受信トレイとヘルプデスクのユーザーの不在時間を管理

ユーザーのタイムゾーンに基づき、空き状況として不在時間を設定することができます。ユーザーが不在の場合、そのユーザーのステータスは「不在」に変更され、受信トレイやヘルプデスクでの自動割り当ての対象外となります。 

ユーザーは、ユーザーのレコードページ、コミュニケーションの受信トレイ、またはヘルプデスクで、空き状況を手動で変更することができます。ユーザーが手動でステータスを変更すると、その変更はすべてのエクスペリエンスに反映されます。

ユーザーの不在時間を設定する

ユーザーの不在時間を設定するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
4. ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで、［勤務時間］をクリックします。
5. ［タイムゾーン］ドロップダウンメニューをクリックし、正しいユーザータイムゾーンを選択します。続いて［保存］をクリックします。
6. ［不在］で、［+日付を追加］をクリックします。不在となる期間を設定するには、日付入力フィールドをクリックし、日付を選択します。ドロップダウンメニューを使用して、開始時刻と終了時刻を選択します。日付を削除するには、delete削除アイコンをクリックします。
7. ［保存］をクリックします。
8. ユーザーレコードの上部には、そのユーザーの不在期間の開始日と終了日に応じて、当日の空き状況と勤務時間が反映されます。

• • 空き状況を手動で変更するには、[ ユーザーステータス ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 対応可能 ]または [離席中]をクリックします。

  • 勤務時間を編集するには、［勤務時間を編集］をクリックします。

受信トレイやヘルプデスクから空き状況を管理

ユーザーが不在設定を開始すると、その利用可能ステータスは自動的に「不在」に設定されます。ユーザーの不在期間が終了する際、その不在期間が設定された勤務時間内に終了する場合、利用可能ステータスは自動的に「利用可能」に設定されます。不在期間が勤務時間外に終了する場合、または勤務時間が設定されていない場合、ユーザーは不在期間が終了する前に、自身が「利用可能」となる時間帯に合わせて、手動で利用可能ステータスを変更することができます。そうすると、ユーザーに対して、不在設定を早期に終了するか、引き続き「不在」のままにするかを確認するプロンプトが表示されます。

空き状況ステータスを手動で変更するには、以下のいずれかに移動します。

• ユーザー記録：

• • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューから、「ユーザー」& 「チーム」の順に移動します。

• • ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
  • ユーザーレコードの上部にある「ユーザーのステータス」ドロップダウンメニューをクリックし、「利用可能」または「離席中」をクリックします。
  • ダイアログボックスで、「はい、自分を『利用可能』に設定する」をクリックします。
    
    

•  受信トレイ：

  • HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［受信トレイ］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［受信トレイ］に直接移動します。
  • 左上の隅にあるスイッチをオンまたはオフに切り替えて、空き状況を変更してください。 
  • ダイアログボックスで、「はい、自分を『利用可能』に設定する」をクリックします。
    
    

• ヘルプデスク：
  
  • HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［サービス］＞［ヘルプデスク］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［サービス］＞［ヘルプデスク］に直接移動します。
  • 左下の 切り替えスイッチ をオンまたはオフにして、空き状況のステータスを変更できます。
  • ダイアログボックスで、「はい、対応可能」に設定する。
    
    
    

不在予定表イベントをHubSpotと同期 

GoogleまたはOutlookのカレンダーと同期しているHubSpotのカレンダーを使用している場合、カレンダーとHubSpotの間で不在イベントを自動的に同期できます。 

HubSpotとGoogleまたはOutlookカレンダーの間で不在イベントを同期するには、次のようにします。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
• 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
• ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
• ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで[ 勤務時間]をクリックします。
• [不在]セクションで、[ 不在をカレンダーと同期]チェックボックスをオンにします。 

この設定を有効にすると、ユーザーのカレンダー上で新規作成または編集された不在時ブロックが自動的にHubSpotと同期されるようになり、その逆も同様です。この設定は、自動割り当てでユーザーに空き状況を設定する場合にも使用されます。