タスクの使い方

更新日時 February 19, 2018

CRMにコンタクトを追加し、データの整理を始めると、SQL(セールス活動で獲得したリード)のナーチャリングを開始できます。HubSpot CRMのTasksツールを利用することで、やるべきことをリストとして把握でき、各タスクに関連するレコードに簡単にアクセスできます。

タスクの作成と実行を簡単に行うには、次の手順に従います。 

タスクの作成

HubSpotは、次の2つの方法でタスクを作成できます。 

デスクトップとモバイルでタスクを作成する詳しい方法については、こちらの記事をご覧ください。

コンタクト、会社、または取引のレコードから作成する

HubSpot Salesアカウントのメイン ナビゲーション バーで[Contacts][Companies]、または[Deals]を開きます。タスクを関連付けるレコードの名前をクリックします。 

タイムラインの上部にあるアクティビティーボックスで、[Create a task]をクリックします。以下の項目を設定できます。 

  1. [Task name][Enter your task]フィールドにタスクの名前を入力します。 
  2. [Task details][Notes...]フィールドにタスクの基本情報を追加します。  
  3. [Due Date][Due Date]ドロップダウンメニューで期日を選択します。[Add a time]をクリックしてタスクの期限時刻も指定できます。
  4. [Task type][Type]ドロップダウンメニューでは、[Call][Email][To-do]のタスクの種類を選択できます。現時点ではタスクの種類をカスタマイズすることはできません。
  5. [Assigned to][Assigned to]ドロップダウンメニューで、タスクを担当するユーザーを選択します。 
  6. [Email reminder][Email reminder]の下にあるドロップダウンメニューでは、タスクの所有者にEメールリマインダーを送信する日時を指定できます。
  7. [Queue][Queue]の下にあるドロップダウンメニューでは、既存のタスクキューにタスクを追加したり、新しいタスクキューを作成できます。タスクキューに追加したくない場合は、[None]を選択してください。 
  8. [Associated records][Associated records]セクションからは、タスクを作成しているコンタクト、会社または取引のレコードが自動的にタスクと関連付けられます。ほかの2つのレコードの種類から、タスクを関連付けたいレコードを指定できます。

タスクの情報を入力したら、[Save Task]をクリックします。 

[Tasks]ダッシュボードから作成する

[Tasks]ダッシュボードからタスクを作成して、コンタクト、会社、または取引と関連付けることもできます。

  • HubSpot Salesアカウントのメイン ナビゲーション バーで[Tasks]を開きます。
  • [Create a task]をクリックします。
  • [Title]フィールドにタスク名を入力し、必要に応じて[Due Date]メニューで期日を設定します。[Add a time]をクリックして、タスクを完了しなければならない時刻も指定できます。
  • [Add task]をクリックしてタスクを追加します。あるいは[Add and edit]をクリックすれば追加してからタスクの詳細を編集できます。

[Add and edit]をクリックするとダイアログボックスが開きます([Add and edit]ではなく[Add]をクリックした場合は、タスクリストで目的のタスクの名前をクリックしてダイアログボックスを開くことができます)。このダイアログボックスで追加/編集できるのは以下の項目です。

  1. [Task name]:ボックスの上部にあるタスクの名前をクリックして新しいタスク名を入力できます。変更したら[Save]をクリックします。
  2. [Associated records][Associated records]セクションでは、タスクに関連付けるコンタクト、会社または取引のレコードを追加できます。
  3. [Due Date][Due Date]の下にあるドロップダウンメニューからタスクの完了予定日時を選択します。
  4. [Email reminder][Email reminder]の下にあるドロップダウンメニューでは、タスクの所有者にEメールリマインダーを送信する日時を選択できます。
  5. [Notes]:タスクの詳細情報を[Notes]フィールドに追加します。メモに加えた変更を保存するには、[Save]をクリックします。
  6. [Type][Type]ドロップダウンメニューからタスクの種類を選択します。選択できるのは[Call][Email][To-do]です。現時点ではタスクの種類をカスタマイズすることはできません。
  7. [Queue][Queue]の下にあるドロップダウンメニューでは、既存のタスクキューにタスクを追加したり、新しいタスクキューを作成できます。なお、タスクキューに追加したくない場合は、[None]を選択してください。 
  8. [Assigned to]:タスクを割り当てるユーザーを[Assigned to]ドロップダウンメニューから選択します。

ここで加えた変更は、自動的にタスクに保存されます。

タスクの完了

作成したタスクは、関連するレコードのタイムラインに表示されます。タイムラインに表示されているタスクを見つけ、[Actions] > [Edit]の順に選択して、必要に応じて変更を加えます。 

タスクは、[Tasks]ダッシュボードにも表示されます。上に表示されているようなドロップダウンメニューを使用して、所有者/ユーザー、種類、期日でタスクにフィルターを適用できます。また、特定のタスクを検索したり、左のサイドバーメニューを使って[Open tasks]、[Due today]、[Due this week]、[Overdue]、[Completed]ステータスのタスクにすばやくアクセスすることができます。 

左にあるサイドバーの[Queues]では、タスクキューを選択して該当するタスクキューを表示できます。

タスクを実行したら、左のチェックボックスをクリックして完了のマークを付けます(チェックボックスを再度クリックすると完了が取り消されます)。

タスクが完了すると、[Sales]ダッシュボードの[Productivity]ウィジェットに結果が反映されます。

タスクキューの作成

さまざまなタスクキューを作成しておくと、やるべきことのリストを整理して、スムーズに対応できます。タスクキューを作成して同種類のタスクを1か所にまとめておけば、一連のタスクを続けて行えます。タスクキューを作成するには、[Add a queue]をクリックし、キューに名前を付けます。

HubSpot Help article screenshot

次にキューにタスクを追加します。[Tasks]ダッシュボードの左にあるサイドメニューでキューをクリックすれば、キューが開始し、完了すべきタスクを自動的に表示されて順次対応していくことができます。タスクキューの詳細については、こちらをご覧ください。

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