Usa Mobile Notetaker per registrare le riunioni con l’app mobile di HubSpot

Se registri le riunioni con l’app mobile di HubSpot, puoi avviare la registrazione con un solo tocco dalla schermata iniziale o dagli impegni relativi alle riunioni già in corso. Gli utenti possono registrare mentre sono offline e associare la registrazione alla riunione corrispondente e al record CRM una volta tornati online. Dopo la registrazione, puoi consultare le trascrizioni, i riassunti generati dall’IA e i suggerimenti sui passi successivi direttamente nell’app mobile.

Nota: Notetaker non è un servizio che tratta dati sensibili e non supporta le informazioni sanitarie protette (PHI). Se sei interessato alla gestione delle PHI, attiva il Notetaker Bot per HIPAA .

Configurare la registrazione con un solo tocco per l’app mobile di HubSpot

Per registrare riunioni in presenza con l’app mobile di HubSpot, segui questi passaggi dalla versione desktop di HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. A sinistra, clicca su " Registrazione e trascrizione" nella sezione "Strumenti".
   • Attiva l’interruttore " Registrazione conversazione".
   • Attiva l’interruttore " Trascrizione e analisi".
3. A sinistra, fare clic su "IA " nella sezione "Gestione account".
   • Attiva l'opzione "Consenti agli utenti l'accesso agli strumenti e alle funzionalità di IA generativa ".
   • Attiva l'opzione "Dati CRM ".
   • Attiva l'opzione "Dati delle conversazioni con i clienti ".
4. A sinistra, fare clic su "Acquisizione dati " nella sezione "Gestione dati".
   • Nella parte superiore, seleziona la casella di controllo "Usa acquisizione dati intelligente ".
   • Configura le impostazioni dei suggerimenti automatici per Notetaker.

Registra riunioni

1. Apri l'appHubSpot sul tuo dispositivo mobile.
2. Per avviare la registrazione dalla schermataHome:
   • Se la schermata Home è impostata sull’esperienza Vendite, toccal’iconadel microfono in alto a destra.
   • Se la schermataHome non è impostata sull’esperienzaVendite:
     • In alto a sinistra, tocca l’iconadel menu orizzontale .
     • In alto, tocca "Esperienza selezionata". Quindi, tocca "Vendite".
     • Nella schermataHome, tocca l'iconadel microfono in alto a destra.
3. Per avviare la registrazione da una riunione già in corso:
   • Nella schermataHome, tocca l'iconadel menu in alto a sinistra.
   • Nella barra laterale sinistra, tocca Riunioni.
   • Tocca ilnome della riunione.
   • Nella scheda della riunione, toccaRegistra accanto aMobile Notetaker.
4. Per avviare la registrazione da un record CRM associato:
   • Nella schermataHome, tocca l'icona Menu in alto a sinistra.
   • Nella barra laterale sinistra, tocca il tipo di oggetto (ad es. Contatti).
   • Utilizza la barra di ricerca per trovare il record, quindi tocca ilnome del record.
   • Nella scheda, individua l'impegno relativo alla riunione nella schedaAttività. Quindi, toccaRegistra accanto aMobile Notetaker.
5. Se è la prima volta che registri una chiamata, nella finestra di dialogo toccaConsenti per consentire a HubSpot di accedere al tuo microfono.
6. Notetaker inizierà immediatamente la registrazione.

7. Per scegliere se salvare la registrazione e generare una trascrizione della riunione:
   • Nella parte superiore, tocca "Salva registrazione".
   • Per registrare una riunione senza salvare la registrazione audio né generare una trascrizione, disattiva l'interruttore"Salva registrazione ".
   • Per salvare la registrazione audio e generare una trascrizione, attiva l'interruttore"Salva registrazione ".
   • Mobile Notetaker memorizza la tua scelta più recente per l’opzione “Salva registrazione” e la mantiene selezionata per impostazione predefinita per le riunioni future.

Nota: quando l’opzione “Salva registrazione” è disattivata, Mobile Notetaker genererà solo un riassunto dell’incontro basato sull’intelligenza artificiale. Non salverà la registrazione audio, non genererà una trascrizione, non raccomanderà azioni di follow-up né suggerirà aggiornamenti del CRM.

8. Per mettere in pausa la registrazione, tocca il pulsantedi pausa (playerPauseIcon) nella parte inferiore.
9. recordIconriprendere la registrazione, tocca il pulsante "Riprendi " in basso.
10. Per eliminare la registrazione, tocca il pulsante"Elimina" (deleteIcon) nella parte inferiore. Quindi, nella finestra di dialogo, tocca"Elimina".
11. Per terminare la registrazione, tocca il pulsante "Fine " (successIcon) nella parte inferiore.

Modifica i dettagli e le associazioni della registrazione

Al termine della registrazione, puoi modificare il nome e altri dettagli della registrazione della riunione e associarla ai record del CRM.

Nota: se hai registrato la riunione mentre eri offline, puoi ascoltare la registrazione e modificare il nome della riunione anche mentre sei ancora offline. Dovrai connetterti a Internet prima di poter associare la riunione a qualsiasi record del CRM.

1. Per ascoltare la registrazione, tocca il pulsanteRiproduci.
2. Per modificare il nome della registrazione:
   • Tocca l'iconaverticalMenu(tre puntini verticali ) a destra della registrazione.
   • Quindi, nella finestra di dialogo, inserisci unnomee toccaSalva.
3. Per associare la registrazione a una riunione già pianificata:
   • Tocca l'icona "Altro" in basso a destra. Quindi, tocca"Scegli una riunione pianificata".
   • Sul calendario, tocca unariunione giàpianificata.
   • Per poter essere selezionata, la riunione pianificata deve essere stata creata direttamente tramite HubSpot (ovvero, non sincronizzata da un calendario di terze parti).
   • Modifica i dettagli e le associazioni del record della riunione pianificata.
4. Per registrare la registrazione come una nuova riunione:
   • Tocca l'icona "Altro " in basso a destra. Quindi, toccaRegistra una riunione.
   • Modifica i dettagli e i collegamenti del nuovo record della riunione.

Modifica dei dettagli e delle associazioni della riunione

Dopo aver associato una registrazione a una riunione pianificata o aver registrato una nuova riunione, è possibile modificare i dettagli di tale registrazione. Ad esempio, è possibile aggiungere una descrizione, selezionare un esito della riunione o associare la registrazione a record del CRM.

1. Per aggiungere una descrizione della riunione, tocca il campo "Descrivi la riunione... " e inserisciil testo.
   • Per aggiungere un'immagine, tocca l'icona della fotocamera. Quindi, scegli lafonte dell'immagine e seleziona l'immagine.
   • Per aggiungere un allegato, tocca l'icona "Allegaallegato ". Quindi, scegli lafonte dell'allegato e seleziona ilfile.
   • Per menzionare utenti specifici, tocca l'icona della"e commerciale" (&) e seleziona un utente.
2. Per creare un'attività di follow-up per la riunione, tocca il pulsante "Attività di follow-up ".
   • Per impostare la tempistica del follow-up, tocca " Follow-up entro", quindi effettua le tue selezioni.
   • Tocca "Salva " in alto a destra.
3. Tocca i pulsanti "Tipo di riunione " e "Esito della riunione " per selezionare un tipo e un esito per la riunione registrata.
4. Tocca i pulsanti "Durata " e"Data/ora " per impostare i dettagli specifici relativi alla tempistica che verranno salvati per la riunione registrata.
5. Per associare la riunione ai record del CRM:
   • Tocca il pulsante "Associa a " in basso.
   • Tocca il tipo di record, quindi seleziona lecaselle di controllo accanto ai record che desideri associare. Infine, tocca"Fatto" in alto a destra.
   • È possibile associare la registrazione a più record di tipi diversi.
   • Una volta terminata la selezione dei record da associare, tocca "Applica " in alto a destra.
6. Una volta terminata la modifica dei dettagli della riunione, tocca " Salva " in alto a destra.

Rivedere le registrazioni esistenti

Per accedere alle registrazioni effettuate con l’app mobile:

1. Apri l'appHubSpot sul tuo dispositivo mobile.
2. In alto a sinistra, tocca l'iconadel menu .
3. A sinistra, tocca Mobile Notetaker.
4. Dall'elenco delle registrazioni, puoi rivedere e modificare le singole registrazioni seguendo le istruzioni riportate sopra.

Rivedi le registrazioni e le azioni consigliate

Dopo aver registrato la registrazione come riunione, Mobile Notetaker elaborerà l’audio per generare una trascrizione e dei consigli sui passi successivi. Quando il riepilogo della riunione è pronto, è possibile ricevere una notifica push che rimanda alla scheda del riepilogo della riunione. Scopri come gestire le notifiche sul cellulare.

Per rivedere la riunione, la relativa trascrizione e i suggerimenti generati per i passi successivi:

1. Apri l'appHubSpot sul tuo dispositivo mobile.
2. In alto a sinistra, tocca l'icona del menu .
3. A sinistra, tocca Mobile Notetaker.
4. Nella parte inferiore della registrazione specifica, tocca " Riunione registrata creata".
5. Dalla scheda della riunione registrata, puoi:
   • Rivedere e modificare i dettagli della riunione.
   • Rivedere la trascrizione della riunione.
   • Intraprendere le azioni di follow-up consigliate.
6. Per modificare la descrizione della riunione o modificare i collegamenti associati alla riunione:
   • In alto a destra, tocca l'iconaverticalMenu(tre puntini verticali ). Quindi, toccaModifica.
   • Modifica i dettagli della riunione secondo necessità.
   • Una volta terminata la modifica dei dettagli della riunione, tocca "Salva " in alto a destra.
7. Per condividere il verbale della riunione, tocca l'iconaverticalMenu(tre puntini verticali ) in alto a destra. Quindi, toccaCondividi.
8. Per eliminare la registrazione della riunione:
   • Tocca l'iconaverticalMenu(tre puntini verticali ) in alto a destra. Quindi, toccaElimina.
   • Nella finestra di dialogo, toccaElimina.

Rivedi e modifica i dettagli della riunione

1. Nella riunione registrata, toccaDettagli in alto.

2. Per modificare il tipo di riunione o l'esito della riunione, tocca "Tipo di riunione " o "Esito della riunione " e poi tocca il valore desiderato.
3. Per visualizzare i dettagli di un record associato:
   • In " Associazioni", tocca ilrecord.
   • Per tornare alla riunione registrata, toccaChiudi in alto a sinistra.
4. Per aggiungere commenti interni al record della riunione:
   • Tocca " Aggiungi un commento " in basso.
   • Nella casella di testo, inserisciil tuocommento. ToccamentionIcone commerciale (&) e seleziona unutente per menzionarlo. ToccasendIcondi invio per aggiungere il tuo commento.
   • Una volta terminato di aggiungere i commenti, toccaChiudi in alto a sinistra.

Rivedi la registrazione e la trascrizione

1. Nella riunione registrata, tocca“Rivedi” in alto.

2. Nella parte superiore, utilizza icontrolli di riproduzione per ascoltare la riunione registrata.
3. Esamina il riepilogo della riunione generato dall’IA nella sezione“Note della riunione”. Durante la visualizzazione del riepilogo, è possibile condividerlo tramite e-mail o copiarlo:
   • Per condividere il riepilogo via e-mail, tocca " E-mail". Il riepilogo verrà aggiunto al corpo dell'e-mail.
   • Per copiare il testo del riepilogo, tocca " Copia".
4. Rivedi la trascrizione nella sezione "Trascrizione".

Intraprendi le azioni di follow-up consigliate

1. Nella riunione registrata, tocca "Azioni" in alto.

2. Nella sezione "Rivedi azioni da intraprendere", esamina le attività di follow-up suggerite.
3. Nella sezione "Aggiorna proprietà CRM", esamina gli aggiornamenti suggeriti alle proprietà CRM sui record associati pertinenti. Scopri come configurare le impostazioni dei suggerimenti automatici per Notetaker.

Nota: i suggerimenti per l’aggiornamento delle proprietà del CRM appariranno solo per le registrazioni di durata superiore a dieci secondi.