Crea le fatture per i tuoi acquirenti

Utilizza le fatture di HubSpot per inviare fatture, monitorare i crediti e riscuotere i pagamenti dai tuoi acquirenti tramite HubSpot Payments oil sistema di elaborazione dei pagamenti Stripe. Con le fatture, gli acquirenti seguono una procedura di pagamento simile a quella dei link di pagamento e dei preventivi.

Questo articolo spiega come configurare le fatture da inviare ai tuoi acquirenti. Per ricevere assistenza sulle tue fatture HubSpot, scopri come visualizzare, scaricare e pagare la tua fattura HubSpot.

Le fatture possono essere create:

• Da un record di contatto, azienda, trattativa o preventivo, oppure dalla pagina indice delle fatture.
• Da un preventivo pubblicato, per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.
• Automaticamente durante la creazione di abbonamenti.
• Automaticamente quando i pagamenti vengono effettuati tramite link di pagamento, preventivi o preventivi legacy.
• Se il impostazione “Crea automaticamente contratti dai preventivi accettati” è attivata e si è iscritti alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, i contratti vengono creati automaticamente. Gli acquirenti effettuano i pagamenti a livello di fattura. I termini di pagamento netti vengono impostati al momento della creazione dei preventivie la fatturazione ricorrente viene gestita tramite i contratti. Ulteriori informazioni sull’impostazione.

A differenza dei link di pagamento e dei preventivi, le fatture tengono traccia delle date di scadenza e dei saldi e possono essere contrassegnate come pagate al di fuori del tuo sistema di elaborazione dei pagamenti. Contengono inoltre i numeri di fattura, che potrebbero essere richiesti da alcuni acquirenti al momento della richiesta di pagamento.

Fattura acquirente al momento del pagamento	Registrazione della fattura interna

Prima di iniziare

Comprendi le limitazioni e le considerazioni

• Se l’impostazione Crea automaticamente i contratti dai preventivi accettati è attivata e sei iscritto alla versione beta di versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, viene creato automaticamente un record di contratto quando un preventivo viene accettato dall’acquirente e il contratto viene utilizzato per gestire la fatturazione ricorrente, la creazione delle fatture e l’incasso dei pagamenti. Scopri di più su questa impostazione.
• Gli utenti HubSpot creati prima del 9 febbraio 2023 dispongono per impostazione predefinita dei permessi di visualizzazione e modifica delle fatture. Gli utenti creati dopo tale data non dispongono per impostazione predefinita dei permessi relativi alle fatture.
• I numeri delle fatture continueranno ad aumentare in ordine sequenziale a partire dall’ultima fattura creata (anche se quella, o qualsiasi altra fattura, è stata eliminata).
  • L’eliminazione delle fatture potrebbe creare lacune permanenti nella numerazione delle fatture.
  • La numerazione può essere azzerata solo se tutte le fatture vengono eliminate (ma le fatture pagate non possono essere eliminate). Si consiglia di consultare il proprio team contabile per garantire la conformità con i sistemi attualmente in uso.

Configurare le impostazioni generali delle fatture

Per iniziare, configura le seguenti impostazioni relative alle fatture:

1. Configura le autorizzazioni relative alle fatture: per controllare quali utenti HubSpot hanno accesso alla visualizzazione, alla creazione e alla modifica delle fatture, scopri come modificare le autorizzazioni degli utenti esistenti o come impostare le autorizzazioni quando aggiungi nuovi utenti. Per creare o modificare le fatture è necessaria una licenza Core o Hub . Scopri di più sui tipi di licenza.
2. Aggiungi un logo e i colori del marchio al tuo kit di branding HubSpot: le fatture utilizzeranno automaticamente il logo e i colori impostati nelle impostazioni predefinite del tuo marchio HubSpot. L’aggiornamento del logo e dei colori non modificherà le fatture già finalizzate, ma solo quelle attualmente in bozza e quelle create dopo l’aggiornamento.
3. Imposta le opzioni di pagamento predefinite: se lo desideri, puoi specificare quali metodi di pagamento saranno accettati per impostazione predefinita nelle tue fatture dalle impostazioni di pagamento. Puoi anche personalizzare questa opzione su ogni singola fattura durante la creazione.
4. Collega il tuo dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, le fatture sono ospitate sul dominio principale collegato al tuo account. Quando crei una fattura, puoi anche selezionare uno qualsiasi dei tuoi domini collegati. Se non hai ancora collegato un dominio o desideri collegare un sottodominio separato per l’hosting delle fatture (ad es. billing.website.com), scopri come collegare un dominio a HubSpot.

Configurare le fatture

Configurare le impostazioni delle fatture tramite la scheda"Configurazione".

Personalizza il prefisso e il numero iniziale delle fatture

Per garantire che i numeri delle fatture di HubSpot non si sovrappongano a quelli presenti nel sistema contabile, le fatture di HubSpot hanno per impostazione predefinita il prefisso INV e un numero iniziale pari a 1001. È possibile personalizzare il prefisso e il numero iniziale dalle impostazioni delle fatture. Una volta che una fattura è stata finalizzata e le è stato assegnato un numero, ad esempioINV-1002, tale numero non può essere modificato né riutilizzato.

Nota: prima di personalizzare il prefisso e il numero iniziale delle fatture, ticonsigliamo di consultare il tuo team contabile per assicurarti che siano compatibili con i sistemi attuali.

Per personalizzare il prefisso e il numero iniziale delle fatture:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fai clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a discesa Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefissoINV. Per modificarlo, nella scheda Configurazione, clicca su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovo prefissoe clicca suSalva prefisso. Il prefisso può contenere al massimo 8 caratteri.
5. Per impostazione predefinita, il numero iniziale delle fatture è1001. Per modificarlo, fai clic suAggiorna punto di partenza per i numeri delle fatture. Nella finestra di dialogo, inserisci un nuovonumero di partenza e fai clic suAggiorna punto di partenza.

Consenti la modifica delle fatture aperte

Attiva l’opzione “Modifica fatture aperte”. Con questa impostazione attivata, gli utenti con Super Amministratore o per i permessi di modifica delle fatture potranno modificare qualsiasi campo delle fatture aperte. 

Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in bozza. Scopri di più sulla modifica delle fatture finalizzate.

Per attivare l'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Fatture.
4. In " Gestione fatture", seleziona la casella di controllo "Consenti modifiche alle fatture aperte".
5. Fare clic su " Salva".

Consenti la modifica delle fatture pagate

Attiva l'opzione "Modifica fatture pagate". Puoi scegliere di consentire agli utenti di apportare modifiche che non alterano i totali delle fatture oppure di consentire modifiche finanziarie che alterano i totali delle fatture, le imposte o le voci di riga dopo il pagamento. Con l'impostazione attivata, gli utenti con Super Amministratore o per i permessi di modifica delle fatture potranno modificare le fatture pagate.

Non è necessario attivare questa impostazione per consentire agli utenti di modificare le fatture in bozza. Scopri di più sulla modifica delle fatture finalizzate.

Per attivare l'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Fatture".
4. In " Gestione fatture", seleziona un'opzione:
   • Consenti modifiche non finanziarie sulle fatture pagate: con questa impostazione attiva, gli utenti possono modificare i campi che non alterano i totali delle fatture. Ad esempio, i dettagli di contatto e aziendali, i numeri degli ordini di acquisto e i commenti.
   • Consenti modifiche finanziarie alle fatture pagate (potrebbe influire sulla reportistica): con questa impostazione attiva, oltre a poter modificare i campi che non alterano i totali delle fatture, gli utenti possono modificare i campi che modificano i totali, le imposte o le voci delle fatture pagate. Quando gli utenti aggiornano e confermano le modifiche, il totale della fattura, il saldo dovuto e lo stato della fattura vengono aggiornati per riflettere le modifiche apportate. Scopri di più sulla modifica delle fatture finalizzate.
5. Fare clic su Salva.

Consenti l'eliminazione delle fatture

Consenti la cancellazione delle fatture che non sono associate a una nota di credito, a un pagamento o a un abbonamento. Le fatture in bozza possono essere cancellate quando questa impostazione è disattivata. La cancellazione delle fatture è definitiva e non può essere annullata.

Per attivare l'impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Fatture.
4. In Gestione fatture, seleziona la casella di controllo Consenti l'eliminazione delle fatture.
5. Fai clic suSalva. 

Imposta l’associazione del contatto di fatturazione

Associa automaticamente il contatto di fatturazione dell’azienda quando converti le trattative e i preventivi in fatture. Per attivare l’impostazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Fatture".
4. In " Associazione del contatto di fatturazione", seleziona la casella di controllo "Usa l'associazione del contatto di fatturazione dell'azienda per tutte le fatture ".
5. Fai clic suSalva.

Imposta un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare le fatture

Imposta un indirizzo e-mail predefinito per l’invio delle fatture. L’indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato alcun indirizzo e-mail predefinito, la fattura verrà inviata dall’indirizzo e-mail personale o del team scelto dall’utente al momento dell’invio della fattura.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Fatture.

3. In "Impostazioni e-mail", fare clic sul menu a discesa " Indirizzo mittente predefinito " e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
4. Se desideri consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, seleziona la casella di controlloConsenti l'invio da altri indirizzi e-mail.
5. Fare clic suSalva.

Creare automaticamente fatture per i pagamenti

Scegli se generare automaticamente le fatture dai pagamenti una tantum effettuati tramite link di pagamento o dai preventivi precedenti. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita.

Per disattivare la generazione automatica delle fatture per i pagamenti tramite link di pagamento e preventivi preesistenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione dati ", clicca su " Oggetti".
3. Nella pagina Oggetti, fai clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e seleziona Fatture.
4. Nella parte superiore, fare clic sulla scheda "Automazione ".
5. Deselezionare la casella di controllo Pagamenti una tantum per disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti effettuati tramite link di pagamento e preventivi, quindi fare clic su Salva.
6. Deseleziona la casella di controllo "Pagamenti automatici degli abbonamenti" per disattivare la creazione automatica delle fatture per i pagamenti effettuati sugli abbonamenti, quindi fai clic su "Salva". Le fatture vengono comunque create per gli abbonamenti relativi ai pagamenti in scadenza.

Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture in sospeso

Configurare i promemoria via e-mail relativi alle fatture per avvisare gli acquirenti che hanno una fattura in sospeso. È possibile programmare l’invio dei promemoria prima, alla data di scadenza e dopo la data di scadenza e aggiungere un massimo di dieci contatti (1 contatto nel campo “A” e 9 contatti nel campo “CC” ). Le e-mail di promemoria vengono inviate ai contatti indicati nella fattura come segue:

• Da inviare a: il primo contatto ordinato in ordine alfabetico per cognome, nome e indirizzo e-mail.

• Campo CC: tutti i contatti associati rimanenti con indirizzi e-mail.

Nota: affinché i promemoria vengano inviati, le fatture devono essere state create. Ad esempio, se un promemoria è impostato per essere inviato 2 giorni prima della data di scadenza di una fattura, la fattura deve trovarsi nello stato "In sospeso " affinché il promemoria venga inviato. In questo scenario, il promemoria per le fatture che sono impostate per essere create automaticamente in una data futura (ad esempio, le fatture create dagli abbonamenti) non verrà inviato, poiché la fattura non verrà creata fino alla data di scadenza dell’abbonamento.

Per attivare i promemoria via e-mail:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione dati ", fare clic su " Oggetti".
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Fatture.
4. In alto, clicca sulla scheda Automazione.
5. In " Automazioni basate su modelli", attiva l'opzione "Invia promemoria ai clienti per il pagamento delle fatture in sospeso ". Le e-mail verranno inviate da noreply@hubspot.com, a meno che non sia stato impostato un indirizzo mittente predefinito nelle impostazioni delle fatture. 
6. Per impostazione predefinita, lapianificazione dei promemoria prevede tre promemoria (alla data di scadenza, sette giorni dopo la data di scadenza e quattordici giorni dopo la data di scadenza). Per modificare i promemoria:
   
   • Fai clic sul menu a discesa dei promemoria e selezionaun'opzione relativa alla data di scadenza.
   • Se si selezionanoi giorni dopo la data di scadenza oi giorni prima della data di scadenza, inserire il numero di giorni accanto all’opzione relativa alla data di scadenza.
7. Fare clic su+ Aggiungi promemoria per aggiungere un altro promemoria.
8. Fai clic su "delete " per eliminare un promemoria.
9. Fai clic sul menu a tendina "Ora di invio del promemoria " e seleziona l'ora in cui verrà inviata l'e-mail di promemoria.
10. Fare clic su " Anteprima e-mail " per vedere come apparirà l'e-mail una volta inviata.
11. Dopo aver impostato le opzioni di automazione, clicca su " Salva".

Prossimi passi

Dopo aver configurato lo strumento Fatture di HubSpot, scopri come:

• Personalizza le impostazioni predefinite delle fatture per creare diverse configurazioni da utilizzare durante la creazione di una fattura.
• Scopri di più su come la versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments crea automaticamente le fatture.
• Scopri come creare fatture da zero.
• Scopri come gestire le fatture, inclusi l’invio, la modifica, il monitoraggio e l’esportazione.
• Scopri come creare sequenze (Vendite Hub e Service Hub solo Professionaled Enterprise ) e flussi di lavoro basati sulle fatture ( solo Professional ed Enterprise ) per automatizzare i processi di fatturazione.
• Scopri come utilizzare la suite di analisi dei ricavi per misurare i dati delle fatture e le prestazioni.