Creare e utilizzare etichette di associazione

Nel vostro account HubSpot, potete associare i record per collegarli nel vostro database. È anche possibile etichettare le associazioni per specificare la relazione tra i record associati.

Tutti gli account HubSpot possono utilizzare l'etichetta principale per le aziende, ma negli account con abbonamento Professional o Enterprise è possibile creare etichette personalizzate. Le etichette di associazione possono descrivere le relazioni tra tutti gli oggetti del CRM, compresi contatti, aziende, offerte, biglietti e oggetti personalizzati. Ad esempio:

• Un contatto può essere Manager di un'azienda, ma anche Ex dipendente di un'altra azienda.
• Un accordo può avere più contatti associati, uno che è il decisore e un altro che è il contatto per la fatturazione.
• Sono associate due sedi aziendali, di cui una è la sede centrale e l'altra è l'ufficio regionale.
• Sono associati più contatti della stessa famiglia, con etichette per Partner,Genitore e Figlio.

Se desiderate automatizzare le associazioni nel vostro sistema, scoprite le app relative alle operazioni nel Marketplace delle app di HubSpot.

Creare etichette di associazione

Gli utenti con permessi di superamministrazione possono creare etichette di associazione personalizzate. È possibile creare fino a 10 etichette per coppia di oggetti (ad esempio, da contatto a affare, da contatto a contatto).

Per creare un'etichetta di associazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare l'oggetto per il quale si desidera creare un'etichetta di associazione.
• Fare clic sulla scheda Associazioni.
• Fare clic su Crea etichetta di associazione.
• Nel pannello di destra:
  • Fare clic sul menu a discesa Oggetti da associare, quindi selezionare l'altra relazione d'oggetto per la quale si sta creando l'etichetta (ad es., Trattative-Contatti).

• • Selezionare il tipo di etichetta che si desidera creare:

• • • Un'unica etichetta: i record associati sono correlati nello stesso modo, quindi l'etichetta può essere applicata a entrambi i record (ad esempio, Collega, Partner).
    • Una coppia di etichette: si usano parole diverse per descrivere ogni lato della relazione tra i record associati, quindi sono necessarie due etichette separate (ad esempio, Manager e Dipendente, Genitore e Figlio, Sede centrale e Ufficio regionale). Se si imposta un'etichetta per uno dei record, il record associato sarà automaticamente impostato sull'altra etichetta della coppia. Un'etichetta abbinata conta come un'etichetta ai fini del limite di 10 etichette personalizzate.
  • Inserire un nome per l'etichetta.

• • Per modificare il nome interno dell'etichetta, fare clic sull'icona della matita edit sotto l'etichetta. Questo è utilizzato per le integrazioni e le API. Una volta creata l'etichetta, il nome interno non può essere modificato.

• • In basso, fare clic su Crea.

• Una volta creata l'etichetta, spostarsi su un record e aggiornare la pagina. L'etichetta apparirà ora per essere selezionata.

Modifica o eliminazione delle etichette di associazione

È anche possibile modificare o eliminare le etichette di associazione esistenti. Per gestire le etichette di associazione esistenti:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare l'oggetto per il quale si desidera creare un'etichetta di associazione.
• Fare clic sulla scheda Associazioni.
• Fare clic sul menu a discesa Seleziona associazioni di oggetti e selezionare le associazioni per le quali si desidera visualizzare le etichette (ad es., Offerte a contatti). È inoltre possibile utilizzare i menu a discesa Filtra per per filtrare le etichette in base alla cardinalità (1-a-molti o 1-1) o all'utente che ha creato l'etichetta.
• Per modificare un'etichetta, passare il mouse sull'etichetta e fare clic su Modifica. Nel pannello di destra, modificare il nome dell'etichetta e fare clic su Salva.
• Per eliminare un'etichetta, passare il mouse sull'etichetta e fare clic su Elimina. Selezionare la casella di controllo per confermare che non è possibile ripristinare un'etichetta eliminata, quindi fare clic su Elimina per confermare. Se un'etichetta è utilizzata all'interno di record o di altri strumenti di HubSpot, prima di eliminarla è necessario rimuovere le etichette da tali risorse. Per vedere dove viene utilizzata un'etichetta:
  • Passare il mouse su Elimina, quindi fare clic su Visualizza quali automazioni sono utilizzate dall'etichetta dell'associazione nella casella a comparsa.
  • Nel pannello di destra, fare clic sul nome di un record o di uno strumento per passare all'asset che utilizza l'etichetta.

Impostare o aggiornare le etichette di associazione dei record

Su un record, è possibile aggiungere o rimuovere le etichette per le sue associazioni. È anche possibile impostare le etichette delle associazioni in blocco tramite l'importazione. Per aggiungere una nuova associazione con un'etichetta o aggiornare l'azienda principale di un record, imparare ad aggiungere o modificare le associazioni su un record.

Per aggiornare le etichette di una singola associazione:

• Spostarsi sul record con l' associazione che si desidera aggiornare.
• Per aggiungere o modificare le etichette di un'associazione esistente, passare il mouse sulla scheda dell' associazione, fare clic su Altro, quindi selezionare Modifica etichette associazione.

• Nella finestra di dialogo:
  • Per aggiungere un'etichetta, fare clic sul menu a discesa e selezionare l'etichetta.
  • Per rimuovere un'etichetta, fare clic su x accanto all'etichetta.

Utilizzare le etichette di associazione negli strumenti di HubSpot

Una volta create le etichette di associazione per descrivere le relazioni tra i record, è possibile aggiungere le etichette di associazione alle associazioni nuove o esistenti su un record o in blocco tramite importazione. È quindi possibile filtrare in base a queste etichette negli strumenti di HubSpot, come elenchi, flussi di lavoro e report personalizzati.

Leetichette delle associazioni non sono supportate per la sincronizzazione tramite l'integrazione HubSpot-Salesforce, tuttavia, prima di aggiornare le associazioni, è consigliabile capire come i record si sincronizzano tra HubSpot e Salesforce.

Filtrare per associazioni negli elenchi

Quando si crea un elenco di contatti o di aziende, è possibile filtrare i record in base alle loro associazioni. Per gli elenchi basati sui contatti, è possibile filtrare in base alle associazioni aziendali principali dei contatti. Gli utenti degli account Professional ed Enterprise possono anche filtrare i record degli elenchi in base alle etichette delle associazioni.

• Creare o modificare un elenco.
• Fare clic su +Aggiungi filtro.
• Fare clic sul menu a discesa Filtraggio su, quindi selezionare l'oggetto dalla sezione Oggetto associato (ad esempio, in un elenco di contatti, selezionare Azienda per filtrare in base alle associazioni aziendali dei contatti).
• Selezionate una categoria e un filtro, quindi impostate i vostri criteri.
• Per impostazione predefinita, l'elenco includerà i record quando tutti i record associati corrispondono ai criteri.
• Per impostare i criteri in base all'associazione principale della società o a un'etichetta di associazione personalizzata, fare clic su [Oggetto] è associato a: Qualsiasi [oggetto], quindi selezionare un'etichetta nel menu a discesa. In questo modo i record verranno filtrati solo in base alle associazioni con quell'etichetta, quindi l'elenco includerà un record solo se un record associato ha quell'etichetta e se quel record soddisfa i criteri.

• Una volta impostati i criteri dell'elenco, in alto a destra fare clic su Salva elenco.

Per saperne di più sulla creazione di elenchi.

Utilizzare le etichette di associazione nei flussi di lavoro

Una volta create le etichette di associazione, è possibile utilizzarle per attivare l'iscrizione e alcune azioni all'interno dei flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile inviare automaticamente un'e-mail ai contatti in base agli attributi dell'azienda principale associata, oppure, se una trattativa passa a una fase diversa, aggiornare automaticamente la fase delle trattative associate.

Sono supportate le seguenti funzionalità:

• Trigger di iscrizione: iscrivono i record in un flusso di lavoro se i record associati soddisfano i criteri specificati.
• Azioni del flusso di lavoro:
  • Diramazioni
  • Impostare o cancellare il valore di una proprietà sui record associati.

• • Copia il valore di una proprietà dai record iscritti ai record associati o ai record iscritti dai record associati.

• • Inviare un'e-mail ai contatti associati.

Fattori scatenanti dell'iscrizione

È possibile utilizzare le etichette di associazione nei flussi di lavoro basati su contatti, aziende, transazioni, ticket o oggetti personalizzati quando si impostano i trigger di iscrizione. Per impostare trigger basati sulle etichette di associazione:

• Creare un flusso di lavoro.
• Fare clic su Imposta trigger.
• Nel pannello di sinistra, fare clic su Quando i criteri del filtro sono soddisfatti.
• Fare clic su + Aggiungi filtro.
• Fare clic sul menu a discesa Filtraggio su, quindi nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto associato.
• Selezionare una proprietà da filtrare, quindi impostare i criteri.
• Per impostazione predefinita, il filtro si basa su Qualsiasi [oggetto], il che significa che un record viene iscritto quando uno qualsiasi dei record associati soddisfa i criteri.
• Per impostare i criteri in base a un'etichetta di associazione, fare clic su [Oggetto] è associato a: Qualsiasi [oggetto], quindi selezionare un'etichetta nel menu a discesa. In questo modo i record verranno registrati solo in base alle associazioni con quell'etichetta, il che significa che il flusso di lavoro registrerà un record solo se ha un record associato con quell'etichetta e se quel record soddisfa i criteri.

• Una volta terminata l'impostazione dei trigger, in fondo, fare clic su Salva.

Azioni

Per utilizzare le etichette di associazione in un'azione del flusso di lavoro:

• Creare un flusso di lavoro.
• Per aggiungere un'azione del flusso di lavoro, fare clic sull' icona + più.
• Per impostare una filiale,fare clic su Filiale.
  • Creare una diramazione if/then o value equals.
  • Se si crea un ramo if/then:
    • All'interno di una diramazione, fare clic su + Aggiungi filtro.
    • Fare clic sul menu a discesa Filtraggio su, quindi nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto.
    • Selezionare una proprietà da filtrare e impostare i criteri.
    • Per impostazione predefinita, il filtro sarà basato su Qualsiasi [oggetto], il che significa che il record avanzerà lungo il ramo quando uno qualsiasi dei record associati soddisfa i criteri. Per impostare i criteri in base a un'etichetta di associazione, fare clic su [Oggetto] è associato a: Qualsiasi [oggetto], quindi selezionare un'etichetta nel menu a discesa. In questo modo i record verranno spostati solo in base alle associazioni con quell'etichetta, il che significa che un record avanzerà lungo il ramo solo se ha un record associato con quell'etichetta e se quel record soddisfa i criteri.

• • Se la creazione di un valore equivale a un ramo:
    • Fare clic sul campo Proprietà o valore da diramare, quindi selezionare una proprietà nella sezione [Oggetto associato]: [Criteri di affinamento]. I criteri di affinamento determineranno da quale record associato verrà copiato il valore (ad esempio, l'ultimo aggiornato, un'etichetta specifica). Questa opzione appare solo se il tipo di associazione è stato aggiunto come origine dati disponibile.
    • Fare clic su Avanti.
    • Immettere o selezionare il valore da cui derivare e aggiungere altri rami se necessario.
    • Al termine, fare clic su Salva.

• Per impostare o cancellare il valore di una proprietà per i record associati, fare clic su Imposta valore proprietà o Cancella valore proprietà.
  • Fare clic sul menu a discesa Oggetto di destinazione, quindi nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto.
  • Per impostazione predefinita, l'aggiornamento della proprietà verrà impostato in base a Tutti [oggetto], il che significa che i valori delle proprietà di tutti i record associati verranno impostati o cancellati. Per impostare o cancellare il valore della proprietà solo per le associazioni di una determinata etichetta, fare clic sul menu a discesa Associazione a oggetto , quindi selezionare un'etichetta.
  • Selezionare la proprietà da impostare o cancellare, quindi fare clic su Salva.

• Per copiare un valore tra record associati, fare clic su Copia valore proprietà.
  • Nel pannello dei dati disponibili, selezionare la proprietà da cui copiare.
    • Per copiare il valore della proprietà dai record iscritti ai record associati, selezionare la proprietà nella sezione [oggetto] iscritto.
    • Per copiare il valore della proprietà dai record iscritti ai record associati, selezionare la proprietà nella sezione [Oggetto associato]: [Criteri di affinamento]. I criteri di affinamento determineranno da quale record associato verrà copiato il valore (ad esempio, l'ultimo aggiornato, un'etichetta specifica). Questa opzione appare solo se il tipo di associazione è stato aggiunto come origine dati disponibile.

• • Fare clic sul menu a discesa Oggetto di destinazione, quindi selezionare un'opzione:
    • Per copiare dai record iscritti ai record associati, nella sezione Oggetto associato selezionare l'oggetto associato.
    • Per copiare dai record associati ai record iscritti, nella sezione Oggetto corrente selezionare l'oggetto associato.

• • Quando si copia da record iscritti a record associati, per impostazione predefinita, l'aggiornamento della proprietà sarà basato su Tutti [oggetto], il che significa che la proprietà di un record iscritto sarà copiata in tutti i record associati. Per impostare i criteri in base a un'etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa Associazione a oggetto , quindi selezionare un'etichetta. In questo modo la proprietà verrà copiata solo nei record associati con quell'etichetta.
  • Selezionare la proprietà in cui copiare.
  • Al termine, fare clic su Salva.

• In un flusso di lavoro basato su contatti o aziende, per inviare un'e-mail ai contatti associati, fare clic su Invia e-mail. In un flusso di lavoro basato sui contatti, nella sezione Invia a selezionare Contatto associato.
  • Per modificare le associazioni che devono ricevere l'e-mail, fate clic sul menu a discesa Etichetta associazione , quindi selezionate le etichette che devono ricevere l'e-mail, oppure fate clic sulla x per un'etichetta selezionata se quel tipo di associazione non deve ricevere l'e-mail.
  • Scegliere l'e-mail da inviare ai contatti associati, quindi fare clic su Salva.

Per saperne di più sulla creazione di flussi di lavoro.

Utilizzare le etichette di associazione nei report personalizzati

Nei report personalizzati, è possibile utilizzare le etichette di associazione per specificare quali record includere nel report in base alle loro etichette. È inoltre possibile utilizzare le etichette di associazione come asse, campo di scomposizione o filtro nel report personalizzato.

• Nel tuo account HubSpot, vai a Rapporti > Rapporti.
• In alto a destra, fare clic su Crea rapporto.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Generatore di rapporti personalizzato.
• Selezionare le fonti di dati:
  • Selezionare l'origine primaria facendo clic sul menu a discesa Origine dati primaria e selezionando un'origine primaria. L'origine primaria selezionata influisce sulle etichette disponibili. Ad esempio, un report con un'origine dati primaria di Contatti includerà solo le etichette create nelle impostazioni di associazione dei contatti.

• • Selezionare le fonti secondarie scegliendo tra le sezioni CRM, Marketing, Vendite, Assistenza e Oggetti personalizzati. Per utilizzare le etichette per le associazioni tra oggetti, è necessario selezionare almeno un altro oggetto CRM.
• Nella parte superiore dell'editor dell'origine dati, fare clic su Scegliere le etichette di associazione.
• Nel menu a discesa, selezionare le etichette da includere nel report.
  • Per le associazioni tra oggetti, è possibile selezionare la casella di controllo Tutti [oggetti] per includere tutti i record associati a quell'oggetto, indipendentemente dalle loro etichette. Questa opzione viene selezionata per impostazione predefinita se non ci sono etichette definite per una relazione di oggetti.
  • Per le associazioni dello stesso oggetto, è possibile selezionare solo un' etichetta di associazione dello stesso oggetto per ogni rapporto.
  • Per le etichette accoppiate, la direzione selezionata avrà un impatto sui dati inclusi nel report (ad esempio, se si seleziona Società figlia a Società madre, le società etichettate come Società figlia saranno la fonte primaria dei dati del report, mentre le società etichettate come Società madre saranno una fonte aggiuntiva).
• È possibile fare clic su Torna alle fonti di dati per continuare a modificare le fonti o su Avanti per continuare. È possibile aggiornare le fonti di dati e le associazioni in qualsiasi momento nel costruttore di report facendo clic su Modifica fonti di dati nella barra laterale sinistra.

• Aggiungere campi al report come asse, campo di scomposizione o filtro. Per impostazione predefinita, nel pannello di sinistra vengono visualizzati i campi dell'etichetta della fonte primaria (ad esempio, Contatti (primaria), Aziende (società madre), ecc.) Per accedere ai campi dell'associazione, è possibile effettuare una ricerca tra le fonti o fare clic sul menu a discesa Sfoglia, quindi selezionare l'oggetto con l'etichetta specificata (adesempio ,Contatti (partner), Società (società figlia), ecc.)

• Terminare la creazione del report personalizzato.

Per saperne di più sulla creazione di report nel costruttore di report personalizzati.

Rapporti di esempio

Di seguito sono riportati alcuni esempi di utilizzo delle etichette di associazione nei report personalizzati.

• Elencare tutte le società figlie di una società madre e il loro valore di fatturato annuo.

• Si gestisce l'affitto di appartamenti e si è creato un oggetto personalizzato Affitti con due etichette di associazione per le locazioni a lungo e a breve termine.
  • Per suddividere i dati del report in base a queste etichette:
    
    • Fare clic e trascinare l'etichetta di associazione Affitti sul canale dell'asse X .
    • Fare clic e trascinare la proprietà Conteggio dei contatti sul canale dell'asse Y .
    • Quindi, fare clic e trascinare la proprietà Origine nel canale Suddivisione per canale.
    • Il grafico mostrerà quanti contatti hanno affittato un soggiorno a breve e lungo termine e quale fonte hanno trovato l'affitto.

• • Per segnalare solo i contatti con un'etichetta di associazione affitti di breve durata:
    • Fare clic sul filtro Etichetta associazione affitti.
    • Selezionare è qualsiasi di e fare clic su Breve termine.