HubSpot接続済み受信トレイ | よくある質問

HubSpotへのEメール受信トレイの接続に関する質問の回答と全般的な情報がすばやく見つかります。CRMからEメールを送信し、特定のSales HubとService Hubの機能を活用するには、接続済み受信トレイが必要になります。 

受信トレイをHubSpotに接続すると何ができますか？

受信トレイを接続すると、CRMから送信されたEメールへの返信、またはHubSpotセールスEメール拡張機能を使用しているEメールクライアントからの返信がCRMに自動的に記録されます。また、接続された受信トレイの［送信済み］フォルダー（Google Apps、Gmail、Office 365の受信トレイのみ）のCRMから送信されたEメールをトラッキングすることもできます。

POP3経由で受信トレイをHubSpotに接続できますか？

いいえ。HubSpotは、IMAP経由で受信トレイをHubSpotに接続する機能のみを提供します。POP3とIMAPはどちらもサーバーからEメールにアクセスするために使用される方法です。

POP3

POP3はコンピューターにEメールをダウンロードします。EメールアドレスにEメールが送信されると、Eメールサーバーに保存されます。Eメールクライアントを開くと、実際にEメールクライアントがデバイスにEメールをダウンロードします。EメールがデバイスにダウンロードされるとEメールサーバーから削除され、コンピューターのみにローカルに保存されます。

例えば、EメールをPOP3を使用してセットアップした場合、モバイルデバイスでEメールを開くと、Eメールはそのデバイスにダウンロードされます。Eメールがモバイルフォンにダウンロードされた後は、コンピューターでチェックしてもEメールは表示されません。

IMAP

IMAPでは、複数のデバイスからEメールにアクセスできます。IMAP経由でEメールにアクセスすると、Eメールサーバーに元のEメールが保持され、デバイスへのEメールのローカルコピーのダウンロードだけがされます。これにより、任意のデバイスでいつでもすべてのEメールにアクセスできます。

HubSpotは常にEメールにアクセスできるようにする必要があります。このため、HubSpotがEメールを確認できるよう、Eメールは常にEメールサーバーで使用できるようにする必要があります。IMAP経由の接続ではこれが可能ですが、POP3ではできません。

Eメールクライアントの設定を調べて、POP3経由に設定されていることがわかった場合は、ITチームと連携してIMAPに変更する必要があります。このように変更すると、Eメールクライアントの設定で、接続先のHubSpotに入力するIMAP／SMTPサーバーとポートが表示されるようになります。

受信トレイの接続後、HubSpotは記録対象の返信メールをどのように認識するのですか？

受信トレイを連携すると、HubSpotは、送信元のEメールアドレス、受信者のEメールアドレス、件名、Eメールの本文など、Eメールに関する情報にアクセスできるようになります。この情報は、IMAPを介したEメールメタデータを直接処理して収集されます。

すべての「返信」Eメールには、元のEメールの固有のID番号への参照が含まれています。HubSpot CRMは、CRMから送信された、またはCRMに記録（BCCで送信）されたEメールに結び付けられた返信用の受信メールをモニタリングします。HubSpot CRMは、過去にCRMに記録された、またはCRMから送信されたEメールスレッドのEメール本文のみを読み取って保存します。

CRMにはどのような情報が記録されますか？

CRMのコンタクトレコードにEメールのログを記録したり、そのような記録されているEメールから返信メールを受け取ると、そのEメールをCRMのコンタクトレコードの一部として表示できるよう、コンタクトのEメールアドレス、名前、件名、および本文がHubSpot CRMに保存されます。EメールはCRMにBCCで送信または転送されたように保存・表示されます。CRM外部に送信された添付ファイルは、コンタクトレコードの［添付ファイル］セクションに保存されます。

HubSpot CRMは、CRMを介して送信したEメールの本文をどのように処理しますか？

HubSpot CRMは、Eメールのテキストのみを使用して、CRM内の受信者のコンタクトレコードのEメールを表示します。HubSpotでは、チームの外部に情報を共有したり、売却したり、分析のためにEメール本文を匿名で収集したりすることも行いません。

接続された受信トレイに関して、HubSpotはどのようなセキュリティー対策を実施していますか？

HubSpotは、個人データを送信または保存する上で、常にその保護に万全を尽くしています。例えば、HubSpotでは、コンピューターとのデータ交換中にデータを暗号化し、不正なまたは意図しないネットワークへのアクセスを防止するために最高のセキュリティー対策を使用しています。HubSpotのセキュリティーページで、HubSpotがデータを保護する方法について詳細をご確認ください。

Eメール受信トレイの送信フォルダーに、CRMから送信したEメールが表示されません。なぜですか？

IMAPを使用してEメール受信トレイをHubSpotに接続した後では、HubSpotのコンタクト、会社、または取引レコードから送信されるEメールが送信フォルダーに表示されない可能性があります。

CRMからEメールが送信されると、Eメールのデータは実際にはHubSpotからEメールプロバイダーに転送されます。EメールプロバイダーはSMTPサーバーから受信者にEメールを送信します。

IMAPを使用して接続した受信トレイで、特定用途メールボックスのフラグがサポートされている場合（下書きメッセージや送信メッセージ用のメールボックスなど）、HubSpotでは［sent］属性が設定されているフォルダーにメッセージがコピーされます。メールボックスで特定用途メールボックスがサポートされていない場合、HubSpotでは、ラベルに［sent］が含まれていることが検出された最初のフォルダーにメッセージがコピーされます。

Eメール受信トレイが接続解除されました。なぜですか？

Eメール受信トレイが接続解除されたことを示す通知を受信した場合、Eメールプロバイダーで問題が発生した可能性があり、受信ボックスを再接続する必要があります。受信トレイが接続解除される原因となる一般的な問題には次のものがあります。

• HubSpotアプリへのアクセスが期限切れになった。
• Eメール受信トレイアカウントのパスワードが変更された。

接続している受信トレイのタイプに応じて、受信トレイが接続解除された他の理由が考えられます。

• Office 365：受信トレイが移行されている。
• IMAP：IMAPサーバーが長期にわたり使用できなかったか、またはサーバーがHubSpotの接続を無効にした。IMAP接続エラーのトラブルシューティングについて詳細をご確認ください。
• Exchange：Exchangeサーバーが長期にわたり使用できなかったか、またはサーバーがHubSpotの接続を無効にした。Exchange接続エラーのトラブルシューティングについて詳細をご確認ください。
• Gmail：GoogleセキュリティーセンターでHubSpotアプリへのアクセス権が取り消された。

注：2019年12月に、HubSpot-Gmail受信トレイ接続で新しいセキュリティーおよびプライバシーの機能拡張が導入されたため、ユーザーはGmail受信トレイを再接続する必要があります。

関係のないEメールが同じスレッドに表示されるのはなぜですか？

関係のないEメールが同じスレッドに表示されている場合、新しいEメールを作成する方法が原因となっている可能性があります。新しいコンタクトへの新しいEメールを作成するときに、送信済みのEメールで転送をクリックし、上部に示される転送されたテキストを削除してから、送信前にEメールの受信者を変更した場合は、これらのEメールが同じスレッドに表示されます。これは、他のEメールが「元のEメール」を参照していることから、一緒にスレッド化されるためです。

正確な手順はEメールクライアントによって異なる場合がありますが、返信ボタンや転送ボタンをクリックして新しいEメールを送信することは推奨されません。推奨される方法として、テンプレートツールを使用すると、既製のEメールをそれぞれ異なるコンタクトに簡単に送信できます。