レコードとアクティビティーをインポートする

データを一括で追加または更新するには、HubSpotにファイルをインポートします。コンタクトや会社などのレコードや、コンタクトに送信したEメールや進行中の取引のミーティングなどのアクティビティーをインポートできます。

実行できるインポートのタイプと、サポートされているオブジェクトとアクティビティーを以下に示します。

• 単一のオブジェクトまたはアクティビティーのインポート：1つのオブジェクトまたはアクティビティーを作成または更新するためのインポートです。単一オブジェクトのインポートでは、以下のことが行えます。
  • コンタクト、会社、取引、チケット、コール、製品、カスタム オブジェクト レコードを作成または更新できます。

• • タスクを作成できますが、更新はできません。
• 複数のオブジェクトとアクティビティーのインポート：複数のオブジェクトとアクティビティーを作成、更新、関連付けするためのインポートです。複数のオブジェクトとアクティビティーを1つのファイルにまとめてインポートすることも、2つまたは1つのオブジェクトと1つのアクティビティーを別々のファイルにまとめてインポートすることも可能です。複数オブジェクトのインポートでは、以下のことが行えます。
  • コンタクト、コンタクト、会社、取引、チケット、コールのカスタム オブジェクト レコードを作成または更新できます。商品項目を作成または更新できますが、取引に関連付けることが必須です。
  • Eメール、ミーティング、メモ、タスクを作成できますが、更新はできません。Eメール、ミーティング、メモはオブジェクトに関連付ける必要があります。

以下に説明する手順は全てのインポートに適用できますが、特定のインポートタイプにのみ適用される手順もあります（複数オブジェクトのインポートでレコードを関連付ける手順など）。詳しくは、インポートファイルの要件をご確認ください。

インポートする前に

インポートを開始する前に、以下の点をご確認ください。

• HubSpotにインポートするオブジェクトレコードに対する「インポート」権限と「編集」権限を持っていること。 
• オブジェクト、レコード、プロパティーの詳細と、HubSpotでCRMデータベースを管理する方法。
• インポートファイルを設定していて、必須フィールドが全て含まれていること。ファイルを適切に設定することで、インポートエラーや間違ったデータがCRMに追加されるのを防ぐことができます。作業開始に当たってサンプルのインポートファイルを参考にできます。
• 検討できるレコードの作成、同期、関連付けの方法が他にもあります。
  • コンタクトと会社の場合、コンタクトのEメールドメインに基づいて、自動的に会社を作成してコンタクトに関連付ける設定を有効にすることもできます。コンタクトが会社のドメインとは異なるEメールドメインを使用している場合や、他のオブジェクトをインポートする場合は、インポートを使用してレコードを関連付ける手順に従ってください。
  • 別のシステム内にデータがあり、双方向同期を設定する場合は、インポートではなく、HubSpotに接続してHubSpotのデータ同期を使用する方法をご確認ください。

レコードとアクティビティーをインポートする

HubSpotアカウントにインポートする方法の概要については、以下の動画をご覧ください。

ファイルを設定した後でHubSpotにインポートするには、次の手順に従います。

• オブジェクトのホーム画面の右上にある［インポート］をクリックするか、インポート設定にアクセスします。
  • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで、［インポートとエクスポート］に移動します。
  • ［インポートに移動］をクリックします。
• ［インポート］ページで、［インポートを開始］をクリックします。
• ［コンピューターからのファイル］を選択し、［次へ］をクリックします。［過去のインポートを再度実行］を選択して、以前のインポートと同じプロパティーでインポートを実行することもできます。
• インポートのタイプに応じて、ファイル数とオブジェクト/アクティビティーを選択します。
  • 単一のオブジェクトまたはアクティビティーのインポート： 
    • ［1件のファイル］を選択し、［次へ］をクリックします。
    • ［1種類のオブジェクト］を選択し、［次へ］をクリックします。
    • インポートファイルに含まれているオブジェクトまたはアクティビティーを選択します。単独でインポートできるアクティビティーはコールとタスクだけです。

• • 1つのファイルでの複数のオブジェクトまたはアクティビティーのインポート：
    • ［1件のファイル］を選択し、［次へ］をクリックします。
    • ［複数のオブジェクト］を選択し、［次へ］をクリックします。
    • インポートファイルに含めるオブジェクトまたはアクティビティーを選択して、［次へ］をクリックします。

• • 2つのファイルでの複数のオブジェクトまたはアクティビティーのインポート：
    • ［複数オブジェクトと関連付け］を選択し、［次へ］をクリックします。
    • 2つのオブジェクト、またはオブジェクトとアクティビティーを選択し、［次へ］をクリックします。

• 各オブジェクトまたはアクティビティーについて、［ファイルを選択］をクリックし、インポートファイルを選択します。
• 各オブジェクト/アクティビティーについて、［［オブジェクト/アクティビティー］のインポート方法を選択］ドロップダウンメニューをクリックし、データのインポート方法を選択します。

• • ［［レコード/アクティビティー］の作成と更新］：インポートにより、新規のレコードとアクティビティーが作成されます。また、既存のレコードが識別されて更新されます。新規レコードまたはアクティビティーを作成するには、そのオブジェクトまたはアクティビティーに必要なプロパティーがファイルに含まれている必要があります。既存のレコードを更新するには、ファイルに固有IDを含める必要があります。
  • ［新規の［レコード/アクティビティー］の作成のみ］：インポートにより、新規のレコードとアクティビティーの作成のみが行われます。インポートファイル内の既存のレコードは無視されます。新規レコードまたはアクティビティーを作成するには、そのオブジェクトまたはアクティビティーに必要なプロパティーがファイルに含まれている必要があります。
  • ［既存の［レコード/アクティビティー］の更新のみ］：インポートにより、既存のレコードの更新のみが行われます。インポートファイル内の新規のレコードとアクティビティーは無視されます。既存のレコードを更新するには、ファイルに固有IDを含める必要があります。

注：Eメール、ミーティング、メモ、タスクは、どのような方法でデータをインポートしても、インポートで更新することはできません。

• 同じオブジェクトの関連付けをインポートする場合は、［同じオブジェクト間の関連付け］チェックボックスをオンにします。
• 既定の言語以外の言語でデータをインポートする場合は、［ファイルの列ヘッダーの言語を選択］ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。正しい言語を選択すると、HubSpotが列ヘッダーを既存の既定のプロパティーと正しく一致させることができます。選択した言語に一致するものがない場合、HubSpotは一致させる英語のプロパティーを探します。
• ［次へ］をクリックします。
• 2つのファイルから複数のオブジェクトをインポートして関連付ける場合は、両方のファイルにどの列が含まれるかを示します。
  • ［ファイルで見つかった共通の列ヘッダー］ドロップダウンメニューをクリックし、共通する列の名前を選択します。
  • ［（共通の列）が一意のキーになっているのはどのオブジェクトですか？］ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーのインポート先オブジェクトを選択します。例えば、コンタクトと会社をインポートする場合、「会社名」を共通の列として使用しているとしたら、［会社］を選択して会社レコードにこのデータをアップロードします。
• ［次へ］をクリックします。
• ［ファイルの列を（オブジェクト／アクティビティー）プロパティーにマッピングする］画面では、ヘッダー、ヘッダー言語、およびプロパティー名に基づいて、ファイル内の列が選択したオブジェクトまたはアクティビティーのプロパティーに自動的にマッピングされます。2つのファイルをインポートした場合、それぞれのオブジェクトまたはアクティビティーにマッピングページが作成されます。
• 「マッピングガイド」には、オブジェクトまたはアクティビティーの作成または更新に必要なプロパティーが表示されます。インポートの目的を達成するために必要なプロパティーがファイルに欠けている場合（既存の取引の更新を選択したものの、「レコードID」列を含めていなかった場合など）は、エラーを回避するためにインポートファイルを修正してからインポートを再開してください。
• スプレッドシートの最初の3行のプレビューが［情報のプレビュー］列に表示されます。
  • エラーが検出されなければ、［マッピング済み］列にsuccessチェックマークが表示されます。
  • 特定のエラーが検出されると、exclamation［マッピング済み］列にアラートアイコンがエラーの数とともに表示されます。［x件のエラー］をクリックすると、エラーの解決方法を確認できます。

• 間違ったオブジェクトまたはアクティビティーのプロパティーにマッピングされた列がある場合は、［次の形式としてインポート］列のドロップダウンメニューをクリックし、正しい［オブジェクト/アクティビティー］プロパティーを選択します。

• インポートで同じオブジェクトレコードを関連付けるには、関連付けられるレコードの固有IDプロパティーを関連付けとしてマッピングします。そのためには、固有IDの行で以下の操作を行います。
  • ［次の形式としてインポート］列でドロップダウンメニューをクリックして、［関連付け］を選択します。 
  • ［HubSpotプロパティー］列で、［プロパティーを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、固有IDプロパティー（［Eメールアドレス］や［レコードID］など）を選択します。

• 既存のプロパティーにマッピングされていない列がある場合、または間違ったプロパティーにマッピングされている場合は、［HubSpotプロパティー］列でドロップダウンメニューをクリックします。ドロップダウンメニューで、次のいずれかの操作を選択できます。
  
  • 既存のプロパティーに列をマッピングする場合は、既存のプロパティーを検索して選択します。プロパティーにマウスポインターを合わせると詳細が表示され、選択する前に正しいプロパティーにマッピングしていることを確認できます。
  • 新しいカスタムプロパティーを設定する場合は（オブジェクトのみ）、［新規プロパティーを作成］をクリックし、右側のパネルでプロパティーを設定します。列のデータがこの新しいカスタムプロパティーにマッピングされます。

• 個々の列からのデータのインポートをスキップするには、［次の形式としてインポート］列でドロップダウンメニューをクリックし、［列をインポートしない］を選択します。プロパティーがマッピングされていない全ての列のデータのインポートをスキップする場合は、右下の［マッピングされていない列のデータをインポートしない］チェックボックスをオンにします。

• 既存のレコードを更新する場合、またはクロスオブジェクトレコードを関連付ける際に重複を回避したい場合は、適切な固有ID（［レコードID］、［Eメールアドレス］、［会社ドメイン名］、［カスタム固有値］プロパティーなど）をマッピングしていることを確認します。
  
  • レコードID：列をHubSpotプロパティー列のレコードIDにマッピングします。ファイルの行に［レコードID］の値がない場合は、新しいレコードが作成されます。

• • Eメール（コンタクトのみ）または会社のドメイン名（会社のみ）：列を、［HubSpotプロパティー］列の対応するプロパティーにマッピングします。
  • 固有の値が必要なカスタムプロパティー（コンタクト、会社、取引、チケット、カスタムオブジェクトのみ）：固有の値が必要なプロパティーを作成した場合、HubSpotプロパティーの列にそのプロパティーの列をマッピングします。複数の固有の値プロパティーをインポートする場合、インポートを完了する前に、［詳細］ページで識別子として使用するプロパティーを選択します。

• レコードを更新する場合は、インポートによってレコードの既存のプロパティー値が上書きされないように、［既存の値を管理］列のチェックボックスをオンにします。プロパティーでこのオプションがオンになっている場合、すでに値があるレコードのプロパティーはインポートによって更新されませんが、現在プロパティーの値がない新規または既存のレコードのプロパティーは更新されます。
  • インポートによって個々のプロパティーで既存の値が上書きされないようにするには、プロパティーの行で［上書きしない］チェックボックスをオンにします。
  • インポートによって、インポートに含まれる全てのプロパティーで既存の値が上書きされないようにするには、表の上部にあるチェックボックスをオンにします。

• 複数のオブジェクトをインポートして関連付ける場合、関連付けラベルをインポートするには、次の手順に従います（ProfessionalとEnterpriseのみ）。
  • ［次の形式としてインポート］列でドロップダウンメニューをクリックし、［関連付けラベル］を選択します。新しい関連付けラベルをインポートしても、既存の関連付けラベルが上書きされることはありません。インポートされたラベルは、追加の関連付けラベルとしてレコードに追加されます。レコードから関連付けラベルを手動で削除する方法をご確認ください。
  • 2つのオブジェクトをインポートする場合、［HubSpotプロパティー］列には、インポートするオブジェクトのオブジェクト関係が自動的に入力されます（例：コンタクトと会社など）。3つ以上のオブジェクトをインポートする場合、関連付けラベルが示す関係を持つ2つのオブジェクトを選択します。

• 全ての列がマッピングされたか、マッピングされていない列を［列をインポートしない］に設定したら、［次へ］をクリックします。2つのファイルをインポートした場合は、2つ目のオブジェクトまたはアクティビティーのプロパティーをマッピングしてから、［次へ］をクリックします。
• インポートの詳細を入力します。
  
  • インポート名を入力します。
  • ファイルに複数の固有の値プロパティー（コンタクト、会社、取引、チケット、カスタムオブジェクトのみ）が含まれている場合、［既存の（オブジェクト）の検索に使用するプロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、レコードの更新または重複削除に使用するプロパティーを選択します。
  • コンタクトをインポートする場合：
    
    • インポートされたコンタクトのリストを自動的に作成するには、［このインポートからコンタクトのリストを作成］チェックボックスをオンにします。既存のコンタクトをリストに追加するためだけにインポートした場合（つまり、「Eメール」や「レコードID」の値が含まれているが、新しいプロパティーの値がないファイルの場合）、レコードはインポート履歴テーブルと個々のインポートのサマリーに「更新されたレコード」として含まれます。
    • コンタクトがあなたから連絡があると了承していること、さらにインポートファイルに購入者リストが含まれていないことに同意するために、チェックボックスをオンにします。HubSpotの利用規定について詳細をご確認ください。
    • アカウントでデータプライバシー設定を有効にしている場合は、［コンタクトのデータを処理するための法的根拠を設定］ドロップダウンメニューをクリックして、処理の法的根拠を選択します。

• • 日付プロパティーが含まれるファイルをインポートする場合は、［日付形式］ドロップダウンメニューをクリックして、スプレッドシートの日付値がどのように書式設定されているかを確認します。
  • 数値プロパティーが含まれるファイルをインポートする場合は、［数値の形式］ドロップダウンメニューをクリックして、どの国の数値の形式をデータに使用するかを決定します。
• インポートのオプションを設定したら、［インポート完了］をクリックします。

インポートが完了したら、オブジェクトのホーム画面で新規レコードと更新されたレコードを確認できます。また、新規タスクは、タスクのインデックスページ、新規アクティビティーはレコードで確認できます。インポートにエラーがあった場合は、インポートエラーを解決する方法をご確認ください。また、以前のインポートでのアクション（リストの作成、閲覧、インポートしたレコードの削除など）を表示、分析、完了できます。