Gestisci il fatturato end-to-end in HubSpot

Revenue Hub ti aiuta a gestire il ciclo completo dei ricavi, dalla vendita iniziale alla fatturazione, ai pagamenti, ai rinnovi e alla crescita dei ricavi. Comprende strumenti per la creazione di preventivi e fatture, l'elaborazione dei pagamenti, la gestione dei contratti e la rendicontazione dei ricavi. Utilizza questa guida per comprendere il processo dall'inizio alla fine, quindi esplora le sezioni più rilevanti per la tua configurazione.

La centralizzazione di questi processi aiuta i team a lavorare sulla base degli stessi dati relativi al fatturato. I team a contatto con i clienti, tra cui quelli dedicati alle vendite, alla fatturazione e al customer success, possono gestire l'intero ciclo di vita dei ricavi in HubSpot, dalle trattative e dai preventivi ai contratti, alle fatture e all'incasso dei pagamenti. I team finanziari possono utilizzare gli stessi dati per la rendicontazione e le previsioni dei ricavi, mentre i team di marketing possono avvalersi dei rapporti di attribuzione per capire quali campagne e quali iniziative relative al ciclo di vita del cliente influenzano i ricavi acquisiti.

Comprendere il percorso di generazione dei ricavi in HubSpot

Questo articolo illustra il percorso delle entrate correlate in HubSpot. Man mano che gli acquirenti avanzano nel ciclo di vita dei ricavi, le informazioni passano da un’opportunità di vendita a un preventivo e, infine, a un contratto, che diventa il documento di riferimento a lungo termine per la fatturazione, i rinnovi e la rendicontazione dei ricavi. A seconda dell'abbonamento, della configurazione e dei processi aziendali, potresti iniziare con i flussi di lavoro relativi alla preventivazione e alla stipula dei contratti, per poi aggiungere in un secondo momento quelli relativi alla fatturazione e ai pagamenti. Scopri di più sui diversi processi di fatturazione in HubSpot.

Ad esempio, Sprocket SaaS Co., un fornitore di software Saas, ha iniziato la propria attività con l'obiettivo di inviare preventivi nell'ambito del proprio processo di vendita. Man mano che l'azienda cresceva, hanno deciso di centralizzare i ricavi in un unico contratto, emettere fatture ai clienti e consentire loro di pagare i servizi forniti. Rendendo scalabili gli strumenti di gestione dei ricavi di HubSpot, sono riusciti a passare da preventivi isolati a un processo di gestione dei ricavi end-to-end.

Le organizzazioni gestiscono i ricavi in modi diversi a seconda delle modalità di vendita e di fatturazione ai clienti. Esplora nel diagramma sottostante il percorso di generazione dei ricavi più adatto al tuo modello di business. Scopri di più su Revenue Hub.

Configura la tua offerta di prodotti e servizi

Configurare la libreria dei prodotti

Quando gestisci i ricavi in HubSpot, aggiungi alla libreria dei prodottii prodotti e i servizi che la tua azienda vende, indicandoli come prodotti. Crea i prodotti manualmente oppure utilizzal'IA HubSpot per crearli tramite istruzioni in linguaggio naturale. Utilizza questi prodotti per aggiungere voci a trattative, preventivi, contratti e fatture, in modo che gli acquirenti abbiano un'idea chiara di ciò che stanno acquistando.

I prodotti presenti nella libreria possono essere configurati con diversi modelli di prezzo, tra cui il prezzo forfettario, il prezzo a scaglioni e il prezzo a livelli. È inoltre possibile creare listini prezzi per diversi scenari di determinazione dei prezzi (ad esempio, referral, partner o a livello regionale). Questo aiuta i venditori a utilizzare i prodotti e i prezzi corretti durante il processo di vendita.

Ad esempio, è possibile configurare la libreria dei prodotti nei seguenti modi:

• Utilizza una struttura tariffaria a più livelli per gli abbonamenti e applica listini prezzi diversi a seconda della regione per i team di vendita regionali.
• Configurare i servizi di implementazione a tariffa fissa insieme a pacchetti di assistenza basati sull'utilizzo, fatturati con cadenza ricorrente.

Ad esempio, Sprocket SaaS Co., un fornitore di software SaaS, ha strutturato il proprio catalogo di prodotti in modo da includere servizi di implementazione una tantum oltre ai canoni ricorrenti per il software.

Fornisci a IA HubSpot informazioni dettagliate sui tuoi clienti e sul tuo processo di vendita

Aggiungi informazioni sui tuoi clienti, acquirenti e processi di vendita per fornire agli strumenti di intelligenza artificiale il contesto necessario a garantire un'esecuzione coerente delle attività di vendita. Queste informazioni aiutano l'IA HubSpot a personalizzare i risultati e i suggerimenti per una vasta gamma di acquirenti e clienti. Scopri di più su come personalizzare l'IA HubSpot in base alle esigenze della tua azienda.

Gestire le opportunità di vendita e i contratti

Per molte team, questo è il primo flusso di lavoro integrato per la gestione dei ricavi implementato in HubSpot, che riunisce la gestione delle trattative, la preparazione dei preventivi, la stipula dei contratti e la preparazione delle fatture.

La maggior parte dei flussi di lavoro relativi ai ricavi ha inizio con un’opportunità di vendita. In HubSpot, le trattative, i preventivi e i contratti interagiscono tra loro per accompagnare gli acquirenti dal primo coinvolgimento alla stipula di un accordo.

Tieni traccia delle opportunità di vendita con le trattative

Un record della trattativa contiene le informazioni relative a una trattativa di vendita in corso con un acquirente. L'operazione registra i dati di contatto e le informazioni aziendali dell'acquirente e tiene traccia di tutte le attività relative ai contatti e alle aziende associate alla trattativa, incluse e-mail, chiamate e riunioni.

Utilizza le voci per aggiungere ai prodotti che un acquirente sta acquistando i prodotti stessi a una trattativa. Le voci vengono riportate nei preventivi, nei contratti, nelle fatture e nella procedura di checkout, contribuendo a garantire che i prezzi e i dettagli dei prodotti rimangano coerenti lungo l'intero processo di fatturazione.

Tieni traccia dell'opportunità dalla fase dell'appuntamento fino alla chiusura vinta nella tua pipeline delle vendite, in modo da poter automatizzare le fasi successive e effettuare la previsione del fatturato.

Ad esempio, è possibile configurare le trattative nei seguenti modi:

• Imposta un flusso di lavoro per creare automaticamente una trattativa quando un potenziale cliente viene qualificato e assegnala al team di vendita o al rappresentante più adatto.
• Imposta le fasi della pipeline della trattativa in modo che corrispondano al tuo processo di vendita.
• Affidare ai rappresentanti la gestione delle singole trattative fino a quando non saranno chiuse.

Scopri di più sui flussi di lavoro, sulle fasi della pipeline e sulle trattative.

Crea preventivi personalizzati

Genera preventivi personalizzati direttamente dalle tue trattative per portare avanti il processo di vendita. I preventivi possono essere creati utilizzandol'IA HubSpot oppure configurati tramite l'editor dei preventivi.

Oltre alle informazioni standard relative alle trattative, puoi arricchire i tuoi preventivi e i tuoi modelli di preventivo nei seguenti modi:

Personalizza il contenuto del preventivo

• Contenuti personalizzati: lettere di presentazione personalizzate, sintesi esecutive e termini specifici.
• Voci di bilancio: ripartizioni dettagliate di prodotti o servizi.
• Accettazione flessibile: aggiungi la possibilità di accettare il preventivo tramite firma elettronica, clic per l'accettazione o firma manuale.
• Integrazione dei pagamenti: fatturazione e pagamenti integrati per chiudere più rapidamente.

Automatizzare il ciclo di vita

• Modelli di preventivo: crea modelli di preventivo per aiutare i venditori a redigere preventivi standardizzati in modo più efficiente. È possibile utilizzare l'Assistente Breeze per velocizzare il processo di creazione dei modelli.
• Regole e approvazioni relative ai preventivi: utilizzare le regole e le approvazioni relative ai preventivi per definire i requisiti che questi ultimi devono soddisfare prima di essere inviati all'acquirente. Le regole possono segnalare i preventivi che non soddisfano questi requisiti oppure impedire l'invio dei preventivi fino a quando non vengono apportate le modifiche necessarie. È possibile configurare le approvazioni in modo da garantire che i preventivi vengano esaminati da un responsabile prima di essere inviati all'acquirente.
• Pagamento: dopo che un acquirente ha accettato un preventivo, viene reindirizzato a una fattura per avviare la procedura di fatturazione, il che contribuisce a ridurre i ritardi. 

Nota bene: per poter collegare la fatturazione a una fattura, è necessario essere iscritti alla versionebeta di Connected CPQ, Billing e Payments. Se non sei iscritto alla versione beta, la riscossione dei pagamenti rimane legata alla procedura esistente relativa ai preventivi o alle fatture autonome. Scopri di più sulprocesso beta relativo a CPQ connesso, fatturazione e pagamenti. 

• Generazione del contratto: una volta accettato un preventivo con opzione di fatturazione, è possibile creare un contratto per formalizzare l'accordo. I dettagli di fatturazione, quali il metodo di pagamento e i dati del contatto per la fatturazione, vengono inseriti automaticamente nel contratto.

• Rinnovi e modifiche: crea preventivi relativi a modifiche o rinnovi direttamente dai contratti esistenti per monitorare il valore della durata di un cliente.

Scopri di più sucome configurare la procedura di preventivazione,sulle approvazioni dei preventivi e su come utilizzare le firme elettroniche.

Fatturazione e gestione dei ricavi

I team possono gestire la fatturazione e i pagamenti separatamente, sia estendendo un flusso di lavoro Cpq esistente, sia implementando in più fasi i processi di fatturazione ricorrente e di riscossione dei pagamenti.

Centralizzare i ricavi tramite i contratti

Il contrattofunge da documento di riferimento comune che permette di entrare in contatto con ciò che è stato venduto, le modalità di fatturazione e l'evoluzione del rapporto con il cliente nel tempo. I contratti contengono i dati di contatto e le informazioni dell'azienda, i ricavi previsti e la cronologia contrattuale del cliente.

È possibile utilizzare i contratti per:

• Recensione dello stato dei contratti e dei ricavi impegnati.

• Tieni traccia delle date di rinnovo.

• Accedi alle informazioni di fatturazione.

• Visualizza le fatture, gli abbonamenti e i pagamenti correlati.

I seguenti team possono utilizzare l'oggetto "contratti" nel loro lavoro quotidiano:

Scopri di più su come vengono utilizzati i contratti in HubSpot, su come configurarli, crearli direttamente,crearli a partire da preventivi accettati e gestirli.

Automatizza la fatturazione ricorrente

Utilizza la fatturazione automatizzata per generare e gestire i piani di fatturazione in base ai tuoi contratti.

• Se sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, quando viene creato un contratto a partire da un preventivo accettato, viene generato automaticamente un piano di fatturazione basato sulla data di fatturazione, sulla frequenza di fatturazione e sulla data di inizio di ciascuna voce.

• Se crei un contratto direttamente(BETA), puoi attivare la fatturazione al momento della creazione del contratto.

I piani di fatturazione supportano contratti con date delle voci di fatturazione scaglionate e frequenze di fatturazione miste, e consentono di raggruppare in un’unica fattura le voci con la stessa data di fatturazione.

Grazie alla fatturazione automatizzata e ai piani di fatturazione, è possibile:

• Generare automaticamente i piani di fatturazione in base alle condizioni contrattuali.

• Gestire contratti con date di inizio e fine scaglionate e frequenze di fatturazione miste.

• Raggruppare le voci con la stessa data di fatturazione in un’unica fattura.

• Tieni traccia delle prossime scadenze e degli importi delle fatture.

• Visualizza le fatture passate e lo stato delle fatture attuali.

Nota: se l'impostazione “Crea automaticamente i contratti dai preventivi accettati ” è attiva e sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, quando un preventivo viene accettato dall'acquirente viene creato automaticamente un record di contratto, che viene utilizzato per gestire la fatturazione ricorrente tramite fatture anziché preventivi.

Incassa i ricavi tramite fatture e pagamenti

Le fatture e i pagamenti completano il ciclo che va dal preventivo al pagamento. Utilizza le fatture e i link di pagamento per richiedere il pagamento ai tuoi clienti. È possibile creare link di pagamento per accettare pagamenti relativi a prodotti e servizi specifici. Le fatture possono essere emesse come addebito una tantum oppure per fatturare gli acquirenti su base ricorrente. È possibile creare fatture:

• Da un record del contatto, dell'azienda, della trattativa o del preventivo, oppure dalla pagina dell'indice delle fatture.
• Da un preventivo già emesso, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
• Automaticamente al momento della creazione degli abbonamenti.
• Automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite link di pagamento , preventivi o preventivi precedenti.
• Automaticamente da un contratto creato direttamente (BETA). Gli acquirenti effettuano i pagamenti in base alle fatture. I termini di pagamento netti vengono definiti al momento della creazione dei contrattie la fatturazione ricorrente viene gestita tramite i contratti stessi.
• Se l'impostazione “Crea automaticamente i contratti dai preventivi accettati ” è attivata e si partecipa alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Pagamenti, i contratti vengono creati automaticamente dai preventivi accettati. Gli acquirenti effettuano i pagamenti in base alle fatture. I termini di pagamento netti vengono stabiliti al momento della creazione dei preventivi, mentre la fatturazione ricorrente viene gestita tramite contratti. 

Per una gestione efficiente dei pagamenti, è possibile:

• Invia le fatture automaticamente alle date di fatturazione.
• Ricevi i pagamenti online tramite lo strumento per i pagamenti HubSpot oppure utilizzando Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti.
• Eseguire i rimborsi.
• Gestire le controversie.
• Utilizza le note di credito.
• Fornire un portale di fatturazione che consenta agli acquirenti di gestire autonomamente le proprie richieste di fatturazione.

Per ogni pagamento viene creato un record del pagamento che contiene i dettagli del pagamento, compreso il contatto che ha effettuato il pagamento.

Tra i principali casi d'uso relativi alle fatture e ai pagamenti figurano:

Scopri di più su come fatturare i tuoi acquirenti, creare link di pagamento e gestire i pagamenti.

Mantenere e ampliare il portafoglio di account

Gestire le modifiche ai contratti

Le esigenze dei clienti spesso cambiano nel corso della durata del contratto. Modifica i contratti (BETA) o crea preventivi di modifica per modificare gli accordi esistenti senza doverli annullare e ricominciare da capo. Aggiornare le informazioni relative al venditore e all'acquirente, la procedura di riscossione, la modalità di pagamento utilizzata, le voci del contratto e le impostazioni di checkout. Le modifiche vengono registrate nel record del contratto e vengono applicate le rettifiche di fatturazione, compreso il calcolo proporzionale.

Ad esempio, modificare i contratti o utilizzare i preventivi di modifica per:

• Aggiungere o eliminare funzionalità o servizi durante la durata del contratto.
• Calcolare la fatturazione proporzionale in base alle modifiche apportate, assicurandosi che il cliente paghi l'importo corretto per il periodo residuo del contratto.
• Aggiornare automaticamente i contratti dopo aver apportato delle modifiche, per garantire che i rinnovi siano corretti.

Scopri di più sulla modifica dei contratti definitivi (BETA) esulla creazione di preventivi di modifica.

Gestisci i rinnovi

Automatizza i rinnovi e riduci il rischio di abbandono creando direttamente i rinnovi sui contratti (BETA)o generando preventivi di rinnovo. Quando si crea un rinnovo, i dati relativi al contratto esistente vengono riportati automaticamente. È possibile aggiungere o rimuovere voci prima di finalizzare il rinnovo. Ogni contratto di rinnovo è associato al contratto originale, in modo da poter seguire l'intera cronologia contrattuale di ciascun cliente.

Ad esempio, utilizza i preventivi di rinnovo per:

• Imposta gli avvisi di rinnovo nella scheda del contratto.
• Generare preventivi di rinnovo man mano che si avvicina la data di scadenza del contratto.
• Potete stare certi che eventuali modifiche apportate durante la durata del contratto verranno automaticamente riportate nel rinnovo.
• Aggiungi o rimuovi articoli al momento del rinnovo.

Scopri di più sulla creazione diretta dei rinnovi dei contratti (BETA) e sulla creazione di preventivi di rinnovo.

Effettuare l'integrazione dei dati relativi ai ricavi e redigere i relativi rapporti

Entrare in contatto con HubSpot per collegarlo ai sistemi finanziari

Assicurati che i team finanziari siano sempre aggiornati sincronizzando i dati relativi al fatturato di HubSpot con gli strumenti di contabilità e ERP, come QuickBooks, Xero e NetSuite. È possibile utilizzare le app già disponibili nel marketplace di HubSpot o le API di HubSpot.

Sincronizza contatti, prodotti, fatture, note di credito e pagamenti tra i due sistemi per garantire che i registri contabili vengano aggiornati automaticamente in base alle attività relative ai ricavi in HubSpot.

Utilizza le integrazioni di HubSpot per:

• Assicurarsi che i dati relativi ai pagamenti e alle entrate siano aggiornati.
• Riduci al minimo l'inserimento manuale dei dati in tutto il tuo stack tecnologico finanziario.

Scopri di più sull'integrazione con QuickBooks e Xero e sull'estensibilità di HubSpot nella documentazione per gli sviluppatori.

Rapporto sull'andamento del fatturato

Poiché le trattative, i preventivi, i contratti, le fatture e i pagamenti sono interconnessi, i team possono generare rapporti sull’intero ciclo di vita dei ricavi, dall’acquisizione alla fidelizzazione fino all’espansione. Centralizzando i processi relativi ai ricavi, è possibile analizzare l'andamento dei ricavi utilizzando i rapporti disponibili in HubSpot. Utilizza i rapporti predefiniti oppure crea rapporti personalizzati in base alle esigenze dei tuoi vari team.

Ad esempio, è possibile creare rapporti per:

• Ricavi ricorrenti: monitora in tempo reale l’ARR, il fatturato mensile ricorrente, le modifiche ai contratti e il valore.

• Crediti e disponibilità liquide: monitorare i crediti in sospeso e i pagamenti incassati per analizzare il periodo medio di incasso (DSO).
• Fidelizzazione: analizzare il tasso di abbandono e la fidelizzazione dei ricavi netti utilizzando i dati relativi al rinnovo dei contratti.
• Attribuzione: individuare quali fonti di trattative contribuiscono alla stipula di contratti di alto valore e a lungo termine.

Scopri di più sulla rendicontazione dei ricavi in HubSpot, sulla suite di analisi dati,sulla creazione di rapporti personalizzati e sui rapporti di attribuzione.

Risorse aggiuntive

• Guarda il video introduttivo all'Academy Revenue Hub.
• Scopri di più su:
  • I diversi processi di fatturazione disponibili in HubSpot.
  • I diversi modi per fatturare agli acquirenti in HubSpot.
  • HubSpot Cpq.
  • Contratti.
  • I diversi modi per riscuotere i pagamenti dagli acquirenti su HubSpot.