HubSpotのデータエンリッチメント機能を使用すると、CRM内の連絡先について、そのデータがHubSpotの商用データセットにも含まれている場合、オプトアウトの通知が届くことがあります。これらの通知は、当該個人がHubSpotに直接連絡を取り、そのデータセットから自身の業務関連データを削除するようHubSpotに依頼したことを意味します。
以下では、これらの通知が送信される理由、オプトアウトがCRMデータの充実度にどのような影響を与えるか、そしてデータ保護要件を遵守するために取るべきベストプラクティスについて確認してください。
エンリッチメントのオプトアウト通知を受け取った理由
コンタクトレコードや会社レコードを充実させる際、HubSpot は自社の商用データセット、サードパーティのプロバイダー、およびインターネット上の公開情報源を活用し、入力または更新すべき追加のプロパティーを特定します。個人は、HubSpotに直接連絡し、自身の職務上の詳細情報が連絡先や会社レコードのデータ充実化に利用されることを希望しない旨を伝えることで、このデータベースからの登録解除を行うことができます。
データ保護法に基づき、HubSpotは当該個人のデータを削除し、以前にそのデータを受け取っていた顧客に通知する義務があります。オプトアウト通知は、HubSpotが個人のエンリッチメントデータを削除し、エンリッチメント目的での使用を停止したことを証明するものです。
連絡先は、以下の方法のいずれかを通じてオプトアウトした可能性があります：
- ある連絡先が、HubSpotの「プライバシー設定」フォームに、「HubSpotの商用データセットから自分のデータを削除する」チェックボックスにチェックを入れた状態で送信しました。
- 一部の国や地域（EUなど）では、その国や地域に居住する連絡先が商用データセットに追加された際、HubSpotからEメールで通知を行うことが義務付けられています。コンタクトは手順に従い、Eメールに含まれるオプトアウトを行うことができます。
誰かがオプトアウトした場合の動作
コンタクトがHubSpotのエンリッチメントデータセットをオプトアウトすると、以下の状況が発生します。
- HubSpotはエンリッチメントシステムからデータを削除します。
- HubSpotは、その連絡先について過去にエンリッチメントデータを受け取ったことのあるアカウントに対し、その連絡先がオプトアウトしたことを通知します。
- そのコンタクトのエンリッチメントは停止されます。
- オプトアウトされた連絡先には、「enrichment opt out」というプロパティーが設定されます。
オプトアウトがCRMデータに与える影響
オプトアウト通知を受け取ったとしても、HubSpotアカウントから連絡先やデータが削除されることはありません。次の処理が行われます。
- エンリッチメントによって受け取ったデータは、お客さまのアカウント内で変更されません。
- 手動で追加したデータ、または手動で追加したデータは、アカウント上で変更されません。
- アカウント内でそのコンタクトに対する今後のエンリッチメント値の更新は停止されます。
エンリッチメントとは別に（例えば、フォーム送信や直接のやり取りなどを通じて）、この連絡先に関するデータを独自に収集していた場合は、そのデータを保持できる可能性があります。エンリッチメントを通じてのみ取得したデータについては、その利用を継続するための別の法的根拠があるかどうかを、法務部門と協議して検討することをお勧めします。
エンリッチされたデータの削除リクエストを確認・管理する
CRMに登録されている連絡先についてオプトアウトの通知を受け取った場合、HubSpotはその連絡先のデータをHubSpotの商用データセットから削除します。このようなリクエストが発生すると、スーパー管理者に通知されます。以前にコンタクトレコードに追加されたエンリッチメントデータは、HubSpotアカウントに残っています。
エンリッチメントされたデータの削除要求の保留中の通知を確認
個人からHubSpotに個人データの削除依頼があった場合、件名が「対応が必要：エンリッチデータの削除依頼が保留中」というメールが自動的に送信されます。
そのメールでは、HubSpotのデータプライバシー設定で、そのリクエストをユーザーに割り当てるようプロンプトが表示されます。また、これらのリクエストに対して自動処理を設定することもできます。エンリッチされたデータの削除リクエストの管理について、詳しくはこちらをご覧ください。
エンリッチされたデータの削除リクエストを管理する
拡張データの削除リクエストを管理するには、以下のオプションがあります：
お客さまの状況に応じたデータ保護規則の適用方法についてご不明な点がございましたら、貴社の法務部にご相談ください。
よくあるご質問（FAQ）
エンリッチメントデータを削除すると、CRMからその連絡先が削除されてしまいますか？
いいえ。コンタクトレコードはアカウントに残ります。削除されるのはHubSpotが提供するエンリッチメントデータのみです。
連絡先が、エンリッチメントデータセットから自身のデータを削除するよう要求した場合、それはその連絡先が私のアカウントからのマーケティング通信の受信もオプトアウトしたことを意味するのでしょうか？
いいえ。エンリッチメントデータセットから自身のデータを削除するよう依頼することは、マーケティングメールの購読やその他のCRM設定とは別件です。
他のコンタクトのデータは引き続きエンリッチメントが機能しますか?
はい。他の適格なコンタクトおよび会社に対しては引き続きエンリッチメントが通常どおりに機能します。
コンタクトを後で再エンリッチメントすることはできますか?
いいえ。HubSpotの商用データセットから個人が削除されると、それ以降のデータ補完リクエストでは、その連絡先に関するデータは返されません。
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