Tieni traccia e registra le e-mail con l’estensione HubSpot Sales per Chrome

Utilizza le funzioni "Track" e "Log" dell'estensione Chrome HubSpot Sales per monitorare e registrare il livello di coinvolgimento dei tuoi contatti con le tue e-mail.

• Con il tracciamento attivato, puoi monitorare quando i contatti visualizzano o aprono le tue email.
  • Esamina l’attività delle email nel feed delle attività e nella cronologia del contatto. 
  • Ricevi notifiche in tempo reale quando un contatto apre la tua email.
  • Gli utenti a cuiè stata assegnata una licenzadi Sales Hub possono monitorare i clic sui link inclusi nel corpo dell’e-mail tracciata. Scopri di più sul tracciamento dei clic. 
• Con la registrazione attivata, puoi registrare un’e-mail nella scheda del contatto del destinatario o nelle schede ad esso associate. 
  
  • Nelle impostazioni del tuo account HubSpot puoi specificare gli indirizzi email e i domini per i quali non desideri mai registrare le email. In alternativa, puoi aggiungere questi indirizzi email e domini nelle impostazioni dell’estensione di Chrome.

Scopri di più sulla differenza tra tracciamento e registrazione.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare l’estensione HubSpot Sales per Chrome, esamina i requisiti e le limitazioni relativi al monitoraggio e alla registrazione delle email. 

Comprendere i requisiti

• Per registrare un’e-mail e aggiungere un nuovo contatto al proprio account CRM di HubSpot, l’indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del proprio account.
  • Uno dei tuoi indirizzi email collegati.
  • Un alias nel tuo client di posta elettronica (sia un alias configurato nella tua casella di posta Gmail collegata, sia un alias aggiunto alla sezione " Profilo e preferenze").

Comprendi le limitazioni e le considerazioni

• Il tracciamento e la registrazione delle email non sono supportati per le email che utilizzano layout Gmail personalizzati. 
• Se hai attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, è possibile tracciare le aperture delle email solo per i contatti a cui è stata assegnata una base giuridica per il trattamento dei dati. Il tuo team legale è la risorsa migliore per determinare in che modo la tua azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle email. Scopri di più sul tracciamento delle email quando le impostazioni sulla privacy dei dati sono attive.
  • È possibile personalizzare le impostazioni dell’estensione per disattivare il tracciamento e la registrazione per un messaggio specifico o per determinati contatti o domini di posta elettronica. 
• Quando si registra un'e-mail con un allegato, gli allegati di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati su HubSpot. L'e-mail verrà comunque recapitata al contatto e registrata nel CRM, ma senza allegato.
• Quando la registrazione è attivata, le e-mail storiche nonverranno registrate automaticamente nel CRM. Scopri come registrare retroattivamente le e-mail inviate e ricevute nel CRM.

Nota: a seconda della posizione del destinatario, il tracciamento dell’apertura e dei clic delle email potrebbe richiedere il consenso preventivo. Prima di attivare il tracciamento, consulta le linee guida sul consenso al tracciamento delle email.

Configurare le impostazioni predefinite di registrazione e tracciamento

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu laterale a sinistra, alla voce " Gestione dati", seleziona " Oggetti".

3. Nella parte superiore della pagina "Oggetti" , fare clic sul pulsante menu a tendina "Seleziona un oggetto" e seleziona Attività.

4. Nella pagina scheda "Registro e monitoraggio e-mail" , puoi configurare le modalità di tracciamento o registrazione delle email in HubSpot selezionando o deselezionando le seguenti caselle di controllo:

   • Consenti a tutti gli utenti di registrare gli allegati delle e-mail: imposta se gli allegati delle e-mail in arrivo possono essere registrati nel CRM, nella casella di posta delle conversazioni e nella barra laterale. 
   • Applica l’impostazione predefinita di registrazione per tutti gli utenti: quandoquesta opzione è attivata, puoi fare clic per attivare o disattivare l’interruttore “Registra tutte le e-mail per impostazione predefinita ” e stabilire se le e-mail devono essere registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti del tuo account.
   • Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e vedere se i destinatari le aprono e cliccano al loro interno: imposta se gli utenti possono tracciare le e-mail inviate dal CRM, dalla casella di posta delle conversazioni, dalle estensioni e-mail e dalle sequenze. 
   • Applica l’impostazione predefinita di tracciamento a tutti gli utenti: se hai selezionato l’opzione Consenti a tutti gli utenti di tracciare le email e vedere se i destinatari le aprono e cliccano su di esse , puoi attivare questa impostazione per configurare se tutte le email saranno tracciate per impostazione predefinita per tutti gli utenti del tuo account. 

    

Tracciamento delle email

Per inviare un'e-mail tracciata da Gmail:

1. Accedi al tuo account Gmail.
2. Scrivi una nuova email. Inserisci il destinatario, l'oggetto e il testo dell'email.
3. Seleziona la casella di controllo " Traccia ".
4. Fai clic su " Invia".

Visualizza lo stato dell’e-mail tracciata

Prima che il tuo contatto apra l’e-mail, l’oggetto e il destinatario dell’e-mail appariranno nel tuo feed delle attività in HubSpot come “Inviata”.

Una volta che il destinatario avrà aperto l’e-mail, riceverai una notifica pop-up in tempo reale sul tuo desktop. Quando tornerai al tuo feed delle attività o a quello dell’estensione di Chrome, vedrai le informazioni relative all’e-mail contrassegnate come "Aperta". Fai clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto la tua e-mail. Vedrai anche un elenco della cronologia delle attività del contatto.

Puoi anche vedere come i tuoi contatti interagiscono con le tue email tracciate dall’estensione di Chrome. Per accedere al tuo feed delle attività dall’estensione di Chrome, clicca sull’ icona a forma di ingranaggio di HubSpot sprocket in alto a destra nel browser Chrome.

Scopri di più su come funzionano il tracciamento delle email e le notifiche di vendita e su come disattivare il tracciamento.

Registrazione delle email

Invia un’e-mail registrata utilizzando l’estensione di Chrome

1. Crea una nuova email in Gmail.
2. Inserisci il destinatario, l'oggetto e il testo dell'e-mail. Se l'indirizzo e-mail del destinatario è già associato a un contatto nel tuo CRM, l'icona a forma di ingranaggio di HubSpot apparirà accanto al suo indirizzo e-mail nelcampo "A". 
3. Seleziona la casella di controllo "Registra ".
4. Se il tuo account dispone di impostazioni di registrazione predefinite, il componente aggiuntivo selezionerà automaticamente i record in cui registrare l’e-mail. Per selezionare manualmente i record in cui registrare l’e-mail:
   • Fai clic sul menu a discesa accanto alla casella di controllo "Registra" .
   • Seleziona e deseleziona le caselle di controllo accanto ai record in cui desideri registrare l’e-mail.
5. Se stai inviando l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel tuo CRM, puoi scegliere di creare un nuovo contatto.
   • Se desideri creare un nuovo contatto, seleziona la casella di controllo accanto all'indirizzo e-mail nella sezione " Crea come nuovi contatti" durante la modifica delle associazioni dei record. 
     
     • Se utilizzi contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata verrà impostato come "non di marketing". 
     • L'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a condizione che non sia stato assegnato alcun proprietario precedente. 
   • Se non desideri creare un nuovo contatto, deseleziona lacasella di controllo accanto all'indirizzo email nella sezione " Crea come nuovi contatti". Scopri come registrare le email solo nei record dei contatti esistenti. 
6. Fai clic su " Invia".

Visualizza l’e-mail registrata in HubSpot

Le email registrate su HubSpot tramite l’estensione verranno automaticamente associate ai record specificati prima dell’invio dell’email.

Per visualizzare l’e-mail registrata in HubSpot:

1. Accedi ai tuoi record:

   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.

   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.

   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.

   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.

2. Fare clic su nome del record.

3. Nella cronologia, individua l’e-mail registrata. Dall’e-mail, puoi eseguire le seguenti operazioni:

• • Aggiungi in evidenza: clicca per aggiungere l’e-mail in evidenza nella parte superiore della cronologia del contatto.
  • Copia link: clicca per copiare l’URL dell’e-mail registrata. 
  • Rispondi: clicca su "Rispondi" per inviare una risposta via e-mail al contatto da HubSpot.
  • Inoltra: clicca per inoltrare l’e-mail a un altro contatto. 

• • Elimina: clicca per eliminare l’attività e-mail dalla cronologia.

• • Espandi: clicca sulla freccia del menu a tendina per visualizzare il testo completo dell’e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, clicca su Visualizza thread per visualizzare tutte le e-mail del thread.
  • Associazioni: clicca per modificare i record relativi alle aziende o alle trattative associate.
  • Allegati: clicca per aprire gli allegati associati a questa specifica email inviata.