Documentsの概要

更新日時 February 19, 2018

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Documentsでは、チーム用に最新のコンテンツとドキュメントファイルを格納したライブラリーを作成できます。 プロスペクト(潜在見込み客)がコンテンツにアクセスしたときに、即座にアラートを受け取り、コンテンツのパフォーマンスに関する総合的な測定指標を確認できます。その仕組みをご説明しましょう…

ドキュメントファイルの追加

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Documentsライブラリーには、次のソースからドキュメントファイルを追加できます。

  • ローカルファイル
  • Googleドライブ
  • Dropbox
  • Box

Documentsライブラリーに新しいドキュメントファイルを追加するには、次の手順に従います。

  • [Sales]で、[Sales Tools] > [Documents]を選択します。
  • [Create New]ドロップダウンをクリックし、[Import From]セクションで、ファイルのインポート元を選択します。
  • 表示される手順に沿ってインポートを実行します。
  • インポートが完了すると、Documentsダッシュボードにドキュメントファイルが格納されます。

注意:Documentsは公開で共有されるため、Documentsツールを使用して取り扱いに注意が必要な情報や機密情報を送信しないでください。

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Documentsの管理

HubSpotにドキュメントファイルをアップロードしたらマウスでポイントしてクリックし、追加オプションを表示させます。アップロードしたドキュメントファイルの見た目を[Preview]で確認し、[Edit]あるいは名前の変更、複製したファイルの[Download]、ファイルの[Share]またはドキュメントファイルの[Delete]を選択します。
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ドキュメントファイルの共有

ドキュメントファイルを共有すると、自動的にHubSpot Salesでのトラッキングの対象となります。プロスペクトがそのドキュメントファイルを参照したかどうか、またはいつ参照したかを確認できます。また、受信者に対して、そのコンテンツを参照する前にEメールアドレスの入力を求めることも可能です。Documentsの共有には、次の3種類の方法があります。

  • Documentsダッシュボードから共有
  • Gmail
  • Outlook
  • セールステンプレート

それぞれについて説明します。

Documentsダッシュボードから共有

Documentsダッシュボードで、次の手順に従います。

  • 共有したいドキュメントファイルをマウスでポイントします。
  • [Share]をクリックします。
  • ドキュメント受信者のEメールアドレスを入力するように求められます。
  • ドキュメントファイルを参照する受信者に対してEメールアドレスの入力を求める場合は、ドキュメントファイルを選択した後、[Require email to view document]チェックボックスをオンにします。 
  • 次に、[Continue]を選択します。
  • Eメールのプレビューが表示されます。 必要に応じてこのメッセージをカスタマイズし、[Share]をクリックします。
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Gmailから共有

Gmailで次の手順に従います。

  • 新規Eメールを作成し、送信先を入力します。
  • Eメールの編集ウィンドウの上部で、[Documents]を選択します。
  • ウィンドウが表示されるので、名前を選択してドキュメントファイルを指定します。
  • ドキュメントファイルを表示しようとする受信者に対してEメールアドレスの入力を求める場合は、ドキュメントファイルを選択した後、[Require email to view document]チェックボックスをオンにします。
  • 最後に、[Insert]を選択します。
  • Eメールにハイパーリンクとしてドキュメントファイルが追加されます。
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Outlookから共有

Outlookで次の手順に従います。

  • Outlookで新規Eメールを作成し、受信者を追加します。
  • メッセージツールバーのHubSpot Salesセクションで、[Documents]をクリックします。
  • [Recent Documents]をクリックして、最近使ったドキュメントファイルから選択するか、[All Documents]をクリックして、すべてのドキュメントファイルから選択します。
  • ドキュメントファイルをクリックして選択したら、[Insert]をクリックします。

Eメールテンプレートから共有

HubSpot Sales Documentsは、どのテンプレートにも直接追加できます。

  • [Sales]で、[Sales Tools] > [Templates]を選択します。
  • テンプレートを編集するか、新規テンプレートを作成します。
  • テンプレートエディターで、ドキュメントファイルの挿入アイコンを選択します。
  • ウィンドウが表示されるので、名前を選択してドキュメントファイルを指定します。
  • また、ハイパーリンクの表示テキストを指定することや、コンテンツを参照する受信者に対してEメールアドレスの入力を求めるかどうかを決められます。
  • 最後に、[Insert]を選択して、リンクをドキュメントファイルに追加します。

Documentsのレポート

Documentsに関するデータを確認するには、2つの方法があります。1つは、ドキュメントファイルが参照されたら即座にリアルタイム通知を受け取る方法です。通知は、アクティビティーストリームと受信者のコンタクトレコードに表示されます。

もう1つは、Documentsダッシュボードでコンテンツのパフォーマンスデータを確認する方法です。集められたすべてのコンテンツに関するデータ、または特定のドキュメントファイルに関するデータを参照できます。次のような内容が表示されます。

  • 共有の総数
  • 訪問の総数
  • 平均の滞在時間
  • 滞在時間の中央値

詳細なレポートを表示するには、[View all document reporting]を選択します。

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