Tracciare la base giuridica del trattamento in HubSpot

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e di altre leggi in materia di protezione dei dati, le aziende devono disporre di una base giuridica per utilizzare e trattare i dati di contatto e devono conservare la documentazione relativa al consenso e le prove relative ad altre finalità legittime del trattamento.

La proprietà di contatto «Base giuridica per il trattamento dei dati di contatto» ti aiuta a raccogliere, monitorare e archiviare le basi giuridiche del trattamento tramite contratto, interesse legittimo e consenso per i tuoi contatti HubSpot. Secondo il GDPR, le aziende sono tenute ad avere almeno una base giuridica come motivo valido per il trattamento dei dati. Per ogni situazione può esserci più di una base giuridica applicabile.

Nota bene: sebbene HubSpot fornisca questa funzionalità, il tuo team legale è la risorsa migliore per fornirti consulenza in materia di conformità per la tua situazione specifica.

Visualizza la proprietà e comprendi ciascuna base giuridica

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, vai su Proprietà.
3. Cerca e fai clic sulla proprietà " Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto".
4. All’interno della proprietà, puoi visualizzare sei opzioni predefinite. Le prime tre opzioni rappresentano diversi tipi di interessi legittimi. Si parla di interesse legittimo quando le aziende hanno un motivo commerciale necessario e legale per trattare i dati personali di un contatto nel modo in cui il contatto si aspetterebbe.
   
   • Interesse legittimo - Lead: quando si trattano i dati di un potenziale cliente o di un lead per comunicare in merito a potenziali opportunità commerciali. Ad esempio, il trattamento del nome e dell’indirizzo e-mail di un potenziale cliente dopo che si è iscritto per ricevere una newsletter. Un potenziale cliente o lead è un contatto che ha manifestato interesse per un’azienda ma non ha acquistato alcun bene o servizio.
   • Interesse legittimo - Cliente: quando il trattamento dei dati di un cliente è necessario per sostenere il rapporto commerciale in corso. Ad esempio, l’aggiornamento dell’indirizzo di un cliente o l’invio di informazioni sull’apertura di un nuovo negozio. Un cliente è una persona che ha acquistato beni o servizi da un’azienda.
   • Interesse legittimo - Altro: Quando sussiste un motivo legale per trattare i dati di un contatto nel modo in cui il contatto si aspetterebbe da parte dell’azienda, ma il tipo di contatto o di rapporto commerciale non corrisponde a nessuna delle altre categorie HubSpot indicate.
   • Esecuzione di un contratto: quando il trattamento dei dati di un contatto è necessario per portare a termine attività previste da un contratto o prima dell’avvio formale di un rapporto commerciale. Ad esempio, il trattamento degli indirizzi e-mail di un contatto dopo che questi ha richiesto un preventivo via e-mail.

1. • Consenso liberamente prestato dal contatto: quando un contatto ha prestato il proprio consenso diretto al trattamento dei propri dati personali, ad esempio quando crea un profilo utente presso un’azienda e accetta di ricevere comunicazioni. Il consenso deve essere specifico, informato e inequivocabile.

1. • Non applicabile: quando non è necessario un fondamento giuridico per il trattamento dei dati di contatto al fine di comunicare con il contatto stesso. Ad esempio, il contatto non è un cittadino dell’UE o del Regno Unito soggetto alle norme sulla privacy del GDPR.

Fondamento giuridico per i contatti

Dopo aver attivato le impostazioni sulla privacy dei dati, è possibile aggiungere il consenso e la base giuridica ai contatti nelle seguenti occasioni:

• Completamento dell'importazione di un elenco.
• Creazione di un contatto.
• Modifica di una base giuridica nei sondaggi.
• Assegnazione di una base giuridica una tantum quando si invia un'e-mail a un contatto.
• Concederla per un singolo contatto.
• Concessione in blocco per i contatti.
• Rimuovere lo stato di disiscrizione dalle email.
• Reiscrivere un contatto alle e-mail di marketing dopo che ha esercitato il diritto di rinuncia.
• Iscrivere un contatto a un tipo di abbonamento.
• Aggiornamento dello stato di iscrizione e della base giuridica per il trattamento dei dati di un contatto all’interno di un flusso di lavoro.

Conferire una base giuridica a un singolo contatto

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
2. Fare clic sul nome di un contatto.
3. Nel pannello di sinistra, fare clic su "Azioni" e selezionare "Visualizza tutte le proprietà".
4. Cerca e clicca sulla proprietà " Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto ".
5. Seleziona le caselle di controllo accanto ai valori che desideri utilizzare.

Concedi la base giuridica in blocco

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
2. Per selezionare contatti specifici, spuntare le caselle di controllo accanto ai record da modificare.
3. Per selezionare tutti i contatti, selezionare la casella di controllo nella parte superiore della tabella, quindi fare clic su Seleziona tutti i [x] contatti.
4. Nella parte superiore della tabella, fare clic su Modifica, quindi cercare e selezionare " Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto".
5. Fare clic sul menu a discesa "Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto " e selezionare le caselle di controllo accanto alle opzioni che si desidera applicare ai propri contatti.
6. Fai clic su Aggiorna.