HubSpot Salesを使ってコンタクトに連絡を取る方法

更新日時 February 19, 2018

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CRMとHubSpot Salesを使用すると、必要なコンテキスト情報を活用しながらコンタクトに連絡を取ることができます。Gmail用およびデスクトップ向けOutlook(Windows)用のHubSpot Salesを使えば、コンタクトレコードから直接、Eメールの送信、通話、ミーティングの設定を行ったり、Eメールトラッキングによるトラッキングを設定したEメールを送信したりできます。

Eメール

CRMとHubSpot Salesを使用すると、CRMのコンタクトレコードまたは受信トレイから直接、Eメールを送信できます。Eメールの記録を確認したり、コンタクトがいつメールを開いたかをトラッキングすることが可能です。 

CRMから

  • [Contacts]を開き、コンタクトの名前をクリックします。
  • コンタクトのタイムラインの上部にあるアクティビティーボックスで、[Email]タブをクリックします。  
  • [To]フィールドは自動的に入力されます。必要に応じて、右にある[CC]または[BCC]をクリックして、CCやBCCを追加します。 
  • Eメールの件名と本文を入力します。
  • [Send]をクリックします。 

Gmailから

  • こちらから、Chrome用のHubSpot Sales拡張機能をインストールします。 
  • Gmailの受信トレイを開きます。
  • [作成]をクリックして、新規Eメールを作成します。
  • 受信者、件名、Eメール本文を入力します。
  • HubSpot Salesのチェックボックスをオンにして、トラッキングを有効にします。送信ボタンがオレンジになります。
  • [Log in CRM]チェックボックスをオンにして、CRM内の受信者のレコードにこのEメールを追加します。
  • [Send]をクリックします。 

デスクトップ向けOutlookから(Windows)

  • こちらから、HubSpot Sales for Outlookをインストールします。
  • Outlookの受信トレイを開きます。
  • [新しい電子メール]を選択して、新規メッセージを作成します。
  • 受信者、件名、Eメール本文を入力します。
  • [Track Email]チェックボックスをオンにしてトラッキングを有効にし、[Log to CRM]チェックボックスをオンにして、CRMのコンタクトレコードにEメールを追加します。
  • [Send]をクリックします。

テンプレート、ドキュメント、シーケンスの追加

HubSpot SalesのツールでEメール機能を強化できます。 

  • [Templates]:テンプレートを作成しておくと、頻繁に使用するセールスのEメールを毎回書き直す必要がなくなります。CRMのEメールにテンプレートを追加するには、アクティビティーボックスの[Email]タブをクリックし、[Templates]ドロップダウンメニューをクリックします。テンプレートの名前をクリックすると、テキストボックスにテンプレートの内容が入力されます。 
  • [Documents]:HubSpot Salesを使ってEメールでドキュメントファイルを送信し、コンタクトのエンゲージメントをトラッキングできます。CRMでEメールにドキュメントファイルを追加するには、アクティビティーボックスの[Email]タブをクリックし、[Documents]ドロップダウンメニューをクリックします。目的のドキュメントファイルを選択し、ファイルを閲覧する受信者に対してEメールアドレスの入力を求めるかどうかを選択します。ドキュメントファイルへのリンクがEメールの本文に追加されます。
  • [Sequences](Sales Professionalのみ):コンタクトレコードのアクティビティーボックスの[Email]タブで、コンタクトをシーケンスに登録し、シーケンスの最初のEメールをカスタマイズできます。[Email]タブをクリックし、[Sequences]ドロップダウンメニューをクリックしてから適切なシーケンスを選択します。必要に応じてEメールをカスタマイズし、[Enroll and send Email #1]をクリックします。  

HubSpot Sales Freeでは、これらのツールで利用できるサービス内容に制限があります。詳しくは、こちらをご覧ください。シーケンスは、HubSpot Sales Professionalでのみ利用できます。このツールの使用方法、およびテンプレートとドキュメントファイルについて詳しくは、こちらにあるHubSpot Sales Professionalの基本操作をご覧ください。ドキュメントファイルの概要をさらに詳しく知りたい場合は、こちらをご覧ください。

通話

CRMでコンタクトを開き、[Call]タブを選択します。まだ電話番号を追加していない場合は、[Add your phone number]というボタンが表示されます。

電話番号が登録されていると、コンタクトに電話をかけることができます。コンタクトレコードを開いて、[Call]タブをクリックします。登録済みの電話機を使って通話を開始する場合は、[Call from phone]ボタンをクリックします。ブラウザーを使って電話をかける場合は、ボタンの右にあるドロップダウンメニューをクリックします。

通話を開始したら、録音するかどうかを選択できます。通話に関するメモをテキストボックスに入力して、通話終了時に保存することもできます。

HubSpot Salesの通話機能の詳細については、こちらでCallingユーザーガイドをご覧ください。HubSpot Sales Freeでは、利用できる通話機能のサービス内容に制限があります。詳しくは、こちらをご覧ください。

ミーティングのスケジュール設定

Googleカレンダーと統合することで、CRMからミーティングを設定できます。 [Contacts]を開き、特定のコンタクトの名前をクリックします。 コンタクトのタイムラインの上部にあるアクティビティーボックスの[Schedule]タブをクリックします。

ミーティングの名前を入力し、日時を設定して、メインのテキストボックスに必要事項を入力します。この内容が、コンタクトへの招待状の本文として送信されます。[Add to Google Calendar]チェックボックスがオンになっていることを確認し、[Save]をクリックします。

Googleカレンダーとの統合が済んでいない場合は、[Integrate with Google Calendar]リンクをクリックします。表示されたページで、[Connect with Google Calendar]をクリックし、[Allow]をクリックして、HubSpotのアクセスを許可します。 

ミーティングを送信すると、招待状がコンタクトに届きます。この招待状には、コンタクトがカレンダーに追加できるように.icsファイルが含まれています。ミーティングが承諾されると、送信したユーザーのGoogleカレンダーにそのミーティングの情報が自動的に登録されます。  

注:現在のところコンタクトレコードの[Schedule]機能で使えるのは、Googleカレンダーのみです。まだGoogleカレンダーとの統合が済んでいない場合は、ミーティングのスケジュール設定の際に、統合するように求められます。

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