ミーティングのローテーションを設定する

ミーティングローテーションを使用すると、グループまたは営業担当チームを代表してミーティングをスケジュールできます。コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードで新しいミーティングを作成する際に、ミーティングのホストをローテーションできます。スケジュール設定ページでミーティングのローテーションを使用することもできます。

始める前に

ミーティングのスケジュール設定時やミーティング設定ページの作成時にミーティングのローテーションを使用するには、次の操作を実行します。

• ミーティングを設定するユーザーは、 Salesまたは Serviceシートが割り当てられ  ていて、「 他のユーザーのスケジュール設定ページを作成 」権限を持っている必要があります。
• ミーティングのローテーションに含まれる全てのユーザーに 、Salesまたは Serviceシートが割り当てられている必要があります。
• ミーティングのローテーションに含まれるユーザーは、 カレンダーが接続されていて、 カレンダーの同期 が有効になっている必要があります。

ミーティングのローテーションを設定

ミーティングのローテーションを作成する：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、[ ツール ] > [ミーティング]に移動します。
3. [ミーティングのローテーション ]タブをクリックします。次に、Create rotationをクリックします。
4. 右のパネルで、「ローテーション名」を入力する。
5. ローテーションにユーザーを追加するには、ローテーションメンバードロップダウンメニューをクリックします。追加する ユーザー または チーム を選択します。チームを選択した場合、チームからユーザーを追加または削除すると、ローテーションからメンバーが追加または削除されます。
6. [配分ロジック ]セクションで、メンバーにミーティングを割り当てる方法を選択します。
   • メンバー間でミーティングを均等に分配する: ミーティング全てのメンバー間で均等にローテーションされます。
   • 各メンバーに割り当てられた加重パーセンテージに基づいてミーティングを配分する: 各メンバーに加重パーセンテージを割り当てるできます。これは、新しいチーム メンバーを導入支援するときに、多くのミーティングに関与したくない場合に便利です。
   • ［保存］をクリックします。
7. メンバーの加重パーセンテージを編集するには、 ローテーション名をクリックします。
   • ローテーション表には、Weight列がある。[重み ] フィールドに、各メンバーの 相対的な重み を入力します。これは、(他のメンバーと比較して) 出席するミーティングの相対的な割合を示します。
   • デフォルトでは、各メンバーには100％の加重が割り当てられる。各メンバーを100％にしておけば、全員が等しい回数のミーティングを受けることになる。メンバー全員のウエイトが同じであれば（数に関係なく）、ミーティングの回数も等しくなる。
   • メンバーの1人を100％、もう1人を50％に設定した場合、100％の担当者にはもう1人の担当者の2倍のミーティングが割り当てられる。
   • コンフィギュレーションの相対的な性質により、全てのパーセンテージが100%になることを確認しなくても、ローテーションにメンバーを追加したり削除したりすることができる。
   • [ 保存してカウントをリセット] をクリックします。

注: [ コンタクト担当者を優先 ]オプションをオンにして 、ラウンドロビンスケジュール設定ページでミーティングローテーションを使用している場合、コンタクト担当者の空き状況は、ローテーションの次のメンバーの空き状況よりも前に表示されます。

ミーティングローテーションの編集

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、[ ツール ] > [ミーティング]に移動します。
3. 回転の名前をクリックする。
4. メンバーが対応できない場合 (トレーニングや休暇など) は、[ 空き状況 ] スイッチをクリックしてオフにします。次に、ポップアップボックスで、可用性をオフにすることを確認します。空き状況スイッチを再びオンにするまで、メンバーはこのローテーションを使用するミーティングのホストとしてスケジュールされません。

注: ミーティングのローテーションでメンバーがスキップされるのは、そのメンバーの [空き状況 ]スイッチがオフになっている場合のみです。空き状況 スイッチがオンの場合、接続済みのカレンダーに予約可能な時間がない場合でも、ローテーションに引き続き表示されます。

5. ローテーションの名前またはメンバーを編集するには、ローテーションの編集をクリックします。
   • 右のパネルで、回転の名前またはのメンバーを編集する。
   • ローテーションに新メンバーを追加すると、ローテーション内の全メンバーのミーティング予約数がリセットされ、全メンバーのミーティングが均等に配分されるようになります。