Limitare l'accesso alle risorse di HubSpot

È possibile limitare l'accesso a contenuti, dati e altro ancora in modo che solo i team e gli utenti giusti possano visualizzarli e modificarli. Ciò può essere utile se si desidera mantenere le risorse separate per reparto o team. Inoltre, aiuta gli utenti a rimanere concentrati e organizzati.

Le risorse a cui è possibile limitare l'accesso dipendono dal proprio abbonamento a HubSpot:

Impostare le autorizzazioni predefinite( soloCMS Hub e Marketing Hub Enterprise )

Per impostazione predefinita, le risorse appena create sono accessibili a tutti gli utenti che hanno i permessi per la risorsa. Tuttavia, è possibile che si voglia consentire solo a utenti o team specifici di creare o modificare le risorse. Nelle impostazioni dell'account, è possibile limitare automaticamente l'accesso alle risorse appena create, in modo che solo il creatore della risorsa e il suo team possano visualizzarle e modificarle.

Limitare l'accesso a nuove risorse:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi suUtenti e team.
• Fare clic sulla schedaSquadre.
• Fare clic per attivare l'interruttoreAttiva per limitare l'accesso ai nuovi contenuti.

Come limitare l'accesso

L'accesso agli strumenti può essere limitato seguendo la procedura descritta di seguito. Per le dashboard, le visualizzazioni del CRM e le preferenze di abbonamento alle e-mail, passare alla sezione specifica dello strumento.

• Nel vostro account HubSpot, andate allo strumento a cui volete limitare l'accesso.
• Per assegnare una risorsa, passare il mouse sulla risorsa che si desidera assegnare, quindi fare clic sul menu a discesaAzionie selezionare Gestisci accesso.
• Per assegnare le risorse in blocco, selezionare lecaselle di controllo accanto alla risorsa che si desidera assegnare, quindi fare clic su Gestisci accesso.

• Nella finestra di dialogo, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare.
• Per assegnare il contenuto ai team o agli utenti, fare clic sulla scheda Team o Utenti, quindi fare clic sulla casella di controllo accanto ai team e agli utenti che si desidera assegnare.
  
  
• Fare clic su Salva.

L'asset sarà ora visibile solo agli utenti e ai team selezionati.

Per gli strumenti che non seguono le istruzioni di cui sopra, troverete di seguito le istruzioni specifiche per lo strumento.

Istruzioni specifiche per lo strumento

Registri CRM

Per impostazione predefinita, gli utenti possono visualizzare e modificare tutti i contatti, le aziende, le offerte e i biglietti. È possibile modificare le autorizzazioni di un utente in modo che possa visualizzare e modificare solo i record di sua proprietà o del suo team.

Per limitare l'accesso ai record del CRM da parte degli utenti:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Fare clic sul nome dell'utente che si desidera modificare.
• Nella scheda CRM, fare clic su Accesso all'oggetto per espandere la sezione.
  • Fare clic sui menu a discesa accanto alle autorizzazioni di visualizzazione, modifica ed eliminazioneper un tipo di record specifico.
  • Selezionare Tutto, Solo team, Solo proprietario o Nessuno.

• Per modificare chi può comunicare con un record, fare clic su Strumenti CRM per espandere la sezione.
  • Fare clic sul menu a discesa accanto a Comunica.
  • Selezionare Tutto, Solo team, Solo proprietario o Nessuno.

• Per salvare le modifiche, fare clic su Salva.

Le autorizzazioni aggiornate entrano in vigore dopo che gli utenti si sono disconnessi e hanno effettuato nuovamente il login. Per saperne di più sulle autorizzazioni degli utenti.

Visualizzazioni del CRM

Non è possibile limitare l'accesso alle visualizzazioni standard, ma le visualizzazioni personalizzate del CRM possono essere impostate in modo da essere visibili solo a voi, al vostro team o a tutti.

Per limitare l'accesso a una vista del CRM:

• Nel vostro account HubSpot, accedete alla dashboard dei contatti, delle aziende, dei contratti o dei ticket.
• Nella barra laterale sinistra, fare clic su Tutti i filtri salvati.
• Passare il mouse sul nome del filtro, quindi fare clic su Opzioni. Nel menu a discesa, selezionare Gestisci condivisione.
• Nella finestra di dialogo, selezionare se il filtro deve essere visibile solo a voi, al vostro team o a tutti.
• Fare clic su Salva.

Casella di posta elettronica per le conversazioni

Dopo aver creato una casella di posta, è possibile modificare gli utenti e i team che possono visualizzarla modificando le impostazioni di gestione del team. Scoprite come gestire gli utenti della casella di posta.

Cruscotti

I proprietari dei dashboard possono stabilire quali team hanno accesso alla visualizzazione e alla modifica dei dashboard personalizzati.

Per assegnare l'accesso ai dashboard:

• Nel vostro account HubSpot, andate suRapporti > Dashboard.
• Sopra i rapporti del dashboard, fare clic sullink Assegnato, quindi su Modifica accesso.
  
  
• Nel pannello di destra, selezionare gli utenti a cui si desidera assegnare l'accesso.
  • Per consentire solo al proprietario del dashboard di vederlo, selezionare ilpulsante di opzionePrivato al proprietario. Quindi fare clic su Salva.
  • Per consentire a tutti gli utenti di accedere al dashboard, selezionare ilpulsante di opzioneTutti, quindi selezionare ilpulsante di opzioneVisualizza e modifica o il pulsante di opzione Solo visualizzazione. Quindi fare clic suSalva.
  • Per consentire l'accesso alla dashboard solo a team e utenti specifici:
    • Selezionare ilpulsante di opzioneSolo utenti e team specifici .
    • Selezionare ilpulsante di opzioneVisualizza e modifica o il pulsante di opzione Solo visualizzazione.
    • Fare clic suAvanti.
    • Selezionare le caselle di controllo accanto ai team e agli utenti a cui si desidera assegnare l'accesso.
    • Fare clic suSalva.

Pipeline di transazioni e biglietti

Isuperamministratori possono gestire gli utenti e i team che hanno accesso a specifiche pipeline di transazioni e ticket. Per ogni pipeline, è possibile dare accesso a tutti gli utenti dell'account o limitare l'accesso a singoli utenti e team.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Offerte o Oggetti > Biglietti.
• Fare clic sulla scheda Pipeline.
• Nella sezione Seleziona una pipeline , fare clic sul menu a discesa e selezionare la pipeline da modificare.
• Fare clic sul menu a discesa Azioni , quindi selezionare Gestisci accesso.
• Nel pannello di destra, selezionare Privato per me, Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare.
• Se state selezionando utenti o team specifici, nella barra di ricerca cercate e selezionate la casella di controllo a sinistra dell'utente o del team a cui volete dare accesso alla pipeline.
• Per rimuovere l'accesso alla pipeline, deselezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team, oppure fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Se si concede esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a una pipeline, si limita l'accesso a tutti gli altri. Se un utente non ha il permesso di visualizzare la pipeline:

• Le pipeline con restrizioni saranno evidenziate in grigio nell'account HubSpot su desktop e sull'app mobile.
• Possono visualizzare un deal o un ticket specifico se gli viene inviato un link diretto da un utente che ha accesso alla pipeline.
• Possono visualizzare i record delle pipeline riservate nei report.
• Possono visualizzare i record delle pipeline riservate come associazioni sui record.
• Possono cercare i record all'interno della pipeline.
• Non potranno creare nuovi record all'interno della pipeline.

Documenti, playbook, sequenze e modelli di vendita

Dopo aver creato un documento, un playbook, una sequenza o un modello, è possibile impostare il livello di accesso come privato per il proprietario, condiviso con tutti o condiviso con utenti e team specifici.

Scoprite come limitare l'accesso ai contenuti di vendita.

Domini

Per impostazione predefinita, gli utenti con l'autorizzazioneAggiungi e modifica domini possono visualizzare e modificare tutti i domini, nonché pubblicare contenuti su tutti i domini. Per limitare gli utenti che possono modificare o pubblicare contenuti in determinati domini, imparate come assegnare le autorizzazioni di pubblicazione dei domini ai team.

Conti sociali

Solo i superamministratori possono gestire gli utenti e i team che hanno accesso a determinati account social. Se si concede esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a un account social, si limita l'accesso a tutti gli altri. Gli utenti o i team che non hanno accesso non possono visualizzare o gestire i post di quell'account nello strumento sociale.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostatevi su Marketing > Social.
• Nella scheda Account, sotto la colonna Accesso account , fare clic su Solo io, Tutti o [numero di team e utenti].
  

• Nel pannello di destra, selezionate Privato per me, Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare. Solo i clienti con un abbonamento a Marketing Hub Enterprisepossono limitare l'accesso di utenti e team.
  • Per selezionare utenti o team specifici, nella barra di ricerca cercate e selezionate la casella di controllo a sinistra dell'utente o del team.
  • Per rimuovere l'accesso da un account, deselezionate la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team, oppure fate clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Email

È possibile assegnare l'accesso alla modifica di specifiche e-mail di marketing a singoli utenti o team dalla dashboard delle e-mail, utilizzando le istruzioni generali riportate sopra.

Le e-mail assegnate a un team possono essere modificate solo dagli utenti di quel team. Tutte le e-mail non assegnate saranno accessibili a tutti gli utenti e ai team con l'autorizzazione di utente e-mail.

Se un utente del vostro account HubSpot non ha accesso alla modifica di un'email specifica, può richiederne l'accesso seguendo la procedura seguente:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
• Fare clic sul nome dell'e-mail che si desidera modificare.
• In alto a destra, passare il mouse sul pulsante Rivedi e invia, quindi fare clic su Richiedi aggiornamento autorizzazione.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approver e selezionare un amministratore del proprio team.
• È possibile inserire un messaggio per spiegare il motivo per cui è necessario modificare l'accesso all'e-mail.
• Fare clic su Invia richiesta.
• L'approvatore selezionato riceverà una notifica di richiesta di accesso all'e-mail. Riceverete un'e-mail di conferma dopo che l'approvatore avrà concesso l'accesso.

File

Gestite l'accesso alle vostre cartelle e sottocartelle nello strumento File per controllare quali team possono visualizzare o modificare la cartella e i file associati. È anche possibile consentire a tutti i team di accedere a una cartella principale, ma limitare l'accesso a una sottocartella. Per limitare l'accesso a una cartella:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > File e modelli > File.

• Passare il mouse su una cartella e fare clic su Azioni > Gestisci accesso.
  
  

• Nel pannello di destra, configurare l'accesso alle cartelle:
  • Disponibile per tutti: tutti gli utenti possono visualizzare e modificare la cartella e i file associati.
  • Selezionare i team che possono modificare: solo i team selezionati possono modificare la cartella e i file associati.
    • Selezionarela casella di controllo accanto ai team a cui si desidera concedere l'accesso.
    • Per rimuovere l'accesso da un team, deselezionare lacasella di controlloaccanto al nome dell'utente o del team, oppure fare clic sullaX nella sezioneChi ha accesso.
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic suSalva.

Proprietà

Isuperamministratori possono limitare l'accesso a una proprietà in modo che solo utenti e team specifici possano modificarla nei record. Una proprietà limitata sarà comunque visibile da tutti gli utenti.

Gli utenti e i team che non hanno accesso vedranno il messaggio Non hai i permessi per modificare il valore di questo campo quando si passa il mouse sulla proprietà in un record.

Imparare a limitare l'accesso alla modifica delle proprietà.

Barre laterali record

È possibile personalizzare le barre laterali che appaiono sui record dei contatti, delle aziende, delle transazioni e dei biglietti, in modo che i diversi team abbiano viste diverse. Scoprite come personalizzare le barre laterali dei record per team specifici.

Rapporti

Esistono diversi modi per limitare l'accesso ai rapporti:

• Se un report non è stato aggiunto a un dashboard, è possibile limitarne l'accesso individualmente dallo strumento report.
• È possibile suddividere un cruscotto di report assegnando l'accesso al cruscotto.

Non è possibile limitare l'accesso ai rapporti presenti nella sezione Strumenti di analisi o alle singole viste di analisi personalizzate.

Limiti di accesso agli elenchi (BETA)

Isuperamministratori possono stabilire quali squadre hanno visibilità su quali elenchi utilizzando le istruzioni generali di cui sopra.

Quando si assegna l'accesso a un elenco o si attiva l'impostazione di assegnazione predefinita, tenere presente quanto segue:

• Gli elenchi ad accesso limitato possono essere visti e selezionati solo dal creatore dell'elenco e dai team assegnati. Tutti gli altri utenti non potranno vedere o selezionare l'elenco. Questo vale per tutti gli strumenti, come le e-mail di marketing, i flussi di lavoro e i report.
• Oltre ai filtri dell'elenco, un contatto appare in un elenco ad accesso limitato solo se soddisfa uno dei seguenti criteri:
  
  • Il contatto è di proprietà di un utente del team assegnato.

• • Una proprietà utente personalizzata di HubSpot sul record del contatto è impostata su un utente del team assegnato.

• Se un utente passa a un altro team, non sarà più in grado di accedere o visualizzare gli elenchi che poteva consultare in precedenza, a meno che il nuovo teamnon abbia accesso agli stessi elenchi.

Iscrizioni via e-mail (BETA)

La limitazione dell'accesso ai gruppi di preferenze e-mail consente di controllare quali team possono utilizzare quali tipi di abbonamento e quali sedi nelle e-mail di marketing. Quando un gruppo di preferenze e-mail è limitato a un team, solo quel team potrà selezionare il gruppo di preferenze durante la composizione di un'e-mail.

Per assegnare un gruppo di preferenze a un team:

• Nel vostro account HubSpot, andate suMarketing > Email.
  
• InGruppi di preferenze, fare clic sulgruppo di preferenze che si desidera modificare.
  
• Fare clic suAzioni, quindi selezionareModifica.
  
• Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesaSquadre (opzionale), quindi selezionare lesquadre a cui si desidera assegnare il gruppo.
  
• Fare clic suSalva.

Per saperne di più sulla limitazione dell'accesso agli abbonamenti e-mail.

Flussi di lavoro

I flussi di lavoro possono essere assegnati a un team specifico dalla dashboard dei flussi di lavoro utilizzando le istruzioni generali riportate sopra.

I flussi di lavoro assegnati a un team possono essere visualizzati e modificati solo dagli utenti di quel team. Qualsiasi flusso di lavoro non assegnato sarà accessibile a tutti gli utenti e ai team con l'autorizzazione dell'utente deiflussi di lavoro.

Campagne

È possibile limitare l'accesso alle campagne di marketing per consentire a determinati team di gestire i dettagli della campagna e modificare gli asset ad essa associati.

Per assegnare l'accesso a una campagna a un team:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > Campagne.
• Passare il mouse su una campagna di cui si desidera modificare l'accesso, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e su Gestisci accesso.
• Nel pannello di destra, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona i team che possono modificare.
• Nella barra di ricerca, cercate e selezionate la casella di controllo a sinistra del nome del team a cui volete dare accesso alla campagna.
• Per rimuovere l'accesso alla campagna, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del team o fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso .
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Annunci

Dopo aver collegato gli account pubblicitari di Google, Facebook o LinkedIn a HubSpot, è possibile assegnarli a utenti e team specifici.

Per assegnare l'accesso a un account pubblicitario:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Marketing > Annunci.
• Passare il mouse su un account pubblicitario di cui si desidera modificare l'accesso, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni. Selezionare Gestisci accesso.
• Nel pannello di destra, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona i team che possono modificare.
• Nella barra di ricerca, cercate e selezionate la casella di controllo a sinistra del nome del team a cui volete dare accesso all'account pubblicitario.
• Per rimuovere l'accesso alla campagna, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del team o fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso .
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.