Limitare l'accesso alle risorse di HubSpot

È possibile limitare l'accesso a contenuti, dati e altro ancora in modo che solo i team e gli utenti giusti possano visualizzarli e modificarli. Ciò può essere utile se si desidera mantenere le risorse separate per reparto o team. Inoltre, aiuta gli utenti a rimanere concentrati e organizzati.

Le risorse a cui è possibile limitare l'accesso dipendono dal proprio abbonamento a HubSpot:

Impostare le autorizzazioni predefinite( soloCMS Hub e Marketing Hub Enterprise )

Per impostazione predefinita, le risorse appena create sono accessibili a tutti gli utenti che hanno i permessi per la risorsa. Tuttavia, è possibile che si voglia consentire solo a utenti o team specifici di creare o modificare le risorse. Nelle impostazioni dell'account, è possibile limitare automaticamente l'accesso alle risorse appena create, in modo che solo il creatore della risorsa e il suo team possano visualizzarle e modificarle.

Per limitare l'accesso alle nuove risorse:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Fare clic sulla scheda Team.
• Fare clic per attivare l'interruttore Attiva per limitare l'accesso ai nuovi contenuti.

Come limitare l'accesso

L'accesso agli strumenti può essere limitato seguendo i passaggi indicati di seguito. Per le dashboard, le visualizzazioni del CRM e le preferenze di abbonamento alle e-mail, passare alla sezione specifica dello strumento.

• Nel vostro account HubSpot, navigate fino allo strumento a cui volete limitare l'accesso.
• Per assegnare una risorsa, passate il mouse sulla risorsa che volete assegnare, quindi fate clic sul menu a discesa Azioni e selezionate Gestisci accesso.
• Per assegnare le risorse in blocco, selezionare le caselle di controllo accanto alla risorsa che si desidera assegnare, quindi fare clic su Gestisci accesso.
  
  

• Nella finestra di dialogo, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare.
• Per assegnare il contenuto a team o utenti, fare clic sulla scheda Team o Utenti, quindi fare clic sulla casella di controllo accanto ai team e agli utenti che si desidera assegnare.
• Fare clic su Salva. La risorsa sarà ora visibile solo agli utenti e ai team selezionati. Per gli strumenti che non seguono le istruzioni di cui sopra, di seguito sono riportate le istruzioni specifiche dello strumento.
  
  
  

Istruzioni specifiche per lo strumento

Record CRM

Per impostazione predefinita, gli utenti possono visualizzare e modificare tutti i contatti, le aziende, le offerte e i ticket. È possibile modificare le autorizzazioni di un utente in modo che possa visualizzare e modificare solo i record di sua proprietà o del suo team.

Per limitare l'accesso ai record del CRM per gli utenti:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
• Fare clic sul nome dell'utente che si desidera modificare.
• Nella scheda CRM, fare clic su Accesso agli oggetti per espandere la sezione.
  • Fare clic sui menu a discesa accanto alle autorizzazioni di visualizzazione, modifica ed eliminazioneper un tipo di record specifico.
  • Selezionare Tutto, Solo team, Solo proprietario o Nessuno.

• Per modificare chi può comunicare con un record, fare clic su Strumenti CRM per espandere la sezione.
  • Fare clic sul menu a discesa accanto a Comunica.
  • Selezionare Tutto, Solo team, Solo proprietà o Nessuno.

• Per salvare le modifiche, fare clic su Salva.

Le autorizzazioni aggiornate diventeranno effettive dopo che gli utenti avranno effettuato il logout e poi il login. Per saperne di più sulle autorizzazioni degli utenti.

Viste del CRM

Non è possibile limitare l'accesso alle visualizzazioni standard, ma le visualizzazioni personalizzate del CRM possono essere impostate in modo da essere visibili solo a voi, al vostro team o a tutti.

Per limitare l'accesso a una vista CRM:

• Nel vostro account HubSpot, accedete alla dashboard dei contatti, delle aziende, delle trattative o dei ticket.
• Nella barra laterale sinistra, fare clic su Tutti i filtri salvati.
• Passare il mouse sul nome del filtro, quindi fare clic su Opzioni. Nel menu a discesa, selezionare Gestisci condivisione.
• Nella finestra di dialogo, selezionare se il filtro deve essere visibile solo a voi, al vostro team o a tutti.
• Fare clic su Salva.

Posta in arrivo delle conversazioni

Dopo aver creato una casella di posta, è possibile modificare gli utenti e i team che possono visualizzarla modificando le impostazioni di gestione del team. Scoprite come gestire gli utenti della casella di posta.

Cruscotti

I proprietari delle dashboard possono stabilire quali team hanno accesso alla visualizzazione e alla modifica delle dashboard personalizzate.

Per assegnare l'accesso ai dashboard:

• Nel vostro account HubSpot, andate su Report > Dashboard.
• Sopra i report delle dashboard, fare clic sullink Assegnato , quindi su Modifica accesso.
  
  
• Nel pannello di destra, selezionare gli utenti a cui si desidera assegnare l'accesso.
  • Per consentire solo al proprietario della dashboard di vederla, selezionare il pulsante di opzione Privato al proprietario. Quindi fare clic su Salva.
  • Per consentire a tutti gli utenti di accedere alla dashboard, selezionare il pulsante di opzione Tutti, quindi selezionare il pulsante di opzioneVisualizza e modifica o il pulsante di opzione Solo visualizzazione. Quindi fare clic su Salva.
  • Per consentire l'accesso al dashboard solo a team e utenti specifici:
    • Selezionare il pulsante diopzione Solo utenti e team specifici .
    • Selezionare il pulsante di opzione Visualizza e modifica o il pulsante di opzione Solo visualizzazione.
    • Fare clic su Avanti.
    • Selezionare le caselle di controllo accanto ai team e agli utenti a cui si desidera assegnare l'accesso.
    • Fare clic su Salva.

Pipeline di trattative e ticket

Isuperamministratori possono gestire gli utenti e i team che hanno accesso a specifiche pipeline di transazioni e ticket. Per ogni pipeline, è possibile dare accesso a tutti gli utenti dell'account o limitare l'accesso a singoli utenti e team.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Contratti o Oggetti > Biglietti.
• Fare clic sulla scheda Pipeline.
• Nella sezione Seleziona una pipeline , fare clic sul menu a discesa e selezionare la pipeline da modificare.
• Fare clic sul menu a discesa Azioni , quindi selezionare Gestisci accesso.
• Nel pannello di destra, selezionare Privato per me, Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare.
• Per selezionare utenti o team specifici, nella barra di ricerca cercare e selezionare la casella di controllo a sinistra dell'utente o del team a cui si desidera dare accesso alla pipeline.
• Per togliere l'accesso alla pipeline, deselezionate la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team, oppure fate clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Se si concede esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a una pipeline, si limita l'accesso a tutti gli altri. Se un utente non ha il permesso di visualizzare la pipeline:

• Le pipeline soggette a restrizioni saranno oscurate nell'account HubSpot su desktop e sull'app mobile.
• Può visualizzare un deal specifico o un record di ticket se gli viene inviato un link diretto da un utente con accesso alla pipeline.
• Possono visualizzare i record delle pipeline riservate nei report.
• Possono visualizzare i record delle pipeline riservate come associazioni sui record.
• Possono cercare i record all'interno della pipeline.
• Non potranno creare nuovi record all'interno della pipeline.

Documenti, playbook, sequenze e modelli di vendita

Dopo aver creato un documento, un playbook, una sequenza o un modello, è possibile impostare il livello di accesso come privato per il proprietario, condiviso con tutti o condiviso con utenti e team specifici.

Scoprite come limitare l'accesso ai contenuti di vendita.

Domini

Per impostazione predefinita, gli utenti con l'autorizzazioneAggiungi e modifica domini possono visualizzare e modificare tutti i domini, nonché pubblicare contenuti su tutti i domini. Per limitare gli utenti che possono modificare o pubblicare contenuti in determinati domini, imparate come assegnare le autorizzazioni di pubblicazione dei domini ai team.

Account sociali

Solo i superamministratori possono gestire gli utenti e i team che hanno accesso a specifici account social. Se si concede esplicitamente a un utente o a un team l'accesso a un account social, si limita l'accesso a tutti gli altri. Gli utenti o i team che non hanno accesso non possono visualizzare o gestire i post di quell'account nello strumento sociale.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Marketing > Social.
• Nella scheda Account, sotto la colonna Accesso account , fate clic su Solo io, Tutti o [numero di team e utenti].
  

• Nel pannello di destra, selezionate Privato per me, Disponibile per tutti o Seleziona gli utenti e i team che possono modificare. Solo i clienti con un abbonamento a Marketing Hub Enterprisepossono limitare l'accesso di utenti e team.
  • Se state selezionando utenti o team specifici, nella barra di ricerca cercate e selezionate la casella di controllo a sinistra dell'utente o del team.
  • Per rimuovere l'accesso da un account, deselezionate la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team, oppure fate clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Posta elettronica

È possibile assegnare l'accesso alla modifica di specifiche e-mail di marketing a singoli utenti o a team dalla dashboard delle e-mail, utilizzando le istruzioni generali riportate sopra.

Le e-mail assegnate a un team possono essere modificate solo dagli utenti di quel team. Tutte le e-mail non assegnate saranno accessibili a tutti gli utenti e ai team con i permessi di utente delle e-mail.

Se un utente del vostro account HubSpot non ha accesso alla modifica di un'email specifica, può richiederne l'accesso seguendo la procedura seguente:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > E-mail.
• Fare clic sul nome dell'e-mail che si desidera modificare.
• In alto a destra, passare il mouse sul pulsante Rivedi e invia, quindi fare clic su Richiedi l'aggiornamento dell'autorizzazione.

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approver e selezionare un amministratore del proprio team.
• È possibile inserire un messaggio per spiegare perché si desidera l'accesso di modifica all'e-mail.
• Fare clic su Invia richiesta.
• L'approvatore selezionato riceverà una notifica di richiesta di accesso all'e-mail. Si riceverà un'e-mail di conferma dopo che l'approvatore avrà concesso l'accesso.

File

Gestite l'accesso alle vostre cartelle e sottocartelle nello strumento File per controllare quali team possono visualizzare o modificare la cartella e i file associati. Potete anche consentire a tutti i team di accedere a una cartella principale, ma limitare l'accesso a una sottocartella.

Non è possibile configurare le impostazioni di accesso alle cartelle sulle cartelle di sistema generate da HubSpot. Per limitare l'accesso a una cartella:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > File e modelli > File.

• Passare il mouse su una cartella e fare clic su Azioni > Gestisci accesso.
  
  

• Nel pannello di destra, configurare l'accesso alla cartella:
  • Disponibile per tutti: tutti gli utenti possono visualizzare e modificare la cartella e i file associati.
  • Seleziona i team che possono modificare: solo i team selezionati possono modificare la cartella e i file associati.
    • Selezionare la casella di controllo accanto ai team a cui si desidera concedere l'accesso.
    • Per rimuovere l'accesso da un team, deselezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del team, oppure fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso.
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Proprietà

Isuperamministratori possono limitare l'accesso a una proprietà in modo che solo utenti e team specifici possano modificarla nei record. Una proprietà limitata sarà comunque visibile da tutti gli utenti.

Gli utenti e i team a cui non è stato concesso l'accesso vedranno il messaggio Non hai i permessi per modificare il valore di questo campo quando si passa il mouse sulla proprietà in un record. Scoprite come limitare l'accesso alla modifica delle proprietà.

Barre laterali dei record

È possibile personalizzare le barre laterali che appaiono sui record dei contatti, delle aziende, delle trattative e dei ticket, in modo che i diversi team abbiano viste diverse. Scoprite come personalizzare le barre laterali dei record per team specifici.

Rapporti

Esistono diversi modi per limitare l'accesso ai rapporti:

• Se un report non è stato aggiunto a un dashboard, è possibile limitarne l'accesso individualmente dallo strumento report.
• È possibile suddividere un dashboard di report assegnando l'accesso al dashboard.

Non è possibile limitare l'accesso ai report presenti nella sezione Strumenti di analisi o alle singole viste di analisi personalizzate.

Limiti di accesso all'elenco (BETA)

Isuperamministratori possono impostare i team che hanno visibilità su quali elenchi utilizzando le istruzioni generali di cui sopra.

Quando si assegna l'accesso a un elenco o si attiva l'impostazione di assegnazione predefinita, tenere presente quanto segue:

• Gli elenchi ad accesso limitato possono essere visti e selezionati solo dal creatore dell'elenco e dai team assegnati. Tutti gli altri utenti non potranno vedere o selezionare l'elenco. Questo vale per tutti gli strumenti, come le e-mail di marketing, i flussi di lavoro e i report.
• Oltre ai filtri dell'elenco, un contatto apparirà in un elenco ad accesso limitato solo se soddisfa uno dei seguenti criteri:
  
  • Il contatto è di proprietà di un utente del team assegnato.

• • Una proprietà utente personalizzata di HubSpot sul record del contatto è impostata su un utente del team assegnato.

• Se un utente passa a un altro team, non sarà più in grado di accedere o visualizzare gli elenchi precedenti, a meno che il nuovo team non abbia accesso agli stessi elenchi.

Iscrizioni via e-mail (BETA)

La limitazione dell'accesso ai gruppi di preferenze e-mail consente di controllare quali team possono utilizzare quali tipi di abbonamento e quali sedi nelle e-mail di marketing. Quando un gruppo di preferenze e-mail è limitato a un team, solo quel team potrà selezionare il gruppo di preferenze quando compone un'e-mail.

Per assegnare un gruppo di preferenze a un team:

• Nel vostro account HubSpot, andate su Marketing > Email.
  
• In Gruppi di preferenze, fate clic sul gruppo di preferenze che desiderate modificare.
  
• Fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica.
  
• Nel pannello di destra, fate clic sul menu a discesa Team (opzionale), quindi selezionate i team a cui volete assegnare il gruppo.
  
• Fare clic su Salva.

Per saperne di più sulla limitazione dell'accesso alle sottoscrizioni e-mail.

Flussi di lavoro

I flussi di lavoro possono essere assegnati a un team specifico dalla dashboard dei flussi di lavoro utilizzando le istruzioni generali riportate sopra.

I flussi di lavoro assegnati a un team possono essere visualizzati e modificati solo dagli utenti di quel team. Qualsiasi flusso di lavoro non assegnato sarà accessibile a tutti gli utenti e ai team con l'autorizzazione di utente dei flussi di lavoro.

Campagne

È possibile limitare l'accesso alle campagne di marketing per consentire a determinati team di gestire i dettagli della campagna e modificare le risorse ad essa associate.

Per assegnare l'accesso a una campagna a un team:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Marketing > Campagne.
• Passare il mouse su una campagna di cui si desidera modificare l'accesso, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e su Gestisci accesso.
• Nel pannello di destra, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona i team che possono modificare.
• Nella barra di ricerca, cercare e selezionare la casella di controllo a sinistra del nome del team a cui si desidera dare accesso alla campagna.
• Per togliere l'accesso alla campagna, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del team o fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso .
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.

Annunci

Dopo aver collegato gli account pubblicitari di Google, Facebook o LinkedIn a HubSpot, è possibile assegnarli a utenti e team specifici.

Per assegnare l'accesso a un account pubblicitario:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Marketing > Annunci.
• Passare il mouse su un account pubblicitario di cui si desidera modificare l'accesso, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni. Selezionare Gestisci accesso.
• Nel pannello di destra, selezionare Disponibile per tutti o Seleziona i team che possono modificare.
• Nella barra di ricerca, cercare e selezionare la casella di controllo a sinistra del nome del team a cui si desidera dare accesso all'account pubblicitario.
• Per togliere l'accesso alla campagna, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del team o fare clic sulla X nella sezione Chi ha accesso .
• Nella parte inferiore del pannello, fare clic su Salva.