Creare e utilizzare etichette di associazione

Nel vostro account HubSpot, potete associare i record per collegarli nel vostro database. I superamministratori degli account Professional ed Enterprise possono anche etichettare l'associazione per specificare la relazione tra gli oggetti CRM standard associati.

Se desiderate automatizzare le associazioni nel vostro sistema, scoprite le app relative alle operazioni nel Marketplace delle app di HubSpot.

Creare e modificare le etichette di associazione

Tutti gli account HubSpot possono utilizzare l'etichetta primaria per le aziende, ma negli account Professional ed Enterprise gli amministratori possono creare etichette di associazione personalizzate per specificare la relazione tra i record associati. Le etichette di associazione possono descrivere le relazioni tra tutti gli oggetti CRM standard, compresi contatti, aziende, offerte, biglietti e oggetti personalizzati. Ad esempio:

• Un contatto può essere Manager di un'azienda, ma anche Ex dipendente di un'altra azienda.
• Un accordo può avere più contatti associati, uno che è il decisore e un altro che è il contatto per la fatturazione.

Èpossibile creare fino a 10 etichette per ogni coppia di oggetti (ad esempio, Contatto > Affare) e le etichette sono bidirezionali (ad esempio, se si crea un'etichetta di associazione per Contatto > Azienda, l'etichetta verrà creata anche per Azienda > Contatto). Non è possibile creare etichette di associazione per una stessa relazione di oggetti, come Contatto > Contatto.

Per creare un'etichetta di associazione:

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare l'oggetto per il quale si desidera creare un'etichetta di associazione.
• Fare clic sulla scheda Associazioni.
• Fare clic su Crea associazione.
• Nel pannello di destra:
  • Fare clic sul menu a discesa Associa [Oggetti] con, quindi selezionare l'altro oggetto per il quale si sta creando l'etichetta di associazione.
  • Nel campo Etichetta di associazione, inserire il nome dell'etichetta desiderata.

• In basso, fare clic su Crea.
• Una volta creata l'etichetta, tornare al record e aggiornare la pagina. L'etichetta apparirà ora per essere selezionata.

È inoltre possibile modificare o eliminare le etichette di associazione esistenti. Per gestire le etichette di associazione esistenti:

• Usare il menu a tendina Seleziona oggetto per visualizzare solo le etichette di una relazione specifica, ad esempio Affare > Contatto. È inoltre possibile utilizzare i menu a discesa Filtra per per filtra re le etichette in base alla cardinalità (1-a-molti o 1-1) o all'utente che ha creato l'etichetta.
• Per modificare o eliminare una singola etichetta, passare il mouse sull'etichetta, quindi fare clic su Modifica:
  • Fare clic su Modifica. Nel pannello di destra, modificare ilnome dell'etichetta, quindi fare clic su Salva.
  • Fare clic su Elimina. Selezionare la casella di controllo per confermare che non è possibile ripristinare un'etichetta eliminata, quindi fare clic su Elimina per confermare. Se un'etichetta è utilizzata nei record o in altri strumenti di HubSpot, prima di eliminarla è necessario rimuovere le etichette da tali risorse. Per vedere dove viene utilizzata un'etichetta:
    • Passare il mouse su Elimina, quindi fare clic su Visualizza quali automazioni sono utilizzate dall'etichetta dell'associazione nella casella a comparsa.
    • Nel pannello di destra, fare clic sul nome di un record o di uno strumento per passare all'asset che utilizza l'etichetta.

Impostare o aggiornare le etichette di associazione dei record

È possibile modificare la società principale di un record e aggiungere o rimuovere le proprie etichette personalizzate. È possibile aggiornare le etichette per le associazioni dei record direttamente su un record o impostare le etichette delle associazioni in blocco tramite importazione. Per aggiornare un'etichetta su un record:

• Spostarsi sul record con l' associazione che si desidera aggiornare.

• Per aggiungere nuove associazioni ed etichettarle, individuare la sezione di oggetto pertinente nel pannello di destra e fare clic suAggiungi. È possibile associare un record esistente o creare e associare un nuovo record. Nel pannello di destra:

• • Se si associano piùaziende o altreaziende a un record, è possibile eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Per impostare la società primaria, selezionareImposta come società primaria di [record] sotto la società che si desidera sia primaria. Se si sta associando la prima azienda di un record, questa sarà l'azienda primaria per impostazione predefinita.
    • Per sostituire l'azienda primaria esistente con un'azienda associata, selezionare la casella di controlloSostituisci [azienda] come azienda primaria attuale di [record].
  • Per impostare un'etichetta per l'associazione, fare clic su +Aggiungi etichetta associazione. Nel menu a discesa, selezionare un'etichetta appropriata. Se nessuna etichetta esistente descrive accuratamente la relazione tra il record e l'azienda, fare clic su Gestisci etichette di associazione per creare una nuova etichetta.

• Per modificare le etichette di un'associazione esistente, passare il mouse sulla scheda dell'associazione che si desidera modificare, quindi fare clic su Altro:

• • Imposta come primario (solo aziende): per le aziende associate, selezionare per rendere primaria l'associazione aziendale. Nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo e fare clic su Aggiorna. Questa associazione primaria sarà l'azienda associata mostrata nelle pagine dell'indice dei record e sarà referenziata da elenchi, flussi di lavoro, report a oggetti incrociati e token di personalizzazione.
  • Rimuovi come primaria (solo aziende): per le aziende associate, selezionare per rimuovere l'associazione di questa azienda come primaria. Nella finestra di dialogo, utilizzare il menu a discesa per selezionare una nuova azienda primaria, quindi fare clic su Aggiorna. Se un record ha una sola azienda associata, questa sarà primaria per impostazione predefinita e non sarà possibile rimuovere l'etichetta primaria. Per saperne di più su come viene utilizzata l'associazione azienda primaria in HubSpot.
  • Modifica etichette di associazione: selezionare per aggiornare o rimuovere le etichette di associazione. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa e selezionare una nuova etichetta o fare clic su x per rimuovere un'etichetta. Fare clic su Aggiorna.

Utilizzare le etichette di associazione negli strumenti di HubSpot

Una volta create le etichette di associazione per descrivere le relazioni tra i record, è possibile aggiungere le etichette di associazione alle associazioni nuove o esistenti su un record o in blocco tramite importazione. È quindi possibile filtrare in base a queste etichette in strumenti di HubSpot come elenchi, flussi di lavoro e report personalizzati. Per saperne di più sui possibili casi d'uso delle nuove associazioni.

Nota bene: leetichette di associazione non sono supportate per la sincronizzazione tramite l'integrazione HubSpot-Salesforce.

Filtrare per associazioni negli elenchi

Quando si crea un elenco di contatti o di aziende, è possibile filtrare i record in base alle loro associazioni. Per gli elenchi basati sui contatti, è possibile filtrare in base alle associazioni aziendali principali dei contatti. Gli utenti degli account Professional ed Enterprise possono anche filtrare i record degli elenchi in base alle etichette delle associazioni.

• Creare o modificare un elenco.
• Selezionare il filtro delle proprietà [Oggetto] che corrisponde all'oggetto associato. Ad esempio, se si sta creando un elenco di contatti e si desidera impostare criteri basati sulle associazioni di aziende, si deve selezionare Proprietà azienda.
• Selezionare una proprietà da filtrare.
• Per impostazione predefinita, l'elenco includerà i record quando tutti i record associati a quell'oggetto soddisfano i criteri. È anche possibile impostare i criteri in base all'associazione principale dell'azienda o a un'etichetta di associazione personalizzata. A tale scopo, fare clic sul menu a discesa Qualsiasi [oggetto]:

• • Selezionare Qualsiasi [oggetto] per filtrare in base a tutti i record associati di quel tipo di oggetto (ad esempio, l'elenco includerà un contatto quando tutte le aziende associate soddisfano i criteri).
  • Se si sta creando un elenco basato sui contatti, selezionare Primario [oggetto] per filtrare solo in base all'azienda associata principale (ad esempio, l'elenco includerà un contatto solo se l'azienda associata principale soddisfa i criteri).
  • Nella sezione Con etichetta, selezionare un'etichetta per filtrare solo le associazioni che utilizzano l'etichetta selezionata (ad esempio, l'elenco includerà un contatto solo se ha un'azienda associata con quell'etichetta e tale azienda soddisfa i criteri).
• Una volta impostati i criteri dell'elenco, in alto a destra fare clic su Salva elenco.

Utilizzare le etichette di associazione nei flussi di lavoro

Una volta create le etichette di associazione, è possibile utilizzarle per attivare l'iscrizione e determinate azioni all'interno dei flussi di lavoro.

Criteri di iscrizione al flusso di lavoro e rami "se/quindi".

È possibile utilizzare le etichette di associazione nei flussi di lavoro basati su contatti, aziende, transazioni, ticket o oggetti personalizzati quando si impostano trigger di iscrizione e trigger per rami if/then. Le etichette di associazione non sono supportate per i trigger nei flussi di lavoro basati sui contatti.

Per impostare i trigger in base alle etichette di associazione:

• Creare un flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro:
  • Per impostare i trigger di iscrizione, fare clic suImposta trigger di iscrizione.
  • Per creare un ramo if/then, fare clic sull'icona+più per aggiungere una nuova azione, quindi nel pannello di destra selezionare Se/then branch.
• Nel pannello di destra, selezionare un tipo di filtro. Selezionare l'oggetto associato che ha la proprietà che si desidera utilizzare.
• Selezionare una proprietà, impostare i criteri e fare clic su Applica filtro.
• Per impostazione predefinita, l'iscrizione al flusso di lavoro verrà attivata in base all'azienda primaria associata per i filtri azienda,
  e si baserà su tutti i record associati per i filtri dei contatti, delle transazioni, dei ticket o degli oggetti personalizzati. Per impostare le associazioni specifiche a cui applicare i criteri, fare clic sul menu a discesa Azienda primaria o Tutti gli [oggetti].

• Nel menu a discesa, selezionare un'etichetta di associazione. Il flusso di lavoro iscriverà un record solo se i record associati soddisfano i criteri e hanno l'etichetta di associazione selezionata.
• Una volta terminata l'impostazione dei trigger, in fondo, fare clic su Salva.

Azioni del flusso di lavoro

È inoltre possibile utilizzare le etichette di associazione nei flussi di lavoro basati su contatti, aziende, transazioni, ticket o oggetti personalizzati per attivare le seguenti azioni del flusso di lavoro: Inviare e-mail (solo flussi di lavoro basati su aziende), Impostare un valore di proprietà, Copiare un valore di proprietà e Cancellare un valore di proprietà.

Per utilizzare le etichette di associazione in un'azione del flusso di lavoro:

• Creare un flusso di lavoro.
• Per aggiungere un'azione del flusso di lavoro, fare clic sull'icona+più.
  • Se si sta creando un flusso di lavoro per modificare il valore di una proprietà, selezionare Imposta un valore di proprietà, Copia un valore di proprietà o Cancella un valore di proprietà.
    • Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Tipo di proprietà di destinazione e selezionare l'oggetto associato per il quale si sta modificando una proprietà.
    • Fare clic sul menu a discesa Etichetta associazione e selezionare l'etichetta da filtrare. Quando un record è iscritto nel flusso di lavoro, questa azione aggiornerà la proprietà per i record associati solo se l'etichetta selezionata è usata per descrivere l'associazione.

• • • A seconda dell'azione scelta, utilizzare i menu a discesa per selezionare le proprietà.

• • Se si sta creando un flusso di lavoro aziendale per inviare un'e-mail, selezionare Invia e-mail.
    • Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Etichetta associazione e selezionare le etichette da filtrare. Per inviare l'e-mail a tutti i contatti associati, selezionare Tutti i contatti.
    • Selezionare un' e-mail. Quando un'azienda è iscritta al flusso di lavoro, l'e-mail verrà inviata ai contatti associati solo se le etichette selezionate sono utilizzate per descrivere l'associazione contatto-azienda.

• In fondo, fare clic su Salva.

Utilizzare le etichette di associazione nei report personalizzati

Nei report personalizzati con più fonti di dati, è possibile utilizzare le etichette di associazione per specificare quali record includere nel report in base alle loro etichette. È inoltre possibile utilizzare le etichette di associazione come asse, campo di scomposizione o filtro nel report personalizzato.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Rapporti > Rapporti.
• In alto a destra, fare clic suCrea rapporto personalizzato.
• Nel pannello di sinistra, selezionareGeneratore di rapporti personalizzato.
• Selezionare le fonti di dati:
  • Selezionare l'origine primaria facendo clic sul menu a discesaOrigine dati primaria e selezionando un'origine primaria. L'origine primaria selezionata influisce sulle etichette disponibili. Ad esempio, un report con un'origine dati primaria di Contatti includerà solo le etichette create nelle impostazioni di associazione dei contatti.

• • Selezionare le fonti secondarie scegliendo tra le sezioni CRM, Marketing, Vendite, Assistenza e Oggetti personalizzati(soloEnterprise). Per utilizzare le etichette, è necessario selezionare almeno un altro oggetto CRM.
• Nella parte superiore dell'editor dell'origine dati, fare clic su Personalizza associazioni.
• Nel menu a discesa, selezionare le etichette da includere nel report. È possibile selezionare la casella di controllo Tutti [gli oggetti] per includere tutti i record associati a quell'oggetto, indipendentemente dalle loro etichette. Questa opzione viene selezionata per impostazione predefinita se non ci sono etichette definite per una relazione di oggetti.
• È possibile fare clic su Torna alle fonti di dati per continuare a modificare le fonti o su Avanti per continuare. È possibile aggiornare le fonti di dati e le associazioni in qualsiasi momento nel costruttore di report facendo clic suModifica fonti di dati nella barra laterale sinistra.

Etichette di associazione

• Per utilizzare le etichette di associazione come asse o campo di scomposizione nel report, cercare e selezionare Etichetta di associazione nel pannello sinistro del costruttore di report, quindi fare clic e trascinarla nella scheda Configura. Ad esempio, si gestisce l'affitto di appartamenti e si è creato un oggetto personalizzato Affitti con due etichette di associazione per le locazioni a lungo e a breve termine. Per suddividere i dati del report in base a queste etichette:
  
  • Fare clic e trascinare l'etichetta di associazione Affitti sul canale dell'asse X .
  • Fare clic e trascinare la proprietà Conteggio dei contatti sul canale dell'asse Y .
  • Quindi, fare clic e trascinare la proprietà Origine nel canale Suddivisione per canale.
  • Il grafico mostrerà quanti contatti hanno affittato un soggiorno a breve e lungo termine e quale fonte hanno trovato l'affitto.

• • In alternativa, è possibile fare clic e trascinare il campo Etichetta associazione affitti nella sezione Suddivisione per canale per creare un report a colonna singola con le locazioni a lungo e a breve termine separate per colore.

Aggiungi filtri

• Per aggiungere un'etichetta di associazione come filtro, fare clic sulla scheda Filtri, quindi fare clic e trascinare l 'etichetta di associazione nel campo del filtro. Ad esempio, per segnalare solo i contatti con un'etichetta di associazione affitti di breve durata:
  • Fare clic sul filtro Etichetta associazione affitti.
  • Selezionare è qualsiasi di e fare clic su Breve termine.

• Terminare la creazione del report personalizzato.