AI機能を導入するHubSpotアカウントをセットアップする

HubSpot AIを使い始める前に、AI機能を最大限に活用できるよう、アカウントの設定方法をご確認ください。初期設定やパーソナライズからAI機能の使用とその影響の追跡に至るまで、管理者がHubSpotでAIツールを導入するためのプロセスとベストプラクティスの概要を以下に示します。

設定：AI機能を有効にし、アカウントデータへのアクセス権を付与する

アカウントで基本的なAI機能を使用するには、 AI設定で有効にしてください。これらのアカウント全体の設定を有効にしても、HubSpotクレジットは消費されません。クレジットは、 アカウントに表示されるHubSpotクレジットアイコンで示される特定の機能によって使用されます。クレジットを使用する機能の詳細については、 HubSpotクレジットの管理 方法を学び、 HubSpotの製品 & サービスカタログ を参照してください。

以下の AI設定をオンにします。

• ユーザーに生成AIのツールと機能へのアクセスを許可する:テキストエディター(マーケティングEメール、ブログ記事など)、コミュニケーション 受信トレイ、営業Eメール、テンプレート、Breezeアシスタントなど、HubSpotアカウント全体でコンテンツを生成することをユーザーに許可します。

• AIサービスプロバイダーが提供する生成AIのツールと機能に、特定のデータカテゴリーへのアクセスを提供します:生成AIのツールと機能を有効にしたら、AI生成の結果を改善するために コンテキストを提供する次のソースへのアクセス権を付与してください。これにより、アカウント固有のデータに基づいて結果をパーソナライズできます。

  • CRMデータ:コンタクト、会社、取引、チケット、メモ、フィードバックなど、アカウントのCRMデータ。

  • 顧客との会話データ:顧客とのやりとりから得られたデータで、通話の文字起こし、通話の録音、Eメール、チャットなどが含まれます。

  • ファイルデータ:ファイルおよびドキュメントツールに保存されている公開ファイルおよびドキュメント。
    

• ユーザーにBreezeアシスタントへのアクセス権を付与: HubSpotアカウント全体で利用可能なBreezeアシスタント,会話型AIアシスタントを全ての ユーザーが使用して、タスクを支援し、コンテンツを生成できます。Breezeアシスタントへのアクセスは既定で有効になっています。特定のユーザーのアクセスを制限するには、[ユーザー権限]で個々のアクセスを 管理します。

例えば、eコマースの事務用品会社であるSprocket Supply Co.は、新しい家具ラインを発売しています。これらの設定を有効にすると、HubSpot AIツールの基本設定が完了し、Sprocket Supply Co.のユーザーがリリースに向けた作業を進める上で役立ちます。

さらにツールを使用する準備ができたら、 専用のスペースにセットアップします。

アクセス制御：AIツールの権限セットを設定する

アカウント全体の AI 設定を有効にした後は、ユーザーの権限セットや機能ごとのアクセス権を通じて、ユーザーが AI にアクセスする方法を管理してください。Breezeアシスタントへのアクセスを許可することをお勧めします。HubSpotクレジットを使わずに、日々の業務を効率化できるからです。意図しないプロセス変更や HubSpotクレジット の消費を避けるために、エージェントとアシスタントは特定のユーザーに限定する必要があります。

Breezeアシスタントへのユーザーアクセスを管理

Breezeアシスタントのアクセス権 は既定でオンになっています。つまり、全てのユーザーがBreezeアシスタントとチャットできます。個別のアクセス権を管理するには(例えば、特定のユーザーのアクセス権を削除する)、特定のユーザーまたはチームのBreezeアシスタント権限を更新します。

他のツールに組み込まれているBreezeアシスタント機能の場合、ユーザーにはそのツールに対する 権限 も必要です。例えば、ブログ記事のコンテンツを生成するには、Breezeアシスタントを使用する権限 と ブログ記事を編集する権限がユーザーに付与されている必要があります。

特定の機能、プロジェクト、エージェントに対するユーザーのアクセス権限を管理する

プロジェクトとエージェントは、HubSpotアカウント内のタスクやプロセスを支援したり、自動化したりします。デフォルトの「Breezeアシスタント」とは異なり、他のプロジェクトやエージェントは特定のユースケース（例：見込み客へのメールの下書き作成、サポートチケットの管理など）向けであり、HubSpotクレジットを使用する場合があります。そのため、アクセスを必要とするチームのみにアクセスを制限することをお勧めします。

ユーザーの権限や機能設定をカスタマイズすることで、適切なユーザーがプロジェクトやエージェントを作成、編集、または利用できるようにすることができます。

ユーザー権限がある機能

一部の機能には、独自のユーザー権限があります。これらを管理するには、 特定のユーザーおよびチームの権限 を更新するか、 権限を編集します。権限を編集する際、権限エディタの検索バーに「AI機能」と入力すると、すべてのAI権限にアクセスできます。

ヒント： 権限でHubSpotクレジットが使用されている場合、関連付けられたアクションでクレジットが消費されます。アカウントのAI戦略に確信が持てるまで、HubSpotクレジットを消費する機能を使用する権限をどのユーザーに付与するかを制限します。ユーザーが後でアクセス権が必要になった場合は、いつでも権限を更新できます。

プロジェクトおよびエージェントの設定にアクセスする

ユーザー権限が設定されていないプロジェクトやエージェントについては、編集アクセス設定を変更して、どのユーザーがそれらを編集したり利用したりできるかを制御してください（つまり、プロジェクトとのチャットやエージェントアクションの実行など）。

プロジェクトまたはエージェントのアクセス設定に移動し、以下のオプションから選択してください。

パーソナライズ：HubSpot AIツールに自社ビジネスについて学習させる

HubSpot AIの効果を最大限に引き出すには、自社のビジネスに合わせてカスタマイズしましょう。パーソナライズ フェーズでは、デジタルアイデンティティを構築し、基本的な自動化から組織の特定のコンテキストを理解してカスタマイズされたエクスペリエンスに移行します。このパーソナライズを提供することで、AIが生成するコンテンツ(ブログ記事、カスタマーサービス担当者など)が正確で、ビジネスの一貫性とともに、さまざまなチーム間で一貫性を保つことができます。

ブランドキットを設定

ブランドキット は、視覚的および言語的アイデンティティーを確立するための基礎となる情報源です。AIの世界では、AIはアシスタントやエージェントが汎用的なロボットコンテンツを生成するのを防ぐ、決定的な取扱説明書として機能します。ブランドキットは以下を提供します。

• 視覚的一貫性:ロゴ、カラーパレット、タイポグラフィーを1か所にまとめ、全てのSNSアセットとプレゼンテーション資料で一貫した美的イメージを維持します。

• 言語的アイデンティティー:ブランドボイスと語彙を形式化し、必要なコンテキストを提供することで、アシスタントやエージェントが一般的またはロボット的な応答を生成するのを防ぎます。

• ブランドの信頼: プラットフォーム間で統一性を持たせることで、卓越したプロフェッショナルであることを示すことで、顧客にまとまりのない組織ではなく、信頼できる組織であると認識してもらいます。

例えば、Sprocket Supply Co.はこの設定を活用して、新製品の全てのメール草稿が技術的なコンテキストに確実に準拠するようにすることができます。HubSpot AIは、ブランドのカラーパレットを取り入れ、バイヤープロファイルで特定された課題に対応したソーシャルメディア用コンテンツを作成することができます。これにより、組織の基準を満たすために手作業による編集を最小限に抑えられる基礎となる草案が作成されます。

ブランドキットを最大限に活用するには、次の要素を設定します。

1. ブランドの ロゴ、ファビコン、ブランドカラー、フォント、テーマを編集します。

2. ブランドアイデンティティーコンテキスト を設定してウェブサイト ドメインクローリングし、ウェブサイトコンテキストを通じてボイス、トーン、理想的なクライアントのプロファイル、製品、競合情報を確立します。

3. ブランドボイス をセットアップして、ブランド固有のボイスに合わせてコンテンツの生成や文章を調整しましょう。

4. 品質管理の手段として ブランドアシスタント を設定し、AIが生成する全てのコンテンツが自社のブランドアイデンティティーーと一致するようにしましょう。

会社プロファイルを完成させる

貴社の企業プロフィールは、HubSpot AIツールにおいて、組織のデジタルアイデンティティに関する「信頼できる情報源」としての役割を果たし、その組織が具体的に誰を代表しているか、ドメイン、および事業展開している市場を明確に規定します。

これらの詳細を正確に設定することで、HubSpot AIが貴社のビジネスの基礎的な側面について誤った情報を生成することを防ぐ枠組みが確立されます。これにより、次のようなメリットが得られます。

• ブランディングの整合性:会社名とドメインを一元化して、AI生成のコンテンツや顧客とのコミュニケーションに、承認されたプロフェッショナルアイデンティティーを一貫して反映させます。

• 文脈の正確性：業界の特性を体系化することで、HubSpot AIツールにナビゲーションに必要なロジックを提供します。この出発点を確立することで、顧客とのやり取りが一般的な情報ではなく、貴社の業界に特化したものになるよう保証されます。

AI設定で会社プロファイルを編集する方法の詳細をご確認ください。

顧客やセールスプロセスに関する詳細を記入

顧客、 購入者、 営業プロセス に関する情報を追加することで、AIツールに必要なコンテキストを提供し、一貫した営業活動を支援できます。この情報は、HubSpot AIツールが、さまざまな購入者や顧客に対して、検索結果やおすすめ情報をパーソナライズするのに役立ちます。

たとえば、Sprocket Supply Co.の営業チームは、新しい家具ラインの見込み客に連絡を取っています。製品カタログを定義し、 経営幹部 や 一般社員向けの独自の購入プロファイルがあれば、営業担当者は役割固有のニーズに合わせたEメールを作成し、個々の製品に合わせた提案を盛り込むことができます。

以下を設定します。

1. 業界、企業規模、地域、その他の特性に基づいて、ターゲット市場を定義する最適顧客プロファイルを作成してください。
2. 提供する製品やサービスを定義してください。これには、バリュープロポジション、御社が解決する課題、および提供可能な具体的な製品やサービスが含まれます。
3. 特定の見込み客の特徴をまとめた購入者プロファイルを作成し、それらをターゲットにする方法を説明してください。
4. 特定の見込み客に対して、AIが生成する営業コンテンツが採用すべきコミュニケーションのスタイルや口調を定義した「営業プロファイル」を作成します。

整理:データを整理して結果を改善

HubSpot AIは、CRMデータを活用して情報を取得し、返信を生成します。データに不備や不整合がある場合、AIの出力が不正確になったり、無関係なものになったりすることがあります。クリーンで構造化されたデータを維持することは、信頼性の高い結果を得るために役立ちます。

次のベストプラクティスに従って、HubSpotアカウントで良好なデータハイジーンを維持してください。

• プロパティー値を入力して標準化する:プロパティー値が不完全または一貫性がないと、AIによる回答が不正確になったり、汎用的になったりする可能性があります。 プロパティー検証ルール をセットアップして、一貫したプロパティー値形式を強制し、 レコードの作成時に重要なプロパティーを必須にして、入力率の低い プロパティーをアーカイブ します。 
• 重複レコードの特定と統合：同じ対象について複数のレコードが存在する場合（例：HubSpotの会社レコードが2件ある場合など）、HubSpot AIツールは、古くなった情報、矛盾する情報、または不完全な情報を参照してしまう可能性があります。重複管理ツールを使用して重複を特定し、それらを統合することで、唯一の信頼できる情報源を維持します。
• 欠落データや非構造化データの収集：HubSpot AIツールは、メールやコール記録などの非構造化データを参照します。HubSpotでのEメールの送信やログ記録 、 コールのレコーディングなど、チームが顧客とのコミュニケーションをHubSpotで記録できるようにします。Eメールの件名やアクティビティーのタイトルを決める際は、分かりやすく分かりやすい言葉を使いましょう。

アカウントのデータ品質の概要と推奨される次のステップについては、 データ品質ツールの使用方法をご覧ください。

コンテキストの追加:ドキュメントと外部ソースの連携

パーソナライズされたコンテキストや体系化されたCRMと組み合わせることで、ドキュメントや外部データが、HubSpot AIツールに、貴社とその従業員の業務実態を包括的に把握させることを可能にします。

ファイルとテキストコンテンツを結び付ける

正確で適切に構造化されたコンテキストは、AIが生成する出力の品質の基礎です。プロジェクトや、セールスコーチアシスタントなどのエージェントにとって、ビジネスプロセスやルールに関するコンテキストは、アカウントユーザーにパーソナライズされた推奨事項を提供するのに役立ちます。顧客対応エージェントやポリシーなど、顧客対応エージェントに対しては、製品やサービス、ポリシーに関するコンテキスト情報を把握して、顧客に的確な回答を提供できます。

アシスタントやエージェントなどのAI機能をカスタマイズする際は、ファイル、ナレッジベース記事、ブログ記事、ランディングページなどのソースを接続してください。AIツール向けにコンテンツを作成する際のベストプラクティスについて詳しくは、こちらをご覧ください。

• AIエンジン向けにコンテンツを最適化する

• 顧客対応エージェント向けのコンテンツを準備

• エージェントのコンテンツソースに関するベストプラクティス

外部データを接続

アシスタントとエージェントがサードパーティーアプリのデータにアクセスできるようにするには、 HubSpotマーケットプレイスからアプリを接続します。例えば、Googleカレンダーを追加してカレンダーデータを接続したり、Zoomを追加してZoomのミーティングのレコーディングを接続したり、Asanaを追加してタスクを接続したりできます。また、HubSpot GeminiコネクターなどのAIコネクターを使用して、他のAIモデルがHubSpotデータにアクセスできるようにすることもできます。

ツールやデータソースをHubSpotと連携させることで、HubSpot AIがパーソナライズされたAI出力を生成するために必要なすべての関連コンテキストが提供されます。HubSpotマーケットプレイスで利用可能なアプリとその機能を確認します。

導入：HubSpot AI機能を活用する

AI機能とそれをサポートするためのデータとコンテキストを設定したら、自社やHubSpotアカウントに合わせてパーソナライズされたAI機能を使い始めることができます。

例えば、AI機能と共通目標の関連付けが以下の表で示されています。 

監視:AIツールとプロセスをテストして改善する

上記の推奨事項を参考に、HubSpotにAI機能を導入する準備を整える一方で、AIの出力を継続的に改善していくには、結果を追跡し、時間をかけて反復していくことが重要です

例えば、Sprocket Supply Co.の営業チームでは、コールの準備にBreezeアシスタントを使用しています。営業マネージャーは、コールの準備に費やされた時間を追跡し、担当者がBreezeアシスタントの応答に自信を持っているかどうかを追跡します。ほとんどの営業担当者にとって、準備に費やす時間が減り、正確な回答が得られることは、ツールの導入にとってプラスの指標です。担当者によっては、答えが一般的すぎると感じている人もいます。営業マネージャーは、これらの営業担当者に対し、通話内容をHubSpotに録音して、通話戦略に関するコンテキストをアシスタントにパーソナライズするよう推奨する必要があります。

AI機能の実装やAIパフォーマンスの改善に関するその他のガイダンスについては、次の記事を参照してください。

• AIによるブランドの可視性向上 
• 24時間年中無休のサポートを拡大

その他のリソース

自社のプロセスへのAI導入やHubSpot AI機能の活用について詳しく知りたい場合は、以下のリソースをご覧ください：

• すべてのHubSpotアカデミー Breezeコースおよび認定資格

  • コース: AIをリードする組織の構築

  • レッスン: AIの成熟度の評価

  • レッスン: AI活用のための最初の3つのツール

• HubSpotコミュニティーのBreezeライブラリ
• HubSpotのAIリソースライブラリー

用語集

• Breezeアシスタント: HubSpot上でユーザーをサポートするAIアシスタントで、 アカウントのコンテキストを利用して関連する推奨事項やインサイトを提供します。Breezeアシスタントは、コンテンツの改良や生成、ミーティングの準備、データの要約など、さまざまなタスクに使用できます。
• エージェント：HubSpot全体での業務の自動化を支援するAIエージェント。マーケットプレイスにある既成のエージェントを使用するか、エージェント作成ツールでエージェントをカスタマイズしてください。
  
• エージェント作成ツール：エージェントを管理・カスタマイズするためのワークスペース。
• プロジェクト：Breezeアシスタントで作成された、特定のタスクやプロセスを支援するための、設定可能なAI体験。管理者が設定した手順、ツール、知識に従い、Breezeアシスタントやその他のHubSpot対応エリアで確認できます。