HubSpotのワークフローでQuickBooksのアクションを使う

QuickBooks Online との統合により、HubSpotのワークフローを使ってQuickBooksの請求書、見積書、売上領収書を作成することができます。 

注意：これらのアクションは、ワークフローでのみ利用可能です。見積りベースまたは取引ベースワークフローでのみ利用できます。

HubSpotの連絡先や品目の情報は、QuickBooksで請求書、売上見積書、売上領収書を作成するために使用されます。

• 連絡先の場合：HubSpotの連絡先レコードとQuickBooksの連絡先を一致させるには、First Name（名）、Last Name（姓）、Email address（電子メールアドレス）の連絡先プロパティが必要です。一致するものがない場合は、QuickBooksに新しい連絡先が作成されます。HubSpotで見積書や案件のレコードに関連付けられた複数の連絡先レコードがある場合、最初に関連付けられた連絡先が使用されます。
• ラインアイテムの場合：HubSpotのラインアイテムは、関連する引用または取引記録のワークフローに登録し、QuickBooksで請求書、売上見積書、売上領収書を作成します。HubSpotでは、HubSpotのラインアイテムとQuickBooksの製品を照合します。一致しない場合は、請求書、売上見積書、売上領収書は作成されません。

注意： QuickBooksの設定で、以下を有効にすることをお勧めします。製品の同期を有効にして、請求書、売上見積書、売上領収書が確実に作成されるように、案件や見積書の行項目にQuickBooks製品を使用することをお勧めします。

ワークフローにアクションを追加する

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローを編集する場合は、ワークフロー名をクリックします。または、「ワークフローの作成」をクリックして新規ワークフローの作成 .
• プラスアイコン+をクリックします。
• 右のパネルで、QuickBooksのアクションを選択します。
  • 請求書を作成するには、「QuickBooksの請求書を作成」をクリックします。
    
    • Which QuickBooks account do you want to create an invoice for?ドロップダウンメニューをクリックして、請求書を作成したいQuickBooksアカウントを選択します。
    • 請求書が作成されてから何日後に支払いを行うべきか」欄に値を入力してください。請求書の支払期限は、この値に基づいて設定されます。 
    • [Save（保存）]をクリックします

• • 見積りを作成するには、「QuickBooksの見積りを作成」をクリックします。
    • Which QuickBooks account do you want to create an invoice for?ドロップダウンメニューをクリックし、見積書を作成したいQuickBooksアカウントを選択します。
    • ［保存］をクリックします。
  • 売上領収書を作成するには、「QuickBooksの売上領収書を作成する」をクリックします。 
    • Which QuickBooks account do you want to create an invoice for?ドロップダウンメニューをクリックして、売上の領収書を作成したいQuickBooksアカウントを選択します。
    • ［保存］をクリックします。
• ワークフローの編集を終了し、「レビューして公開」をクリックしてワークフローを確認します。
• Turn on "をクリックすると、ワークフローがオンになります。

支払い済みの見積書をワークフローに登録するには、次のようにします。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するには、右上ので、「Create workflow」をクリックします。
• 左のパネルで「Quote-based」を選択します。
• 右側のパネルで、ワークフローの種類を選択します。
• をクリックします。鉛筆アイコンをクリックして、ワークフローに名前を付けてから次へ.すると、ワークフローの編集画面が表示されます。
• ワークフローエディターで「トリガーの設定」をクリックします。
• Filtersセクションで、「Quote > Payment Status」を選択し、「is equal to any of paid」を選択します。

ワークフローに有料案件を登録するには

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するには、右上ので、「Create workflow」をクリックします。
• 左のパネルで「Deal-based」を選択します。
• 右側のパネルで、ワークフローの種類を選択します。
• をクリックします。鉛筆アイコンをクリックして、ワークフローに名前を付けてから次へ.すると、ワークフローの編集画面が表示されます。
• ワークフローエディターで「トリガーの設定」をクリックします。
• Filtersセクションで、Deal > Deal nameを選択し、Payment Link のいずれかを含みます。 

HubSpotの支払いにQuickBooksのアクションを使用

また、HubSpotの支払いツールが設定されていれば、ワークフローを使って支払い済みの請求書や売上の領収書を作成することができます。売上明細書は、あらゆる種類の製品に対して作成することができます。支払い済みの請求書は、以下の場合にのみ作成できます。課税対象外のラインアイテム.HubSpotの決済ツールを設定している場合。

• QuickBooksのアクションを選択します。
• HubSpotの取引に支払い情報が含まれている場合、支払い済みの請求書を作成しますか」ドロップダウンメニューをクリックし、「はい」を選択します。