Fissare un appuntamento su un documento

Una volta integrato il tuo calendario di Google Calendar o Office 365, puoi pianificare riunioni con i contatti presenti nei record relativi a contatti, aziende, trattative o ticket, oppure dall’area di lavoro dedicata alle vendite. Una volta creata la riunione, vengono inviati gli inviti tramite calendario ai partecipanti. È inoltre possibile aggiungere come partecipanti alla riunione gli utenti del tuo account.

Gli utenti a cui è stata assegnata una licenza "Vendite " o "Assistenza" possono pianificare riunioni per conto di altri utenti dell’account a cui è stata assegnata una licenza.

Se hai collegato il tuo calendario allo strumento delle riunioni, scopri di più sulla creazione e la modifica delle pagine di pianificazione. Se utilizzi un account sandbox, è possibile prenotare riunioni solo con altri utenti presenti nell’account sandbox.

Utilizza le riunioni su desktop

Pianifica una riunione per te stesso sul desktop

Pianifica una riunione dai record o dall’ area di lavoro delle vendite.

Per pianificare una riunione da un record:

1. Accedi ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.
2. Fai clic sul nome del record.
3. Nel pannello di sinistra, clicca su " meetings ".

4. Si aprirà una finestra di dialogo con il calendario collegato.

Per pianificare una riunione dall'area di lavoro delle vendite (BETA):

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Vendite > Area di lavoro delle vendite.
2. Fai clic sulla scheda "Pianifica".
3. In alto a destra, clicca su " Pianifica una riunione".
4. Fare clic sul menu a discesa " Scegli un contatto ".
5. Inizia a digitare il nome di un contatto per cercarlo.
6. Fare clic sul nome del contatto.

Per configurare la riunione nell’editor delle riunioni:

1. Nel campo "Titolo", inserisci un titolo per la riunione.
2. Inserisci una data di inizio.
3. Inserisci un'ora di inizio, quindi un'ora di fine. In alternativa, fai clic su una data nel calendario visualizzato.
4. Fai clic sul menu a discesa Tipo di riunione per selezionare il tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se hai abilitato i tipi di chiamata e riunione personalizzati.
5. Fai clic sul menu a discesa "Partecipanti " per cercare e selezionare altri contatti e utenti da includere nella riunione.
6. Fai clic sul menu a discesa " Luogo " e seleziona una delle seguenti opzioni per il luogo della riunione:
   • Telefonata: digita il numero di telefono nel campo di testo.
   • Di persona: digita l’indirizzo nel campo di testo.
   • Personalizzata: digitala sede personalizzata nel campo di testo.
   • Google Meet: se hai collegato l'integrazione di Google Meet e hai associato un utente all'integrazione, clicca su " Google Meet " per utilizzarlo per la tua riunione.
   • Zoom: se hai configurato l'integrazione con Zoom e hai associato un utente a tale integrazione, clicca su Zoom per utilizzarlo per la tua riunione.
7. Per inviare e-mail di promemoria prima di una riunione, clicca su + Aggiungi promemoria.
   • Nella sezione " E-mail di promemoria pianificate ", inserisci un numero nel campo di testo, quindi fai clic sul menu a discesa " E-mail di promemoria pianificate " e seleziona un'unità di misura del tempo (ad es. giorni, settimane, mesi). Se l' opzione "Attiva promemoria riunione per impostazione predefinita" è attivato per il tuo account, le nuove riunioni erediteranno i promemoria predefiniti. Scopri come viene determinato il fuso orario del promemoria della riunione.
   • È possibile aggiungere fino a tre e-mail di promemoria in totale. Per aggiungere un’altra e-mail di promemoria, clicca su + Aggiungi promemoria. Per eliminare un promemoria, clicca su Elimina.
   • Per includere la descrizione dell’invito nel corpo dell’e-mail di promemoria, seleziona la casella di controllo “Includi la descrizione per i partecipanti nel corpo dell’e-mail di promemoria ”.
8. Nel campo " Descrizione per i partecipanti ", inserisci i dettagli relativi alla riunione. I partecipanti alla riunione vedranno queste informazioni nell'invito del calendario. Utilizza le opzioni di formattazione nella parte inferiore del campo "Descrizione per i partecipanti " per modificare il testo, inserire un link o utilizzare uno snippet.

Nota: peraggiungere un link Zoom, Google Meet o UberConference alla tua riunione, l’indirizzo e-mail utente di HubSpot deve corrispondere a quello di Zoom, Google Meet o UberConference.

9. Fai clic su + Aggiungi note interne per inserire eventuali note interne che i membri del tuo team potranno consultare. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni nel loro invito del calendario. Utilizza le opzioni di formattazione nella parte inferiore per modificare il testo, inserire un link o utilizzare un frammento di testo.
10. Fai clic sul menu a discesa "Associato a" e deseleziona le caselle di controllo accanto ai record che desideri dissociare dall'attività della riunione. Utilizza la barra di ricerca per trovare altri record da associare, quindi seleziona le caselle di controllo accanto ai record per associarli.
11. Fai clic sull’icona di chiusura per pianificare la riunione senza visualizzare il tuo calendario.
12. Fare clic su " Salva".

Dopo aver salvato, tieni presente quanto segue:

• Per poter ricevere un invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido inserito nella proprietà " Email ".
• Una volta pianificata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà aggiungere al proprio calendario.
• Verrà automaticamente creata una riunione nel tuo calendario.
• La riunione verrà salvata come evento nella cronologia della scheda. Il tuo nome apparirà come ospitante e organizzatore.

Modifica una riunione per te stesso su desktop

Per modificare una riunione esistente su desktop:

1. Accedi alle tue schede:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.
2. Nella cronologia delle attività, in alto a destra nella riunione, fai clic su Azioni, quindi seleziona Modifica.

3. Dopo aver apportato le modifiche, nella parte inferiore dell'attività della riunione, clicca suSalva.

Nota: le modifiche alle descrizioni delle riunioni nella scheda del contatto verranno inviate ai partecipanti solo se utilizzi Google Calendar e hai attivato l’integrazione bidirezionale tra Google Calendar e HubSpot. Se utilizzi un calendario di Office 365 o non hai attivato l’integrazione, aggiorna la descrizione della riunione nell’evento del calendario, non nella scheda del contatto, per inviare le modifiche ai partecipanti.

Assegnare un esito della riunione sul desktop

Al termine della riunione, l’organizzatore può assegnare un esito della riunione per monitorare meglio le riunioni con i contatti. Le opzioni predefinite per l’esito della riunione sono: In programma, Completata, Riprogrammata, Assenza e Annullata. È inoltre possibile creare esiti personalizzati.

1. Accedi ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.
2. Nella cronologia delle attività, in alto a destra nella riunione, fai clic su Azioni, quindi seleziona Modifica.

3. Fai clic sul menu a discesa "Risultato " e seleziona un risultato della riunione.
4. Fai clic su Salva.

Pianificare una riunione per un altro utente su desktop (Sales Hub o Service Hub Professional ed Enterprise)

Se sei un utente di un Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprisecon unapostazione assegnata, puoi pianificare riunioni per conto di altri utenti dell'account che dispongono anch'essi di una postazione assegnata, hanno il calendario collegato e hanno attivato la sincronizzazione del calendario. Ciò può essere utile se sei un rappresentante commerciale o di sviluppo vendite e devi pianificare una riunione per un account executive.

Per pianificare una riunione per un altro utente:

1. Accedi ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.
2. Fai clic sul nome del record.
3. Nel pannello di sinistra, clicca su meetings e poi su " Pianifica una riunione". Apparirà una finestra pop-up del tuo calendario collegato. Per impostare la riunione:
   • Fai clic sul menu a discesa "Organizzatore " per selezionare l'utente per cui stai pianificando la riunione.
   • In alternativa, clicca su " Rotazione riunioni " per utilizzare una rotazione delle riunioni. Clicca sul menu a tendina " Cerca rotazione riunioni " per selezionare una rotazione delle riunioni.
     • Il campo "Utente della rotazione delle riunioni " verrà compilato automaticamente con il nome del membro della rotazione a cui sono state assegnate meno riunioni. Verrà visualizzato anche il calendario di quel membro. Se più membri hanno lo stesso numero di riunioni assegnate, verrà selezionato il membro la cui ultima assegnazione risale a più tempo fa.
     • Se il calendario dell'utente proposto è pieno o se desideri scegliere un altro utente, fai clic sul menu a discesa " Utenti della rotazione delle riunioni " per selezionare un altro membro.
   • Il calendario si aggiornerà per mostrare la disponibilità dell’organizzatore e la sede verrà aggiornata in base alle opzioni di videoconferenza dell’organizzatore. Le riunioni già presenti nel suo calendario verranno visualizzate come “Occupato”, anziché con il titolo della riunione.
   • Per impostazione predefinita, non verrai aggiunto alla riunione come partecipante. Se desideri partecipare alla riunione, fai clic sul menu a discesa " Partecipanti " e seleziona te stesso come partecipante.
4. Continua a pianificare la riunione.
5. Fai clic su “Salva”.

Nota: quando si prenota una riunione per un utente utilizzando le rotazioni delle riunioni, il conteggio delle riunioni prenotate di quell’utente aumenterà di uno. Se la riunione viene eliminata, il conteggio delle riunioni prenotate diminuirà di uno.

Dopo aver salvato, tieni presente quanto segue:

• Per ricevere un invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido inserito nella proprietà " E-mail ".
• Una volta pianificata la riunione, il contatto e l’organizzatore riceveranno un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al proprio calendario.
• Gli utenti possono visualizzare chi ha organizzato e chi ha ospitato una riunione consultando la cronologia del record.
• Utilizza la proprietà " Attività creata da " (organizzatore) e la proprietà " Attività assegnata a " (ospitante) per creare un report.

Utilizza le riunioni sull’app mobile di HubSpot

Pianifica una riunione per te stesso nell’app mobile di HubSpot

1. Apri l’app HubSpot sul tuo dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, tocca Menu, quindi tocca Contatti nella barra laterale sinistra.
3. Tocca il nome del record associato alla riunione.
4. Tocca verticalMenu "Altro". Quindi tocca " Riunione". Per configurare la riunione:
   • Inserisci un titolo e una descrizione per la riunione.
   • Tocca Data di inizio, Ora di inizio, Data di fine e Ora di fine per impostare la data e la durata della riunione.
   • Tocca Verifica disponibilità per visualizzare il tuo calendario. Tocca l'orario in cui desideri programmare la riunione, quindi toccaFatto in alto a destra. Oppure, tocca Annulla in alto a sinistra per tornare alla schermata precedente.
   • Tocca “Tipo di riunione” e seleziona un tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se hai abilitato i tipi di chiamata e riunione personalizzati.
   • Tocca " Esito della riunione" e seleziona un esito (ad esempio, se la riunione si è già svolta, puoi selezionare "Completata").
   • Tocca “Luogo ” e seleziona una delle seguenti opzioni per il luogo della riunione:
     • Indirizzo: inserisci l’indirizzo nel campo di testo.
     • Numero di telefono: inserisci il numero di telefono nel campo di testo.
     • Luogo personalizzato: inserisci i dettagli del luogo personalizzato nel campo di testo.

Nota: la videoconferenza non è disponibile quando si pianifica una riunione dall’app mobile di HubSpot.

• Tocca Note interne e inserisci le note interne che i membri del tuo team potranno consultare. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni nell'invito del loro calendario. Usa il simbolo @ per taggare altri utenti.
• Tocca "Associato a " per cercare i record da associare. Seleziona o deseleziona la X accanto ai record da associare all'attività della riunione.

5. Tocca Salva. Nella finestra pop-up, tocca Continua e invia.

Dopo aver salvato, tieni presente quanto segue:

• Per poter ricevere l'invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido inserito nella proprietà "E-mail ".
• Una volta pianificata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al proprio calendario.
• Verrà automaticamente creata una riunione nel tuo calendario.
• La riunione verrà salvata come evento nella cronologia della scheda. Il tuo nome apparirà come ospitante e organizzatore.

Modifica una riunione per te stesso nell'app mobile di HubSpot

Una volta pianificato il meeting, puoi modificarlo nell’app mobile di HubSpot. Per modificare un meeting:

1. Apri l'app HubSpot sul tuo dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, tocca Menu, quindi tocca Contatti nella barra laterale sinistra.
3. Tocca il nome del record associato alla riunione.
4. Tocca l’icona del menu verticalMenu in alto a destra della riunione sulla cronologia, quindi tocca Modifica.
5. Dopo aver apportato le modifiche, tocca Salva in alto a destra.

Assegnare un esito alla riunione nell’app mobile di HubSpot

Nota: questa funzione è attualmente disponibile solo per gli utenti iOS.

1. Apri l'app HubSpot sul tuo dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, tocca Menu, quindi tocca Contatti nella barra laterale sinistra.
3. Tocca il nome del record associato alla riunione.
4. Tocca l'icona del menu verticalMenu (⋮) in alto a destra della riunione sulla timeline, quindi tocca Modifica.
5. Tocca il campo " Esito della riunione" e seleziona un esito.

6. Tocca Salva.