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HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う

更新日時 2023年 1月 19日

対象製品

HubSpot Sales Office 365アドインのトラッキングとログ記録の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし保持します。トラッキング機能が有効になっている場合、コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。また、HubSpotのコンタクトレコードにEメールを記録することにより、チームの過去のコミュニケーションの記録を参照用に保持することもできます。

開封済みのEメールを確認して、アクティビティーフィードの情報をクリックすることができます。ログ記録の対象Eメールが、個別のコンタクトレコードおよび関連するレコードに保存されます。

注：アカウントで一般データ保護規則（GDPR）機能を有効にしている場合、会社がEメールのログ記録とトラッキングをどのように使用しているかを判断するには、自社の法務部にご相談ください。特定のメッセージや特定のコンタクトまたはEメールドメインに対してこの機能を無効にするために、拡張機能の設定をカスタマイズすることもできます。さらに、電子メールの開封は、データ処理のために割り当てられた法的根拠を持つ連絡先についてのみ追跡することができます。GDPR設定が有効になっている場合のメールトラッキングの詳細については、こちらをご覧ください。

初めに、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを理解しておいてください。

トラッキング：トラッキング機能は、コンタクトがEメールを開封するタイミングをモニタリングするために使用します。Eメールをトラッキングするために、HubSpotはEメール送信後に1ピクセルのトラッキング画像をそのEメールに挿入します。HubSpot Sales for Windowsトレイアプリがインストールされている場合、またはHubSpot Sales Chrome拡張機能のあるChromeを使用している場合、トラッキング対象Eメールをコンタクトが開封した時点で、デスクトップにリアルタイム通知が表示されます。Sales Hub有料シートを割り当てられているユーザーは、Eメール受信者がメール内のリンクをクリックしたタイミングもトラッキングできます。無料ユーザーがクリック数をトラッキングすることはできません。HubSpotにより、トラッキング対象Eメールの開封数とクリック数がアクティビティーフィードとレコードのタイムラインに記録されます。［Eメールの開封をトラッキング］チェックボックスをオンにすると、EメールのコピーがHubSpotのレコードに記録されなくなります。

ログ：ログ機能を使用して、HubSpot内のレコードにEメールのコピーを記録します。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。過去のコミュニケーションのレコードを保持するには、Eメールをログ記録します。Eメールをログ記録しても、その開封やクリックの情報については把握できません。

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Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。これによりEメールコミュニケーションの記録を残すことができ、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントをトラッキングすることができます。

注：ログに記録するEメールまたはトラッキングするEメールを送信する場合は、受信トレイでアドインタスクペインを開く必要があります。タスクペインを固定することによって、受信トレイで既定で常に開くようにできます。

この記事では、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法について説明します。Outlookデスクトップアドインを使用している場合は、Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法を確認してください。

Eメールをトラッキングする

Office 365アドインを使用してトラッキング対象Eメールを送信する

Office 365アドインを使用してトラッキング対象Eメールを送信するには、次の手順に従います。

Outlookアカウントにログインします。
新しいEメールを作成します。
Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
受信トレイでセールスツールを開きます。このプロセスは、使用しているメールクライアントに応じて若干異なります。
- PCまたはMacでOutlookデスクトップからOffice 365アドインを使用している場合は、メッセージウィンドウで［セールスツール］をクリックします。
- ウェブまたはOutlook.comアカウントにおいてOutlook上でOffice 365アドインを使用している場合、Eメール作成ウィンドウの右下にあるスプロケットアイコンsprocketをクリックします。
右側のペインで、［Eメールの開封をトラッキング］チェックボックスを選択してオンにします（Sales Hub有料シートを割り当てられたユーザーには［Eメールの開封やクリックをトラッキング］が表示されます）。

HubSpot Salesペインでこのチェックボックスが選択された状態で、［送信］をクリックします。

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティーフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは［送信済み］となっています。

Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示され、アクティビティーフィードにEメール通知が［開封済み］として表示されます。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。ドロップダウンメニューに表示されるコンタクトのアクティビティーの履歴も表示されます。

注：リアルタイム通知が表示されるのは、HubSpot Sales Office 365アドオンを使用していて、かつHubSpot Sales Chrome拡張機能またはHubSpot Sales for Windowsトレイアプリ（Windowsのみ）がインストールされている場合です。そうでない場合は、HubSpotのアクティビティーフィードにアクティビティーのみが表示されます。

Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。HubSpot Sales for Windowsがインストールされている場合は、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。

Eメールのトラッキングと通知について、またトラッキングを無効にする方法について詳細をご確認ください。

アカウントでGDPR機能を有効にしている場合、HubSpotは、連絡先にデータ処理の法的根拠が割り当てられている場合にのみ、連絡先の電子メールが開かれたことを追跡できます。Office 365で電子メールを作成すると、[追跡]電子メールが開き、[クリック] チェックボックスがグレー表示され、連絡先の追跡の不適格性が示されます。

電子メールの開封は、データを処理する法的根拠のない連絡先、またはまだ連絡先ではない電子メールの受信者については追跡されません。複数の受信者に電子メールを送信すると、電子メールが開かれ、匿名で追跡されます。

取引先責任者のデータプロパティを処理するための法的根拠を更新することで、取引先責任者のトラッキングの適格性を変更できます。

Eメールのログ記録

Eメールをログに記録し、ログに記録されたEメールから新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

アカウントのユーザーアドレス

接続先のEメールアドレスのいずれか

Eメールクライアントのエイリアス（接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または［プロファイルとお気に入り］に追加したエイリアスのいずれか）

特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

注：50MBを超えるEメール添付ファイルは、HubSpotアカウントのログに記録されません。Eメールは引き続きコンタクトに正常に配信され、CRMのログに添付ファイルなしで記録されます。

Office 365アドインを使用してログ記録対象Eメールを送信する

Office 365アドインを使用してログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。

Outlookで新しいEメールを作成します。

Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。

受信トレイでセールスツールを開きます。このプロセスは、使用しているメールクライアントに応じて若干異なります。

PCまたはMacでOutlookデスクトップからOffice 365アドインを使用している場合は、メッセージウィンドウで［セールスツール］をクリックします。

ウェブまたはOutlook.comアカウントにおいてOutlookからOffice 365アドインを使用している場合、Eメール作成ウィンドウの右下にあるスプロケットアイコンsprocketをクリックします。

右側のペインで、［ログ］チェックボックスをオンにします。お使いの BCC用Eメールアドレスが［BCC］フィールドに自動的に入力されます。

既定では、アドインはEメールのログの記録先として、コンタクトに関連付けられている最初の3つの取引レコードを自動的に選択します。Eメールのログを記録するレコードを明示的に選択するには、次のようにします。

注：Eメールのログの記録先となるレコードを明示的に選択するには、バージョン1910以上のOffice 365を使用している必要があります。

［ログ］チェックボックスの横にあるドロップダウンメニューをクリックします。

Eメールのログ記録先のレコードの横にあるチェックボックスを選択／クリアします。

CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信すると、新しいコンタクトレコードが作成されます。関連付けの編集時に、そのコンタクトのEメールが表示されます。Eメールを新しいコンタクトレコードに記録しない場合は、チェックボックスをクリアします。既存のコンタクトレコードのみにEメールを記録する方法をご確認ください。

HubSpot Salesペインでこのチェックボックスが選択された状態で、［送信］をクリックします。

Office 365アドインの設定で、関連するレコードのうち、どのレコードに自動的にEメールを記録するかをカスタマイズできます。マーケティングコンタクトを使用している場合、ログに記録されたEメールによって作成される新しいコンタクトはマーケティング対象外に設定されます。

注意：新しい連絡先がログされた電子メールを介して作成された場合、以前の所有者が割り当てられていない限り、電子メールを送信したHubSpotユーザーは自動的に連絡先所有者として割り当てられます。

HubSpotでEメールのログを確認する

Office 365アドインを使用してHubSpotに記録されたEメールは、そのEメールを送信する前に指定したレコードに自動的に関連付けられます。

EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、または取引に移動します。

レコードの名前をクリックします。

タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。

関連レコード：関連する会社または取引レコードを編集する場合にクリックします。

固定：コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。

削除：タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。

詳細：送信されたEメールに関する具体的な情報を表示する場合にクリックします。

展開：Eメールの全文を表示する場合にクリックします。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、［スレッドを閲覧］をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。

添付ファイル：この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。

返信：HubSpotからこのコンタクト宛ての返信メールを送るには、［返信］をクリックします。

注：HubSpotから Eメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。