Deduplicare i record in HubSpot

HubSpot deduplica automaticamente i contatti utilizzando gli indirizzi e-mail e le aziende utilizzando i nomi dominio. I Record ID possono essere utilizzati anche per deduplicare manualmente contatti, aziende, trattative, biglietti, prodotti, oggetti attivati dagli amministratori (ad esempio, appuntamenti) e oggetti personalizzati. Per deduplicare tramite l'importazione, è possibile includere nel file di importazione la proprietà Record ID o proprietà personalizzate che richiedono valori unici.

Gli account Professional o Enterprise possono anche gestire manualmente eventuali duplicati utilizzando lo strumento di gestione dei duplicati.

Deduplicazione automatica in HubSpot

HubSpot crm deduplica automaticamente i contatti e le aziende creati nel CRM (ad esempio, importazioni, invio di form) nei seguenti modi:

• Deduplicare automaticamente i contatti in base all'indirizzo e-mail
• Deduplicare automaticamente le aziende in base al nome dominio dell'azienda

Per saperne di più sull'uso dei cookie per il tracciamento in HubSpot o per la gestione dei duplicati dell'invio di form.

Deduplicare automaticamente i contatti in base all'indirizzo e-mail

Quando viene aggiunto un nuovo contatto, HubSpot cerca un valore corrispondente nella proprietà E-mail.

• Se si tenta di creare manualmente un contatto con lo stesso indirizzo e-mail di un contatto esistente, HubSpot segnalerà che esiste già un contatto e non sarà possibile aggiungere il contatto aggiuntivo.
• Quando viene aggiunto tramite l'invio di form, se nel vostro account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail, le informazioni del nuovo contatto verranno aggiunte al record del contatto esistente. Se il contatto invia un form con il suo indirizzo e-mail secondario, l'indirizzo e-mail sovrascriverà l 'indirizzo e-mail esistente per il contatto. Per saperne di più sulle impostazioni di deduplicazione dell'invio di form di HubSpot o di form non HubSpot.
• Se aggiunto tramite importazione:
  • Se nell'account esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail, le informazioni del nuovo contatto verranno aggiunte al record del contatto esistente. Ad esempio, se si importa un elenco di contatti che include "admin@hubspot.com" e un contatto esistente nel vostro account HubSpot ha l'e-mail "admin@hubspot.com", le informazioni importate verranno aggiunte al record del contatto esistente.
  • Se si utilizza l'e-mail secondaria di un contatto in HubSpot come identificatore univoco in un'importazione, se si includono sia l'e-mail secondaria che il Record ID come colonne nel file, l'e-mail secondaria sostituirà l'e-mail principale al momento dell'importazione. Se non si vuole che l'e-mail secondaria sovrascriva la principale, non includere anche la colonna Record ID nel file.
  • Se non si include la proprietà E-mail nell'importazione, ogni riga del file verrà importata come un nuovo record del contatto.
  • Se esistono già più record con lo stesso indirizzo e-mail del contatto che si sta importando, si riceverà un errore di importazione e il contatto non verrà importato.

Deduplicare automaticamente le aziende in base al dominio aziendale

• Se si tenta di creare manualmente un'azienda con lo stesso nome dominio del dominio primario di un'azienda esistente, HubSpot avvisa che esiste già un'azienda.
• Se l'invio di un form include proprietà dell'azienda, quando il nome dominio dell'azienda è incluso, l'azienda esistente con quel dominio viene aggiornata. Quando non c'è alcun dominio nell'invio, se applicabile, verrà aggiornata l'azienda primaria associata al contatto.
• Quando viene aggiunto tramite importazione, il nome dominio dell'Azienda verrà usato per deduplicare le aziende , a meno che non si sia scelto di usare una proprietà personalizzata che richiede valori unici come identificatore unico. Se si utilizza una proprietà personalizzata che richiede valori univoci, il file può includere nomi dominio di aziende duplicati.
  • Se nell'account esiste già un'azienda con lo stesso nome dominio o con lo stesso valore della proprietà personalizzata ID univoco, le informazioni della nuova azienda verranno aggiunte al record dell'azienda esistente.
  • Se esistono già più aziende con lo stesso nome dominio o lo stesso valore della proprietà dell'azienda, si riceverà un errore di importazione e l'azienda non verrà importata.

• • Se non si include nell'importazione il Nome dominio dell'azienda o un'altra proprietà unica personalizzata, ogni riga del file di importazione verrà importata come un nuovo record dell'azienda.

Nota bene: le aziende create tramite API non vengono deduplicate dalla proprietà Nome dominio dell'azienda. Questo include le app di sincronizzazione di terze parti rata.

Deduplicazione manuale in HubSpot

È possibile Deduplicare manualmente gli oggetti (ad esempio, contatti, elenchi, oggetti personalizzati) creati nel CRM nei seguenti modi:

• Deduplicare manualmente i record in base alla proprietà Record ID
• Deduplicare manualmente i record in base alle proprietà di valore univoco personalizzate

Deduplicare manualmente le registrazioni in base alla proprietà Record ID

Quando si desidera importare record di contatti, aziende, deal, ticket, prodotti, oggetti attivati dall'amministratore (ad esempio, servizi) o oggetti personalizzati, è possibile utilizzare la proprietà Record dell'oggetto per confrontare questi record con quelli esistenti in HubSpot. Si tratta di una proprietà predefinita che memorizza il valore univoco del record e può essere utilizzata per Deduplicare i record durante il processo di importazione o per cercare un record specifico in HubSpot.

• Per ottenere gli ID dei record, è sufficiente effettuare l'esportazione dei record o visualizzare il valore dell'ID del record di un singolo record.
• Includere una colonna ID record nel file quando si importano i record in HubSpot. Se si include la colonna ID record nel file di importazione, tutte le righe prive di un valore per l'ID record creeranno nuovi record.
• Durante l'importazione, verrà istruita la corrispondenza tra la colonna Record ID e lacolonna Proprietà di HubSpot .

Per saperne di più sull'importazione dei Record ID e su come impostare i file di importazione.

Deduplicare manualmente i record in base a proprietà personalizzate a valore univoco

Per ogni oggetto è possibile creare fino a dieci proprietà personalizzate che richiedono valori unici. Quando una proprietà richiede valori univoci, gli utenti non potranno inserire lo stesso valore per più record.

Ad esempio, l'azienda crea un numero d'ordine per ogni acquisto online. È possibile impostare una proprietà Numero ordine che richiede un numero unico per ogni trattativa. Se un utente tenta di creare o modificare una trattativa utilizzando un valore di numero d'ordine esistente, verrà avvisato che il numero è già in uso e non potrà salvare la trattativa.

Il comportamento previsto per le proprietà a valore unico è il seguente:

• I valori univoci sono supportati quando si crea o si modifica manualmente un record in HubSpot e quando si creano, aggiornano o associano record tramite importazione.
• I valori univoci non sono attualmente supportati nei form. Se l'obiettivo è aggiornare o associare record esistenti tramite l'invio di moduli, si consiglia di utilizzare le proprietà di deduplicazione predefinite (ad es. E-mail, Nome dominio dell'azienda, Record ID).
• Se si crea una proprietà a valore univoco per i contatti, quando i visitatori vengono convertiti in un record del contatto, i valori delle proprietà dei visitatori che violano i requisiti della proprietà univoca vengono cancellati. Per saperne di più su come identificare i visitatori.

Recensione manuale di contatti e aziende potenzialmente duplicati( soloProfessional ed Enterprise )

È inoltre possibile recensire eventuali contatti e aziende duplicati nel proprio account HubSpot utilizzando lo strumento di gestione dei duplicati. In questo modo è possibile gestirli singolarmente.

È inoltre possibile deduplicare i record in blocco e visualizzare una panoramica dei record duplicati nel centro di comando della qualità dei dati(soloOperations Hub Professional o Enterprise ).

Lo strumento di gestione dei duplicati identifica i duplicati confrontando i valori dei record per le seguenti proprietà:

• Contatti: Nome, Cognome, Indirizzo E-mail, Paese IP, Numero di telefono, CAP e Nome dell'Azienda.
• Aziende: Nome dominio dell'azienda, nome dell'azienda, paese/regione, numero di telefono e settore.

• Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti o Aziende:
  
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
• In alto a destra, fare clic su Azioni > Gestisci duplicati.
• Visualizzare l'elenco delle coppie di contatti o aziende duplicate per la recensione. È anche possibile visualizzare quando sono stati identificati i duplicati più recenti.

Nota bene: nella tabella, l'ultimo controllo dei duplicati in [data] si riferisce all'ultima volta che un duplicato è stato identificato da una scansione.

• Per filtrare i record, fare clic sui menu a discesa delle proprietà sopra la tabella, quindi selezionare i criteri. È possibile filtrare per Proprietario, Data di creazione, Data dell'ultima attività e Data di scoperta (la data in cui è stato trovato il potenziale duplicato). Per i contatti, è possibile filtrare anche per Fase del ciclo di vita.
• Per confrontare una singola coppia di possibili duplicati, fare clic su Recensione accanto a una coppia di contatti o aziende. Nella finestra di dialogo è possibile confrontare le proprietà del record e analizzare il record da conservare.
  
  • Per modificare le proprietà visualizzate durante il confronto dei record, fare clic su Imposta proprietà da recensire. Una volta selezionate le proprietà, fare clic su Applica.
  • Selezionare il contatto/l'azienda che si desidera conservare, quindi fare clic su Unisci. Oppure, selezionare le proprietà del contatto/dell'aziendache si desidera mantenere da ciascun record (soloOperations Hub Professional o Enterprise ). Per saperne di più sull'unione di contatti o aziende in HubSpot.
  • Se i due record non sono duplicati, nella finestra di dialogo fare clic su Annulla. Nella tabella, fare clic su Rifiuta per rimuovere questa coppia identificata dalla dashboard Gestione duplicati. I suggerimenti rifiutati non appariranno più nello strumento dei duplicati.

• Per unire i record duplicati o rifiutare i suggerimenti in blocco( soloOperations Hub Professional ed Enterprise ), selezionare le caselle di controllo accanto ai record.

• Per rifiutare la coppia suggerita, fare clic su Rifiuta nella parte superiore della tabella. I record verranno rimossi dalla dashboard e non appariranno più come suggerimenti.

Attenzione: se un record di un suggerimento precedentemente rifiutato viene unito a un altro record, potrebbe riapparire nello strumento dei duplicati...

• Per annullare una coppia rifiutata, fare clic su Recensione dei duplicati rifiutati in alto a destra. Quindi, fare clic su Annulla.

• Per confrontare i record, fare clic su Recensione nella parte superiore della tabella.
  • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Criteri di unione e selezionare il criterio che decide come unire i record:

• • • Coinvolgimento più recente: tutti i record selezionati saranno uniti nel record con il valore più recente per la proprietàData ultimo coinvolgimento. I Coinvolgimenti che influiscono su questa proprietà includono interazioni con Pagine del sito web, Form, documenti, link per riunioni o e-mail individuali tracciate.
    • Coinvolgimento più vecchio: tutti i record selezionati verranno uniti al record con il valore più vecchio per la proprietàData ultimo coinvolgimento.
    • Creato per primo: tutti i record selezionati saranno uniti nel record più vecchio in base alla proprietà Data di creazione.
    • Creato per ultimo: tutti i record selezionati saranno uniti nel record più recente in base alla proprietà Data di creazione.
    • Ultimo aggiornamento: tutti i record selezionati saranno uniti nel record con l'aggiornamento più recente del valore della proprietà. Vengono valutate tutte le proprietà, comprese quelle interne nascoste di HubSpot.
  • Fare clic su Unisci tutto.

Per saperne di più su cosa succede quando si uniscono contatti o aziende.