

del registro di audit I super amministratoripossono configurare le notifiche del registro di audit per il proprio account. Una volta attivate, riceverai notifiche via e-mail quando si verifica l’evento corrispondente. Per configurare le notifiche per gli eventi del registro di audit:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, sotto "Le tue preferenze", clicca su "Notifiche".
3. Nella parte superiore, fare clic sulla scheda " Notifiche".
4. Scorrere verso il basso e fare clic suRegistri di audit.
5. Configura le notifiche:
   • Seleziona la casella di controllo "Esportazioni multiple " per ricevere una notifica quando viene registrato un numero elevato di esportazioni in un giorno.
   • Seleziona la casella di controllo "Autorizzazioni amministratore rimosse " per ricevere una notifica quando le autorizzazioni amministrative di un utente vengono rimosse.

Cronologia degli accessi dei dipendenti HubSpot

Panoramica della cronologia degli accessi dei dipendenti HubSpot

Per impostazione predefinita, i dipendenti HubSpot hanno un accesso limitato al tuo account HubSpot. Ciò consente a figure come il tuo account manager e gli specialisti dell’assistenza di fornirti supporto per la gestione del tuo account.

I superamministratori di un account Enterprise possono visualizzare le azioni intraprese dai dipendenti HubSpot mentre erano connessi al tuo account, utilizzando il registro di audit.

I superamministratori degli account Starter, Professional o Enterprise possono visualizzare quando i dipendenti di HubSpot hanno effettuato l’accesso al tuo account esportando i dati relativi agli accessi degli ultimi 90 giorni. Ogni esportazione contiene i timestamp relativi a ciascun accesso effettuato da un dipendente e il reparto in cui il dipendente lavora presso HubSpot.

I seguenti reparti potrebbero comparire nella tua esportazione:

• Ingegneria: membri del team di ingegneria software di HubSpot. Gli ingegneri potrebbero accedere al tuo account per indagare su bug o comportamenti imprevisti nell’app di HubSpot.
• Gestione account: membri del team di gestione del tuo account. Gli account manager potrebbero accedere al tuo account per fornirti assistenza durante le chiamate strategiche o per verificare i tuoi progressi e i risultati ottenuti con HubSpot.
• Servizi: membri del team Servizi di HubSpot, come consulenti tecnici, specialisti di onboarding e responsabili della migrazione dei siti. I dipendenti del team Servizi potrebbero accedere al tuo account per fornirti assistenza o verificare lo stato dei servizi che hai acquistato.
• Assistenza clienti: membri del team di assistenza tecnica di HubSpot. Il team di assistenza clienti potrebbe accedere al tuo account per aiutarti a risolvere i bug o per aiutare i membri del tuo team a familiarizzare con il prodotto HubSpot.
• Vendite: membri del team vendite di HubSpot. Il team vendite potrebbe accedere al tuo account durante una demo del prodotto o per stabilire come aiutarti a ottenere il massimo valore dall’utilizzo di HubSpot.
• Prodotto/Esperienza utente: membri dei team di prodotto e UX di HubSpot. I team di prodotto e UX potrebbero accedere al tuo account per dare seguito a feedback o domande che hai sollevato riguardo alle funzionalità di HubSpot.

I dipendenti HubSpot di altri reparti potrebbero occasionalmente effettuare l’accesso ed eseguire operazioni nel tuo account per motivi non elencati sopra. Se hai domande sulle informazioni visualizzate nell’esportazione, puoi contattare l’assistenza HubSpot.

Scopri come rimuovere l’accesso al tuo account da parte dei dipendenti HubSpot.

Esporta la cronologia degli accessi dei dipendenti HubSpot

Per esportare la cronologia degli accessi dei dipendenti HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, inGestione account, clicca suSicurezza.
3. Nella scheda Accesso, scorri verso il basso e fai clicsulla freccia destra accantoaConsenti accessoper espandere la sezione.
4. Fai clic su Scarica cronologia degli accessi dei dipendenti. Se non riesci a visualizzare l’ opzione Scarica cronologia degli accessi dei dipendenti, fai clic suConfigura impostazioni di accesso al portale. Dopo aver configurato le impostazioni di accesso, l’opzione sarà disponibile.
5. Fare clic su "Esporta " nella finestra di dialogo.
6. Il file CSV ti verrà inviato via e-mail e sarà disponibile nelle tue notifiche.

Dati inclusi nel registro di audit centralizzato

I dati inclusi nel registro centralizzato comprendono informazioni relative alla creazione, all’eliminazione e all’aggiornamento delle azioni degli utenti. I dati a cui è possibile accedere dipendono dall’abbonamento in uso.

Utilizzare la tabella riportata di seguito per capire quali dati sono a vostra disposizione.

• Aggiunta, rimozione o richiesta del Single Sign-On (SSO) o dell'autenticazione a due fattori (2FA).
• Importazione di test di accettazione.
• Esportazione di contatti o utenti.
• Aggiunta, rimozione o impersonazione di utenti e amministratori.
• Aggiunta o rimozione di autorizzazioni di amministratore.
• Disattivazione o riattivazione degli utenti.
• Attivazione o disattivazione delle impostazioni di tracciamento delle e-mail e di registrazione degli allegati.
• Aggiunta o rimozione di destinatari delle e-mail dall ’elenco “Non registrare mai”.
• Eliminazione definitiva di un contatto.
• Installazione di integrazioni.
• Invio di e-mail di registrazione manuale o di reimpostazione della password.
• Creazione di un account di pagamento e aggiornamento delle informazioni, modifiche all'account o invio di link di onboarding per il pagamento.
•  Creazione, sincronizzazione o eliminazione di sandbox.

Per ogni azione dell'utente, l'esportazione mostrerà:

• L'ora dell'azione.
• Il tipo di azione.
• L'indirizzo e-mail dell'utente.
• L'ID dell'oggetto interessato.
• La posizione approssimativa.
• Un link all'URL in cui è stata eseguita l'azione nell'account.