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Meetings

ミーティングリンクを作成して共有する

更新日時 4月 8, 2019

カレンダーを接続してミーティングツールの設定をカスタマイズしたら、コンタクトと共有するためのミーティングリンクを作成して、簡単に予約できるようにすることができます。ミーティングリンクは、接続先の Gmail または Office 365 カレンダーと同期されるため、予約は常に最新の状態になります。 

ミーティングリンクを作成する

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ミーティング]の順に進みます。
  • 右上の [ミーティングリンクを作成] をクリックしてから、[個人用] を選択します。
  • 以下の手順に従ってミーティングリンクのセットアップを続行します。 

1.ミーティングの詳細をカスタマイズする 

[詳細] ページで、ミーティングの基本情報を編集します。 

  1. ミーティング用の写真: この写真は、ミーティングリンクページの上部に表示されます。写真の上にカーソルを置き、[写真を変更] をクリックして編集します。
  2. ミーティングの見出し: この見出しは、ミーティングリンクページの上部にあるミーティング用の写真の横に表示されます。 
  3. ミーティング名: ミーティングダッシュボードに表示され、ミーティングリンクを E メールに挿入するときに使用される内部名。
  4. ミーティングリンク: このミーティングを予約するためにプロスペクトが使用するリンク。リンクは、有料 Sales Hub または Service Hub のユーザーだけが編集できます。この値は作成後に編集することはできません。新しい URL でリンクを含めるには、新しいリンクを作成する必要があります。
  5. ミーティングタイプSales Hub Professional または Enterprise または Service Hub Professional または Enterprise のみ): ドロップダウンメニューからミーティングタイプを選択します。
  6. 期間: 訪問者がこのミーティングリンクをクリックしたときに予約できる期間。さらにオプションを追加には、[+ 期間を追加] をクリックします。 meetings-details-screen
  • ミーティングの詳細を編集したら、[次へ] をクリックします。 

 

2.ミーティングの設定をカスタマイズする

ミーティングの場所に関する情報を追加し、カレンダー招待に含める詳細を編集します。 

  1. 場所: ミーティング参加者との連絡方法に関する情報を含めます。コールインリンク、所在地などを指定できます。この場所は、コンタクトのカレンダー招待と、既定の個人用カレンダーで作成されたイベントに表示されます。 
  2. ビデオ会議リンクを追加: Zoom を HubSpot と統合している場合、ミーティングの招待に追加するビデオ会議リンクを選択します。統合を設定していない場合、このオプションは表示されません。 
  3. 招待の件名: カレンダー招待の名前と、ミーティングが予約された後に既定の個人用カレンダーで作成されるイベントの名前 (例: Lauren と一緒の製品デモ)。[コンタクトトークン] または [会社トークン] をクリックして、件名にパーソナライズトークンを挿入できます。
  4. 招待の説明: ミーティングが予約されたときに表示されるミーティングの説明。この説明は、コンタクトに届くカレンダー招待と、既定の個人カレンダーで作成されるイベントに表示されます。 
  5. 言語: ミーティングリンクの言語を選択します。 
  6. 日付および数値の形式: ミーティングリンクの日付および数値のスタイルで使用する国を選択します。
  7. リマインダー: リマインダー E メールはミーティングの 3 日前に送信され、ミーティングの 1 時間前に再び送信されます。
    • ミーティングのリマインダー E メールを有効にするには、[このリンクからミーティングを予約したプロスペクトにリマインダー E メールを送信] チェックボックスをオンにします。
    • 上で入力した招待の説明をリマインダー E メールに含めるには、[リマインダーに招待の説明を含める] チェックボックスをオンにします。 
    • リマインダー E メールを追加するには [別のリマインダーを追加] をクリックし、リマインダー時間を削除するにはゴミ箱アイコンをクリックします。最大 3 件までリマインダーの時間を追加できます。
    • プロスペクトに届くリマインダー E メールをプレビューするには、[リマインダー E メールをプレビュー] をクリックします。E メールの言語は、上の [言語] ドロップダウンメニューで指定した言語と同じになります。

注: ラウンドロビンのミーティングの場合、リマインダー E メールの送信元はプロスペクトとのミーティングが予約されている HubSpot ユーザーとなり、ミーティングリンクを作成した HubSpot ユーザーとはなりません

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  • ミーティングの設定のカスタマイズが完了したら、[次へ] をクリックします。

 

3.自分の空き状況を設定

ミーティング予約を受け入れる日時を決定します。

  • [タイムゾーン] ドロップダウンメニューをクリックし、タイムゾーンを選択します。

注意: ミーティングリンクの空き時間はコンタクトのタイムゾーン設定に表示されます。たとえば、コンタクトのコンピュータが太平洋時間に設定されている場合は、時間が太平洋時間で表示されます。

コンタクトのカレンダー設定では、ミーティングの予約後にコンタクトに送信されるカレンダーイベントの日時が決定されます

  • ドロップダウンメニューを使用して自分の空き状況を設定します。曜日ごとに個別の時間を設定することも、同じ空き状況を毎日、月曜日から金曜日まで、または週末に適用することもできます。
  • 空き時間帯をオーバーラップさせることもできます。たとえば、月曜日から金曜日の午前 9 時から午後 5 時までミーティングに参加できるが、月曜日の夜に遅くまで仕事をする場合は、[+ 時間を追加] をクリックしてから、月曜日の夕方の時間を延長します。meetings-availability

空き時間を追加したら、詳細スケジュール設定オプションをカスタマイズします。  

  1. 最小通知時間: 誰かがあなたとのミーティングを予約できるようになるまでの最短時間。 
  2. 予備時間: 各ミーティング前後の予約不可の時間。予備時間を設定することで、ミーティングの予約が近くなりすぎるのを防ぐことができます (例: 午後 1:00~1:30 のミーティングがあり、予備時間が 30 分だとすると、次にミーティングを予約できる時間は午後 2:00 となります)。
  3. ミーティングをスケジュール設定できるタイミング: カレンダーで予約可能になるのが今から何週間後であるか。イベントまたはカンファレンスのミーティングリンクを作成する場合、予約のカスタム日付範囲を指定できます。[ミーティングをスケジュール設定できるタイミング] ドロップダウンメニューをクリックして、[カスタム日付範囲] を選択します。日付選択カレンダーフィールドをクリックして時間範囲を設定します。カスタム日付範囲として設定できるのは 10 週間までです。
  4. 開始時刻の増分: ミーティングの開始時刻の頻度を設定します。たとえば、午前 10 時から午後 12 時までの間に 60 分間のミーティングに参加でき、開始時刻の増分が 15 分の場合、プロスペクトは午前 10 時 00 分、午前 10 時 15 分、午前 10 時 30 分などから 60 分間を予約できます。meeting-link-advanced-settings
  • 空き状況のセットアップが完了したら、[次へ] をクリックします。

 

4.フォーム質問をカスタマイズする

フォーム質問をカスタマイズします。既定で、[名][姓]、および [E メール] は必須フィールドです。有料 Sales Hub または Service Hub ユーザーは、CRM からのコンタクトプロパティを追加することも、カスタム質問を追加することもできます。

  • [+ コンタクトプロパティ] または [+ カスタム質問] をクリックします。 
  • ドロップダウンメニューを使用してプロパティを選択するか、フィールドに質問を入力してから [保存] をクリックします。 
  • フィールドを任意にする場合は、フィールドの右側にある [必須] チェックボックスをオフにします。
  • [変更を保存] をクリックするか、個々のリンクの [プライバシーと同意(GDPR)] オプションをカスタマイズします。

注: これらは HubSpot に組み込まれている機能ですが、状況に最適なコンプライアンス上のアドバイスについては、自社の法務部門にご相談ください。

    • 個々のリンクの [プライバシーと同意(GDPR)] オプションをカスタマイズする場合は、フォーム質問の下で、[カスタマイズ] をクリックします。meetings-legitimate-interest
    • 特定のサブスクリプションタイプとのコミュニケーションに対するコンタクトの同意を得ることも、ミーティングリンクに対する正当な利害関係を築くこともできます。[マーケティング同意をカスタマイズ] パネルで、ドロップダウンメニューから [同意] または [正当な利害関係] を選択します。
      • 同意: コミュニケーション同意テキストを編集してから、訪問者が 1 つのミーティングリンク上の複数のサブスクリプションタイプからのコミュニケーションに同意できるようにするための新しいサブスクリプションタイプ/チェックボックスを追加します。[+ 別のチェックボックスを追加] チェックボックスをオンにしてから、同意タイプを選択し、チェックボックスの横に表示されるテキストを編集します。 
      • 正当な利害関係: ドロップダウンメニューから法的根拠を選択します。複数のサブスクリプションタイプを暗黙的に取得できるようにサブスクリプションタイプを追加するには、[+ 別のサブスクリプションを追加] をクリックしてから、[サブスクリプションタイプ] ドロップダウンメニューをクリックし、サブスクリプションタイプを選択します。ミーティングで選択する既定のサブスクリプションは「1 対 1」のコミュニケーションです。これは、HubSpot アカウントの内部サブスクリプションタイプです。
    • リンクのプライバシーおよび同意テキストを編集します。個々のリンクの [プライバシーと同意] オプションを変更すると、アカウント設定で設定された既定のテキストが上書きされます。[プライバシーと同意] オプションのカスタマイズの詳細を確認してください。
    • ミーティングリンクで同意オプションがどのように表示されるかを確認するには、[プレビュー] タブをクリックします。
  • フォーム質問または [プライバシーと同意] オプションの編集が完了したら、[変更を保存] をクリックします。 

 

ミーティングリンクを共有する

ミーティングリンクの作成が完了したら、それをコンタクトと共有することも、ウェブサイトに埋め込むこともできます。

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ミーティング]の順に進みます。
  • ミーティングリンクの上にカーソルを置き、[リンクをコピー] をクリックします。

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  • E メールまたは E メール署名の本文にハイパーリンクとして追加することにより、リンクをコンタクトと共有します。Sales Hub または Service Hub ユーザーの場合は、ウェブサイトにリンクを埋め込むこともできます。そのためには、リンクの上にカーソルを置き、[アクション] ドロップダウンメニューをクリックしてから、[埋め込み] を選択します。その後で、ウェブサイトページに埋め込みコードを追加します。 

プロスペクトがミーティングリンクをクリックすると、複数の期間オプションが設定されている場合に、日付、時刻、および時間の長さを選択できます。 

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プロスペクトがミーティング日時を選択したら、予約を確認するように要求されます。プロパティーや質問をミーティングに追加している場合、プロスペクトはその情報をここに入力するように要求されます。meeting-bookings-confirm-booking

相手がミーティングを予約したら、予約時間とコンタクトの名前が記載された E メールアラートがあなたに届きます。CRM でコンタクトをクリックして表示したり、統合済みの既定の個人カレンダーでカレンダーイベントを表示したりすることもできます (追加のカレンダーを統合している場合、招待が追加されることはありません)。プロスペクトには、ミーティングのすべての詳細が記載されたカレンダー招待も届きます。 

注: コンタクトレコードのミーティングの説明を変更した場合、Google カレンダーを使用していて Google カレンダーの HubSpotOffice 365 カレンダーを使用しているか、統合が有効になっていない場合は、コンタクトレコードではなく、カレンダーイベントでミーティングの説明を更新し、変更をコンタクトに送信するようにしてください。

統合されたカレンダーのいずれかへのアクセス権を失った場合は、他の統合されたカレンダーがある場合でも、プロスペクトはあなたとのミーティングを予約できなくなります。誰かがあなたとのミーティングを予約しようとしていることを伝える E メールが送られてきて、アクセス権を失ったカレンダーがカレンダー統合ページに赤色で表示されます。

その横にある [X] をクリックしてミーティング設定のカレンダー統合ページからカレンダーを削除するか、カレンダーの所有者に連絡してもう一度アクセス権を付与するように依頼することができます。アクセス権が付与されたら、ミーティング設定で再びこのカレンダー統合ページにアクセスして、ページを更新します。