Escludere i destinatari dalla registrazione delle e-mail e delle riunioni nel CRM

Utilizza gli elenchi "Non registrare mai" per escludere indirizzi e-mail o domini specifici dalla registrazione delle e-mail e delle riunioni nel CRM. La gestione delle impostazioni "Non registrare mai" ti aiuta a ottimizzare il comportamento di registrazione e a mantenere l'integrità dei dati, impedendo la registrazione delle comunicazioni interne e delle riunioni personali. Ad esempio, aggiungendo il dominio della tua azienda all'elenco "Non registrare mai" si impedisce che le attività interne relative a e-mail e riunioni vengano registrate nel CRM, mentre le comunicazioni con i tuoi contatti continuano a essere registrate in base alle tue regole di registrazione delle e-mail.

Aggiungi indirizzi e-mail o domini al tuo elenco personale "Non registrare mai " quando le esclusioni si applicano solo al tuo account utente. Utilizza l'elenco "Non registrare mai" a livello di account quando le esclusioni si applicano a tutti gli utenti del tuo account.

Come funzionano gli elenchi "Non registrare mai"

Quando aggiungi indirizzi e-mail o domini a un elenco "Non registrare mai", le future e-mail e le riunioni sincronizzate relative a quei contatti specifici non verranno registrate.

• Se nell’e-mail o nella riunione sono inclusi più contatti, l’attività verrà registrata nelle schede degli altri contatti che non figurano nell’elenco “Non registrare mai”.

• Le impostazioni "Non registrare mai" non hanno effetto retroattivo. L'aggiunta di indirizzi e-mail o domini a un elenco "Non registrare mai" non rimuoverà dal CRM le attività registrate in precedenza.

Esamina il seguente comportamento relativo alla funzione "Non registrare mai" per e-mail e riunioni.

E-mail

• Quandoun'e-mail viene inviata da un indirizzo e-mail di lavoro individuale, dall'estensione o dal componente aggiuntivo HubSpot Sales, oppure da un indirizzo e-mail di squadra a destinatari presentinell'elenco "never log":
  • Non verrà creato un nuovo record di contatto.
  • L'attività di tracciamento delle email non verrà registrata nella cronologia del contatto. Tuttavia, l'attività di tracciamento delle email per tutti i destinatari verrà comunque registrata nel tuo feed delle attività.
  • L'e-mail non verrà registrata in nessun record associato.
• Se invii un'e-mail dal CRM a un contatto presente nell'elenco "never log", l'e-mail verrà inviata ma non verrà registrata nella cronologia del contatto.
• Se un'e-mail viene inviata a un indirizzo o a un dominio presente nell'elenco "non registrare mai" e poi registrata su HubSpot utilizzando l'indirizzo in CCN o l'indirizzo di inoltro, il contatto verrà escluso dalla registrazione.

Riunioni

• Gli elenchi "Non registrare mai" si applicano solo alle riunioni create tramite la sincronizzazione del calendario di HubSpot, dal tuo calendario Google o Outlook collegato. Le riunioni create in HubSpot (ad esempio, dai record del CRM o tramite le pagine di pianificazione) continueranno a essere registrate nel CRM, anche se il partecipante è presente nell’elenco "Non registrare mai".
• Quando una riunione include più utenti HubSpot, è l’elenco "Non registrare mai" personale del proprietario della riunione a determinare se la riunione viene registrata nel CRM. Ad esempio, se un contatto pianifica una riunione con due utenti HubSpot, ma solo il proprietario della riunione ha quel contatto nel proprio elenco "Non registrare mai" personale, la riunione non verrà registrata nel CRM.

Limiti e considerazioni

• Gli elenchi "Non registrare mai" non si applicano alle e-mail inviate o ricevute tramite integrazioni di terze parti.

• Gli elenchi "Non registrare mai" supportano fino a 500 indirizzi e-mail o domini.

Gestisci il tuo elenco personale "Non registrare mai"

Aggiungi indirizzi e-mail e domini al tuo elenco "Non registrare mai" personale nelle preferenze di posta elettronica. Le esclusioni dell'elenco "Non registrare mai" personale si applicano al tuoindirizzo e-mail di lavoro individuale.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, vai su " Generale".
3. Nella parte superiore, fai clic sulla scheda " e e-mail".
4. Nella sezione " Non registrare mai ", fai clic su " Aggiungi indirizzi e-mail o domini".
5. Nella finestra di dialogo, inserisci uno o più indirizzi e-mail o domini:
   • Per non registrare mai le email inviate a un destinatario specifico, inserisci l'indirizzo email nel formato emailaddress@domain.com ( ad esempio, name@hubspot.com).
   • Per non registrare mai le email inviate a qualsiasi destinatario con un dominio specifico, inserisci il dominio nel formato *@domain.com ( ad es., *@hubspot.com).
6. Fare clic su "Salva". Le e-mail salvate nell’elenco personale "Non registrare mai" vengono contrassegnate con l’etichetta "Solo tu".
7. Per rimuovere un indirizzo e-mail o un dominio dall’elenco “Non registrare mai”, fai clic su Rimuovi.

Gestisci l’elenco "Mai registrare" per tutti gli utenti

Aggiungi indirizzi e-mail e domini all'elenco "Mai registrare" del tuo account per applicare le esclusioni a tutti gli utenti del tuo account e agli account e-mail del team.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, alla voce " Gestione dati", accedi alla sezione " Oggetti".

3. Nella parte superiore della pagina "Oggetti" , fai clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto" e seleziona "Attività".

4. Nellascheda " Registro e monitoraggioe- ", nellasezione " Non registrare mai ", fai clic su "Aggiungi indirizzi e-mail o domini".

5. Nella finestra di dialogo, inserisci uno o più indirizzi e-mail o domini:
   • Per non registrare mai le email inviate a un destinatario specifico, inserisci l’indirizzo email nel formato emailaddress@domain.com ( ad es., name@hubspot.com).

• • Per non registrare mai le e-mail inviate a qualsiasi destinatario con un dominio specifico, inserisci il dominio nel formato *@domain.com ( ad es., *@hubspot.com).

6. Fai clic su Salva. Le e-mail salvate nell’elenco “Non registrare mai” a livello di account vengono contrassegnate con l’etichetta Tutti gli utenti.

7. Per rimuovere un indirizzo e-mail o un dominio dall’elenco “Non registrare mai”, fai clic su “Rimuovi”.