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Connected Email

HubSpotの接続済み受信トレイ | よくある質問

更新日時 2022年 5月 2日

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HubSpotへのEメール受信トレイの接続に関する回答や全般的な情報をすばやく見つけることができます。CRMを通じてEメールを送信し、特定のSales Hub  Service Hubの機能を活用するには、受信トレイの接続が必要です。 

HubSpotに受信トレイを接続することで、何が変わるのですか?

受信トレイを接続すると、CRMから送信されたEメール、またはHubSpotのセールスEメール拡張機能を使用するメールクライアントから送信されたEメールへの返信がCRMに自動的に記録されます。CRMから送信されたEメールは接続済みの受信トレイの[送信済み]フォルダー(Google Apps、Gmail、Office 365の受信トレイのみ)でトラッキングすることもできます。

POP3経由で受信トレイをHubSpotに接続できますか?

いいえ。HubSpotではIMAP経由で受信トレイをHubSpotに接続する機能のみをユーザーに提供しています。POP3とIMAPは、いずれもサーバーからEメールにアクセスする目的で使用される方法です。

POP3

POP3ではEメールをマシンにダウンロードします。EメールがEメールアドレス宛に送信されると、Eメールサーバーに保存されます。Eメールクライアントを開くと、Eメールクライアントによって実際にEメールがデバイスにダウンロードされます。デバイスにダウンロードされたEメールはEメールサーバーから削除され、マシンにローカルでのみ保存されます。

例えば、EメールをPOP3経由でセットアップしていて、モバイルデバイスでEメールを開くと、Eメールがモバイルデバイスにダウンロードされます。コンピューターでEメールの有無をチェックすると、すでにモバイルデバイスにダウンロードされているため、Eメールは表示されません。

IMAP

IMAPでは、複数のデバイスでEメールにアクセスできます。IMAP経由でEメールにアクセスすると、元のEメールはEメールサーバーに保持され、Eメールのローカルコピーのみがデバイスにダウンロードされます。そのため、いつでもどのデバイスからでもすべてのEメールにアクセスできます。

HubSpotでは、常時Eメールにアクセスできる必要があります。そのため、Eメールが常にEメールサーバーに存在していないと、HubSpotからは見えません。これはIMAP経由で接続すれば可能ですが、POP3経由の接続ではできません。

Eメールクライアントの設定を確認していてPOP3経由でセットアップしていることに気づいた場合は、ITチームと協力してこれをIMAPに変更していただく必要があります。設定が完了したら、IMAP/SMTPサーバーとポートがEメールクライアントの設定に表示され、HubSpotに入力して接続できるようになります。

受信トレイの接続後、HubSpotではどのようにして記録する返信メールを見つけますか?

受信トレイを接続すると、HubSpotでは送信元のEメールアドレス、受信者のEメールアドレス、件名、Eメールの本文など、Eメールに関する情報にアクセスできるようになります。 

すべての「返信」Eメールには元のEメールの一意のID番号への参照が含まれます。HubSpotのCRMでは、CRMから送信したEメールまたはCRMに記録された(BCC送信された)Eメールへの返信として受信メールをモニターします。HubSpotのCRMで行われる処理は、以前にCRMに記録されたEメールスレッド、またはCRMから送信されたEメールスレッドのEメールの本文を読み取り、保存するだけです。

CRMにはどのような情報が記録されますか?

CRMのコンタクトレコードにEメールを記録したり、記録されているEメールからの返信メールを受信したりすると、HubSpotのCRMではそのEメールをCRMのコンタクトレコードの一部として表示できるように、コンタクトのEメールアドレス、名前、件名、本文が保存されます。Eメールは、そのEメールをCRMにBCC送信または転送した場合と同じように保存され、表示されます。CRM外に送信された添付ファイルはコンタクトレコードの[添付ファイル]セクションに保存されます。

HubSpotのCRMでは、CRMを介して送信したEメールの本文に対して何が行われますか?

HubSpotのCRMでは、CRMの受信者のコンタクトレコードでEメールを表示するためにのみEメールのテキストを使用します。HubSpotは、その情報をチーム以外の人と共有または販売したり、あるいは分析のためにいかなる形式でEメール本文を匿名化して収集することはしません。

HubSpotでは接続済みの受信トレイに対してどのようなセキュリティ対策を実施していますか?

HubSpotでは、個人データの送信または保存を行う際に、厳重にデータの保護を行っています。例えば、ユーザーのコンピューターとデータのやり取りを行う際はデータを暗号化し、最高水準のセキュリティ対策を行ってネットワークへの不正アクセスまたは意図しないアクセスを防止しています。HubSpotによるデータの保護の詳細については、HubSpotのセキュリティーページを参照してください。

EメールデータがHubSpotに保存される期間はどのくらいですか?

  • HubSpotによって送信および同期されたすべての1対1のEメールのメタデータは今月分と先月分が保存され、その後、データが自動的に消去されます。メタデータとはEメールヘッダーの情報を指しますが、Eメール本文は除外されます。つまり、添付ファイル、プレーンテキスト、HTMLセクションは含まれません。 
  • シーケンスツールから送信されたEメール、またはHubSpotセールス拡張機能またはアドインのいずれかを使用して記録されたEメールの場合は、Eメール本文を含むEメールヘッダー全体が丸1日保存され、その後、自動的に削除されます。 
  • 接続済み受信トレイから同期されたEメールのEメールヘッダー全体は7日間保存され、その後、自動的に消去されます。

    CRMから送信された1対1のEメールやシーケンスEメールなど、接続済み受信トレイを必要とする機能を使用して送信されたEメールのEメールヘッダー全体は1年間保存され、その後、自動的に消去されます。
  • CRMオブジェクトタイムラインのEメールエンゲージメントを削除した場合、エンゲージメントデータは90日間保持されます。

受信トレイから送信したメールがCRMに表示されるまでに時間がかかるのはなぜですか?

Microsoft OutlookやExchangeを使用している場合、10万以上のアイテムを持つフォルダから同期を行うと、パフォーマンスの問題が発生することがあります。これを解決するには、マイクロソフトのドキュメントを参照して、推奨事項を確認してください。

CRMから送信したEメールがEメール受信トレイの送信済みフォルダーに表示されていないのはなぜですか?

IMAPを使用してEメール受信トレイをHubSpotに接続した後で、HubSpotのコンタクト、会社、または取引レコードから送信したEメールが送信済みフォルダーに表示されない場合があります。

CRMを介してEメールを送信すると、Eメールのデータは実際にはHubSpotからEメールプロバイダーに転送されます。その後、EメールプロバイダーがSMTPサーバーを介してEメールを受信者に送信します。

IMAPを使用して接続した受信トレイで下書きメッセージや送信済みメッセージ用のメールボックスなど、専用のメールボックスフラグがサポートされている場合、HubSpotではsent属性を使用してメッセージをフォルダーにコピーします。メールボックスで専用のメールボックスがサポートされていない場合、HubSpotではラベルにsentが含まれていて、最初に見つかったフォルダーにメッセージをコピーします。

Eメール受信トレイが接続解除されたのはなぜですか?

Eメール受信トレイが接続解除されたという通知を受け取った場合、Eメールプロバイダーに問題が発生した可能性があり、受信トレイを再接続する必要があります。受信トレイが接続解除される一般的な問題として、次のような問題が考えられます。

  • HubSpotアプリへのアクセス権が取り消された。
  • Eメール受信トレイアカウントに対するパスワードが変更された。

接続した受信トレイの種類によっては、受信トレイが接続解除された原因として他の原因も考えられます。

ご注意:2019年12月以降、HubSpotとGmail間の受信トレイの接続に関する新たなセキュリティーおよびプライバシーに関する機能強化のために、ユーザーはGmail受信トレイを再接続する必要があります。

無関係なEメールが同じスレッドに表示されるのはなぜですか?

無関係なEメールが同じスレッドに表示されている場合、それは新しいEメールを作成中であることが原因である可能性もあります。新規コンタクトに向けて新しいEメールを作成しているときに、送信済みEメールで[転送]をクリックして上部にある転送対象のテキストを削除してから送信前にEメールの受信者を変更した場合、このEメールが同じスレッドに表示されます。これは、他のEメールが元のEメールを参照しているためであり、そのために同じスレッドに表示されることになります。

Eメールクライアントごとに正確な手順は異なる場合がありますが、[返信]または[転送]ボタンをクリックして新しいEメールを送信する方法はお勧めしません。代わりに、テンプレートツールを使用すれば事前に作成されたEメールを異なるコンタクトにすばやく送信できます。

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