ベータNotetakerを使用してミーティングでメモを記録してメモを取る

Google Meet、Microsoft Teams、ZoomでNotetakerを使用すると、次のステップ、ミーティングメモ、動画のレコーディング、文字起こしを自動的に提供できます。Notetakerは、接続されたカレンダー、 スケジュール設定ページ、 提案された時間、または レコードから予約されたミーティングに参加します。

この機能では自動言語検出が使用され、レコーディングで検出された言語で文字起こしが行われます。利用可能なコールの文字起こし言語について詳細をご確認ください。

始める前に

この機能を使い始める前に、あらかじめ必要となる手順と、この機能の使用に伴う制限事項と潜在的な結果について十分に理解しておいてください。

要件を理解する

• カレンダーを接続する必要があります。
• コールのレコーディングと文字起こしと分析をオンにする必要があります。
• アプリをインストールする必要はありません。
• Zoomを使用している場合、ミーティングホストは ローカルレコーディングをオンにしておく必要があります。ZoomでのNotetakerの設定についての詳細をご確認ください。アカウントの接続済みアプリ設定(Zoomなど)は、この機能の使用には適用されません。

• Google Meetを使用する場合は、 次のいずれかを行う必要があります。
  • Notetaker氏をミーティングに入れるには、ミーティング主催者がGoogle ミーティングにログインする必要があります。
  • Google Meet で、ミーティング参加者が主催者より先に参加することができるように 、ユーザーのミーティング アクセスを管理します 。
• Notetakerを定期的なミーティングに参加させるには、定期的なミーティングをHubSpotに 同期 するベータ版にオプトインする必要があります。

Notetakerの設定

ユーザーが議事録をミーティングに含めるには、 スーパー管理者が アカウントのこの機能を有効にする必要があります。スーパー管理者がアカウントのデフォルト設定を構成すると、ユーザーは自分個人の議事録ツールの設定を調整できるようになります。

注：ミーティングへの議事録ツールの参加案内は、ミーティング開始の30分前に送信されます。したがって、ユーザー設定に加えられた変更は、設定変更後30分以内に開始されるミーティングでは考慮されない可能性があります。ユーザーの議事録ツールへのアクセスを無効にする場合は、無効に変更した後、30分以内に行われるミーティングからは、手動で議事録ツールを削除することをお勧めします。

デフォルト設定を構成する

スーパー 管理者である場合は、アカウントに対してNotetakerをセットアップするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［ミーティング］に移動します。
3. 「Notetaker」の「」タブをクリックします。
4. ノートテイカーのスイッチをオンにしてください。
   • 記録係が対象となる全てのミーティングに自動的に参加するようにするには、[ 筆頭担当者の自動参加 ]チェックボックスをオンにします。(このチェックボックスは、Notetakerをオンにしたときにデフォルトで選択されています。
   • ユーザーが手動でミーティングに筆記者を招待するようにするには、[ 筆記者の自動参加]チェックボックスをオフにします。
   • SalesまたはServiceのライセンスが割り当てられているすべてのユーザーにアクセス権を付与するには、の「ノートテイカーのアクセス方法を選択する」セクションで、「対象ユーザーに自動的にノートテイカーのアクセス権を付与する」を選択してください。
   • 特定のユーザーにアクセス権を付与するには、次のようにします。
     • 「」の「ノートテイカーのアクセス方法を選択する」のセクションで、「」を選択し、「営業またはサービスライセンスを持つユーザーに手動でノートテイカーへのアクセス権を付与する」を選択します。下部にある［保存］をクリックします。
     • ［ユーザーを選択］をクリックします。
     • 右側のパネルで、対象の各ユーザーのチェックボックスをオンにしてから、［選択を保存］をクリックします。
     • 下部にある［保存］をクリックします。 
5. [設定 ]セクションで、Notetakerがミーティングに参加するときに使用する名前とアナウンス方法を選択します。
   • 既定では、Notetakerは「[あなたのブランド名]のメモ係」としてミーティングに参加します。代わりにカスタム名を使用するには、次の手順に従います。
     • [メモ担当者名]で、[カスタムメモテイカー名]を選択します。
     • テキストフィールドに名前 を入力します。
     • 下部にある［保存］をクリックします。
   • Notetakerがミーティングに参加する際に口頭およびチャットでアナウンスを行うには、次の手順に従います。
     • [お知らせ]で、[ 口頭およびチャットでのお知らせ]を選択します。
     • [ 言語 ]と [音声 ]のドロップダウンメニューを使用して、使用する特定の言語と音声を選択します。
     • playerPlayIcon再生ボタンをクリックして、選択した言語と音声をプレビューします。 
     • 下部にある［保存］をクリックします。
   • Notetakerがミーティング参加時にチャットのアナウンスのみを使用するようにするには、次の手順に従います。
     • [お知らせ]で、[チャットメッセージのお知らせのみ]を選択します。
     • 下部にある［保存］をクリックします。

ユーザー固有の設定を構成する

Salesシートを割り当てられた  ユーザーで、書き留めツールへのアクセス権が付与されている場合、各書き留めツールの設定を調整できます。

議事録ツールが自動的にミーティングに参加するかどうかについてのアカウントのデフォルト設定を上書きするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［全般］に進みます。
3. ［カレンダー］タブをクリックします。
4. [ミーティングメモ担当者の自動参加]の下で、[今後の全てのミーティングに自動的に参加するようにメモ担当者を招待 する]チェックボックスをオンまたはオフにします。
   • このチェックボックスがオンされている場合、議事録ツールは対象となる全てのミーティングに自動的に参加します。
   • このチェックボックスをオフにすると、手動で招待された場合にのみ、議事録ツールがミーティングに参加します。
5. 下部にある［保存］をクリックします。

Notetakerを使用

議事録ツールがミーティングに参加する方法、レコーディングと文字起こしを確認する方法、ミーティングの議事録ツールを追加または削除する方法をご確認ください。

ミーティングでの議事録ツールの利用条件および議事録ツールの動作について

ミーティングで議事録ツールを利用できるのは、次の全ての条件を満たしている場合です。

• ミーティングがHubSpotに保存されること。
• ミーティングに1件以上のCRMコンタクトが参加者として含まれており、そのコンタクトのEメールアドレスで、HubSpotアカウントと同じドメインが使用されていないこと。
• ミーティングの場所がGoogle Meet、Microsoft Teams、Zoomのいずれかに設定されていること。

議事録ツールが対象となるミーティングに招待されると、全てのビデオ会議プロバイダーに共通して次のように動作します。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• 音声メッセージ、チャットメッセージ、ポップアップで、議事録ツールがミーティングとレコーディングに参加していることが通知されます。議事録ツールの使用を続けるには、ダイアログボックスで［承認］をクリックします。
• 待合室を設定している場合は、ビデオ会議の主催者が議事録ツールをミーティングに参加させる必要があります。主催者が使用を拒否した場合、議事録ツールは参加しません。メモ係がミーティングへの参加を認められずに5分以上待合室に座っていると、その人は去ります。
• ミーティングが終了した時点で、議事録ツールはHubSpotにコール オブジェクト レコードを作成し、そのコールを対応するミーティングに関連付けます。作成されたコールレコードを使用して、ミーティングのレコーディング、文字起こし、および要約に簡単にアクセスできます。ミーティング後にレコーディングと文字起こしを確認する方法について詳細をご確認ください。
• 参加者全員が会議を終了せずに退出すると、議事録作成者も3秒後に会議から退出します。
• Notetakerでは、最大3時間まで会議を録音できます。会議が3時間を超えて続く場合、ノートテイカーは自動的に会議から退出します。Notetakerが終了する前に記録された音声、文字起こし、および分析結果は、引き続きHubSpotで利用可能です。
• ミーティングの記録は2年間保存されます。

Google Meet、Microsoft Teams、Zoomで議事録ツールを使用する場合のプロバイダー固有の期待値についてご確認ください。

ミーティングのスケジュールを設定する際に手動で議事録ツールを追加または削除する

CRMレコードでミーティングのスケジュールを設定するときに、議事録ツールの招待ステータスを手動で変更できます。CRMレコードで［ミーティングを設定する］ボタンをクリックし、ミーティングの詳細を入力した後、次の手順に従います。

1. [メモ取り] セクションで、[メモ取りをミーティングに招待 ]チェックボックスをオンまたはオフにします。
2. ［保存］をクリックします。

別のユーザーの代理でミーティングを予約する場合（つまり、別のユーザーをミーティングの主催者として選択する場合）、議事録ツールの招待ステータスを調整することはできません。代わりに、[ Notetaker ]セクションの下に「Notetakerはホストのデフォルト設定に基づいて参加します」というメッセージが表示されます。

今後のミーティングでの議事録ツールのステータスを確認および編集する

記録係がCRMレコードから今後のミーティングに参加するよう設定されているかどうかを確認するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［CRM］＞［［オブジェクト］］（コンタクトレコード、会社レコード、取引レコードなど）に移動します。
2. レコードの名前をクリックします。
3. ［アクティビティー］タイムラインで、ミーティング名をクリックして、そのミーティングアクティビティーを展開します。
4. 議事録ツールがそのミーティングに参加するように設定されている場合は、ミーティングアクティビティーの上部に議事録ツールの名前を示す緑色のドットが表示されます。議事録ツールがそのミーティングに参加するように設定されていない場合は、ミーティングアクティビティーの上部に視覚的なインジケーターは表示されません。

議事録ツールがミーティングに参加するかどうかの設定を変更するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［CRM］＞［［オブジェクト］］（コンタクトレコード、会社レコード、取引レコードなど）に移動します。
2. レコードの名前をクリックします。
3. ［アクティビティー］タイムラインで、ミーティング名をクリックして、そのミーティングアクティビティーを展開します。
4. アクティビティーレコードの右上にある［アクション］＞［編集］をクリックします。
5. ［［会社名］議事録ツール］チェックボックスをオン／オフにします。
6. ［Save（保存）］をクリックします。

ミーティングの詳細ページで、今後のミーティングに参加するよう議事録ツールを招待するには、ミーティングの主催者が次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［営業］＞［営業ワークスペース］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［営業］＞［営業ワークスペース］に直接移動します。次に、［スケジュール］タブをクリックします。
2. 左側の［今後のミーティング］をクリックします。
3. ミーティング名をクリックします。
4. 画面右上の[ミーティングの招待のメモ取り] スイッチをオンにします。メモ係を招待解除するには、スイッチをオフにします。

Google Meetでメモを取る

Google Meetのミーティングで議事録ツールを使用するために、Google Meetアプリをインストールする必要はありません。ただし、カレンダーを接続して、一般的なセットアップ手順に従う必要があります。

議事録ツールを設定すると、Google Meetのミーティングに議事録ツールが参加する予定になっている場合は、次の動作が期待されます。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• ミーティングに参加すると同時に、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与されます。数秒後、議事録ツールにより、通話がレコーディングされていることを通知する音声メッセージが再生され、参加者には通話がレコーディングされていることを通知するチャットメッセージが送信されます。
• チャットメッセージは、議事録ツールがレコーディングを開始するときに1回だけ送信されますが、後から参加した他の参加者が確認できるよう、メッセージはチャットにピンどめされます。
• 議事録ツールが自動的にGoogle Meetのミーティングに参加しないようにするには、Google Meetで待合室を設定するという方法があります。Google Meetで待合室を設定すると、Google Meetのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールが通話への参加を待機していることを知らせるメッセージが表示されます。議事録ツールが通話に参加するには、主催者が、参加者としてのアクセス権を求めている議事録ツールの横にある［許可］をクリックする必要があります。議事録ツールにミーティングへの参加を許可すると、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与され、上記の音声メッセージとチャットメッセージによる通知が行われます。
• 主催者が、ミーティングに参加済みでレコーディングが許可されている議事録ツールによるレコーディングを停止するには、参加者としての議事録のタイルをクリックし、［削除］を選択します。これにより、議事録ツールはミーティングから除外されます。主催者は、参加者リストで参加者としての議事録ツールをクリックし、［削除］を選択することでも、議事録ツールを除外できます。

Microsoft Teamsでメモを取る

Microsoft Teamsのミーティングで議事録ツールを使用するために、Microsoft Teamsアプリをインストールする必要はありません。ただし、カレンダーを接続して、一般的なセットアップ手順に従う必要があります。

議事録ツールを設定すると、Microsoft Teamsのミーティングに議事録ツールが参加する予定になっている場合は、次の動作が期待されます。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• ミーティングに参加すると同時に、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与されます。数秒後、議事録ツールにより、通話がレコーディングされていることを通知する音声メッセージが再生され、参加者には通話がレコーディングされていることを通知するチャットメッセージが送信されます。
• チャットメッセージは、議事録ツールがレコーディングを開始するときに1回だけ送信されます。チャットにそのメッセージを手動でピンどめしない限り、メッセージが送信された後にミーティングに参加した参加者に、そのメッセージは表示されません。
• 議事録ツールが自動的にMicrosoft Teamsのミーティングに参加しないようにするには、Microsoft Teamsで待合室を設定するという方法があります。Teamsで待合室を設定すると、Teamsのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールが通話への参加を待機していることを知らせるメッセージが表示されます。議事録ツールが通話に参加するには、主催者が、参加者としてのアクセス権を求めている議事録ツールの横にある［許可］をクリックする必要があります。議事録ツールにミーティングへの参加を許可すると、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与され、上記の音声メッセージとチャットメッセージによる通知が行われます。
• 主催者が、ミーティングに参加済みでレコーディングが許可されている議事録ツールによるレコーディングを停止するには、参加者としての議事録のタイルをクリックし、［削除］を選択します。これにより、議事録ツールはミーティングから除外されます。主催者は、参加者リストで参加者としての議事録ツールをクリックし、［削除］を選択することでも、議事録ツールを除外できます。

Zoomでメモを取る

Zoomのミーティングで議事録ツールを使用するために、Zoomアプリをインストールする必要はありません。ただし、カレンダーを接続して、一般的なセットアップ手順に従う必要があります。

さらに、ミーティングの主催者が、Zoomアカウントで次の設定を有効にしている必要があります。コンピューターファイルへの記録、内部ミーティング参加者、外部ミーティング参加者。

議事録ツールを設定すると、Zoomのミーティングに議事録ツールが参加する予定になっている場合は、次の動作が期待されます。

• 議事録係はスケジュールされたミーティング時間に到着します。
• Zoomのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールにレコーディングを許可するよう求めるポップ アップ メッセージが表示されます。議事録ツールに通話を記録させるには、主催者はこのメッセージに対して［承認］をクリックする必要があります。［拒否］をクリックすると、議事録ツールはレコーディングを行いません。レコーディングが承認されると同時に、通話がレコーディングされていることを伝える音声メッセージが再生されます。
• ミーティングに参加する各参加者には、議事録ツールが通話をレコーディングしていること、議事録ツールに通話をレコーディングさせたくない場合は主催者に報告するよう伝えるようチャットメッセージが送信されます。
• 議事録ツールが自動的にZoomのミーティングに参加しないようにするには、Zoomで待合室を設定するという方法があります。Zoomで待合室を設定すると、Zoomのミーティング主催者がミーティングに参加すると同時に、議事録ツールが通話への参加を待機していることを知らせるメッセージが表示されます。議事録ツールが通話に参加するには、主催者が、参加者としてのアクセス権を求めている議事録ツールの横にある［許可］をクリックする必要があります。議事録ツールにミーティングへの参加を許可すると、議事録ツールには自動的にレコーディング権限が付与され、上記の音声メッセージとチャットメッセージによる通知が行われます。
• 主催者が、ミーティングに参加済みでレコーディングが許可されている議事録ツールによるレコーディングを停止するには、参加者としての議事録のタイルをクリックし、［削除］を選択します。これにより、議事録ツールはミーティングから除外されます。主催者は、参加者リストで参加者としての議事録ツールをクリックし、［削除］を選択することでも、議事録ツールを除外できます。

会議終了後、推奨される今後の対応策を確認する

ミーティング終了後、Notetakerは、パイプライン内の案件をより効率的に進めるための提案を生成します。Notetakerは、会議や電話の議事録および関連する取引情報を分析し、CRMへの更新提案、フォローアップメールの草案作成、そして価値の高い次のアクションの提示を行います。ユーザーはこれらの推奨事項を確認・適用することで、パイプラインにおける案件の進捗をよりスムーズに進めることができます。

注：AI機能の有効なデータ入力では、プロンプトを含め機密情報を共有しないでください。管理者はアカウント管理設定で生成AI機能を設定できます。HubSpot AIが信頼できるAIを提供し、データを管理するためにお客様のデータをどのように使用するかについては、当社の HubSpot AI Trust & Safetyに関する情報を参照してください。

HubSpotクレジット

2026年4月14日以降、スマートデータキャプチャ設定のカスタムプロパティーは、データエージェントを利用して、文字起こしの実行ごとにカスタムプロパティーごとに10クレジットを消費します。例えば、次のような使い方が考えられます。

• 1つのトランスクリプトが1つのカスタムプロパティで実行されると、10クレジットが消費されます。
• 5つのトランスクリプトが、それぞれ5つのカスタムプロパティで実行された場合、250クレジットが消費されます。

スマートデータ取得設定で使用される標準プロパティーはクレジットを消費しません。 

自動推奨設定を構成する

スーパー管理者は、CRM プロパティー更新の提案の対象となるプロパティーを設定できます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。 次に、左側のサイドバーの[ データ管理]で、[データ取得]をクリックします。
2. [スマートデータキャプチャを使用 ]チェックボックスをオンにします。
3. 適格なプロパティーを追加または削除するには、 ドロップダウンメニュー を使用して目的のオブジェクトタイプを選択します。

4. プロパティーを追加するには、右上の[[オブジェクト]プロパティーを追加 ]ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを選択します。
5. 各プロパティーについて、スマートデータキャプチャの提案を自動的に承認するか、承認のために手動でのレビューを必要とするかを選択できます。
   • プロパティーに関する提案を自動的に承認するには、そのプロパティーの横にある[自動化 ]チェックボックスをオンにします。
   • プロパティーに関する推奨内容をマネージャー手動で確認するように要求するには、そのプロパティーの横にある[自動化 ]チェックボックスをオフにします。

6. • デフォルトでは、[コールの成果 ]プロパティーと[ミーティングの成果 ]プロパティーの [自動化 ]チェックボックスがオンになっています。これらのプロパティーについて手動での承認を要求するには、[自動化 ]チェックボックスをオフにします。

6. プロパティーを削除するには、プロパティー名の右側にある[削除 ]をクリックします。
7. 変更を行った後、下部の[保存]をクリックします。

次のステップの推奨事項を表示

次のステップの推奨事項は、ミーティングまたはコールが終了した直後に利用できます。これらの推奨事項は、自動通知から、または関連付けられた取引に移動することで見つけることができます。

CRMの物件提案は、電話や会議が以下のすべての条件を満たす場合に表示されます：

• この録音は留守電ではありません。

• この録音の再生時間は少なくとも60秒です。（の対面式モバイル録音（）には適用されません。）

• この録音には、少なくとも2人の話し手がいます。（対面でのモバイル録画には適用されません。）

アクション項目は、通話や会議の継続時間が30秒以上の場合に表示されます（ただし、対面でのモバイル録画は、継続時間がどれほどであっても表示されます）。

推奨通知を受け取る

アクティビティー担当者には、推奨される次のステップが記載された以下の通知が自動送信されます。

これらの通知からの推奨事項を確認するには、次の手順に従います。

• 通知Eメールで、[ 次のステップを確認]をクリックします。
• アプリ内通知から:
  • アカウントの右上にある notification 通知アイコンをクリックします。
  • 通知のリストで、 通知をクリックします。
  • ポップアップボックスで、[今後のステップを確認 ]または[更新を確認]をクリックします。

取引のインデックスページで推奨事項を表示

• 推奨事項を一括表示するには、次の手順に従います。
  • 取引インデックスページの右上にある [アクション]をクリックします。
  • 次に、[ X件のデータ提案を確認]をクリックします。
• 特定の取引に関する推奨事項を表示するには、次の手順に従います。
• 取引のインデックスページで、取引名の横にある breezeSingleStar Breeze AIアイコンにマウスポインターを置きます。
• ポップアップボックスで、[ 文字起こしとレコーディングを確認]をクリックします。

取引レコードで推奨事項を表示

取引レコードに関連する新しいレコメンデーションが表示された場合は、左上のレコード ハイライト カードに、「 X件のデータの変更が見つかった」というメッセージが表示されます artificialIntelligenceEnhanced 。これらの変更を確認するには、[ 確認]をクリックします。

取引の1つのアクティビティーに関連する推奨事項を表示するには、次の手順に従います。

• 取引レコードの上部にある[ アクティビティ ー]タブをクリックします。
• アクティビティータイムラインのアクティビティー名の下にある[ breezeSingleStar 文字起こしと次のステップを確認]をクリックします。

推奨を確認して適用

ミーティング、ミーティングレコードの[レコーディング & 文字起こし ]タブの[ 次のステップ ]セクションに推奨事項が表示されます。

コールでの推奨は、 CRMアップデートの提案に限定されます。

ミーティング後にアクションアイテムを確認する

「アクションアイテムを確認 」セクションでは、推奨されるアクションアイテムを確認、編集、承認、または却下できます。

推奨されるアクション項目ごとに、以下のことが可能になります。

• ソース の上にマウスポインターを置き、推奨されるアクションのプロンプトとなった文字起こしの瞬間を表示します。
• edit 編集アイコンをクリックして、その項目のテキストを編集します。
• [ add タスクの追加] アイコンをクリックして 、アイテムのタスクを作成します。
• 推奨を却下するには remove 削除アイコンをクリックします 。

全てのアクションアイテムを1つのタスクとして保存するには、[1つのタスクとして保存]をクリックします。

ミーティング後にフォローアップEメールを送信する

フォローアップEメールを作成するには、次の手順に従います。

1. [アクション項目を確認]で、[フォローアップEメールを生成]をクリックします。
2. 右側のEメールエディターのポップアップウィンドウで、生成されたEメールを確認し、必要に応じて以下の項目に変更を加えることができます。
   
   • 受信者アドレス
   • CCアドレスとBCCアドレス
   • 件名
   • コンテンツ本文
3. Eメールを追加のレコードに関連付けるには、次の手順に従います。
   • Eメールエディターの下部にある[関連付けられている[x]件のレコード ]ドロップダウンメニューをクリックします。
   • 追加レコードの横にあるチェックボックスをオンにします 。
4. 必要に応じて内容を確認および調整したら、[ breezeSingleStar 送信 ]をクリックしてEメールを送信します。

CRM更新プログラムの提案を承認

ミーティングまたはコールの後に、提案されたCRMプロパティーに対する更新内容を確認、編集、承認、却下できます。

• ソース の上にマウスポインターを置くと、推奨される更新のプロンプトとなった文字起こしの瞬間が表示されます。
• 提案を受け入れるには、 success 承認アイコンをクリックします。
• 提案を却下するには、 remove 却下アイコンをクリックします。
• 承認する前にプロパティーの値を編集するには、プロパティー名の下のフィールド をクリックして、目的の値を入力します。

次のステップ

HubSpotアカデミーのアドバイスを活用して、コール後のルーチンを最大限に活用する方法を学ぶことができます。