Documentsの概要

更新日時 November 6, 2017

必要条件

マーケティング: N/A
セールス: 無償, Starter
Documentsを使用すると、セールスに関する最新のコンテンツやドキュメントファイルを格納する、チーム用のライブラリーを構築できます。 プロスペクト(潜在見込み客)がコンテンツにアクセスしたときに、即座にアラートを受け取れます。また、コンテンツのパフォーマンスに関する総合的な測定指標を確認できます。ここでは、その仕組みを説明します。

ドキュメントファイルの追加

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Documentsライブラリーには、次のソースからドキュメントファイルを追加できます。

  • ローカルファイル
  • Googleドライブ
  • Dropbox
  • Box

Documentsライブラリーに新しいドキュメントファイルを追加するには、次の手順に従います。

  • [Sales]で、[Sales Tools] > [Documents]と進みます。
  • [Create New]ドロップダウンをクリックし、[Import From]セクションで、ファイルのインポート元を選択します。
  • 表示される手順に沿ってインポートを実行します。
  • インポートが完了すると、Documentsダッシュボードにドキュメントファイルが格納されます。

注意:Documentsは公開で共有されるため、Documentsツールを使用して機微性の高い情報や機密情報を送信しないでください。

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Manage documents

Once you have uploaded your document to HubSpot, hover over your document and click the gear to access additional options. Use these options to preview what your document looks like, edit or rename your deck, download a copy of your document, share your document, or delete your document.
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ドキュメントファイルの共有

ドキュメントファイルを共有すると、HubSpot Salesで自動的にトラッキングの対象となります。プロスペクトがドキュメントファイルを参照したかどうか、いつ参照したかを確認できます。また、コンテンツを参照する前にEメールアドレスを入力するように要求することもできます。Documentsの共有には、次の4種類の方法があります。

  • Documentsダッシュボード
  • Gmail
  • Outlook
  • セールステンプレート

それぞれについて説明します。

Documentsダッシュボードから共有

Documentsダッシュボードで、次の手順に従います。

  • 共有したいドキュメントファイルをマウスでポイントします。
  • [Share]をクリックします。
  • 送信先のEメールアドレスを入力するように求められます。
  • ドキュメントファイルを参照する人全員にEメールアドレスの入力を求める場合は、[Require an email address from all other viewers]チェックボックスをオンにします。 
  • 次に、[Continue]を選択します。
  • Eメールのプレビューが表示されます。 必要に応じてこのメッセージをカスタマイズし、[Share]をクリックします。
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Gmailから共有

Gmailで次の手順に従います。

  • 新規Eメールを作成し、送信先を入力します。
  • Eメールの編集ウィンドウの上部で、[Documents]を選択します。
  • ウィンドウが表示されるので、名前を選択してドキュメントファイルを指定します。
  • ドキュメントファイルを表示しようとする受信者に対してEメールアドレスの入力を求める場合は、ドキュメントファイルを選択した後、[Require email to view document]チェックボックスをオンにします。
  • 最後に、[Insert]を選択します。
  • Eメールにハイパーリンクとしてドキュメントファイルが追加されます。
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Outlookから共有

Outlookで次の手順に従います。

  • Outlookで新規Eメールを作成し、送信先を入力します。
  • メッセージツールバーのHubSpot Salesセクションで、[Documents]をクリックします。
  • [Recent Documents]をクリックして、最近使ったドキュメントファイルから選択するか、[All Documents]をクリックして、すべてのドキュメントファイルから選択します。
  • ドキュメントファイルをクリックして選択したら、[Insert]をクリックします。

Eメールテンプレートから共有

HubSpot Sales Documentsは、どのテンプレートにも直接追加できます。

  • [Sales]で、[Sales Tools] > [Templates]と進みます。
  • テンプレートを編集するか、新規テンプレートを作成します。
  • テンプレートエディターで、ドキュメントファイルの挿入アイコンを選択します。
  • ウィンドウが表示されるので、名前を選択してドキュメントファイルを指定します。
  • また、ハイパーリンクの表示テキストを指定することや、コンテンツを表示する際にEメールアドレスの入力を要求するかどうかを指定することもできます。
  • 最後に、[Insert]を選択して、リンクをドキュメントファイルに追加します。

Documentsのレポート

Documentsに関するデータを確認するには、2つの方法があります。1つは、ドキュメントファイルが参照されたら即座にリアルタイム通知を受け取る方法です。通知は、アクティビティーストリームと受信者のコンタクトレコードに表示されます。

もう1つは、Documentsダッシュボードでコンテンツのパフォーマンスデータを確認する方法です。集められたすべてのコンテンツに関するデータ、または特定のドキュメントファイルに関するデータを参照できます。次のような内容が表示されます。

  • 共有の総数
  • 訪問の総数
  • 平均の滞在時間
  • 滞在時間の中央値

詳細なレポートを表示するには、[View all document reporting]を選択します。

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