Configura le opzioni di registrazione e trascrizione delle conversazioni

Se sei un Super Admin, puoi controllare le modalità di registrazione e trascrizione delle conversazioni in HubSpot e gestire il tuo utilizzo di Notetaker. Puoi inoltre gestire le opzioni di registrazione e trascrizione per le tue integrazioni di terze parti.

Prima di iniziare

Per registrare e trascrivere le tue chiamate e riunioni, puoi utilizzare:

• Notetaker
• Integrazioni di terze parti

Se lo desideri, puoi anche utilizzare entrambe queste opzioni insieme (alcune riunioni registrate da Notetaker e altre tramite un'integrazione di terze parti).

Confronta le opzioni disponibili per capire quali metodi di registrazione e trascrizione sono più adatti alle tue esigenze.

Gestisci le impostazioni di registrazione e trascrizione

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Registrazione e trascrizione.
3. Nella sezione " Impostazioni generali", le opzioni " Registrazione delle conversazioni " e " Trascrizione e analisi " sono attivate per impostazione predefinita.
   • Per impedire la registrazione delle conversazioni nell'account, disattiva l'opzione " Registrazione delle conversazioni ".
   • Per impedire la trascrizione e l'analisi delle conversazioni, disattiva l'opzione " Trascrizione e analisi ".

Comportamento delle impostazionidi trascrizione e analisi

Quando si disattiva l'opzione «Trascrizione e analisi »:

• HubSpot smetterà di generare trascrizioni, riassunti e approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale per qualsiasi nuova riunione, chiamata o conversazione di persona che avrà luogo in futuro.
• Anche le funzionalità di presa appunti saranno disattivate.
• Le registrazioni e le trascrizioni esistenti non verranno eliminate. Potrai continuare a visualizzarle e accedervi nel tuo CRM.

Quando riattiverai l'opzione " Trascrizione e analisi ":

• HubSpot trascriverà automaticamente le registrazioni degli ultimi sette giorni, a condizione che sia disponibile una registrazione valida.
• Le registrazioni più vecchie di sette giorni non verranno trascritte retroattivamente.

Impatto sulle integrazioni

Quando si disattiva l'opzione " Trascrizione e analisi ", l'effetto sulle integrazioni dipende dal modo in cui queste forniscono i dati delle chiamate.

• Per le integrazioni che inviano URL delle registrazioni (ad es. Zoom, Google Meet): le registrazioni non verranno trascritte finché l'impostazione è disattivata.
• Per le integrazioni che inviano direttamente le trascrizioni completate: le trascrizioni potrebbero comunque apparire in HubSpot, anche se l’opzione " Trascrizione e analisi " è disattivata.

Confronta le opzioni di registrazione e trascrizione

Le conversazioni possono essere registrate e trascritte con Notetaker o tramite integrazioni di terze parti. Il metodo da scegliere dipende da diversi fattori, tra cui il tipo di riunione che si desidera registrare, il proprio abbonamento HubSpot e i requisiti specifici del metodo.

Notetaker per le riunioni (BETA)

Notetaker acquisisce registrazioni e trascrizioni delle riunioni video.

• Requisiti per l'utilizzo di Notetaker per le riunioni:
  • Il tuo account deve essere abilitato alla versione beta di Notetaker per riunioni di " " con Smart Deal Progression.
  • Ti è stata assegnata una licenza per il reparto Vendite o Assistenza.
  • È necessario disporre di un calendario collegato.
  • Le riunioni di cui stai prendendo appunti sono create su Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.
• Criteri di idoneità per la scelta di questa opzione:
  • Desideri registrare le riunioni video senza dover installare un'integrazione separata.
  • Vuoi sfruttare i riassunti automatici generati da Notetaker e archiviati nella scheda CRM corrispondente in HubSpot.

Scopri come utilizzare Notetaker.

Notetaker per le chiamate

Notetaker è in grado di acquisire anche registrazioni e trascrizioni delle telefonate.

• Requisiti per l'utilizzo di Notetaker per le chiamate:
  • Hai configurato HubSpot Calling.
  • Soddisfi i requisiti tecnici per l'utilizzo dello strumento di chiamata.
• Criteri di idoneità per la scelta di questa opzione:
  • Stai già utilizzando HubSpot Calling per gestire le chiamate in entrata e in uscita.
  • Desideri sfruttare i riepiloghi automatici generati da Notetaker e archiviati nella scheda CRM corrispondente in HubSpot.

Scopri come rivedere le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate.

Notetaker per gli incontri di persona (BETA)

Notetaker è in grado di generare trascrizioni delle riunioni in presenza registrate nell'app HubSpot per iOS.

• Requisiti per l’utilizzo di Notetaker per le riunioni in presenza:
  • Il tuo account deve aver aderito alla versione betadi Notetaker per riunioni in presenza [solo iOS] .
  • Devi registrare l’audio della riunione tramite l’app HubSpot per iOS.
• Criteri di idoneità per la scelta di questa opzione:
  • I tuoi rappresentanti commerciali utilizzano dispositivi Apple.
  • Desideri registrare le riunioni in presenza senza dover passare da un'app all'altra (ad esempio, gli utenti possono consultare i dati del CRM nell'app HubSpot per iOS e avviare immediatamente una registrazione senza dover passare a un'altra app).

Scopri come utilizzare Notetaker per gli incontri di persona.

Integrazioni con servizi di terze parti

Diverse integrazioni di terze parti consentono di sincronizzare le registrazioni delle conversazioni e le trascrizioni con HubSpot. Puoi trovare le app pertinenti nell'App Marketplace.

• Requisiti per l'utilizzo delle integrazioni di terze parti:
  • È necessario che l’integrazione specifica sia installata.
  • A seconda dell’integrazione specifica, potrebbe essere necessario configurare ulteriori impostazioni nel software di terze parti.
• Criteri di idoneità per la scelta di questa opzione:
  • Si dispone già di un software preferito per la registrazione delle conversazioni e si desidera importare tali conversazioni in HubSpot.
  • Le registrazioni delle conversazioni devono essere sincronizzate su più destinazioni (ad esempio, il software che preferisci è integrato con HubSpot e con un altro software che utilizzi).

Attiva Notetaker

Dopo aver attivato la registrazione delle conversazioni per l'account, puoi decidere per quali tipi di conversazioni generare registrazioni e trascrizioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Registrazione e trascrizione.
3. Per registrare e trascrivere le riunioni video (BETA):
   • Assicurati che il tuo account abbia aderito alla versione beta di " Meeting Notetaker con Smart Deal Progression ".
   • Nelle opzioni di Notetaker, attiva l'opzione " Riunioni ".
   • Scopri come utilizzare Notetaker.
4. Per registrare e trascrivere le telefonate:
   • Nelle opzioni di Notetaker, attiva l'opzione "Telefonate ".
   • Scopri come rivedere le registrazioni delle chiamate e le trascrizioni.
5. Per registrare e trascrivere conversazioni di persona utilizzando l'app mobile iOS di HubSpot (BETA):
   • Assicurati che il tuo account abbia aderito alla versione beta di Notetaker per riunioni di persona [solo iOS].
   • Nelle opzioni di Notetaker, attiva l’interruttore " Conversazioni di persona ".
   • Scopri come utilizzare Notetaker per le riunioni in presenza.

Gestisci le impostazioni di integrazione di terze parti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Registrazione e trascrizione.
3. Nella sezione " Integrazioni", fare clic sul nome dell'integrazione di cui si desidera modificare le impostazioni.
4. Nella finestra di dialogo, a sinistra, fare clic su Gestisci.
5. Nella pagina delle impostazioni dell'integrazione, modifica le opzioni dell'integrazione secondo necessità.

Scopri come collegare e configurare le integrazioni con Google Meet, Microsoft Teams e Zoom.