CRMにコンタクトと会社の情報をインポートする方法

更新日時 November 6, 2017

必要条件

マーケティング: N/A
セールス: 無償, Starter

コンタクトと会社は、CRMの中心的な要素です。HubSpotのCRMを導入したら、可能な限り広範囲のデータを含むデータベースを作成するために、既存のコンタクトや会社の情報を取り込む必要があります。 次の手順に従うことで、.csvファイルを使って既存のコンタクトと会社のリストをインポートできます。

 会社とコンタクトのレコードの関連付けは、手動で行うこともできます。その方法については、こちらの記事をご覧ください。

コンタクト

1.コンタクトにアクセス

メイン ナビゲーション バーで、[Contacts]をクリックします。

2.インポート

右上の[Import]をクリックします。

インポート画面で、[Start a new import]をクリックします。

3.インポートの種類を選択

インポートの種類を選択するように求められます。

  • [A .csv file]:.csv形式のスプレッドシートに保存された既存のコンタクトのリストをアップロードできます。
  • [Salesforce records]:Salesforceアカウントから直接データをインポートできます。 
  • [An opt-out list]:オプトアウトしているためにEメールの送信先から外されているコンタクトのリスト(.csvファイル)をアップロードできます。 

ここでは、コンタクト情報を含むスプレッドシートをインポートする方法を説明します。[A .csv file]を選択してください。 次の画面では、[Contacts]を選択します。 

4..csvファイルをアップロード

[Select a file]ボタンをクリックして、インポートしたい.csvファイルをアップロードします。または、点線で囲まれたボックスの中にファイルをドラッグすることもできます。インポートするプロパティーに対応するすべての列が含まれるように、.csvファイルを準備しておく必要があります。インポート中に、それぞれの列をCRMの既存のプロパティーに対応付けるか、新しいプロパティーを作成します。コンタクトの.csvファイルのサンプルについては、こちらをご覧ください。

ファイルを選択したら、[Upload]をクリックします。

5.インポートの詳細を設定

次の画面で、インポートの詳細を設定できます。既定では、[Import name]フィールドには.csvファイルの名前が設定されていますが、必要に応じてカスタマイズできます。Eメールアドレスを含めずにコンタクトをインポートすることもできます。ただし、HubSpotでは、Eメールに基づいてコンタクトの重複排除を行うため、Eメールアドレスを含めずにインポートすると、将来的にレコードの重複が生じる可能性があります。

[Advanced settings]をクリックすると、さらにオプションが表示されます。ここでは、インポートするときにコンタクトに自動的に設定するライフサイクルステージを選択できます。日付型プロパティーの、インポート後の形式を設定することもできます。 

インポートの詳細を設定したら、[Next, map your properties]をクリックします。  

6.列をマッピング

HubSpotでは、.csvファイルの列と、現在CRMに存在するコンタクトのプロパティーの間の対応付け(マッピング)が自動的に行われます。 左にあるボックスをオフにすると、その列をインポート対象から除外できます。また、ドロップダウンで別のHubSpotプロパティーを選択することで、列とプロパティーのマッピングを変更できます。

HubSpotではEメールプロパティーを使ってコンタクトの重複排除が行われることに注意してください。

既存のプロパティーと対応していない列は、[Columns without matches]セクションに表示されます。ドロップダウンをクリックして既存のプロパティーから選択するか、[Create new property]をクリックして、その列に対応する新しいプロパティーを作成してください。 

スプレッドシートの列とHubSpotのプロパティーのマッピングができたら、[Next, confirm additional options]をクリックします。 

7.リストの有効性を確認

リストをインポートする最後のステップでは、リストがコンタクトのプライバシーを尊重していること、および自社のビジネスと現在関係のない人のリストがインポートされないことを確認して、リストの有効性を確かめます。適宜回答を選択し、自分のイニシャルをボックスに入力して、[Finish Import]をクリックします。

会社

1.会社にアクセス

メイン ナビゲーション バーで[Companies]をクリックします。

2.インポート

右上の[Actions]をクリックし、[Import companies]を選択します。

インポート画面で、[Start a new import]をクリックします

3.インポートの種類を選択

インポートの種類を選択するように求められます。

  • [A .csv file]:.csv形式のスプレッドシートに保存された既存の会社のリストをアップロードできます。
  • [Salesforce records]:Salesforceアカウントから直接データをインポートできます。 
  • [An opt-out list]:オプトアウトしているためにEメールの送信先から外されているコンタクトのリスト(.csvファイル)をアップロードできます。 

ここでは、会社情報を含むスプレッドシートをインポートする方法を説明します。[A .csv file]を選択してください。次の画面では、[Companies]を選択します。

4..csvファイルをアップロード

[Select a file]ボタンをクリックして、インポートしたい.csvファイルをアップロードします。または、点線で囲まれたボックスの中にファイルをドラッグすることもできます。インポートするプロパティーに対応するすべての列が含まれるように、.csvファイルを準備しておく必要があります。インポート中に、それぞれの列をCRMの既存のプロパティーに対応付けるか、新しいプロパティーを作成します。会社の.csvファイルのサンプルについては、こちらをご覧ください。

ファイルを選択したら、[Upload]をクリックします。

5.インポートの詳細を設定

次の画面で、インポートの詳細を設定できます。既定では、[Import name]フィールドには.csvファイルの名前が設定されていますが、必要に応じてカスタマイズできます。 

[Advanced settings]をクリックすると、さらにオプションが表示されます。ここで、日付型プロパティーのインポート後の形式を設定することもできます。 

インポートの詳細を設定したら、[Next, map your properties]をクリックします。  

6.列をマッピング

HubSpotでは、.csvファイルの列と、現在CRMに存在する会社のプロパティーの間の対応付け(マッピング)が自動的に行われます。左にあるボックスをオフにすると、その列をインポート対象から除外できます。また、ドロップダウンで別のHubSpotプロパティーを選択することで、列とプロパティーのマッピングを変更できます。 

注:HubSpotでは、Company Domain Nameプロパティーをもとに会社情報の重複排除を行います。そのため、重複したレコードが作成されないようにするには、このプロパティーを含める必要があります。 

既存のプロパティーと対応していない列は、[Columns without matches]セクションに表示されます。ドロップダウンをクリックして既存のプロパティーから選択するか、[Create new property]をクリックして、その列に対応する新しいプロパティーを作成してください。 

スプレッドシートの列とHubSpotのプロパティーのマッピングができたら、[Finish import]をクリックします。 

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