Impostare la rotazione delle riunioni

Le rotazioni di riunioni consentono di programmare riunioni per conto di un gruppo o di un team di rappresentanti. Quando si crea una nuova riunione su un contatto, un'azienda, un affare o un ticket, è possibile ruotare l'ospite delle riunioni. È possibile utilizzare la rotazione delle riunioni anche nelle pagine di pianificazione.

Prima di iniziare

Per utilizzare la rotazione delle riunioni quando si pianificano le riunioni o si creano pagine di pianificazione, è necessario che l'utente che pianifica la riunione sia in grado di farlo:

• L'utente che pianifica la riunione deve avere una sede di vendita o di assistenza assegnata e disporre delle autorizzazioni per la creazione di pagine di pianificazione per altri.
• Tutti gli utenti inclusi nella rotazione delle riunioni devono avere un posto di vendita o di assistenza assegnato.
• Gli utenti che partecipano alla rotazione delle riunioni devono avere il calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata.

Impostazione di una rotazione di riunioni

Per creare una rotazione di riunioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
3. Fare clic sulla scheda Rotazioni riunioni. Quindi, fare clic su Crea una rotazione.
4. Nel pannello di destra, inserire il nome della rotazione.
5. Per aggiungere utenti alla rotazione, fare clic sul menu a discesa Membri della rotazione. Selezionare gli utenti o i team da aggiungere. Se si selezionano i team, l'aggiunta o la rimozione degli utenti dal team aggiungerà o rimuoverà i membri dalla rotazione.
6. Nella sezione Logica di distribuzione, selezionare il modo in cui le riunioni devono essere assegnate ai membri:
   • Distribuisci le riunioni in modo uniforme tra i membri: le riunioni ruoteranno in modo uniforme tra tutti i membri.
   • Distribuisci le riunioni in base a una percentuale ponderata assegnata a ciascun membro: è possibile assegnare una percentuale ponderata a ciascun membro. Questo è utile se si sta inserendo un nuovo membro del team e non si vuole che partecipi a tante riunioni.
   • Fare clic su Salva.
7. Per modificare la percentuale ponderata dei membri, fare clic sul nome della rotazione.
   • Nella tabella delle rotazioni, ci sarà una colonna Peso. Nel campo Peso, inserire il peso relativo di ciascun membro. Questo indica la percentuale relativa di riunioni che dovrebbe ricevere (rispetto agli altri membri).
   • Per impostazione predefinita, a ogni membro viene assegnato un peso del 100%. Se si mantiene il peso di ogni membro al 100%, tutti riceveranno lo stesso numero di riunioni. Se il peso di tutti i membri è uguale (indipendentemente dal numero), riceveranno lo stesso numero di riunioni.
   • Se si imposta un membro al 100% e un altro al 50%, il rappresentante al 100% riceverà il doppio delle riunioni rispetto all'altro.
   • Grazie alla natura relativa della configurazione, è possibile aggiungere e rimuovere membri dalla rotazione senza dover controllare che tutte le percentuali arrivino al 100%.
   • Fare clic su Salva e ripristinare i conteggi.

Nota bene: quando si utilizza una rotazione di riunioni in una pagina di pianificazione round robin con l'opzione Priorità al proprietario del contatto attivata, la disponibilità del proprietario del contatto apparirà prima della disponibilità del membro successivo della rotazione.

Modifica di una rotazione di riunioni

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Strumenti > Riunioni.
3. Fare clic sul nome della rotazione.
4. Se un membro non è disponibile (ad esempio, per una formazione o una vacanza), fare clic per disattivare l'interruttore Disponibilità. Quindi, nel riquadro a comparsa, confermare che si desidera disattivare la disponibilità. Il membro non sarà programmato come ospite per le riunioni che utilizzano questa rotazione fino a quando l'interruttore della disponibilità non sarà nuovamente attivato.

Nota bene: la rotazione delle riunioni salta un membro solo se il suo interruttore di disponibilità è disattivato. Se l'interruttore della disponibilità è acceso, il membro continuerà a essere visualizzato nella rotazione, anche se il suo calendario collegato non ha orari disponibili per la prenotazione.

5. Per modificare il nome o i membri di una rotazione, fare clic su Modifica rotazione.
   • Nel pannello di destra, modificare il nome o i membri della rotazione.
   • L'aggiunta di un nuovo membro a una rotazione azzera il numero di riunioni prenotate per tutti i membri della rotazione, per garantire una distribuzione uniforme delle riunioni per tutti i membri in futuro.