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コンタクトリストを整理してEメールの到達率を向上させるには

更新日時 October 12, 2018

対象製品

Marketing Hub
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Professional, Enterprise
Basic

ハードバウンス率が高くなってきたら、コンタクトのデータベースを整理するタイミングです。コンタクトリストを最新の状態に維持することは、Eメールマーケティングのメリットを最大限に引き出すのに最も効果的なテクニックです。Eメールのスパムフィルター は非常に高度で、迷惑メールを確実に検出し排除します。御社からの連絡を待っている顧客や御社のコンテンツに対するエンゲージメントが高い顧客に焦点を絞ることで、最も重要度の高い受信トレイに確実にメールを届けましょう。

こちらのガイドではコンタクトをオリジナルソースに基づいて整理する方法をステップごとに解説します。

コンタクトをオリジナルソースを特定する

最適なソースから得られた、エンゲージメントのあるコンタクトに焦点を絞ることは、効果的なEメール到達率を実現させるうえでとても重要です。コンタクトの見直しと評価を行う方法をソースの種類別にまとめました:

コンタクトをインポートする前に、 HubSpot を介したEメール送信先として適していることを確認することをおすすめします。下に HubSpot おすすめのコンタクト整理方法をソースの種類ごとにまとめました。

ご注意ください: ソースの種類とおすすめのステップをご覧になったうえでコンタクトについてまだご不明な点がございましたら、担当のカスタマー・サクセス・マネージャーに直接お問い合わせいただくか、HubSpot コミュニティでトピックを作成いただくこともできます。

コンタクトの登録期間

ソース属性がないコンタクトの大半は、情報が古いことが原因になっています。コンタクトがあまりに古いためにソースがわからない場合は、以下のプロパティーを使って (HubSpot だけでなく CRM や ESP からも) コンテクストを集めましょう: 

  • 作成日
  • 最近のコンバージョンの日付
  • 最後のフォーム送信
  • 最後のEメール開封
  • 最後のEメールクリック
  • 最後の返信
  • 最後の購入の日付
  • 最後のアクティビティの日付 

コンタクトの日付フィールドのプロパティーがどれも不明な場合は下の不明なソース をご覧ください。


ウェブサイトからのフォーム送信

御社のウェブサイトで見込み客となったコンタクトは、以下の条件を満たす高品質のソースから獲得されたものです:

  • 御社の事業内容を理解している。
  • 御社のEメール送信者の名前またはドメインを認識している。
  • 御社のサービスや製品に関心を持っている。

ご注意ください: フォームから収集されたすべてのEメールアドレスが、マーケティングEメールの受信を明確に承諾していることを必ず確認してください。例えば、コンテンツのオファーを受信するためにフォームを送信したコンタクトでも、Eメールによる定期的な最新情報の受信を希望していない場合があります。フォームチェックボックス はコンタクトがマーケティングEメールの受信を希望していることを確認するための追加ステップとして一般的に用いられています。

ウェブサイトからフォームを送信したコンタクトにおいてメール到達率の問題が生じている場合は、下の手順に従ってコンタクトの見直しと評価を実施することができます:

  • 最近のエンゲージメントをチェックし、そのコンタクトが現在も御社からの情報に関心をもっていることを確認します。HubSpot で以下のプロパティーにおける最後のエンゲージメントの日付を探しましょう:
    • 最後のEメールの日付
    • 作成日
    • 最近のコンバージョンの日付
    • 最後のフォーム送信
    • 最後のEメール開封
    • 最後のEメールクリック
    • 最後の返信
    • 最後の購入の日付
  • 過去1年間にEメールやウェブサイトへのエンゲージメントがあったコンタクトは、今後のマーケティングキャンペーンにおけるEメール送信先として適していると判断します。
  • 上記のプロパティーのうち不明なものや1年以上前のものがある場合は リエンゲージメントキャンペーン を実施して、そのコンタクトが御社のコンテンツにまだ関心をもっていることを確認しましょう。
    • Eメールキャンペーンでは そのコンタクトが過去に関心を示した情報に関連したコンテンツを含めるようにしてください。
    • 開封やクリックなどの Eメールエンゲージメント 起こるまで1~2週間ほど待ちます。
    • リストを作成して リエンゲージメントEメールに反応しなかったコンタクトをまとめ、 削除します

別のCRMまたはEメールサービスプロバイダー

はじめて HubSpot をご使用になるお客様の多くが、別のコンタクトデータベースやEメールサービスプロバイダーからコンタクトをインポートされています。 リストを HubSpot へインポートする前に、コンタクトの関心やエンゲージメント履歴についてすでに把握できている情報を確認してみてください。

  • お使いのデーターベースで以下の情報を確認し、既存のコンタクトが御社のコンテンツに対して最後にエンゲージメントを示した日付をチェックします:
    • 最後のEメールの日付
    • 作成日
    • 最近のコンバージョンの日付
    • 最後のフォーム送信
    • 最後のEメール開封
    • 最後のEメールクリック
    • 最後の返信
    • 最後の購入の日付
  • 過去1年間にEメールやウェブサイトへのエンゲージメントがあったコンタクトは、今後のマーケティングキャンペーンにおけるEメール送信先として適していると判断します。
  • 上記のプロパティーのうち不明なものや1年以上前のものがある場合は リエンゲージメントキャンペーン を実施して、そのコンタクトが御社のコンテンツにまだ関心をもっていることを確認しましょう。
    • Eメールキャンペーンでは そのコンタクトが過去に関心を示した情報に関連したコンテンツを含めるようにしてください。
    • 開封やクリックなどの Eメールエンゲージメント 起こるまで1~2週間ほど待ちます。
    • リストを作成して リエンゲージメントEメールに反応しなかったコンタクトをまとめ、 削除します

セールスチームまたはそのほかの社内チーム

セールスチームはスピードが命です。時には、コンタクトのオプトイン状況やメール購読の理由といった情報が不完全なリードを受け取られることもあるでしょう。 以下のステップに従ってこのソースからのコンタクトを見直し、今後のマーケティングEメールの送信先として適しているかどうかを確認しましょう:

  • セールスチームにサポートをお願いし、コンタクトが初めて接触してきた時の状況や話題に上ったトピックについてコンテクストを入手しましょう。
  • 今後のために、担当したセールスチームとともにコンタクトのオリジナルソースをトラッキングするプロセスを考えてください。 カスタムプロパティー を使ってコンタクトをラベルづけすると、各コンタクトの関心に最も関連のあるコンテンツの種類がわかりやすくなり便利です。
  • コンタクトプロパティーに保存された情報の中から、各コンタクトが送信した可能性のあるフォームの種類や関心を示したコンテンツの種類を推測するのに役立つヒントを探しましょう。セールスチームがコンタクトと接触した時期や時間帯も、コンタクトが関心を示したトピックを示す鍵となることもあります。
  • カスタムコンタクトプロパティー を作成して特定のソースから入手したコンタクトをラベルづけします。
  • HubSpot 内で、コンタクトのエンゲージメントレベルを推測するのに役立つコンタクトプロパティーを確認しましょう:
    • 最後のEメールの日付
    • 作成日
    • 最近のコンバージョンの日付
    • 最後のフォーム送信
    • 最後のEメール開封
    • 最後のEメールクリック
    • 最後の返信
    • 最後の購入の日付
  • 過去1年間にEメールやウェブサイトへのエンゲージメントがあったコンタクトは、今後のマーケティングキャンペーンにおけるEメール送信先として適していると判断します。
  • 上記のプロパティーのうち不明なものや1年以上前のものがある場合は リエンゲージメントキャンペーン を実施して、そのコンタクトが御社のコンテンツにまだ関心をもっていることを確認しましょう。
    • Eメールキャンペーンでは そのコンタクトが過去に関心を示した情報に関連したコンテンツを含めるようにしてください。
    • 開封やクリックなどの Eメールエンゲージメント 起こるまで1~2週間ほど待ちます。
    • リストを作成して リエンゲージメントEメールに反応しなかったコンタクトをまとめ、 削除します

カンファレンス、イベント、展示会でのブース訪問者

カンファレンスや展示会でセールスチームと直接接触したコンタクトは、すでに御社の事業に関心を示しています。ですが、ブースを訪問した方でも、申し込みフォームを入力したりEメールによる最新情報の受信に関心を示さなかった限りは、Eメールにオプトインしたことにはならないということを忘れないようにしておきましょう。

ここでのベストプラクティスは、Eメール受信に意図的にオプトインしたコンタクトだけに接触を図るやり方です。HubSpot で以下のプロパティーをチェックして コンタクトのエンゲージメント履歴を確認してください。

  • 上記の日付プロパティーの数値が1年以内のものであるコンタクトは、それ以降も HubSpot からのEメールを継続して問題ないと判断します。 
    • 最後のEメールの日付
    • 作成日
    • 最近のコンバージョンの日付
    • 最後のフォーム送信
    • 最後のEメール開封
    • 最後のEメールクリック
    • 最後の返信
    • 最後の購入の日付
  • 上記のプロパティーから、そのコンタクトが過去1年間に御社のコンテンツにエンゲージメントを示していないと判断された場合は、 リエンゲージメントキャンペーン を実施して、そのコンタクトが御社からのEメールにまだ関心をもっていることを確認しましょう。
    • Eメールキャンペーンでは そのコンタクトが過去に関心を示した情報に関連したコンテンツを含めるようにしてください。
    • 開封やクリックなどの Eメールエンゲージメント 起こるまで1~2週間ほど待ちます。
    • リストを作成して リエンゲージメントEメールに反応しなかったコンタクトをまとめ、 削除します

第三者ソース

第三者ソースの中には、パートナーからの関連コンテンツの受信にオプトインする機会をユーザーに提供しているものもあります。第三者またはパートナーからセールスチームにEメールアドレスを受け取られている場合は、Eメールの送信を実行する前に以下の点を検討しましょう:

  • そのコンタクトは、御社からのマーケティングEメールを受信することを知っているでしょうか?
  • そのコンタクトの個人情報が第三者によって収集された際、Eメールをオプトアウトする選択肢があったでしょうか?
  • そのコンタクトがオリジナルソースで示した関心に基づいた 関連コンテンツ を送信できていますか?

ここでのベストプラクティスは、Eメール受信に意図的にオプトインしたコンタクトだけに接触を図るやり方です。コンタクトの個人情報が本人に無断で御社と共有された場合はそのほかのコンタクトソースへのおすすめのステップをご覧になり、このリストをデータベースから削除してください。

  • HubSpot 内で、コンタクトのエンゲージメントレベルを推測するのに役立つコンタクトプロパティーを確認しましょう。過去1年間にEメールやウェブサイトへのエンゲージメントがあったコンタクトは、今後のマーケティングキャンペーンにおけるEメール送信先として適していると判断します。
    • 最後のEメールの日付
    • 作成日
    • 最近のコンバージョンの日付
    • 最後のフォーム送信
    • 最後のEメール開封
    • 最後のEメールクリック
    • 最後の返信
    • 最後の購入の日付
  • 上記のプロパティーから、そのコンタクトが過去1年間に御社のコンテンツにエンゲージメントを示していないと判断された場合、または第三者とのオプトインプロセスにわずかでも不透明な部分がある場合は、 リエンゲージメントキャンペーン を実施して、そのコンタクトが御社からのEメールにまだ関心をもっていることを確認しましょう。
    • Eメールキャンペーンでは そのコンタクトが過去に関心を示した情報に関連したコンテンツを含めるようにしてください。
    • 開封やクリックなどの Eメールエンゲージメント 起こるまで1~2週間ほど待ちます。
    • リストを作成して リエンゲージメントEメールに反応しなかったコンタクトをまとめ、 削除します

不明なソース

一部のケースでは、既存のデータベース内にあるコンタクトのうち、ソースに関する古いコンテクストが欠けているものもあるかもしれません。HubSpot アカウントに外部データをインポートすると、そのたびに新しい静的リストが作成され、各リストのコンタクトを詳しく確認することができます。オリジナルソースを推測するヒントになるようなパターンを探してみてください。

コンタクトのソースを知る手がかりを得るには、いくつかの方法があります:

メソッド 1

  • コンタクトプロパティーに保存された情報の中から、各コンタクトが送信した可能性のあるフォームの種類や関心を示したコンテンツの種類を推測するのに役立つヒントを探しましょう。 
  • 今後のために、 カスタムプロパティー を使ってコンタクトレコードを更新してラベルづけすると、各コンタクトの関心に最も関連のあるコンテンツの種類がわかりやすくなり便利です。
  • HubSpot 内で、コンタクトのエンゲージメントレベルを推測するのに役立つ以下のコンタクトプロパティーを確認しましょう。過去1年間にEメールやウェブサイトへのエンゲージメントがあったコンタクトは、今後のマーケティングキャンペーンにおけるEメール送信先として適していると判断します。
    • 最後のEメールの日付
    • 作成日
    • 最近のコンバージョンの日付
    • 最後のフォーム送信
    • 最後のEメール開封
    • 最後のEメールクリック
    • 最後の返信
    • 最後の購入の日付
  • 上記のプロパティーのうち不明なものや1年以上前のものがある場合は リエンゲージメントキャンペーン を実施して、そのコンタクトが御社のコンテンツにまだ関心をもっていることを確認しましょう。
    • Eメールキャンペーンでは そのコンタクトが過去に関心を示した情報に関連したコンテンツを含めるようにしてください。
    • 開封やクリックなどの Eメールエンゲージメント 起こるまで1~2週間ほど待ちます。
    • リストを作成して リエンゲージメントEメールに反応しなかったコンタクトをまとめ、 削除します。  

メソッド 2

  • お使いの HubSpot アカウントで[Content (コンテンツ)] > [Email (Eメール)]を開いたら、ハードバウンス率が高いEメールの名前クリックして 記事送信情報を確認してください。
  • [Recipients (受信者)] タブをクリックして、[Bounced (不達通知済み)]をクリックします。
  • バウンスしたコンタクトレコードのうち任意のものをクリックします。
  • 以下のメソッドを使ってコンタクトのソースを特定してください: 
    • コンタクトのタイムラインのはじまりまでスクロールします。
    • コンタクトの[さんについて]の中にある [プロパティーの履歴を表示] をクリックしてプロパティー履歴を確認します。
    • オリジナルソース (ドリルダウン1および2) などのプロパティ―を確認しましょう。ここで表示されるプロパティ―は [詳細を表示]からも見ることができます。左にある検索バーでオリジナルソース を検索し、任意のオリジナルソースの上にカーソルを合わせてから [履歴を表示]をクリックしてください。
    • オリジナルソースが BCC_TO_CRM または Inbox connectionとなっているコンタクトが見つかるかもしれません。これは、このコンタクトが HubSpot Sales プラグインを使ってお客様のメールクライアントから送信されたメールの宛先に含まれたことを示します。HubSpot Sales ツールから生成されたすべてのコンタクトでリストを作成する方法については こちらをご覧ください。
    • Salesforce をお使いの方は自動的に同期される リードのステータスプロパティーをご覧ください。
    • 左側には、そのコンタクトのメンバーシップのリストが表示されています。インポートされたコンタクトは、静的リストに追加されます。静的リストの名前はインポートされたCSVに基づいて決定されるため、多くのケースでこのファイル名からソースを特定することができます。 
  • 同じソースから収集されたそのほかのコンタクトを特定できるコンタクトプロパティーを探します。
  • ハードバウンスが起きたコンタクトの大半に共通しているソースが分かるまでこのプロセスを繰り返してください。

ソーシャルメディアでのつながり (LinkedIn など) 

エンゲージメントがないコンタクトや、個人情報を提供したことを知らないコンタクトに対してEメールを送信することは、無害なことのように思われるかもしれません。しかし、このようなタイプのソースをマーケティングに使用すると、御社のEメール慣行に関わる評判を損なう恐れがあります。LinkedIn でつながった人物が、了承なしにあなたを自社のニュースレターに登録したと想像してみてください。その人物と友好的な関係があったとしても、自分が申し込んだ覚えのないコンテンツを受信することはネガティブで混乱を招く体験であり、迷惑メールに対する苦情やメールの配信解除につながります。

ソーシャルメディアでつながったコンタクトをEメールリストに加えるべきでない理由の詳細については、こちらのブログ記事をご覧ください。 エンゲージメントがないコンタクトや、個人情報を提供したことを知らないコンタクトに対してEメールを送信することのリスクについては、下の「そのほかのコンタクトソース」の項目でお読みいただけます。

そのほかのコンタクトソース

以下のソースから得られたコンタクトはすべてデータベースから削除しましょう。エンゲージメントがないコンタクトや、個人情報を提供したことを知らないコンタクトに対してEメールを送信すると、御社のEメール慣行に関わる評判を損なう恐れがあります:

  • カンファレンスや展示会の来場者
  • 企業のメール形式に基づいて推測したEメール
  • 賃借、借用、リース、添付、購入されたリスト 

このようなソースから得られたコンタクトの取り扱いにおいて検討すべき主な重要ポイントは以下の通りです:

  • このようなソースの多くには、Eメールサービスプロバイダーが迷惑メール業者を特定するために意図的に組み込まれたEメールアドレス、スパムトラップ が含まれています。
  • また、このようなそのほかのソースから得られたコンタクトに接触を図ることは当社の Acceptable Use Policy (利用規定) および CAN-SPAM 法へのコンプライアンスに違反します。 
  • 迷惑メールへの苦情が1件のEメールにつき0.1% に達すると要注意送信元として認識され、バウンスや迷惑メールフォルダーに振り分けされる確率が高くなってしまいます。
  • マーケティングEメールの 開封率が15%未満 になると、その送信者が迷惑メールを送信していることを報告するメッセージがEメールサービスプロバイダーに送信されてしまうため、配信コンテンツに対する受信者の関心が低いだけでも御社のEメール慣行に関する評判を損なう恐れがあります。

ご注意ください: 購入されたリストは HubSpot から直ちに削除するか、すべてのマーケティングEメールの対象外となるよう、 オプトアウトリスト としてインポートしてください。