「Mobile Notetaker」を使って、HubSpotモバイルアプリでミーティングを録音する

HubSpotモバイルアプリでミーティングを録画する場合、ホーム画面から、あるいは既存のミーティングのエンゲージメント画面から、タップ1回で録画を開始できます。ユーザーはオフラインの状態で録音を行い、オンラインに戻った際に、その録音を対応するミーティングやCRMレコードに関連付けることができます。録音後は、モバイルアプリ上で直接、文字起こし、AIによる要約、および次のステップに関する推奨事項を確認できます。

ご注意：議事録ツールは「センシティブデータ」の対象となるサービスではなく、保護対象の医療情報（PHI）に対応していません。PHIの取り扱いにご関心のある方は、HIPAA対応「議事録ツール Bot」のベータ版に「参加」してください。

HubSpotモバイルアプリでワンタップ録画を設定する

HubSpotモバイルアプリで対面でのミーティングを記録するには、HubSpotのデスクトップビューで以下の手順に従ってください：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側の「ツール」の下にある「& の録音文字起こし」をクリックします。
   • 「コミュニケーションの録音」スイッチをオンにしてください。
   • 「文字起こしと分析」のスイッチをオンにしてください。
3. 左側の「アカウント管理」の下にある「AI」をクリックします。
   • [生成AIのツールおよび機能へのアクセス権をユーザーに付与] のスイッチをオンに切り替えます。
   • [CRMデータ]スイッチをオンに切り替えます。
   • [顧客とのコミュニケーションデータ ]のスイッチをオンに切り替えます。
4. 左側の「データ管理」の下にある「データ取得」をクリックします。
   • 上部で、「スマートデータキャプチャを使用する」チェックボックスを選択します。
   • 議事録ツールの自動レコメンデーション設定を構成してください。

ミーティングの記録

1. モバイルデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. ホーム画面から録画を開始するには：
   • ホーム画面が「セールス」画面に設定されている場合は、右上のrecordIcon右上のマイクアイコンをタップしてください。
   • ホーム画面が「セールス体験」に設定されていない場合は：
     • 左上の をタップしますhorizontalMメニューアイコンをタップします。
     • 上部で、「選択した体験」をタップします。次に、「売上」をタップします。
     • ホーム画面で、右上のrecordIcon右上のマイクアイコンをタップします。
3. 既存のミーティングのエンゲージメントから録画を開始するには：
   • ホーム画面で、左上の「 」メニューアイコンをタップします。
   • 左側のサイドバーで、「 」の「ミーティング」をタップします。
   • ミーティング名をタップしてください。
   • ミーティングの記録では、「Mobile Notetaker」の横にある「記録」をタップします。
4. 関連付けられたCRMレコードから記録を開始するには：
   • ホーム画面で、左上の「 」メニューアイコンをタップします。
   • 左側のサイドバーで、オブジェクトの種類（例：連絡先）をタップします。
   • 検索バーを使ってレコードを検索し、そのレコード名をタップしてください。
   • 記録上、「アクティビティー」タブでそのミーティングのエンゲージメントを探してください。次に、「議事録ツール」の横にある「録音」をタップします。
5. コールの録音を行うのが初めての場合は、ダイアログボックスで「許可」をタップし、HubSpotがマイクにアクセスできるようにしてください。
6. 議事録ツールは直ちに録音を開始します。

7. ミーティングの録音保存と文字起こしの作成を行うかどうかを選択するには：
   • 画面上部の「録画を保存」をタップします。
   • 音声録音を保存したり、文字起こしを作成したりせずにミーティングを記録するには、「録音を保存」スイッチをオフにしてください。
   • 音声録音を保存し、文字起こしを作成するには、「録音を保存」スイッチをオンにしてください。
   • Mobile Notetaker は、「録音の保存」オプションで最後に選択した設定を記憶し、今後のミーティングではその設定がデフォルトで選択された状態になります。

ご注意： [ 録音を保存 ] スイッチがオフになっている場合、Mobile Notetaker はミーティングの AI 要約のみを生成します。音声録音の保存、文字起こしの作成、フォローアップ措置の提案、CRMへの更新提案は行われません。

8. 録画を一時停止するには、下部にあるplayerPauseIcon下部にある「一時停止」ボタンをタップしてください。
9. 録画を再開するには、下部にあるrecordIcon下部にある「再開」ボタンをタップしてください。
10. 録画を削除するには、下部にあるdeleteIcon下部にある「削除」ボタンをタップしてください。次に、ダイアログボックスで「削除」をタップします。
11. 録音を終了するには、下部にあるsuccessIcon下部にある「完了」ボタンをタップしてください。

録音の詳細と関連付けを編集する

録音が終わったら、ミーティング記録の名前やその他の詳細を編集したり、CRMレコードに関連付けたりすることができます。

ご注意：オフライン状態でミーティングを録音した場合、オフラインのままでも録音を再生したり、ミーティング名を編集したりすることができます。ミーティングをCRMレコードに関連付けるには、まずインターネットに接続する必要があります。

1. 録音を再生するには、playerPlay再生ボタンをタップしてください。
2. 録画名を編集するには：
   • 録音の右側にあるverticalMenu録画の右側にある縦に並んだ3つの点アイコンをタップします。
   • 次に、ダイアログボックスに名前を入力し、「保存」をタップします。
3. 既存の予定済みミーティングに録画を関連付けるには：
   • 右下の「 more」アイコンをタップします。次に、「予定されているミーティングを選択」をタップします。
   • カレンダー上で、すでに予定されているミーティングをタップします。
   • 選考の対象となるには、予定されているミーティングがHubSpotを通じて直接作成されている必要があります（つまり、サードパーティ製のカレンダーから同期されたものではないこと）。
   • スケジュールされたミーティングの記録の詳細と関連付け情報を編集します。
4. その録画を新しいミーティングとして記録するには：
   • 右下の「 more」アイコンをタップします。次に、「ミーティングを記録」をタップします。
   • 新しいミーティング記録の詳細と関連付けを編集します。

ミーティングの詳細と関連付けを編集する

録音データを予定されているミーティングに関連付けたり、新しいミーティングを登録したりした後、そのミーティング記録の詳細を編集することができます。たとえば、説明を追加したり、ミーティングの成果を選択したり、ミーティング記録をCRMレコードに関連付けたりすることができます。

1. ミーティングの説明を追加するには、「ミーティングの説明...」というフィールドをタップして、テキストを入力してください。
   • 画像を追加するには、カメラのアイコンをタップしてください。次に、画像の保存元を選択し、画像を選んでください。
   • 添付ファイルを追加するには、attach添付ファイルアイコンをタップします。次に、添付ファイルの保存場所を選択し、ファイルを選んでください。
   • 特定のユーザーを指定するには、mentionアンパサンドアイコンをタップし、ユーザーを選択してください。
2. ミーティングのフォローアップタスクを作成するには、「フォローアップタスク」ボタンをタップしてください。
   • フォローアップのタイミングを調整するには、「フォローアップ」をタップし、必要な項目を選択してください。
   • 右上の「保存」をタップします。
3. 「ミーティングの種類」および「ミーティングの結果」ボタンをタップして、記録されたミーティングの種類と結果を選択してください。
4. 「期間」および「日付／時刻」ボタンをタップして、録画されたミーティングについて保存される具体的なタイミングの詳細を調整します。
5. ミーティングをCRMレコードに関連付けるには：
   • 下部にある「関連付け」ボタンをタップしてください。
   • レコードの種類をタップし、関連付けたいレコードの横にあるチェックボックスを選択してください。次に、右上の「完了」をタップします。
   • その記録を、異なるタイプの複数のレコードに関連付けることができます。
   • レコードの関連付けが完了したら、右上の「適用」をタップしてください。
6. ミーティングの詳細の編集が終わったら、右上の「保存」をタップしてください。

既存の録音を確認する

モバイルアプリで撮影した録画にアクセスするには：

1. モバイルデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. 左上の「 」メニューアイコンをタップします。
3. 左側の「 」の「Mobile 議事録ツール」をタップします。
4. 録音一覧から、上記の手順に従って個々の録音を確認・編集することができます。

記録の確認と推奨される対応

録音内容を「ミーティング」として登録すると、Mobile Notetakerが音声を処理して文字起こしを作成し、次のステップに関する提案を表示します。ミーティングの要約が完成すると、そのミーティングの「要約」タブへのリンクが記載されたプッシュ通知を受け取ることができます。モバイル通知の管理方法をご覧ください。

ミーティングの内容、議事録、および今後の対応策として提示された提言を確認するには：

1. モバイルデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. 左上の「 」メニューアイコンをタップします。
3. 左側の「 」の「Mobile 議事録ツール」をタップします。
4. その特定の記録の下部にある「ミーティングの記録が作成されました」をタップします。
5. 記録されたミーティングのエンゲージメントから、以下のことが確認できます：
   • ミーティングの詳細を確認・編集してください。
   • ミーティングの議事録を確認してください。
   • 推奨されるフォローアップ措置を講じてください。
6. ミーティングの説明を編集したり、ミーティングの関連付けを調整したりするには：
   • 右上のverticalMenu縦に並んだ3つの点のアイコンをタップします。次に、「編集」をタップします。
   • 必要に応じて、ミーティングの詳細を調整してください。
   • ミーティングの詳細の編集が終わったら、右上の「保存」をタップしてください。
7. 記録されたミーティングの記録を共有するには、右上のverticalMenu右上の縦に並んだ3つの点のアイコンをタップしてください。次に、「共有」をタップします。
8. 記録されたミーティングの記録を削除するには：
   • 右上のverticalMenu右上の縦に並んだ3つのドットのアイコンをタップします。次に、「削除」をタップします。
   • ダイアログボックスで、[削除]をタップします。

ミーティングの詳細を確認・編集する

1. 記録されたミーティング画面で、上部の「詳細」をタップします。

2. ミーティングの種類やミーティングの結果を変更するには、「ミーティングの種類」または「ミーティングの結果」をタップし、希望する値をタップします。
3. 関連付けされたレコードの詳細を確認するには：
   • 「団体」の下にあるレコードをタップします。
   • 記録されたミーティングに戻るには、左上の「閉じる」をタップしてください。
4. ミーティング記録に内部コメントを追加するには：
   • 下部にある「コメントを追加」をタップしてください。
   • テキストボックスにコメントを入力してください。 mentionIconアンパサンドのアイコンをタップし、ユーザーをタップしてメンションします。コメントを追加するには、sendIcon送信アイコンをタップして、コメントを追加してください。
   • コメントの追加が終わったら、左上の「成約」をタップしてください。

録画と文字起こしの確認

1. 記録されたミーティング画面で、上部の「確認」をタップします。

2. 上部の再生コントロールを使用して、録音されたミーティングの音声を再生してください。
3. 「ミーティングメモ」で、AIが作成したミーティングの要約を確認してください。概要のビューを表示している間、メールで共有したり、コピーしたりすることができます：
   • 要約をメールで共有するには、「メール」をタップしてください。要約はメールの本文に追加されます。
   • 概要のテキストをコピーするには、「コピー」をタップしてください。
4. 「トランスクリプト」の下にある文字起こしを確認してください。

推奨されるフォローアップ措置を講じる

1. 記録されたミーティング画面で、上部の「アクション」をタップします。

2. 「検討中」のアクション項目で、提案されたフォローアップタスクを確認してください。
3. 「CRMプロパティー更新」で、関連付けされたレコードのCRMプロパティーに対する更新候補を確認してください。議事録ツールの自動レコメンデーション設定の方法を学びましょう。

ご注意： CRMプロパティー更新提案は、再生時間が10秒を超える録画に対してのみ表示されます。