Tipi di messaggi di errore di consegna delle e-mail

Un'e-mail respinta è un messaggio che viene inviato ma non può essere consegnato al server di posta elettronica del destinatario. Ciò può verificarsi quando il server non esiste o quando il server non è in grado di accettare l'e-mail. In tal caso, il server di posta elettronica del destinatario invierà un messaggio automatico denominato "Non-Delivery Report" (NDR) contenente ulteriori dettagli sul problema.

I messaggi respinti si riferiscono a problemi relativi a un destinatario specifico. Se si invia un’e-mail a più destinatari, è possibile che venga respinta per alcuni contatti e consegnata per altri. Per le e-mail di marketing, è possibile ottenere ulteriori informazioni sui destinatari per cui si è verificato un messaggio respinto nella scheda “Destinatari” della pagina dedicata alle prestazioni delle e-mail.

Nota: gli utenti HubSpot i cui indirizzi e-mail generano un "hard bounce" in HubSpot non potranno ricevere e-mail di notifica finché il bounce non verrà rimosso.

Email di marketing

Quando i contatti generano un hard bounce su un'e-mail di marketing, HubSpot li esclude come destinatari delle future e-mail di marketing. Ciò protegge la reputazione di invio delle tue e-mail, prevenendo futuri bounce. Se contatti validi generano un bounce sulle e-mail di marketing, è probabile che un filtro di sicurezza stia bloccando il messaggio in arrivo.

Per risolvere i rimbalzi permanenti causati dai filtri di sicurezza:

1. Chiedi al contatto di rivolgersi al proprio team IT per aggiungere i tuoi indirizzi IP di invio alla loro lista bianca.
2. Una volta che il team IT avrà aggiunto il tuo indirizzo IP di invio alla lista dei mittenti autorizzati, rimuovi il contatto dalla lista dei rimbalzi nel tuo account HubSpot.
3. Se non riesci a rimuovere il contatto dalla lista dei "hard bounce", contatta l'assistenza HubSpot.

Scopri di più su come risolvere altri problemi che causano i bounce permanenti.

Email individuali

Per le email inviate tramite una casella di posta collegata, i dettagli sul bounce sono disponibili nella sezione "Interazioni via email" nella timeline del contatto. Un bounce relativo a un'email di vendita individuale inviata da HubSpot CRM mostrerà meno informazioni rispetto a un'email di marketing, poiché viene inviata tramite una casella di posta collegata.Riceverai un'email di bounceback con la risposta completa al bounce nella tua casella di posta.

Nota: HubSpot mira a rilevare i bounce delle email individuali e delle email inviate tramite lo strumento Sequenze, ma alcune email respinte non forniscono informazioni sufficienti per consentire a HubSpot di identificare completamente la causa principale dell’invio non riuscito. I bounce relativi alle email inviate al di fuori di HubSpot non verranno rilevati.

Tipi di respinti

• Rimbalzo definitivo (hard bounce): di solito indica un errore permanente, ma può anche essere causato da un filtro di sicurezza della posta elettronica particolarmente rigoroso. Per proteggere la reputazione del mittente, HubSpot esclude questi contatti dalle future email.
• Soft bounce: indica un problema temporaneo con il server del destinatario o un altro problema tecnico temporaneo. I contatti che generano un soft bounce possono ricevere email future.
• Rimbalzo in sospeso: causato da un problema tecnico temporaneo relativo al server di posta in uscita o in entrata. HubSpot continua a tentare l’invio dell’e-mail per un massimo di 72 ore. Se il messaggio non viene consegnato entro tale periodo, diventa un rimbalzo soft.
• Rimbalzo globale: un rimbalzo duro che si verifica su tre o più account HubSpot per un motivo permanente, come utente sconosciuto o casella di posta piena.
  • I bounce globali vengono esclusi dalle future email su tutti gli account HubSpot per evitare di danneggiare la reputazione del mittente.
  • Se ritieni che un indirizzo e-mail contrassegnato come "rimbalzo globale" sia valido, contatta l’assistenza HubSpot all’indirizzo allegando uno screenshot di un’e-mail recente ricevuta dall’indirizzo oggetto del rimbalzo, in cui siano visibili il mittente, il destinatario, la data e l’ora di invio, nonché le intestazioni dell’e-mail, se possibile.

Errori di hard bounce e raccomandazioni

Di seguito sono riportati i possibili motivi per cui un contatto ha generato un "hard bounce":

• Utente sconosciuto: di solito indica che l’indirizzo email non è valido. Puoi controllare la risposta dettagliata del server per verificare che questo errore non sia causato da un problema del server. HubSpot esclude automaticamente i contatti dalle future email se subiscono un hard bounce per questo motivo. Se un contatto subisce un hard bounce per questo motivo su tre account HubSpot, l’indirizzo email viene contrassegnato come hard bounce a livello globale.

• Casella di posta piena: una casella di posta inattiva o che ha superato da tempo la propria quota di spazio di archiviazione. HubSpot esclude automaticamente i contatti dalle future email se generano un hard bounce per questo motivo. Se un contatto genera un hard bounce per questo motivo su tre account HubSpot, l’indirizzo email viene contrassegnato come hard bounce a livello globale.

• Contenuto: un elemento presente nel corpo o nell’oggetto dell’e-mail ha attivato i filtri antispam. Per risolvere il problema, chiedi al contatto di aggiungere i tuoi indirizzi IP di invio alla sua lista dei mittenti autorizzati, quindi rimuovi il contatto dalla lista dei respinti in HubSpot.

• Spam: un elemento presente nel contenuto dell’e-mail o nella reputazione del mittente fa sì che l’e-mail venga contrassegnata come spam dal server di posta del destinatario. Per ridurre i futuri rimbalzi, segui le best practice sulla deliverability delle e-mail. Per risolvere il problema per un contatto specifico, chiedigli di aggiungere i tuoi indirizzi IP di invio alla sua lista dei mittenti autorizzati, quindi rimuovi il contatto dalla lista dei respinti in HubSpot.

• Policy: l’email non ha superato una delle politiche di sicurezza del server del destinatario, ma non è specificato quale. Ciò include errori di autenticazione DMARC, DKIM e SPF. Per risolvere il problema, chiedi al contatto di aggiungere i tuoi indirizzi IP di invio alla sua lista bianca, quindi rimuovi il contatto dalla lista dei bounce in HubSpot.

• Altro: questa categoria comprende eventuali bounce globali o i casi in cui la risposta del server di posta del destinatario non fosse sufficientemente specifica per classificare il bounce. Per risolvere il problema, chiedi al contatto di aggiungere i tuoi indirizzi IP di invio alla sua lista dei mittenti autorizzati, quindi rimuovi il contatto dalla lista dei bounce in HubSpot.

Puoi consultare i dettagli del bounce relativi a un contatto nella scheda Destinatari di un’e-mail inviata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Marketing > E-mail. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Marketing > E-mail.
2. Fai clic sul nome dell’e-mail che includeva i contatti che hanno generato un bounce.
3. Fai clic sulla scheda Destinatari .
4. Nel menu della barra laterale sinistra, clicca su " Rimbalzati".
5. Fai clic su un destinatario per visualizzare ulteriori dettagli sul motivo del rigetto. Nella colonna "Motivo", puoi verificare il problema riscontrato da HubSpot durante il tentativo di consegna dell'e-mail al destinatario.

Puoi anche visualizzare il valore di un contatto nella proprietà" Motivo del hard bounce dell'e-mail".

Nota: se un'e-mail inviata a un contatto è stata respinta a livello globale, ma nessuna delle e-mail che hai inviato a quel contatto dal tuo account HubSpot ha subito un hard bounce, la proprietà " Motivo dell'hard bounce dell'e-mail " non avrà alcun valore associato.

Errori di soft bounce e consigli

• Problema tecnico temporaneo con l’indirizzo e-mail del destinatario: il server del destinatario potrebbe essere sovraccarico, aver raggiunto il timeout o essere sottoposto a modifiche di configurazione che ne hanno impedito l’accettazione del messaggio. Crea una copia dell’e-mail originale e inviala ai contatti interessati in un secondo momento. Per un’e-mail di vendita individuale, prova a inviare nuovamente il messaggio in un secondo momento.

• Rifiutato dal filtro di sicurezza dell’indirizzo e-mail del destinatario: si verifica un problema temporaneo con il server del destinatario o con gli indirizzi IP di invio di HubSpot. Per risolvere il problema, chiedi al contatto di aggiungere i tuoi indirizzi IP di invio alla sua lista di indirizzi autorizzati. Crea quindi una copia dell’e-mail originale e inviala ai contatti interessati in un secondo momento. Per un’email di vendita one-to-one, prova a inviare nuovamente il messaggio in un secondo momento.

• Il tuo team IT non ha autorizzato HubSpot a inviare email per tuo conto: il tuo team IT ha configurato una politica DMARC personalizzata che deve essere aggiornata per includere HubSpot. Contatta il tuo team IT per inviare loro la documentazione sull’utilizzo di una politica DMARC con HubSpot. Si raccomanda inoltre di verificare che i tuoi record SPF e DKIM siano configurati correttamente.

• Problema tecnico temporaneo: potrebbe essersi verificato un problema tecnico temporaneo con il server di posta del destinatario o con quello di HubSpot. Crea una copia dell’email originale e inviala ai contatti interessati in un secondo momento. Per un’email di vendita one-to-one, prova a inviare nuovamente il messaggio in un secondo momento.

• Configurazione errata della casella di posta: la casella di posta del destinatario è temporaneamente non disponibile, per motivi quali il superamento della quota di spazio di archiviazione o il fatto che sia piena per un breve periodo. Se possibile, contatta il destinatario e consigliagli di liberare spazio nella sua casella di posta. Crea una copia dell’e-mail di marketing originale e inviala ai contatti interessati in un secondo momento. Per un’e-mail di vendita one-to-one, prova a inviare nuovamente il messaggio in un secondo momento.

• Messaggio troppo complesso: l’e-mail è stata respinta dal server del destinatario perché conteneva troppi elementi, come HTML personalizzato, immagini o link. Riduci la complessità dell’e-mail prima di riprovare, oppure inviala come e-mail in testo semplice.