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HubSpot Sales Chrome拡張機能を使ってEメールのトラッキングとログ記録を行う

更新日時 2024年 1月 31日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

すべての製品とプラン

HubSpot Sales Chrome拡張機能の「トラッキング」と「ログ記録」の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし、保持します。トラッキング機能が有効になっている場合、コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。また、HubSpotのコンタクトレコードにEメールを記録することにより、チームの過去のコミュニケーションの記録を参照用に保持することもできます。

Eメールの開封数およびクリック数はアクティビティーフィードで確認することができます。Eメールの記録は個々のコンタクトレコードおよび関連レコードに保存されます。

注:アカウントのデータプライバシー設定をオンにしている場合、あなたの会社がEメールのログとトラッキングをどのように使用しているかを判断するには、あなたの法務チームが最良のリソースとなります。また、拡張機能の設定をカスタマイズして、特定のメッセージ、または特定のコンタクトやEメールドメインに対してこの機能を削除することもできます。また、Eメールの開封を追跡できるのは、データ処理の法的根拠が割り当てられているコンタクトに限りますデータプライバシー設定がオンになっている場合のEメールトラッキングについて詳細をご確認ください。

トラッキングとログ記録の違いについては、こちらの記事をご覧ください。

既定の記録とトラックの設定

スーパー管理者は、アカウントの全ユーザーのEメールの記録、ログ、関連付けの既定の動作を更新することができます。

これらの既定値を設定するには、次の手順に従います。

  • HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで、[オブジェクト]>[アクティビティー]の順に移動します。
  • [Eメールのログと追跡]タブをクリックします。
  • [Eメールのログと追跡の設定]で、HubSpotでのEメールの記録方法を設定するため、関連するチェックボックスをオンまたはオフにします。
    • 全てのユーザーの既定のログ設定を適用:この設定をオンにすると、クリック操作で[既定で全てのEメールをログに記録]スイッチをオンまたはオフにして、アカウントの全てのユーザーに対して既定でEメールを記録するかどうかを設定できます。
    • 全てのユーザーの既定の関連付けを適用:この設定をオンにすると、ドロップダウンメニューをクリックして、記録されるEメールに関連付ける既定のレコードタイプを選択できます。
    • 全てのユーザーの既定の追跡設定を適用:[Eメールを追跡して、受信者がEメールを開封してクリックしたときに確認することを全てのユーザーに許可]チェックボックスをオンにしている場合に、この設定をオンにすると、アカウントの全てのユーザーの全てのEメールが既定で追跡されるかどうかを設定できます。

configure-default-track-and-log-settings

Eメールをトラッキングする

トラッキング対象のEメールをGmailから送信するには、次の手順に従います。

  • Gmailアカウントにログインします。
  • 新しいEメールを作成します。Eメールの送信先、件名、本文を入力します。
  • [トラッキング]チェックボックスをオンにします。
  • [送信]をクリックします。
select-the-track-checkbox
 

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

コンタクトがEメールを開封する前に、Eメールの件名と受信者がHubSpotのアクティビティーフィードに、送信済みとして表示されます。Eメールアクティビティーに送信されるアクティビティーフィード

受信者がEメールの開封数を確認すると、リアルタイムのポップアップ通知がデスクトップに表示されます。アクティビティーフィードまたはChrome拡張機能フィードに戻ると、Eメール情報は[開封]としてマークされています。受信者がEメールを開封した日時を確認するには、コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックします。リストされるコンタクトのアクティビティーの履歴も表示されます。activity-feed-open-email-notification

Chrome拡張機能によってトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocket をクリックしますactivity-feed-chrome-extension-sent-email

EメールトラッキングセールスEメール通知の仕組みと、トラッキングを無効にする方法についてはこちらをご覧ください。

データプライバシー設定がオンになっている場合のトラッキング

アカウントでデータプライバシー設定をオンにしている場合、HubSpotがコンタクトのEメールの開封を追跡できるのは、コンタクトにデータ処理の法的根拠が割り当てられている場合のみです。GmailでEメールを作成する際、コンタクトのトラッキング不適格を示す目的でトラッキングチェックボックスがグレーアウトされます。

tracking-removed-gdpr-contact

データ処理の法的根拠がないコンタクトや、まだコンタクトになっていないEメール受信者については、Eメール開封が追跡されません。複数の受信者にEメールを送信する場合、Eメール開封は匿名で追跡されます。

コンタクトのトラッキング適格性を変更するには、 [コンタクトのデータを処理するための法的根拠] プロパティーを更新できます。

Eメールをログに記録する

Eメールをログに記録し、新しいコンタクトをHubSpot CRMのアカウントに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかであることが必要です。

HubSpotアカウント設定で、Eメールを絶対に記録したくないEメールアドレスとドメインを指定できます。または、Chrome拡張機能設定で、これらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

注:50MBを超えるEメールはHubSpotアカウントにログ記録されません。添付ファイルもこの制限に含まれます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。

Gmailから送信するEメールのログを記録するには、次の手順に従います。

  • Gmailアカウントにログインします。
  • 新しいEメールを作成します。Eメールの送信先、件名、本文を入力します。受信者のEメールアドレスがCRMのコンタクトレコードにすでに関連付けられている場合、[宛先]フィールドのEメールアドレスの横にHubSpotスプロケットアイコンが並べて表示されます。 
  • [記録]チェックボックスをオンにします。
  • デフォルトでは、Chrome拡張機能は自動的にコンタクトの最新5件の関連付けされている取引レコードまたはチケットレコードを選択し、Eメールの記録を残します。Openの取引ステージにある取引またはチケットのみが自動的に選択されます。CCフィールドに受信者を含めると、レコードに関連付けられているオブジェクトも自動的に選択されます。Eメールを記録するレコードを明示的に選択するには、次のようにします。
    • [記録]チェックボックスの横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
    • Eメールを記録するレコードの横にあるチェックボックスを選択してクリアします。
edit-associations-from-chrome-extension
    • CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信すると、新しいコンタクトレコードが作成されます。関連付けの編集時に、そのコンタクトのEメールが表示されます。Eメールを新しいコンタクトレコードに記録しない場合は、チェックボックスをクリアします。既存のコンタクトレコードのみにEメールのログを残す方法をご紹介します。

create-new-contact-edit-associations

  • [送信]をクリックします。

Chrome拡張機能設定で、どの関連レコードにEメールを自動的にログを残すかをカスタマイズできます。マーケティングコンタクトを使用している場合、Eメールのログを残して作成された新規コンタクトは、マーケティング対象外として設定されます。

メモを作成する:メールを記録して新規コンタクトが作成された場合、以前の担当者が割り当てられ ていない限り、メールを送信したHubSpotユーザーが自動的にコンタクトの所有者として割り当てられます。 

HubSpotでEメールのログを確認する

拡張機能を使用してHubSpotに記録されたEメールは、そのEメールを送信する前に指定されたレコードに自動的に関連付けられます。EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

  • HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、または取引に移動します。
  • レコードの名前をクリックします。
  • タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
    1. 関連レコード:関連するレコードを編集する場合にクリックします。
    2. 固定:コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
    3. 削除:タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。
    4. 詳細:送信されたEメールに関する具体的な情報を表示する場合にクリックします。
    5. 展開:クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドの全てのEメールを確認できます。
    6. 添付ファイル:この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
    7. 返信:HubSpotからこのコンタクト宛ての返信メールを送るには、[返信]をクリックします。Logged-email-contact-record

注: HubSpotからEメールの返信を送信し、受信した返信をHubSpotに記録するには、受信トレイに接続している必要があります。

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