ミーティング、テンプレート、シーケンスの連携

更新日時 February 19, 2018

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ミーティング、テンプレート、シーケンスは、それぞれ別のツールですが、連携させることでさらに高い効果を発揮します。この記事では、これらのツールのそれぞれについて概要を説明し、ツールを連携させて使用する一般的な方法をいくつか紹介します。紹介する内容は以下の通りです。

ミーティングの概要

ミーティングツールを使うと、プロスペクト(潜在見込み客)や顧客があなたの空き時間を確認してミーティングを予約できる、パーソナライズされたページを作成できます。これにより、今までのように何度もEメールをやり取りする必要はなくなります。ミーティングツールをGoogleカレンダーまたはOutlook 365カレンダーと統合すれば、予約の重複を回避できます。

ミーティング予定の共有と予約を始めるには、[Sales Tools] > [Meetings]を開きます。ここから、既定のミーティングリンクを共有するか、新しく作成することができます。ミーティングリンクを共有するには、共有したいミーティングをマウスでポイントし、[Copy link]を選択します。このリンクは、たとえば次のような場所に配置できます。

  • Eメールの署名
  • セールスEメールのテンプレート
  • マーケティング Eメール
  • ウェブサイトのCTAの一部
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ユーザーがミーティングリンクをクリックすると、開かれるページに予約可能なミーティングの時間がすべて表示されます。リンクを受け取ったユーザーは、都合のよい時間を選べます。

また、ウェブサイトに直接ミーティングウィジェットを埋め込んで、ウェブサイトの訪問者があなたとのミーティングを予約できるようにすることもできます。[Sales Tools] > [Meetings]の順に開きます。埋め込みたいミーティングウィジェットをマウスでポイントし、[Embed]を選択します。ウィジェットのスタイルを選択し、コードをコピーして、ウェブサイトのHTMLに追加します。詳しい方法はこちらでご覧ください。

プロスペクトが、サイトに埋め込んだミーティングウィジェットまたはミーティングリンクを使って時間を選択すると、あなたのカレンダーにミーティングが追加され、Eメールの通知が届きます。

ミーティングツールの詳しい情報については、ミーティングツールユーザーガイドをご覧ください。内容は次の通りです。

  • ミーティングツールで使用するカレンダーの統合
  • ミーティングツールの設定方法
  • ミーティングツールで予約を受け取る方法

テンプレートの概要

HubSpot Salesでは、チーム全体で共有するテンプレートのライブラリーを作成できます。このテンプレートには、受信トレイから直接アクセスできます。テンプレートには動的なミーティングリンクを含めることもできます。

テンプレートの作成

セールスEメールテンプレートを作成するには、次の手順に従います。

  • [Sales]で、[Sales Tools] > [Templates]を選択します。
  • Templatesダッシュボードから、[Create template] > [From scratch]を選択して、新しいテンプレートを作成します。 または、[Create template] > [From template library]で、用意されているテンプレートから選択します。
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テンプレートを作成する際に、CRMから任意のコンタクトまたは会社のプロパティー用の動的なパーソナライゼーショントークンを追加できます。また、ミーティングリンクを直接追加することもできます。ミーティングリンクには、次の2つの種類があります。

  • [Sender meetings link]:テンプレートを送信するユーザーのミーティングリンクを追加します。
  • [Owner meetings link]: 受信者となるコンタクトの所有者のミーティングリンクを追加します。

書式に問題が生じないよう、コピー アンド ペーストでテンプレートを作成するのではなく、エディターを使用することをお勧めします。コピー アンド ペーストを行う場合は、プレーンテキストとして貼り付け、必要な書式設定はテンプレートエディターで行ってください。

テンプレートが完成したら、保存するフォルダーを選択し、そのテンプレートをチームで共有するかどうかを指定します。最後に、[Save template]をクリックします。

テンプレートの送信

テンプレートは、CRMのコンタクトレコードから送信することも、受信トレイから直接送信することもできます。ここでは、どちらの方法についても説明します。

  • CRMのコンタクトレコードからテンプレートを送信する方法:
    • [Contacts]タブを開きます。
    • テンプレートの送信先となるコンタクトを選択します。
    • コンタクトレコードで、[Email]タブをクリックします。
    • [Templates]ドロップダウンメニューをクリックします。
    • 送信したいテンプレートの名前を選択します。
    • 必要に応じてコンテンツをカスタマイズし、[Send email]をクリックします。
    • Eメールは自動的にトラッキングされ、情報はテンプレートレポートにフィードバックされます。
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  • Gmailからテンプレートを送信する方法:
    • HubSpot Sales拡張機能がインストールされ、有効になっていることを確認します。
    • Gmailを開き、新規Eメールを作成して、受信者を追加します。
    • Eメールの編集ウィンドウの上部で、[Templates]を選択します。
    • テンプレートを選択するウィンドウが表示されます。
    • 必要に応じてEメールをカスタマイズし、[Send]をクリックします。
    • このEメールをトラッキングする場合は、Eメールトラッキングのチェックボックスがオンになっていることを確認します。
  • Outlookからテンプレートを送信する方法: 
    • Outlookで新規Eメールを作成し、受信者を追加します。
    • メッセージツールバーの[HubSpot Sales]セクションで、[Templates]をクリックします。
    • [Recent Templates]で最近使用したテンプレートを選択するか、[All Templates]ですべてのテンプレートを参照します。テンプレートを選択したら、[Insert]をクリックします。
    •  必要に応じてテンプレートをカスタマイズし、[Send]をクリックします。

テンプレートレポート

Templatesダッシュボードの上部には、送信テンプレートに関するいくつかの測定指標があります。 ここでは、開封率、クリック率、合計送信数の概要のほか、ポータルでの結果が優れていた上位ユーザーの内訳を確認できます。

この表示は、ユーザーや期間で絞り込めます。特定のテンプレートやユーザーについてさらに詳しいレポートを確認したい場合は、[View all reporting]を選択します。

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シーケンスの概要

シーケンスでは、今後順次プロスペクトに送信する、パーソナライズされた一連のEメールを準備できます。ここまでに作成方法を説明したミーティングリンクと、テンプレートを組み合わせて利用することができます。 

シーケンスの作成

シーケンスを作成するには、次の手順に従います。

  • [Sales]で、[Sales Tools] > [Sequences]の順に開きます。
  • Sequencesダッシュボードから、[Create Sequence]を選択します。
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シーケンスを作成する際には、Eメールテンプレートとタスクのリマインダーを追加できます。各シーケンスで送信できるEメールは5通までという制限がありますが、タスクは必要なだけ追加できます。

シーケンスにステップを追加する方法:

  • シーケンスの作成ページの左にあるサイドバーで、[Templates]タブを選択します。
  • テンプレートをクリックしてシーケンスにドラッグします。
  • 必要に応じて[Tasks]タブをクリックし、タスクのリマインダーをクリックしてEメールテンプレートにドラッグします。
  • シーケンスの作成が完了したら、ページ上部に名前を入力します。
  • 最後に、[Save]を選択します。
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テンプレートが追加されたら、Eメールの内容をカスタマイズし、各Eメールの送信間隔を指定できます。Eメールに対してコンタクトから返信があった場合、シーケンスは自動的に終了します(不在通知のEメールは無視されます)。

シーケンス内の後続の各Eメールを最初のメッセージに対する返信として同じ件名で送信する場合は、右上にある[Settings]をクリックし、[Enable email threading]のポップアップウィンドウのスイッチをオンにしてEメールスレッドを有効にします。詳しい方法はこちらでご覧ください。

シーケンスへのコンタクトの登録

コンタクトレコードまたはGmailから直接、コンタクトをシーケンスに登録できます。ここでは、どちらの方法についても説明します。

  • CRMからコンタクトをシーケンスに登録する方法:
    • CRMで、[Contacts]を開きます。
    • 登録したいコンタクトを選択し、コンタクトレコードを開きます。
    • コンタクトレコードから、[Email]タブを選択します。
    • [Email]タブで、[Sequences]ドロップダウンメニューを選択します。
    • コンタクトを登録するシーケンスの名前を選択します。
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  • Gmailからコンタクトをシーケンスに登録する方法:
    • HubSpot Sales拡張機能がインストールされ、有効になっていることを確認します。
    • Gmailで、新規Eメールを作成します。
    • シーケンスに登録したい相手を宛先に指定します。
    • Eメール作成画面上部の[Sequences]を選択します。
    • 表示されるウィンドウで、シーケンスの名前を選択することができます。
    • シーケンスを選択したら、[Initial Touch]を選択できます。最初のEメール以外を選ぶ場合は、どのステップからシーケンスを開始するかを指定できます。
    • 最後に、[Enroll and send step #]を選択します。
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  • Outlookからコンタクトをシーケンスに登録する方法:
    • OutlookでEメールを作成し、[宛先]フィールドに受信者を入力します。
    • メッセージツールバーの[HubSpot Sales]セクションで、[Sequences]をクリックします。

    • [Recent Sequences]をクリックして、最近使ったシーケンスから選択するか、[All Sequences]をクリックして、すべてのシーケンスから選択します。
    • [Select]をクリックします。 
    • Eメールの本文には、シーケンスの最初のEメールの内容が入力されます。Eメールを送信すると、コンタクトがシーケンスに登録されます。 

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